http://repositorio.febab.org.br/files/original/45/4641/SNBU1996_010.pdf f87e015508a3371b5767f0eb7e46a72e PDF Text Text 3.1 A BIBLIOTECA E A AUTONOMIA UNIVERSITÁRIA: ASPECTOS ADMINISTRATIVOS E FINANCEIROS * Leila Mercadante RESUMO Aborda a questão da autonomia universitária sob o ponto de vista administrativo e financeiro e seu impacto na biblioteca. Recomenda a modernização de estrutura e avaliação constante de processos, serviços e produtos, objetivando torná-la apta a trabalhar com a flexibilidade administrativa e financeira, resultado da autonomia universitária. Focaliza a necessidade de melhoria da área de Recursos Humanos, como condição de sucesso. Sem discutir a grande questão da autonomia universitária, pretende-se nesta ocasião abordá-la sob o ponto de vista administrativo e financeiro, e seu impacto na biblioteca universitária. A proposta de analisar esse assunto parece extremamente necessária e oportuna, uma vez que é uma experiência nova no País, tem sido vivida pelas Universidades Estaduais Paulistas nos últimos anos, e espera-se que em breve seja uma realidade em todas as demais universidades públicas brasileiras. Vista sob o aspecto administrativo financeiro, a autonomia universitária exige, antes de tudo, um compromisso de melhor administração dos recursos, aliado à uma política clara das finalidades e metas de cada Instituição, inserida na área do ensino universitário do País. Ao contrário do que se poderia imaginar, a autonomia universitária não gera ilimitados recursos, talvez até seu limite fique menor, mas a flexibilidade de alocação �3.1 desses recursos é que possibilita melhores resultados. Depois de anos de administração de recursos “carimbados”, isto é, compromissados com destinação específica, a autonomia financeira e administrativa exige mudança radical de ações. A adoção de critérios próprios para gerir os recursos é que permite a cada Instituição construir sua escala de prioridades e seus planos essenciais. Se a autonomia é uma oportunidade única, é também um desafio considerável. Para que ela se realize plenamente, a organização precisa ser mais flexível, mais criativa e mais produtiva. Espera-se que a universidade possa fazer mais e com melhor qualidade, criando mecanismos próprios de alocar e empregar os recursos. A biblioteca universitária como parte integrante da Instituição deve conhecer os novos caminhos, e estar apta para participar e obter os resultados, junto com os demais órgãos da Universidade. Estará sendo questionada e pressionada para apresentar seus pedidos de recursos com dados que convençam sobre o controle de custos, a produtividade e a qualidade de seus produtos e serviços. A autonomia universitária parece combinar bem com estruturas organizacionais flexíveis e com a procura de caminhos próprios para melhorar o desempenho. Combina também, e muito, com a redução de custos operacionais, e com a manutenção de orçamentos equilibrados. Isso supõe, necessariamente, contar com recursos humanos da melhor qualidade, com bons indicadores de trabalho e produção. A flexibilidade administrativa e financeira deve permitir a destinação de recursos para programas de valorização, desenvolvimento e qualificação de pessoal. * Coordenadora do Sistema de Bibliotecas da UNICAMP �3.1 A biblioteca universitária brasileira precisa considerar os seus desafios e refletir sobre a autonomia administrativo/financeira face às tendências atuais: - dificuldades de recursos para o ensino superior; - diminuição do tamanho do Estado e das Instituições; - explosão/crescimento de fontes de informação em vários suportes; - aumento/explosão de usuários internos/externos; - necessidade constante de atualização de equipamentos/instrumentos decorrente das mudanças das tecnologias de informação; - diminuição do staff: saída dos mais experientes como consequência das novas regras da Previdência Social; - demandas por serviços mais qualificados: usuários mais exigentes; - desenvolvimento do acervo tanto no que se refere a informação em meios eletrônicos quanto em suportes tradicionais. Para responder positivamente às novas condições de trabalho com a autonomia universitária, a biblioteca necessita estar preparada para discutir, expor dados e argumentos para disputar internamente os recursos. A negociação por recursos é uma tarefa extremamente importante, necessária, e, para ser estabelecida, deve supor a inclusão da Biblioteca como um dos integrantes da administração da Universidade. A flexibilidade na alocação e distribuição dos recursos financeiros fez com que se aperfeiçoasse nas Universidades o processo de montagem de seus orçamentos. Pode-se citar um exemplo recente: na UNICAMP, a distribuição do orçamento de custeio entre as Faculdades e Institutos obedece a critérios de desempenho qualitativo. Significa que os recursos são destinados de acordo com os �3.1 indicadores de desempenho de cada Unidade quanto à graduação, pesquisa e pósgraduação. Na área financeira, a flexibilidade permite que se gerencie os recursos à partir de cronogramas próprios, o que leva a melhores resultados. Parece que a autonomia universitária é um novo desafio, e imediatamente aflora a grande questão: pode-se continuar na biblioteca com a atual estrutura organizacional, o atual modelo de planejamento para enfrentar esse desafio? Se a resposta é não, quais novos modelos devem ser implementados? Situação atual - estruturas antigas; - staff passivo, desvalorizado, com pouca motivação; - métodos de trabalho pouco criativos; - tomadas de decisão baseadas em fatores históricos, cultura corporativa; - isolamento da biblioteca dentro da Universidade. Mudanças necessárias - criar e utilizar competência interna; - inovar; - conhecer e trabalhar com vistas às metas institucionais; - criatividade; - flexibilidade nas estruturas; - avaliação; - coleta sistemática de dados; - trabalho com padrões; - compartilhamento; �3.1 - educação, treinamento e valorização de recursos humanos; - melhor instrumentação nas tarefas: manuais, normas técnicas, rotinas padronizadas; - tomadas de decisão baseadas em avaliação constante de processos, serviços, produtos. A necessidade de mudança é praticamente um consenso; intelectualmente é fácil assumir, mas agir nessa direção é bem mais difícil e complexo. Se aceita a necessidade de mudança, a primeira tarefa da biblioteca universitária, ao enfrentar o desafio da autonomia, é determinar quais aspectos priorizar. Sem deixar de lado sua missão de apoiar as atividades de ensino, pesquisa e extensão, isto é, prover as necessidades e atender as expectativas de seus usuários, a biblioteca deve reexaminar suas metas, e considerar sua real capacidade de modernizar estruturas e introduzir novos métodos de trabalho com soluções mais ágeis e positivas. Não parece haver uma fórmula mágica , ou um modelo já estabelecido. A própria literatura, quando trata de mudança de estrutura de biblioteca parece levantar mais perguntas que respostas. Esse novo modelo de trabalho deve engajar todo pessoal da biblioteca, e sabe-se como é difícil essa tarefa. Há que se encontrar caminhos próprios, principalmente a partir do conhecimento profundo da própria universidade e das metas institucionais. Cada Instituição tem suas peculariedades, necessidades e metas, e gerencia a autonomia partir dessas definições. O essencial é que a biblioteca esteja preparada e atenta para se integrar a essa nova realidade. Se de um lado esse aspecto da autonomia universitária exige maior competência e agilidade na gestão financeira, na área administrativa a flexibilidade �3.1 pode atingir, de maneira positiva, a área de recursos humanos, sem dúvida, principal fator para se chegar ao novo modelo de gestão mais produtivo. Segundo DE GENNARO, um dos pontos focais de mudança nas bibliotecas valorização está exatamente no staff, e há necessidade de treinamento, e mudança de comportamento, de cultura profissional “institucional” local. Ele observa que há tanto a necessidade de reciclar, atualizar, envolver o pessoal da biblioteca em novos compromissos de trabalho, quanto de recrutar e empregar o melhor profissional possível. Para aceitar as novas concepções de trabalho e estrutura, todos os trabalhadores da biblioteca, de diretores a pessoal operacional, devem não só aprender novas formas de trabalho e ação, mas também abandonar velhos hábitos, rotinas e orientações. Não é um processo fácil nem rápido. Mudar valores, comportamento, e padrões de trabalho, exige tempo e investimento em ensino e treinamento, dando-se a oportunidade de aprendizagem e crescimento. Como exemplo de política de recursos humanos, já flexibilizada pela autonomia universitária, pode-se citar novamente a UNICAMP, com diretrizes que têm concorrido para solucionar esta questão. Indiscutivelmente, sem as restrições financeiras dos últimos anos, seus efeitos teriam alcançado ainda melhores resultados. As principais diretrizes são: - plano de carreiras técnico-administrativas em três níveis; - perfis de ocupações com especificações próprias; - avaliação anual de desempenho com investimento, a cada ano, de 2% da folha de pagamento; �3.1 - possibilidade de acesso de um nível da carreira para outro, através de progressão; - aproveitamento de recursos de vacância (aposentadoria ou demissão) para progressão dos demais funcionários; - possibilidade de transformação de vaga existente, inclusive da categoria administrativa para técnica, ou vice-versa; - plano atual de definição de responsabiblidades/competência dos grupos para chegar à definição de metas individuais; - programa de treinamento. Para gerenciar essa política, criou-se o Conselho de Recursos Humanos, uma Comissão Central de Avaliação e Comissões Locais em cada uma das Unidades de ensino, pesquisa e de serviços da Universidade, com participação efetiva de pessoal de todos os níveis, como garantia dessas diretrizes. Reconhecendo a área de recursos humanos como um componente essencial para o sucesso de qualquer organização, os esforços da biblioteca para atingir melhor desempenho de seu pessoal devem ser constantes. O envolvimento nas tarefas e a participação em treinamentos extensiva a todos os níveis do pessoal são ações imprescindíveis. Finalizando, poder-se-ia afirmar o seguinte: A mudança é necessária e urgente. Não se pode esperar que se tenha um novo modelo perfeitamente claro, e sem riscos, porque corre-se o risco maior de perder a oportunidade. A biblioteca, mais que nunca, deve aceitar o desafio de inovar, em função de uma estrutura mais flexível. Precisa compartilhar experiências, �3.1 conhecer outros modelos, aproveitar todas as possibilidades de introduzir mudanças, sempre a partir da integração com sua Instituição. Antes mesmo que a autonomia universitária esteja plenamente instalada, é imprescindível que as bibliotecas comecem a se preparar para vivê-la com resultados positivos para seus usuários. ABSTRACT The paper presents the university autonomy related to the financial and administrative aspects and its impact at the library. It recommends the modernization of the library structures and systematic evaluation of their process, services and products, in order to become more flexible, more creative and more productive. It focuses the human resources as the key to reach success. �3.1 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 1 BERRY, Johns. Departing shots from Richard De Gennaro: interview. Library Journal, v. 120, n. 18, p. 30-31, nov. 1995. 2 CRIST, Margo. Structuring the academic library organization of the future : some new paradigms. Journal of Library Administration, v. 20, n. 2, p. 47-65, 1994. 3 GIANOTTI, J.A. Sobre a universidade. ”O Estado de S.Paulo”, São Paulo, 19/07/1996. p. A2. 4 UNICAMP qualifica seu orçamento. Jornal da UNICAMP, Campinas, abril 1996. p. 3. 5 MARTIN, Susan K. An entrepreneurial bent for a service profission. The Journal of Academic Librarianship, v. 21, n. 6, p. 473-474, Nov. 1995. 6 NEAL, James G. Academic libraries: 2000 and beyond. Library Journal, v. 121, n. 12, p. 74-76, Jul. 1996. 7 STOFFLE, C.J. et al. Choosing our futures. College and Research Library, v. 57, n. 2, p. 213-233, maio 1996. � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 09 - Ano: 1996 (UFPR & PUCPR - Curitiba/PR) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: A biblioteca universitária e a sociedade da informação. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFPR & PUC-PR Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1996 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Curitiba (Paraná) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource A biblioteca e a autonomia universitária: aspectos administrativos e financeiros. Creator An entity primarily responsible for making the resource Mercadante, Leila Magalhães Zerlotti Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Curitiba (Paraná) Publisher An entity responsible for making the resource available PUCPR Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1996 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Aborda a questão da autonomia universitária sob o ponto de vista administrativo e financeiro e seu impacto na biblioteca. Recomenda a modernização de estrutura e avaliação constante de processos, serviços e produtos, objetivando torná-la apta a trabalhar com a flexibilidade administrativa e financeira, resultado da autonomia universitária. Focaliza a necessidade de melhoria da área de Recursos Humanos, como condição de sucesso. Language A language of the resource pt