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3.1
A BIBLIOTECA E A AUTONOMIA UNIVERSITÁRIA: ASPECTOS
ADMINISTRATIVOS E FINANCEIROS
*
Leila Mercadante
RESUMO
Aborda a questão da autonomia universitária sob o ponto de vista administrativo e
financeiro e seu impacto na biblioteca. Recomenda a modernização de estrutura e
avaliação constante de processos, serviços e produtos, objetivando torná-la apta a
trabalhar com a flexibilidade administrativa e financeira, resultado da autonomia
universitária. Focaliza a necessidade de melhoria da área de Recursos Humanos,
como condição de sucesso.
Sem discutir a grande questão da autonomia universitária, pretende-se nesta
ocasião abordá-la sob o ponto de vista administrativo e financeiro, e seu impacto na
biblioteca universitária.
A proposta de analisar esse assunto parece extremamente necessária e
oportuna, uma vez que é uma experiência nova no País, tem sido vivida pelas
Universidades Estaduais Paulistas nos últimos anos, e espera-se que em breve seja
uma realidade em todas as demais universidades públicas brasileiras.
Vista sob o aspecto administrativo financeiro, a autonomia universitária exige,
antes de tudo, um compromisso de melhor administração dos recursos, aliado à
uma política clara das finalidades e metas de cada Instituição, inserida na área do
ensino universitário do País.
Ao contrário do que se poderia imaginar, a autonomia universitária não gera
ilimitados recursos, talvez até seu limite fique menor, mas a flexibilidade de alocação
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desses recursos é que possibilita melhores resultados. Depois de anos de
administração de recursos “carimbados”, isto é, compromissados com destinação
específica, a autonomia financeira e administrativa exige mudança radical de ações.
A adoção de critérios próprios para gerir os recursos é que permite a cada
Instituição construir sua escala de prioridades e seus planos essenciais. Se a
autonomia é uma oportunidade única, é também um desafio considerável. Para que
ela se realize plenamente, a organização precisa ser mais flexível, mais criativa e
mais produtiva. Espera-se
que a universidade possa fazer mais e com melhor
qualidade, criando mecanismos próprios de alocar e empregar os recursos.
A biblioteca universitária como parte integrante da Instituição deve conhecer
os novos caminhos, e estar apta para participar e obter os resultados, junto com os
demais órgãos da Universidade. Estará sendo questionada e pressionada para
apresentar seus pedidos de recursos com dados que convençam sobre o controle
de custos, a produtividade e a qualidade de seus produtos e serviços.
A
autonomia
universitária
parece
combinar
bem
com
estruturas
organizacionais flexíveis e com a procura de caminhos próprios para melhorar o
desempenho. Combina também, e muito, com a redução de custos operacionais, e
com a manutenção de orçamentos equilibrados. Isso supõe, necessariamente,
contar com recursos humanos da melhor qualidade, com bons indicadores de
trabalho e produção. A flexibilidade administrativa e financeira deve permitir a
destinação de recursos para programas de valorização, desenvolvimento e
qualificação de pessoal.
*
Coordenadora do Sistema de Bibliotecas da UNICAMP
�3.1
A biblioteca universitária brasileira precisa considerar os seus desafios e
refletir sobre a autonomia administrativo/financeira face às tendências atuais:
- dificuldades de recursos para o ensino superior;
- diminuição do tamanho do Estado e das Instituições;
- explosão/crescimento de fontes de informação em vários suportes;
- aumento/explosão de usuários internos/externos;
- necessidade constante de atualização de
equipamentos/instrumentos
decorrente das mudanças das tecnologias de informação;
- diminuição do staff: saída dos mais experientes como consequência
das novas regras da Previdência Social;
- demandas por serviços mais qualificados: usuários mais exigentes;
- desenvolvimento do acervo tanto no que se refere a informação em
meios eletrônicos quanto em suportes tradicionais.
Para responder positivamente às novas condições de trabalho com a
autonomia universitária, a biblioteca necessita estar preparada para discutir, expor
dados e argumentos para disputar internamente os recursos. A negociação por
recursos é uma tarefa extremamente importante, necessária, e, para ser
estabelecida, deve supor a inclusão da Biblioteca como um dos integrantes da
administração da Universidade.
A flexibilidade na alocação e distribuição dos recursos financeiros fez com
que se aperfeiçoasse
nas Universidades o processo de montagem de seus
orçamentos. Pode-se citar um exemplo recente: na UNICAMP, a distribuição do
orçamento de custeio entre as Faculdades e Institutos obedece a critérios de
desempenho qualitativo. Significa que os recursos são destinados de acordo com os
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indicadores de desempenho de cada Unidade quanto à graduação, pesquisa e pósgraduação. Na área financeira, a flexibilidade permite que se gerencie os recursos à
partir de cronogramas próprios, o que leva a melhores resultados.
Parece que a autonomia universitária é um novo desafio, e imediatamente
aflora a grande questão: pode-se continuar na biblioteca com a atual estrutura
organizacional, o atual modelo de planejamento para enfrentar esse desafio?
Se a resposta é não, quais novos modelos devem ser implementados?
Situação atual
- estruturas antigas;
- staff passivo, desvalorizado, com pouca motivação;
- métodos de trabalho pouco criativos;
- tomadas de decisão baseadas em fatores históricos,
cultura corporativa;
- isolamento da biblioteca dentro da Universidade.
Mudanças necessárias
- criar e utilizar competência interna;
- inovar;
- conhecer e trabalhar com vistas às metas institucionais;
- criatividade;
- flexibilidade nas estruturas;
- avaliação;
- coleta sistemática de dados;
- trabalho com padrões;
- compartilhamento;
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- educação, treinamento e valorização de recursos humanos;
- melhor instrumentação nas tarefas: manuais, normas técnicas, rotinas
padronizadas;
- tomadas de decisão baseadas em avaliação constante de processos,
serviços, produtos.
A necessidade de mudança é praticamente um consenso; intelectualmente é
fácil assumir, mas agir nessa direção é bem mais difícil e complexo.
Se aceita a necessidade de mudança, a primeira tarefa da biblioteca
universitária, ao enfrentar o desafio da autonomia, é determinar quais aspectos
priorizar. Sem deixar de lado sua missão de apoiar as atividades de ensino,
pesquisa e extensão, isto é, prover as necessidades e atender as expectativas de
seus usuários, a biblioteca deve reexaminar suas metas, e considerar sua real
capacidade de modernizar estruturas e introduzir novos métodos de trabalho com
soluções mais ágeis e positivas. Não parece haver uma fórmula mágica , ou um
modelo já estabelecido. A própria literatura, quando trata de mudança de estrutura
de biblioteca parece levantar mais perguntas que respostas. Esse novo modelo de
trabalho deve engajar todo pessoal da biblioteca, e sabe-se como é difícil essa
tarefa. Há que se encontrar caminhos próprios, principalmente a partir do
conhecimento profundo da própria universidade e das metas institucionais. Cada
Instituição tem suas peculariedades, necessidades e metas, e gerencia a autonomia
partir dessas definições. O essencial é que a biblioteca esteja preparada e atenta
para se integrar a essa nova realidade.
Se de um lado esse aspecto da autonomia universitária exige maior
competência e agilidade na gestão financeira, na área administrativa a flexibilidade
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pode atingir, de maneira positiva, a área de recursos humanos, sem dúvida,
principal fator para se chegar ao novo modelo de gestão mais produtivo.
Segundo DE GENNARO, um dos pontos focais de mudança nas
bibliotecas
valorização
está
exatamente
no
staff,
e
há necessidade de treinamento,
e mudança de comportamento, de cultura profissional “institucional”
local. Ele observa que há tanto a necessidade de reciclar, atualizar, envolver o
pessoal da biblioteca em novos compromissos de trabalho, quanto de recrutar e
empregar o melhor profissional possível.
Para aceitar as novas concepções de trabalho e estrutura, todos os
trabalhadores da biblioteca, de diretores a pessoal operacional, devem não só
aprender novas formas de trabalho e ação, mas também abandonar velhos hábitos,
rotinas e orientações. Não é um processo fácil nem rápido. Mudar valores,
comportamento, e padrões de trabalho, exige tempo e investimento em ensino e
treinamento, dando-se a oportunidade de aprendizagem e crescimento.
Como exemplo de política de recursos humanos, já flexibilizada pela
autonomia universitária, pode-se citar novamente a UNICAMP, com diretrizes que
têm concorrido para solucionar esta questão. Indiscutivelmente, sem as restrições
financeiras dos últimos anos, seus efeitos teriam alcançado ainda melhores
resultados. As principais diretrizes são:
- plano de carreiras técnico-administrativas em três níveis;
- perfis de ocupações com especificações próprias;
- avaliação anual de desempenho com investimento, a cada ano, de 2% da
folha de pagamento;
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- possibilidade de acesso de um nível da carreira para outro, através de
progressão;
- aproveitamento de recursos de vacância (aposentadoria ou
demissão) para progressão dos demais funcionários;
- possibilidade
de
transformação
de
vaga
existente,
inclusive
da
categoria administrativa para técnica, ou vice-versa;
- plano atual de definição de responsabiblidades/competência
dos
grupos para chegar à definição de metas individuais;
- programa de treinamento.
Para gerenciar essa política, criou-se o Conselho de Recursos Humanos,
uma Comissão Central de Avaliação e Comissões Locais em cada uma das
Unidades de ensino, pesquisa e de serviços da Universidade, com participação
efetiva de pessoal de todos os níveis, como garantia dessas diretrizes.
Reconhecendo a área de recursos humanos como um componente essencial
para o sucesso de qualquer organização, os esforços da biblioteca para atingir
melhor desempenho de seu pessoal devem ser constantes. O envolvimento nas
tarefas e a participação em treinamentos extensiva a todos os níveis do pessoal são
ações imprescindíveis.
Finalizando, poder-se-ia afirmar o seguinte:
A mudança é necessária e urgente. Não se pode esperar que se tenha um
novo modelo perfeitamente claro, e sem riscos, porque corre-se o risco maior de
perder a oportunidade. A biblioteca, mais que nunca, deve aceitar o desafio de
inovar, em função de uma estrutura mais flexível. Precisa compartilhar experiências,
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conhecer outros modelos, aproveitar todas as possibilidades de introduzir
mudanças, sempre a partir da integração com sua Instituição.
Antes mesmo que a autonomia universitária esteja plenamente instalada,
é imprescindível que as bibliotecas comecem a se preparar para vivê-la com
resultados positivos para seus usuários.
ABSTRACT
The paper presents the university autonomy related to the financial and
administrative aspects and its impact at the library. It recommends the modernization
of the library structures and systematic evaluation of their process, services and
products, in order to become more flexible, more creative and more productive. It
focuses the human resources as the key to reach success.
�3.1
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Dublin Core
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Title
A name given to the resource
SNBU - Edição: 09 - Ano: 1996 (UFPR & PUCPR - Curitiba/PR)
Subject
The topic of the resource
Biblioteconomia
Documentação
Ciência da Informação
Bibliotecas Universitárias
Description
An account of the resource
Tema: A biblioteca universitária e a sociedade da informação.
Creator
An entity primarily responsible for making the resource
SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias
Publisher
An entity responsible for making the resource available
UFPR & PUC-PR
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
1996
Language
A language of the resource
Português
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Curitiba (Paraná)
Event
A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration.
Dublin Core
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Title
A name given to the resource
A biblioteca e a autonomia universitária: aspectos administrativos e financeiros.
Creator
An entity primarily responsible for making the resource
Mercadante, Leila Magalhães Zerlotti
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Curitiba (Paraná)
Publisher
An entity responsible for making the resource available
PUCPR
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
1996
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Description
An account of the resource
Aborda a questão da autonomia universitária sob o ponto de vista administrativo e financeiro e seu impacto na biblioteca. Recomenda a modernização de estrutura e avaliação constante de processos, serviços e produtos, objetivando torná-la apta a trabalhar com a flexibilidade administrativa e financeira, resultado da autonomia universitária. Focaliza a necessidade de melhoria da área de Recursos Humanos, como condição de sucesso.
Language
A language of the resource
pt