http://repositorio.febab.org.br/files/original/31/4433/SNBU2016_051.pdf 0ce40fc92a5e87827efb6106797c7d27 PDF Text Text Descarte na coleção de periódicos da Biblioteca FAMED/HCPA Helen Rose Flores (UFRGS) - helen.flores@ufrgs.br Liana Franzen (UFRGS) - lfranzen@ufrgs.br Romilda Aparecida Teofano (HCPA) - 00039078@ufrgs.br Resumo: Este trabalho relata a experiência de descarte de parte da coleção de periódicos da Biblioteca FAMED/HCPA, da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS) e do Hospital de Clínicas de Porto Alegre (HCPA). Uma biblioteca universitária cuja especialidade envolve Medicina (curso criado em 1898) e Nutrição (curso criado em 2000), fundada em 1900, possuindo um acervo que data do final do século XIX. O desenvolvimento de coleções é uma atividade importantíssima para o futuro da Biblioteca, cujo acervo cresce a partir da aquisição de materiais selecionados dentro de uma política previamente estabelecida. A avaliação sistemática da coleção deve ser entendida como um processo contínuo, observando-se o uso e o interesse que o material disponível provoca, visto que o foco é a comunidade e o acervo deve estar adequado às suas necessidades. Optou-se fazer a avaliação de descarte nos títulos recebidos em doação, por não envolverem custos de aquisição para a Instituição. Até esta etapa do processo foram excluídos 404 títulos de um total de 1.205 existentes inicialmente. O acervo conta atualmente com 801 títulos, dos quais 71 ainda deverão ser analisados. Embora o processo ainda não tenha sido concluído podemos afirmar que a atividade foi positiva para o desenvolvimento de coleções da Biblioteca FAMED/HCPA, no que se refere ao desbastamento da coleção de periódicos e consequente otimização de seu espaço físico. Além disto houve o aprimoramento dos bibliotecários envolvidos, que passaram a conhecer melhor as particularidades da coleção, bem como discutiram seu desenvolvimento e descarte. Palavras-chave: Desenvolvimento de coleções. Descarte. Biblioteca Universitária. Periódicos Área temática: Eixo 2 - Responsabilidade Política, Técnica e Social Subárea temática: Formação e desenvolvimento de coleções presenciais e virtuais Powered by TCPDF (www.tcpdf.org) �1 XIX Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA COMO AGENTE DE SUSTENTABILIDADE INSTITUCIONAL 1 Introdução Este trabalho relata a experiência de descarte de fascículos da coleção de periódicos, recebidos em doação pela Biblioteca FAMED/HCPA, da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS) e do Hospital de Clínicas de Porto Alegre. Uma biblioteca universitária cuja especialidade envolve Medicina (curso criado em 1898) e Nutrição (curso criado em 2000), fundada em 1900, possuindo um acervo que data do final do século XIX. Algumas das características das bibliotecas universitárias são a dinamicidade e a flexibilidade de suas ações, isto se aplica também em suas políticas de seleção e avaliação de coleções, as quais fazem parte de seu acervo, a fim de garantir a sua adequação à comunidade universitária, aos objetivos da biblioteca e da própria Instituição. O desenvolvimento de coleções é uma atividade importantíssima para o futuro da biblioteca, cujo acervo cresce a partir da aquisição de materiais selecionados dentro de uma política previamente estabelecida, mas, se nada é descartado, o espaço físico para armazenamento de suas coleções fica inviável. O tamanho do acervo influi nas questões administrativas e financeiras da biblioteca tendo em vista que envolve também acesso aos títulos. A avaliação sistemática da coleção deve ser entendida como um processo contínuo, observando-se o uso e o interesse que o material disponível provoca, visto que o foco é a comunidade e, portanto, o acervo deve estar adequado às suas necessidades. 2 Revisão de literatura As bibliotecas universitárias possuem a missão de prover a necessidade documentária e informacional para apoiar as atividades da universidade, centrando seus objetivos nas necessidades de informação de seu público. Sobre este tema Miranda (2007, p. 3) coloca: As bibliotecas universitárias atuam como órgãos de apoio informacional, dando suporte às atividades de ensino, pesquisa e extensão, com seus acervos quer centralizados ou descentralizados (bibliotecas setoriais). Seus objetivos provêm da finalidade da própria universidade. Desta maneira, o crescimento e a atualização do acervo deverá ocorrer de maneira racional e equilibrada para subsidiar efetivamente as necessidades da comunidade universitária, conforme apontam Dias, Silva e Cervantes (2013). É essencial atribuir a devida relevância ao desenvolvimento da coleção no processo de planejamento e tomada de decisões em uma biblioteca. Segundo os mesmos autores é um trabalho de planejamento ininterrupto, envolvendo as atividades de seleção, aquisição, desbastamento e avaliação constante. Segundo Vergueiro (1989), a política de desenvolvimento de coleções irá funcionar como parâmetros que contribuirá na tomada de decisão dos bibliotecários em relação à escolha do material a ser adicionado ao acervo e à própria administração dos recursos informacionais. A política fornecerá uma exposição do estado geral da coleção, demonstrando o método para alcançar os objetivos e dar subsídios para os bibliotecários argumentarem com as autoridades superiores, tanto para a liberação de novas aquisições como para recusas incoerentes. �2 XIX Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA COMO AGENTE DE SUSTENTABILIDADE INSTITUCIONAL O acervo de uma biblioteca pode ser formado pela reunião de diferentes coleções como, por exemplo, livros, periódicos, jogos, mapas, etc. Neste estudo vamos relatar uma experiência de descarte de parte do acervo de periódicos de uma biblioteca universitária. Conforme Miranda (2007) os periódicos são considerados uma fonte de informação primária, sendo indispensáveis na divulgação dos resultados de pesquisas e relatos de experiências recentes, facilitando o acompanhamento constante dos avanços em cada área. Podem abordar assunto específico ou abranger mais de uma área do conhecimento, dependendo da limitação de sua cobertura. A atividade de descarte do acervo de uma biblioteca necessita de uma política de desenvolvimento de coleções, onde os objetivos da instituição em que a biblioteca está inserida estejam claros e explícitos. Por este motivo somente iniciamos o estudo sobre o descarte na coleção de periódicos em 2012, após a divulgação do documento "Sugestão de critérios para avaliação da coleção de periódicos na identificação de títulos passíveis de descarte", contendo definições da Comissão de Alienação e Desfazimento de Material bibliográfico da UFRGS, o qual está disponível internamente para uso restrito da Instituição, mediante senha. Em nossa unidade o descarte se fez necessário devido a questões como racionalização do espaço físico disponível e necessidade de acomodação de outras coleções e setores da biblioteca. Conforme Silva, Castro Filho e Quirino (1995) as questões de espaço físico são relevantes, pois uma biblioteca não pode ser vista como depósito, onde as obras ficam paradas, sem conservação e sem uso. Sendo assim, no ato de renovar os espaços para armazenamento e para melhorar o acesso dos usuários ao material, começa o processo de desbastamento, o qual deve ser dinâmico e contínuo como apontam Dias, Silva e Cervantes (2013). A expansão da coleção de periódicos recebidos através de doações não foi acompanhada por uma política claramente definida, e seus critérios foram sendo modificados através dos anos, mas nem sempre sendo registrados oficialmente. A coleção de periódicos da biblioteca atualmente é formada principalmente por periódicos nas áreas de medicina e nutrição, e identificamos que a falta de uma política clara de desenvolvimento da coleção contribuiu fortemente para o alto índice de periódicos obsoletos e/ou sem importância relevante para a área. Para Miranda (2007, p. 3): No tocante à formação de acervos de biblioteca o diferencial se dá pela filtragem adequada das informações obedecendo a padrões estabelecidos de seleção que garantam a disponibilidade de obras confiáveis nos diversos suportes informacionais. Assim sendo, é imprescindível conhecer as necessidades da comunidade a fim de permitir um planejamento com qualidade e eficácia no desenvolvimento e formação das coleções (...) Para que a informação tenha qualidade é necessário que seja relevante, confiável, atual, acessível, precisa, oportuna e deve ser ajustada às demandas e expectativas dos usuários. O valor da informação está associado à utilidade que ela apresenta para o público a quem se destina. Na criação da política do desenvolvimento de coleções é necessário que seja estabelecido o objetivo para dar o direcionamento no crescimento do acervo, visando a identificar critérios para o recebimento de doações, descarte e reposição de material. ��4 XIX Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA COMO AGENTE DE SUSTENTABILIDADE INSTITUCIONAL Foram excluídos do processo os títulos editados/publicados pela FAMED/UFRGS, os títulos que pertenciam à Biblioteca do HCPA, antes da fusão das bibliotecas ocorrida em 1990, independentemente do tipo de aquisição, e os indexados pela Biblioteca FAMED/HCPA na Base de Dados LILACS, em função de convênio interinstitucional entre a UFRGS e a BIREME, listados no quadro a seguir: Títulos FAMED Anais da Faculdade de Medicina de Porto Alegre Arquivos do Instituto de Anatomia Arquivos de Medicina Preventiva Bisturi CAM Informativo da Faculdade de Medicina Revista dos Cursos Revista de Medicina (Porto Alegre) Revista de Medicina ATM Temas de Nefrologia Títulos LILACS Acta Médica (Porto Alegre) Jornal Brasileiro de Neurocirurgia Medicina e Cirurgia Movimento Pesquisa Médica (Porto Alegre) Revista AMRIGS Revista HCPA Revista do HPS Revista Médica (Hospital São Vicente de Paulo) Revista Médica da Santa Casa Revista de Medicina da PUCRS Revista de Psicanálise Revista de Psiquiatria do Rio Grande do Sul Quadro 1 - Relação dos títulos não incluídos no processo Fonte: Dados do estudo Todas as decisões tomadas levaram em conta que as alterações propostas resultaram em atualizações nos registros bibliográficos existentes no catálogo da UFRGS, onde consta a transcrição da coleção de periódicos. O processo foi organizado em etapas, pelas quais passaram todos os títulos, conforme segue: Primeira etapa Foram coletados alguns dados sobre os títulos, tais como: • Número de consultas nas estatísticas de uso da coleção de periódicos reunidas durante um período de 12 anos; • Número de analíticas associadas ao título, definido a partir de consulta ao Catálogo das Bibliotecas da UFRGS (SABi); • Existência ou não do mesmo em outra biblioteca do Sistema de Bibliotecas da UFRGS (SBUFRGS), a partir da consulta ao SABi; • Ocorrência do título e fascículos em bibliotecas brasileiras nos catálogos coletivos (CCN/IBICT e SeCS/BIREME); • Indexação em alguma Base de Dados (Ex.: IMLA, LILACS, MEDLINE, etc.); • Acesso aberto (SciELO, Governamentais, OMS, OPAS). Segunda etapa Após a análise dos dados foram selecionados para descarte: • Títulos com uma média de menos de 10 consultas anuais e não indexados em alguma base de dados; �5 XIX Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA COMO AGENTE DE SUSTENTABILIDADE INSTITUCIONAL • Completeza da coleção (coleções com muitas falhas ou muito pequenas) • Títulos com no máximo 100 analíticas associadas; • Parte do título que possui acesso aberto on-line, permanecendo no acervo os fascículos que estão disponíveis somente em papel; • Título existente no acervo de outra biblioteca do Sistema de Bibliotecas da UFRGS. Terceira etapa Esta etapa revelou-se mais lenta, tendo em vista termos que esperar respostas aos nossos contatos com outras bibliotecas para dar continuidade a cada atividade, e foi efetuada a partir da seleção do título para descarte: • Consulta ao catálogo da UFRGS para verificar se o título existe em outra biblioteca do Sistema; • Nos casos em que outra biblioteca do SBUFRGS possuía o título, verificamos suas possíveis falhas e enviamos uma mensagem explicando nossa intenção de descarte, perguntando do interesse em receber os fascículos faltantes para completar a sua coleção; • Em caso positivo foram feitas as devidas anotações e notas de transferência de fascículos no sistema. Após efetuou-se o envio físico dos mesmos, os quais foram empacotados e remetidos para a biblioteca; • Em caso negativo os títulos foram localizados em outras bibliotecas através dos catálogos coletivos (SeCS/BIREME e CCN/IBICT), a fim de verificar sua existência e possíveis falhas nas coleções; • Primeiramente foi verificada a existência do título na coleção da BIREME, para detectar possíveis falhas em sua coleção, tendo em vista ser uma instituição com a qual temos convênio; • Caso a BIREME não possuísse o título localizamos o mesmo em outras bibliotecas brasileiras, procurando identificar fascículos que ninguém tinha; • Enviamos uma mensagem para a biblioteca recebedora explicando nossa intenção de descartar determinados fascículos e perguntando se a outra biblioteca aceitaria receber fascículos faltantes para completar a sua coleção; • Em caso positivo demos baixa dos fascículos no sistema e os mesmos foram empacotados e remetidos para a biblioteca; • Tentadas todas estas alternativas e tendo recebido respostas negativas os fascículos foram descartados, após darmos baixa dos mesmos no sistema. Quarta etapa No descarte parcial do título no acervo, ficamos somente com parte da coleção disponível em papel. A parte atualmente disponível em acesso aberto, como SciELO, Governamentais, OMS, OPAS, etc. deverá ser acessada em sua versão on-line. Anotações foram feitas nos registros dos fascículos informando a baixa, possibilitando assim futuras consultas. Nestes casos foi inserido o campo 856 no registro bibliográfico do título do periódico para direcionar a consulta ao texto completo em meio eletrônico. Após realizadas as baixas dos fascículos comunicou-se aos catálogos coletivos CCN/IBICT e SeCS/BIREME, a retirada total ou parcial de nossa coleção, para fins de atualização. �6 XIX Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA COMO AGENTE DE SUSTENTABILIDADE INSTITUCIONAL Quinta etapa Definido o número de analíticas existentes para cada título foi preciso estabelecer uma rotina de correção dos registros bibliográficos das mesmas, bem como salvar em meio eletrônico os artigos correspondentes, garantindo a possibilidade de futuras consultas uma vez que não mais teríamos o material impresso. Título integralmente excluídos do catálogo Campo controle 008 - 23 Forma do item: neste subcampo foi preciso acrescentar a opção s que identifica documentos eletrônicos Campo 245, inserir o subcampo h e preenche-lo com a opção [recurso eletrônico] Inserir o campo 510 nota de indexação Inserir campo 773 para "analíticas sem pai", visto que não teremos mais o título em nosso catálogo, excluindo o campo LKR ANA* existente Inserir campo 856 caso o artigo esteja disponível na internet Inserir campo LKR ITM*, referente a entrada de ligação entre registros bibliográficos para indicar em que volume físico está armazenado o arquivo com o artigo completo Título que continuam no catálogo Campo controle 008 - 23 Forma do item: neste subcampo foi preciso acrescentar a opção s que identifica documentos eletrônicos Campo 245, inserir o subcampo h e preenche-lo com a opção [recurso eletrônico] Campo 510 já consta no registro bibliográfico do título do periódico No caso de "analítica com pai" os dados da obra no todo já estão registrados no campo LKR ANA* Inserir campo 856 caso o artigo esteja disponível na internet Inserir campo LKR ITM*, referente a entrada de ligação entre registros bibliográficos para indicar em que volume físico está armazenado o arquivo com o artigo completo, permanecendo o campo LKR ANA* quando o texto em papel está localizado em outra biblioteca do sistema * LKR é um campo de ligação existente no software Aleph Quadro 2 - Síntese das etapas seguidas para correção dos registros das analíticas Fonte: UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL. Biblioteca Central. Manual de Registro Bibliográfico do SABI. Disponível em: http://www.ufrgs.br/documenta/manuais-sabi/registro-bibliografico. Acesso em: 14 abr. 2016. 4 Resultados parciais O processo de descarte na coleção de periódicos da Biblioteca FAMED/HCPA teve início após a divulgação, em 2012, de estudo realizado pela Comissão de Alienação e Desfazimento de Material Bibliográfico da UFRGS, onde foram definidos os materiais passíveis de descarte, bem como políticas da instituição para implementação da atividade. Segundo consta no documento da referida Comissão: Periódicos são materiais bibliográficos, porém não classificados como permanentes. Isso desobriga a elaboração de processos administrativos para sua retirada da coleção, embora requeiram a observação de algumas rotinas no Sistema de Bibliotecas da UFRGS. Durante o período em que estivemos efetuando a análise dos títulos passíveis de descarte, a atividade foi interrompida inúmeras vezes devido a outras demandas da Biblioteca. Até o momento, dos 545 títulos passíveis de análise, foram analisados 474 títulos, conforme dados do Gráfico 2. ��8 XIX Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA COMO AGENTE DE SUSTENTABILIDADE INSTITUCIONAL O acervo conta atualmente com 801 títulos, dos quais 71 ainda deverão ser analisados. Embora o processo ainda não tenha sido concluído podemos afirmar que a atividade foi positiva para o desenvolvimento de coleções da Biblioteca FAMED/HCPA, no que se refere ao desbastamento da coleção de periódicos e consequente otimização de seu espaço físico. Além disto houve o aprimoramento dos bibliotecários envolvidos, que passaram a conhecer melhor as particularidades da coleção, bem como discutiram seu desenvolvimento e descarte. 6 Referências 1. DIAS, Geneviane Duarte; SILVA, Terezinha Elizabeth da; CERVANTES, Brígida Maria Nogueira. Políticas de informação nas bibliotecas universitárias: um enfoque no desenvolvimento de coleções. RDBCI, Campinas, SP, v. 11, n. 1, p. 39-54, jan. 2013. ISSN 1678-765X. Disponível em: <http://www.sbu.unicamp.br/seer/ojs/index.php/rbci/article/view/572>. Acesso em: 11 abr. 2016. 2. MIRANDA, Ana Cláudia Carvalho de. Desenvolvimento de coleções em bibliotecas universitárias. RDBCI, Campinas, SP, v. 4, n. 2, p. 1-19. jan. 2007 Disponível em: <http://www.sbu.unicamp.br/seer/ojs/index.php/rbci/article/view/367>. Acesso em: 11 abr. 2016. 3. SILVA, Márcia Regina; CASTRO FILHO, Cláudio Marcondes; QUIRINO, Paula Oliveira Desbaste e descarte em bibliotecas universitárias: mapeamento da produção científica. BJIS, Marília (SP), v. 6, n. 2, p. 49-64, jul./dez. 2012. Disponível em: http://www2.marilia.unesp.br/revistas/index.php/bjis/article/view/2146/2377. Acesso em: 11 abr. 2016. 4. UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL. Sistema de Bibliotecas. Comissão de Alienação e Desfazimento de Material Bibliográfico. Descarte de periódicos no SBUFRGS. Atualizado em junho de 2012. 5. UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL. Biblioteca Central. Manual de Registro Bibliográfico do SABI. Disponível em: http://www.ufrgs.br/documenta/manuais-sabi/registro-bibliografico. Acesso em: 14 abr. 2016. 6. VERGUEIRO, W. C. S. Desenvolvimento de coleções. São Paulo: Polis, 1989. � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 19 - Ano: 2016 (UFAM - Manaus/AM) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: A biblioteca universitária como agente de sustentabilidade institucional. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFAM Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2016 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Manaus (Amazônia) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Descarte na coleção de periódicos da Biblioteca FAMED/HCPA. Creator An entity primarily responsible for making the resource Flores, Helen Rose; Franzen, Liana; Teofano, Romilda Aparecida Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Manaus (Amazonas) Publisher An entity responsible for making the resource available UFAM Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2016 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Este trabalho relata a experiência de descarte de parte da coleção de periódicos da Biblioteca FAMED/HCPA, da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS) e do Hospital de Clínicas de Porto Alegre (HCPA). Uma biblioteca universitária cuja especialidade envolve Medicina (curso criado em 1898) e Nutrição (curso criado em 2000), fundada em 1900, possuindo um acervo que data do final do século XIX. O desenvolvimento de coleções é uma atividade importantíssima para o futuro da Biblioteca, cujo acervo cresce a partir da aquisição de materiais selecionados dentro de uma política previamente estabelecida. A avaliação sistemática da coleção deve ser entendida como um processo contínuo, observando-se o uso e o interesse que o material disponível provoca, visto que o foco é a comunidade e o acervo deve estar adequado às suas necessidades. Optou-se fazer a avaliação de descarte nos títulos recebidos em doação, por não envolverem custos de aquisição para a Instituição. Até esta etapa do processo foram excluídos 404 títulos de um total de 1.205 existentes inicialmente. O acervo conta atualmente com 801 títulos, dos quais 71 ainda deverão ser analisados. Embora o processo ainda não tenha sido concluído podemos afirmar que a atividade foi positiva para o desenvolvimento de coleções da Biblioteca FAMED/HCPA, no que se refere ao desbastamento da coleção de periódicos e consequente otimização de seu espaço físico. Além disto houve o aprimoramento dos bibliotecários envolvidos, que passaram a conhecer melhor as particularidades da coleção, bem como discutiram seu desenvolvimento e descarte. Language A language of the resource pt