http://repositorio.febab.org.br/files/original/30/4369/SNBU2008_218.pdf 80d485cd0d6765043b0abaab6dfb0328 PDF Text Text ������� � � � � � ���� � � �� �� ����� � ������ �� �� �� ������ � ������������� � ������������ ��!�"��#�$����%�$&"������ PRODUÇÃO CIENTÍFICA NA EESC/USP: relato de experiência sobre uma reestruturação para o acesso facilitado CAMARGO, M. F.1 CELERE, N. T2 ZANETTI, L. S.3 RESUMO O conjunto de mudanças relativas à reestruturação do Memorial EESC teve como objetivo principal eliminar os obstáculos presentes na organização, armazenamento e recuperação de documentos, acentuados na década de 90, com o surgimento da internet e dos catálogos online. Esse acervo localiza-se na Biblioteca da Escola de Engenharia de São Carlos (EESC/USP) e reflete a produção científica, técnica e artística gerada na Unidade pelos professores, pesquisadores e técnicos especializados de nível superior. A reestruturação baseou-se em dois pontos: a) recuperação e acesso ao documento físico no acervo; b) a sua preservação. As estratégias implementadas apontaram resultados significativos, facilmente notados pelo aumento do número de consulta, facilidade para o usuário na localização do documento no acervo; otimização no seu processamento técnico e preparação do acervo da produção científica da EESC para o projeto de digitalização do SIBi/USP. Palavras-chave: Produção científica. Usuário da informação. Biblioteca universitária. Recuperação da informação. ABSTRACT The set of changes concerning the restructuring of Memorial EESC had as its main goal to eliminate obstacles in the organization, storage and retrieval of documents, which marked the decade of 90’s, with the emergence of the Internet and online catalogs. This collection is located in the Library of the School of Engineering of São Carlos (EESC/USP) and reflects the scientific, technical and artistic production generated at the faculty by professors, researchers and graduated technicians. The restructuring was based on two points: a) rehabilitation and physical access to the document in the �2 archives b) its preservation. The strategies implemented showed significant results, easily noticed by the increase in the number of consultation, enhanced localization of the documents in the archives by the user; optimization in its technical processing and preparation of the scientific production of the EESC for the project of digitizing the SIBi/USP. Keywords: Information retrieval. Scientific production. University library, User of information. 1 INTRODUÇÃO A Biblioteca da Escola de Engenharia de São Carlos (EESC/USP) é uma das 42 bibliotecas do Sistema Integrado de Bibliotecas da USP (SIBi/USP), especializada em Engenharia, Arquitetura e áreas relacionadas com acervo de livre acesso à comunidade científica do campus e comunidade externa (empresas, estudantes etc.). O “Memorial da EESC” é a denominação dada ao acervo da produção científica, técnica e artística, gerada na Unidade pelos professores, pesquisadores e técnicos especializados de nível superior. Tem por finalidade organizar, preservar e disponibilizar toda a informação dessas publicações e cumprir o que determina o artigo 5º da resolução nº 4221 de 17/11/1995: “as bibliotecas do SIBi constituem órgão depositário da produção científica [...]” com o objetivo de ”[...] assegurar o controle bibliográfico e facilitar o acesso ao suporte físico da informação.” Essa produção é composta por artigos de periódicos publicados em revistas nacionais e internacionais, trabalhos apresentados em eventos (congresso, simpósio etc.), monografias, relatórios técnicos e outros, constituindo-se como elemento essencial à comunidade científica do Brasil e do exterior para o desenvolvimento de pesquisas científicas e tecnológicas. Segundo Mueller (2000, p. 25) [...] os resultados alcançados por determinado pesquisador são freqüentemente retomados por outros cientistas, teóricos ou aplicados, que dão continuidade ao estudo, fazendo avançar a ciência ou produzindo tecnologias ou produtos neles baseados. O registro da produção bibliográfica da Universidade de São Paulo (USP) teve início em 1985, por meio do envio de planilhas de dados ao Departamento Técnico do SIBi (DT/SIBi/USP). Em 1993, com a implantação do Dedalus - Banco de Dados �3 Bibliográficos da USP, as bibliotecas passaram a alimentar a base online. Em 1995 o SIBi/USP lançou o catálogo da produção intelectual da USP, em CD-ROM, disponível para consulta a todos os usuários. Em outubro de 1997, foi criada a SIBiNet (Rede de Serviços do SIBi) acessada pela rede internet (www.usp.br/sibi), na qual o Banco de Dados Dedalus, implementado pelo software Aleph, passa a ser disponível para consulta online. Segundo o artigo 6º da resolução nº 4221 de 17/11/1995, as bibliotecas do SIBi promoverão a coleta e armazenagem permanente dos documentos relativos à produção intelectual gerada na USP, e procederão ao registro técnico das informações bibliográficas no Banco de Dados Bibliográficos da USP – Dedalus, em ciclo contínuo de forma a facilitar sua disseminação e utilização pela comunidade. No Dedalus, os documentos são cadastrados em 4 bases: Base 1 – Livros e materiais especiais; Base 2 – Seriados; Base 3 – Teses e Base 4 - Produção bibliográfica do corpo docente. Os documentos pertencentes ao Memorial EESC encontram-se na Base 4. Desde o início do Memorial EESC, após o procedimento de cadastramento e indexação, os documentos passavam pelas seguintes etapas de organização: • Classificação do sobrenome do primeiro autor pela tabela Cutter1; • Confecção de fichas com os dados bibliográficos para os catálogos de autor, departamento e ano de publicação; • Grampeamento dentro de pastas de cartolina; • Organização do acervo pelo Cutter. No entanto, no decorrer dos anos e das atividades realizadas no Memorial EESC, observaram-se dois obstáculos que se mantiveram e se acentuaram na década de 90 com o surgimento da internet e dos catálogos online: a) recuperação e acesso ao documento físico no acervo; b) a sua preservação. 1 Tabela de Cutter é uma tabela de códigos que indicam a autoria de uma obra literária, utilizada para classificar livros em bibliotecas. É a forma mais comum utilizada para simbolizar, em números, os sobrenomes dos autores. Foi criada em 1880 por Charles Ami Cutter. �4 No tocante à recuperação e acesso ao documento, embora cadastrados no Dedalus e seus dados bibliográficos disponíveis por meio dos catálogos online, a busca dependia de uma série de etapas: • pesquisa no catálogo online e anotação dos dados do documento (nome do autor, título, evento, ano); • identificação do departamento do autor; • identificação do Cutter do autor (pela ficha). Essas etapas dificultavam o acesso ao documento, desestimulando o interesse do usuário e prejudicando o processo de acesso à informação. Branco (1978) considera o direito à informação como um dos mais importantes direitos humanos. Quanto à preservação documental, observaram-se dois aspectos relevantes: os documentos eram organizados nas estantes expostos a influência de temperatura, umidade, iluminação e poeira e, na medida em que os documentos eram consultados e “desgrampeados” para fotocópia, deterioravam-se, passando então a comprometer o conteúdo. Dada a importância da literatura especializada para uma determinada área do conhecimento, a sua identificação, coleta, organização e preservação estão entre as responsabilidades mais importantes do profissional da informação. (MUELLER, 2000, p. 32). Decorrente disso, passou-se a pensar em estratégias que pudessem amenizar ou sanar esses obstáculos, agregar qualidade a esse serviço para agilizar o atendimento ao usuário. Campos (1992, p. 2) diz que: “um produto ou serviço de qualidade é aquele que atende perfeitamente, de forma confiável, de forma acessível, de forma segura e no tempo certo, às necessidades do cliente”. Segundo Lancaster (1996, p. 2), “pode-se considerar a biblioteca como uma interface entre os recursos informacionais disponíveis e a comunidade de usuários a ser servida.” Desse modo, pensando no Memorial EESC como uma interface entre a produção científica e os usuários a serem atendidos, levando-se em conta os �5 obstáculos identificados, optou-se por analisar a questão e definir uma nova sistemática de organização que facilitasse a recuperação e acesso aos documentos. 2 DESCRIÇÃO DA EXPERIÊNCIA A reestruturação do Memorial EESC, à época com aproximadamente 12.000 documentos cadastrados, pautou-se na implementação das seguintes etapas: • eliminar o processo de confecção de fichas; • efetuar a substituição do código Cutter por uma numeração seqüencial; • inserir a localização do documento no registro do Dedalus; • completar o acervo a fim de assegurar o controle bibliográfico e facilitar o acesso ao suporte físico da informação. Inicialmente foram listados em uma planilha os sysnos (número de cadastramento no Dedalus) de todos os documentos fisicamente existentes no acervo. Para cada sysno foi atribuído um número seqüencial de 1 a infinito, digitado em etiqueta autocolante (Fig. 1) e colocada na pasta (Fig. 2) no lugar do código Cutter. Esse novo número de localização foi inserido no registro do Dedalus, por meio do software QVTNet. Além da numeração, para maior visibilidade, consta na capa uma etiqueta com o nome do autor, título do trabalho e carimbo de identificação “Produção Científica” (Fig. 2). PROD-010011 Figura 1 - Modelo de etiqueta A partir dessa reestruturação, definiu-se que o documento seria armazenado na pasta de cartolina (23 x 33 cm), agora em saco plástico (Fig. 3), de forma que o documento não fosse mais grampeado diretamente na pasta. �6 Figura 2 – Capa da pasta Figura 3 – Saco plástico interno Para completar o acervo e prepará-lo para o processo de digitalização, foi solicitado ao DT/SIBi/USP uma lista dos documentos cadastrados na Base 4 da EESC, sem a localização de acervo no registro. Isso demandou um processo de busca pelos documentos considerados “extraviados”, a fim de resgatar a consistência entre os registros do Dedalus e o acesso ao suporte físico da informação. À época (03/08/2005), da lista com 545 documentos “extraviados”, 88% deles foram recuperados por meio de pesquisa em outras bases de dados, consulta a autores, busca em outras bibliotecas, etc. Como alternativa para o arquivamento adequado dos documentos, foi adquirido um arquivo deslizante onde os documentos ficassem totalmente fechados, protegidos assim da ação direta da iluminação, umidade e poeira (Fig. 4). O arquivo deslizante foi adquirido por meio de doação da empresa brasileira Embraer, graças ao programa instituído pelo SIBi/USP (Portaria GR nº 3314 de 26/12/2001) entitulado “Programa Parceiros das Bibliotecas da USP”. �7 Figura 4 – Arquivo deslizante Esse processo de reestruturação teve início em 18/04/2005 e finalizou-se em 02/07/2005, exigindo a dedicação diária de dois funcionários da Biblioteca. 3 RESULTADOS OBTIDOS A reestruturação do Memorial EESC resultou em: • Facilidade na localização do documento no acervo, conforme figura a seguir; Figura 5 – Interface do catálogo mostrando a localização do documento • Rapidez para localizar e arquivar documentos no acervo; • Otimização do processamento técnico; • Facilidade para controlar os documentos consultados e elaboração de estatísticas; • Facilidade para inventariar o acervo; �8 • Aumento no número de consulta aos documentos a partir do ano de reestruturação (2005), conforme gráfico a seguir; Estatística anual de consulta aos documentos do Memorial EESC 1000 759 Total 800 600 749 604 478 334 400 200 0 2003 2004 2005 2006 2007 Ano Figura 6 – Aumento do número de consulta aos documentos • Preparação do acervo da produção científica para o processo de digitalização e conseqüente compartilhamento eletrônico dos documentos. 4 CONCLUSÃO Conhecer em detalhe a produção científica e tecnológica é fundamental para a instituição, tanto para subsidiar seu direcionamento estratégico como para avaliar se as ações que estão sendo tomadas quanto à pesquisa científica estão de acordo com o planejado em seus programas de ensino e pesquisa. No contexto atual da sociedade da informação, são inúmeros os desafios que as bibliotecas enfrentam para adequar sua sistemática de organização da informação, melhor atender às necessidades dos usuários e, conseqüentemente, facilitar a recuperação e acesso ao documento. Foi nessa temática que se pautou a reestruturação do Memorial EESC. As estratégias implementadas foram de baixo investimento e sistemática simples, �9 proporcionando maior visibilidade da produção científica da EESC, preservação do documento físico e conseqüentemente a preparação do acervo para o processo de digitalização do SIBi/USP, conforme consta do Planejamento Estratégico do Sistema Integrado de Bibliotecas 2008. A iniciativa inscreve-se dentro da política de delineamento e aprimoramento contínuo dos produtos e serviços com foco nas necessidades e expectativas dos usuários da biblioteca. REFERÊNCIAS BRANCO, C. C. Informação como direito humano. Bol. ABDF. Nova Série, v. 1, n. 1, p. 4-5, março/maio 1978 (Entrevista). CAMPOS, V. F. TQC: controle de qualidade total (no estilo japonês). Belo Horizonte: UFMG, 1992. IBGE. Normas de apresentação tabular. 3. ed. Rio de Janeiro: IBGE, 1993. 62 p. KRYZANOWSKI, R. F. et al. Implementação do Banco de Dados Dedalus, do Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo. Ciência da Informação, São Paulo, v. 26, n. 2, p. 1-13, May/Aug. 1997. LANCASTER, F. W. Avaliação de serviços de bibliotecas. Brasília, DF : Briquet de Lemos/Livros, 1996. MUELLER, S. P. M. A ciência, o sistema de comunicação científica e a literatura científica. In: CAMPELLO, B. S; CENDÓN, B. V.; KREMER, J. M. Fontes de informação para pesquisadores e profissionais. Belo Horizonte : UFMG, 2000. Cap. 1, p. 21-34. UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO. Sistema Integrado de Bibliotecas. Resolução nº 4221 de 17 de Novembro de 1995. Publicada no D.O. de 29 de nov. 1995. Seção I, folha 27. __________________ 1 2 3 Murillo Ferreira de Camargo, Universidade de São Paulo, Escola de Engenharia de São Carlos, Biblioteca, murillo@sc.usp.br. Neuza Terezinha Mossin Celere, Universidade de São Paulo, Escola de Engenharia de São Carlos, Biblioteca, cele@sc.usp.br. Lucia Semensato Zanetti, Universidade de São Paulo, Escola de Engenharia de São Carlos, Biblioteca, zanettil@sc.usp.br. � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 15 - Ano: 2008 (CRUESP - São Paulo/SP) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Empreendedorismo e inovação: desafios da biblioteca universitária Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available CRUESP Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2008 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant São Paulo (São Paulo) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Produção científica na EESC/USP: relato de experiência sobre uma reestruturação para o acesso facilitado. (Pôster) Creator An entity primarily responsible for making the resource Camargo, M. F., Celere, N. T; Zanetti, L. S. Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant São Paulo (São Paulo) Publisher An entity responsible for making the resource available CRUESP Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2008 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource O conjunto de mudanças relativas à reestruturação do Memorial EESC teve como objetivo principal eliminar os obstáculos presentes na organização, armazenamento e recuperação de documentos, acentuados na década de 90, com o surgimento da internet e dos catálogos online. Esse acervo localiza-se na Biblioteca da Escola de Engenharia de São Carlos (EESC/USP) e reflete a produção científica, técnica e artística gerada na Unidade pelos professores, pesquisadores e técnicos especializados de nível superior. A reestruturação baseou-se em dois pontos: a) recuperação e acesso ao documento físico no acervo; b) a sua preservação. As estratégias implementadas apontaram resultados significativos, facilmente notados pelo aumento do número de consulta, facilidade para o usuário na localização do documento no acervo; otimização no seu processamento técnico e preparação do acervo da produção científica da EESC para o projeto de digitalização do SIBi/USP. Language A language of the resource pt snbu2008