http://repositorio.febab.org.br/files/original/30/4311/SNBU2008_160.pdf 986d4bd168beb58af216c71acf2b4018 PDF Text Text �������������� � � ��� ����� ����� ��� �� ���� ��������������� ��� �� ��� ���� ���� ��� �� ������������ !��"�����!#�$�� ����%� #&��%�'(�� "�!)%�#�*� �� UNIFICAÇÃO DO BANCO DE DADOS BIBLIOGRÁFICO DA REDE DE BIBLIOTECAS DA UNESP POR MEIO DO SOFTWARE ALEPH: relato de experiência ANTUNES , M. A.1 BASTOS, F. M.2 BUTTARELLO, M. J. S.3 FERREIRA, M. M.4 FOGOLIN, D. F.5 GATTI, C. A. S.6 RESUMO Processo de unificação das 30 Bases de Dados bibliográficos em um único Banco de dados bibliográficos da Unesp, e migração para a versão 16.2.0 do software ALEPH. Relata os procedimentos adotados para a conferência dos registros bibliográficos, os problemas e erros encontrados e as medidas adotadas para sua correção. Palavras-chave: Unificação de acervos. ABSTRACT Unify process of the thirty Bibliographic Databases in only one Unesp Bibliographic Database, and migration to version 16.2.0 of Aleph software. Reports the procedures to check the bibliographic records, what were the problems and the solutions to correct them. Keywords: Collections unity. �2 1 INTRODUÇÃO A Universidade Estadual Paulista “Julio de Mesquita Filho” (UNESP), é uma das maiores e mais importantes universidades brasileiras, com destacada atuação no ensino, na pesquisa e na extensão de serviços à comunidade. Mantida pelo governo do Estado de São Paulo, é uma das três universidades públicas, de ensino gratuito, ao lado da Universidade de São Paulo (USP) e da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). Há uma peculiaridade que a distingue das demais: é a única universidade presente em praticamente todo o território paulista. Seus campi universitários estão instalados em 23 cidades, sendo 21 no Interior; um na Capital do Estado, São Paulo; e um em São Vicente, no litoral. Inserida neste contexto encontra-se a Coordenadoria Geral de Bibliotecas (CGB), responsável pelo funcionamento sistêmico da Rede de Bibliotecas da Unesp, com a missão de propiciar uma efetiva interação entre a Rede de Bibliotecas, o meio acadêmico e Instituições congêneres Nacionais e Internacionais, através de ações conjuntas, facilitando a comunicação entre os vários segmentos da Universidade, visando à democratização da informação em benefício da Sociedade. A automação da Rede de Bibliotecas da UNESP vem se desenvolvendo com o intuito de aumentar sua eficiência, informatizando funções e rotinas de modo a maximizar o uso de seu acervo, otimizar seus recursos para seus usuários. De acordo com Café et AL. (2001, p.73) considera-se a aquisição de um sistema de automação um grande investimento para uma instituição, dessa maneira, o software adquirido deve satisfazer às necessidades da instituição no período de pelo menos cinco a oito anos, com as devidas atualizações. O sistema Aleph, utilizado pela Rede de Bibliotecas da Unesp, foi adquirido no ano de 1997. Naquele momento, a equipe responsável pelo sistema estudou uma forma de implantá-lo de maneira que viesse atender as necessidades da UNESP diante de sua peculiaridade: 22 bibliotecas distribuídas entre 16 cidades do Estado de São Paulo, para que pudessem efetuar seu funcionamento sistêmico em rede. Optou-se por uma estrutura única do sistema na qual foi criado um Catálogo Coletivo de Registros Bibliográficos denominado UEP01, 22 Bases Locais �3 de Registros Bibliográficos e 22 Bases Locais de Registros Administrativos (itens). A princípio, esta estrutura era perfeita e atendia exatamente aos anseios da UNESP. No decorrer dos últimos 10 anos, após a implantação do sistema e pleno funcionamento dos módulos, vários problemas ligados à atualização de itens e registros bibliográficos surgiram em função da estrutura do banco central x local; após este período, essa versão do software ALEPH também já estava obsoleta e, portanto não oferecia possibilidade de implementação. Desta forma, muitos dos problemas identificados foram tratados de maneira paliativa até a mudança da versão. A UNESP até início de 2006 possuía aproximadamente 50% de seu acervo, especialmente da área de Ciências Humanas, em outros sistemas, tais como MicrosIsis, ... etc. Neste momento era importante a conversão destes acervos para o Aleph antes de fazermos a unificação das bases. Foi necessário efetuar um Projeto que foi chamado “Conversão Humanas”. Somente após a inclusão destes registros é que foi possível iniciar o processo de unificação dos acervos para, a seguir, fazer a mudança de versão. Para este cenário, Corte et al. (1999, p.242) expõem que se as bibliotecas e centros de documentação quiserem oferecer melhores serviços aos usuários com intuito de cumprirem sua missão, torna-se necessário acompanhar e planejar o desenvolvimento de suas atividades, bem como o entendimento do fluxo de informações que permeia o ambiente acadêmico dos usuários, além das constantes atualizações dos recursos tecnológicos envolvidos, evitando que os mesmos se tornem obsoletos a médio e longo prazo. Assim sendo, a UNESP decidiu mudar para a versão 16.2.0, e como já houvera tantos problemas com a estrutura da versão 11.5.5, unificou suas bases, mantendo um único Catálogo Coletivo de Registros Bibliográficos (UEP01) e 30 Bases de Registros Administrativos (Itens). �4 2 PROCESSO DE CONFERÊNCIA DA CONVERSÃO DOS REGISTROS BIBLIOGRÁFICOS A conferência dos dados bibliográficos foi realizada pelo Banco de Dados Bibliiográficos- UEP01, utilizando a base na versão 11.5.5 e na versão 16.2.0, com enfoque nos dados bibliográficos, funcionalidade das teclas do sistema e pesquisa OPAC com indicação das ocorrências dos erros, adicionando críticas e/ou comentários. Foram analisados registros bibliográficos de diversos tipos de materiais: livros, teses, trabalhos acadêmicos, periódicos, material cartográfico, diapositivo, partitura, CD. Após o término da conferência dos dados dos registros bibliográficos, iniciou-se a checagem da funcionalidade das teclas de ajuda, de inserção de dados por meio de tabelas de controle de entradas de autoridades. A conferência foi realizada utilizando-se em torno de 5000 números de sys (número de registro atribuído pelo sistema) de uma listagem gerada, por amostragem, que a cada 100 números de sistema, utilizava-se um registro para conferência, totalizando 1% dos registros existentes na Base. 3 METODOLOGIA A conferência dos registros bibliográficos foi realizada por meio da base UEP01, versão 11.5.5 e UEP01 versão 16.2.0, foi realizada com duas duplas, utilizando 4 computadores. A sistemática adotada para a conferência foi a de confrontação de um mesmo registro, da amostragem de registros bibliográficos, da versão 11.5.5 e da versão 16.2.2, verificando-se diacríticos, acentuação, campos do MARC, subcampos e indicadores. Após o término da conferência dos dados dos registros bibliográficos, iniciou-se a checagem da funcionalidade das teclas F2, F3, F7, F8 e ctrl+F. A conferência dos itens foi realizada com 6 funcionários, utilizando 5 computadores. A sistemática adotada para a conferência foi a de confrontação, de um mesmo registro de itens, utilizando o módulo de itens, de todos os dados em todos os campos dos registros de itens selecionados da versão 11.5.5 e da versão �5 16.2.0, observando-se código de barras; coleção; tipo de material; localização; descrição; status do item e número de tombo. 4 RESULTADOS Os problemas encontrados no preenchimento dos campos, na versão 11.5.5, foram carregados da mesma maneira na versão 16.2.2. O programa de conversão não teve como identificar problemas de preenchimento e corrigi-los. Por tratar-se de programa, não trabalha com situações imprevistas, tais como preenchimento de dados em campos errados, alteração de CPD etc. No registro bibliográfico do ALEPH, o único campo que pôde ser utilizado como “identificador” de determinado registro bibliográfico, que serve para fazer a vinculação do registro bibliográfico com as informações administrativas (itens, circulação), é o campo 001 que corresponde ao numero de CPD. Este campo NUNCA deveria ter sido alterado quando o registro era copiado da UEP para a base local, ou seja, um mesmo registro deveria ter o mesmo número de CPD na UEP e na Base local. Por isto, este foi o campo que o programa utilizou para vincular as informações da UEP com as bases locais. Este foi um processo “fundamental” para a unificação das bases. Já nas primeiras conferências foi verificado um número grande de registros de itens que não foram carregados para a nova versão. Ao comparar e analisar na versão 11.5, nos registros de itens não convertidos para a versão 16.2, identificou-se que apesar de se tratar do mesmo registro, na UEP e base local, os números de CPDs eram diferentes. Este é um problema que não pôde ser corrigido por “programa”. Os registros foram corrigidos “um a um” para que a vinculação UEP/base local pudesse ser efetivada e o registro do item carregado na versão 16.2. Analisando o número de itens não convertidos de cada base, notou-se que, em média, este número está por volta 1,5%. Detectado o problema, houve necessidade de análise para definição da solução a ser adotada. Foi realizada uma reunião, através de videoconferência, com as equipes da CGB São Paulo e Marília e também com a participação da Ex-Libris, �6 para esclarecimento de dúvidas relativas ao sistema e viabilidade de implementação das sugestões expostas. A possibilidade de uma correção dos erros antes da segunda rodada foi descartada, considerando que: - para as listagens da primeira rodada utilizou-se um retrato da Base de julho de 2007, havendo alterações e inclusões posteriores, o que possivelmente geraria mais erros e conseqüentemente mais itens não convertidos; - necessidade de extrema atenção e conhecimento do sistema para a identificação do erro na versão 11.5 (UEP e local) e sua correção, sob pena de se criarem novos erros; - não solucionaria o total dos problemas e, portanto, foi descartada. As etapas que foram desenvolvidas: 1 – correção dos registros bibliográficos de periódicos, com CPDs diferentes, pela equipe das Unidades, realizada até 30 de janeiro. Para as Unidades que já tinham desmembrado os fascículos (itens), um único registro bibliográfico corrigido, permitiu a conversão de todos os itens para a versão 16.2, caso contrário, os Itens teriam que ser novamente informados. 2 – inserção dos itens dos registros não convertidos após a abertura da base na versão 16.2. Esta inserção foi realizada, pelas bibliotecas, a partir de listagens fornecidas pela ExLibris e utilizando-se uma cópia da Base Local, na versão 11.5, liberada para pesquisa. As informações referentes aos empréstimos dos itens não convertidos, não foram carregadas. Para que não houvesse perda de controle dos itens emprestados e não convertidos, foram geradas as listagens itens não convertidos por Unidade, e itens não convertidos, por Unidade, que estavam emprestados (contendo as seguintes informações: número de inventário, título, código de barras do item e o código de barras dos usuários), logo após o fechamento da base para a conversão final: Durante o período em que a base esteve fechada para a conversão final, a consulta WEB versão 11.5 de todas as bases locais estiveram habilitadas (estavam �7 desabilitadas as funções reserva e renovação em todas as bases). Desta forma, foi possível também obter a localização das obras na estante. As bibliotecas foram instruídas para que todos os itens de registros não convertidos fossem inseridos novamente após a abertura da base na versão 16.2. Neste momento existiam as seguintes possibilidades: 1 – o registro existe, porém, o CPD não confere – foi necessário inserir os itens e o empréstimo dos mesmos; 2 – registro existe somente na base local – não foram convertidos de forma alguma e foi necessário criar os registros bibliográficos, inserir os itens e registrar os empréstimos manualmente. Os registros e os empréstimos que foram realizados na opção de catalogação rápida foram carregados ao final da conversão, porém, mudando-se a orientação inicial, os empréstimos efetuados no período em que a base esteve fechada (empréstimo offline) foram carregados pela�própria Unidade, após a abertura da base, seguindo-se as orientações dos Padrões de registros bibliográficos da UNESP. 5 CONCLUSÃO Baseados nos resultados obtidos na conferência dos registros bibliográficos e itens, verificamos a importância de seguir o padrão de registro da instituição (a UNESP possui publicação específica e encaminha regularmente os novos padrões desenvolvidos para materiais especiais que também ficam disponíveis na intranet do Portal Bibliotecas). Certamente teríamos um número bastante baixo de registros não convertidos, caso o padrão tivesse sido seguido. O número de itens não convertidos e os erros de conversão dos registros bibliográficos, por falhas do programa, são insignificantes se considerarmos o tamanho do acervo. Pode-se considerar este um processo de sucesso, pois apesar de termos nos deparado com alguns problemas, estes não impediram o funcionamento da Rede de Bibliotecas, desde o primeiro dia após a abertura da base convertida e �8 unificada. Ainda há correções sendo efetuadas, porém, não têm causado impacto ao usuário. REFERÊNCIAS CAFÉ, L. et al . Proposta de um método para escolha de software de automação de bibliotecas. Ci. Inf., Brasília, v. 30, n. 2, p. 70-79, maio/ago. 2001 CÔRTE, A. R. de et al. Automação de bibliotecas e centros de documentação: o processo de avaliação e seleção de softwares Ci. Inf., Brasília, v. 28, n. 3, p. 241256, set./dez. 1999 FERREIRA, M. M.; MARTINELLI, A. T. Formação da base de dados Athena. In: SIMPÓSIO INTERNACIONAL DE BIBLIOTECONOMIA, 3, 1999, Marília. Anais... Marília : Faculdade de Filosofia e Ciências da Unesp, 1999. __________________ 1 Margaret Alves Antunes, Universidade Estadual Paulista (UNESP), eti@reitoria.unesp.br. Flavia Maria Bastos, Universidade Estadual Paulista (UNESP), flavinha@reitoria.unesp.br 3 Maria José Stefani Buttarello, Universidade Estadual Paulista (UNESP), zeza@marilia.unesp.br. 4 Margarida M. Ferreira, Universidade Estadual Paulista (UNESP), margot@reitoria.unesp.br. 5 Dilnei Fátima Fogolin, Universidade Estadual Paulista (UNESP), dilnei@marília.unesp.br. 6 Cássia Adriana de Sant'Ana Gatti, Universidade Estadual Paulista (UNESP), cgatti@marilia.unesp.br. 2 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 15 - Ano: 2008 (CRUESP - São Paulo/SP) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Empreendedorismo e inovação: desafios da biblioteca universitária Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available CRUESP Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2008 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant São Paulo (São Paulo) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Unificação do banco de dados bibliográfico da Rede de Bibliotecas da UNESP por meio do software ALEPH: relato de experiência. Creator An entity primarily responsible for making the resource Antunes, M. A. et al. Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant São Paulo (São Paulo) Publisher An entity responsible for making the resource available CRUESP Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2008 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Processo de unificação das 30 Bases de Dados bibliográficos em um único Banco de dados bibliográficos da Unesp, e migração para a versão 16.2.0 do software ALEPH. Relata os procedimentos adotados para a conferência dos registros bibliográficos, os problemas e erros encontrados e as medidas adotadas para sua correção. Language A language of the resource pt snbu2008