http://repositorio.febab.org.br/files/original/30/4292/SNBU2008_141.pdf 10fc82c720f1c404e1824b4168f86f92 PDF Text Text �������������� � � ��� ����� ����� ��� �� ���� ��������������� ��� �� ��� ���� ���� ��� �� ������������� ��!�"��#�$����%�$&"������ REVISÃO DO PROJETO DE AUTOMAÇÃO DA REDE UNESP: unificação das bases locais BASTOS, F. M.1 FERREIRA, M. M.2 RESUMO O projeto de automação da Rede de Bibliotecas da UNESP após 10 anos de implantação foi revisto por ocasião da atualização da versão do software, conseqüência do rápido desenvolvimento tecnológico na área de equipamentos e softwares para bibliotecas. O relato do processo envolveu a unificação das 30 bases de dados e migração para versão 16.2 do software Aleph. Concluímos que a falta de planejamento aliada à alta de investimento contínuo em equipamentos e pessoas qualificadas pode comprometer todo funcionamento de uma rede de bibliotecas. Palavras-chave: Automação de bibliotecas. Catálogos WEB. ABSTRACT The automation project of Unesp network libraries was revised ten years after its implementation during the library software upgrade, as consequence of the fast development both on hardware and software in the area. The process included the unification of 30 databases and upgrade to ILS ALEPH version 16.02. The conclusion was that the lack of continuous investiment in equipament and qualified staff can compromise all functioning in a network library. Keywords :Automation libraries. WEB catalogs. 1 INTRODUÇÃO O projeto de informatização das bibliotecas da Rede Unesp, teve início em 1994, com a formação da base de dados bibliográficos. Nessa ocasião, contávamos com 24 bibliotecas, localizadas em vários pontos do Estado de São Paulo e a �2 estrutura física da Rede de Comunicação era muito precária, lenta e irregular, o que impediu a criação de uma única base de dados para toda a Rede de Bibliotecas. Somente em 1997 foi adquirido o software Aleph para o gerenciamento das diversas atividades da Rede de Bibliotecas, pois de acordo com Martinelli (1998) a UNESP já contava com um volume significativo de registros disponíveis em formato USMARC em função da participação na Rede Bibliodata. Na ocasião adotou-se a estrutura Central-Local, ou seja, um Catálogo Coletivo centralizado e bases locais, carregadas em servidores alocados em cada biblioteca da Rede (Figura 1) O fluxo do trabalho se desenvolvia da seguinte forma: 1. A catalogação era realizada na Base Central UEP01, que funcionava como Catálogo Coletivo centralizado; 2. uma cópia do registro era exportada para a Base Local da Unidade; 3. os registros de Item eram feitos na base local, para permitir sua circulação; 4. a informação sobre a depositária era acrescentado no registro bibliográfico, no Catálogo Coletivo. �3 Figura 1 - Modelo Central-Local adotado pela Unesp Essa estrutura acabava ocasionando uma grande lentidão nos processos de catalogação e atualização dos dados, pois gerava uma fila formada pelos registros das Bases Locais aguardando para atualizar o Catálogo Coletivo. Essa atualização, às vezes, levava mais de uma semana, porém de acordo com CAFÉ (2001, p.73) um sistema de automação por ser um grande investimento para uma instituição, precisa satisfazer às necessidades da instituição no período de pelo menos cinco a oito anos, não esquecendo as primordiais atualizações. Sendo assim, a estrutura citada acima foi utilizada por cerca de 10 anos, o número de bibliotecas aumentou para 32, e iniciaram os problemas naturais aos processos de desgaste de equipamentos e crescimento da Base de Dados: � com o aumento das atividades de catalogação na Rede, a fila de atualização dos registros, vindos das bases locais para o Catálogo Coletivo, muitas vezes ficava lenta ou interrompia, o que causava muita apreensão junto às �4 bibliotecárias que não encontravam as informações de seus acervos nos registros do Catálogo Coletivo; � os servidores onde estavam instaladas as Bases Locais, devido à idade, começaram a ter problemas de funcionamento, o que nos obrigava a migrar o conteúdo da Base Local para o servidor central, onde estava o Catálogo Coletivo, para que o atendimento aos usuários, não ficasse prejudicado; � o servidor central ficou sobrecarregado, impedindo até a realização de processos mais simples de indexação; � por esse motivo também, não foi possível carregar a Base de Autoridades recebida da Rede Bibliodata, pois o servidor não suportaria uma indexação tão pesada; � a Ex-Libris, empresa representante do software Aleph, informou que seria necessária uma atualização do mesmo, pois já havia uma nova versão sendo implantada e que a versão antiga, em breve, não teria mais suporte; � para que esta nova versão pudesse ser instalada, teríamos que fazer uma conversão dos dados de toda a Rede, para adequar os registros bibliográficos às novas especificações do software; � Contenção de gastos na universidade atingiram o Grupo de Automação da seguinte maneira: cortes de diárias para as viagens dos membros do grupo de automação, tanto para treinamentos como para suporte à Rede; corte dos 2 estagiários, ficando apenas com 1 analista para 30 bibliotecas, que posteriormente também deixou a equipe; e cortes nos contratos de manutenção com as empresas dos equipamentos. Em vista dessa situação teríamos que, através da captação de recursos externos, optar entre uma das seguintes opções: � comprar novos servidores para as bibliotecas a fim de colocar as bases locais; ou � comprar um único servidor para unificarmos todas as Bases Locais, eliminando assim o catálogo coletivo. �5 Analisando o desempenho das Bases Locais instaladas no Servidor Central localizado na Reitoria, verificamos que no período, não tínhamos tido problemas com conexão e desempenho, que a Rede de Comunicação da Unesp estava suficientemente estável para podermos optar pela centralização. Assim, reestruturamos o sistema de Bibliotecas que passou a funcionar da seguinte maneira: Figura 2 - Nova arquitetura da Rede de Bibliotecas Normalmente na Unesp, as decisões desse tipo são tomadas em reuniões do Conselho de Diretoras e Presidentes das Comissões de Bibliotecas, com as equipes da Coordenadoria Geral de Bibliotecas da Reitoria. Com a crise financeira, ficamos quase dois anos sem realizar as referidas reuniões e fomos obrigados a encontrar novas maneiras de consulta e deliberação. Nesse período, passamos a usar com maior freqüência a videoconferência e as deliberações eram feitas através do envio de e-mails com suas opiniões e decisões. O Grupo de Automação operava como mediador nesses processos de deliberação, reunindo os votos, tabulando e reenviando à Rede para confirmação ou colocação de novas proposições. �6 2 EMPRÉSTIMO UNIFICADO Com o objetivo de aproveitar ao máximo todo esse processo para a implantação de novos procedimentos, optamos por propor à Rede algumas mudanças. Uma idéia antiga do Grupo de Automação era a implantação do empréstimo unificado, o que resolvemos fazer também nessa oportunidade. Esse empréstimo ainda não está implantado pois estamos criando a infra-estrutura de malote, bem como os regulamentos que o disciplinarão. FLUXOGRAMA EMPRÉSTIMO UNIFICADO UTILIZANDO-SE A BIOMETRIA – SEM CARTEIRINHA Cadastro de novos alunos Aluno se cadastra em sua unidade de origem, através da biometria Empresta em sua unidade de origem mas pode devolver em qualquer unidade Usuário se desliga da unidade. É colocado um impedimento na Informação local. Esse impedimento apenas bloqueará a circulação na unidade. Usuário solicita sua inscrição em outra unidade. A unidade habilita o usuário Usuário retira livro e pode devolver em qualquer unidade ? Usuário atrasa a devolução do livro Regulamento Livro é devolvido por malote. Fica marcado “Em transito”. Recebe baixa na unidade de origem. Punição é aplicada quando a obra chega na biblioteca de origem, de acordo com o Regulamento. Um dos números de identificação pode ser o CPF Figura 3 – Novo fluxograma do empréstimo sem o uso de carteirinhas 2.1 Objetivo � O objetivo do empréstimo unificado é disponibilizar o acervo da UNESP na sua totalidade a todos os usuários da Rede. � Qualquer aluno da UNESP regularmente cadastrado em uma unidade, pode solicitar sua inscrição em outra biblioteca, sujeitando-se ao regulamento e retirar obras de seu interesse. As obras retiradas podem ser devolvidas em �7 outra unidade, que enviará o mesmo, por malote, para a biblioteca de origem do material. � No momento em que a obra for devolvida em outra biblioteca que não a sua de origem, ficará registrada para o usuário na WEB a informação “Em trânsito”. Apenas quando a obra chegar à biblioteca de origem vai ser dada baixa no material e se houver reserva, a carta vai ser emitida. 2.2 O Que é o Empréstimo Unificado? � O empréstimo unificado não é o EEB; ele pressupõe que o usuário vá pessoalmente à unidade, faça sua inscrição e retire o livro. A devolução pode ser feita em qualquer unidade da Rede, mas a retirada deve ser presencial. 2.3 Quem são os usuários desse serviço? � Pode ser o usuário que estuda em uma unidade e mora perto de outra e portanto, durante as férias, quer utilizar a biblioteca de sua cidade. � Pode ser o funcionário ou docente de uma unidade que vai fazer pós— graduação em outra unidade. 3 DEVOLUÇÃO Qualquer usuário, poderá devolver seus materiais em qualquer unidade, mesmo não sendo cadastrado nela, pois para a devolução basta apenas o código de barras do livro 4 CONCLUSÃO Qualquer projeto de automação, após dez anos de desenvolvimento, enfrentará problemas de ordem técnica ou operacional que, se não forem devidamente analisados e redimensionados, poderão inviabilizar a continuação do trabalho em termos de performance, consistência e qualidade dos dados na Base. �8 É natural também que, ao longo de um projeto, surjam novas possibilidades ou perspectivas que no momento não podemos realizar, mas que devemos planejar cuidadosamente aguardando o momento em que as condições técnicas e financeiras permitam dar um novo passo no desenvolvimento de serviços mais ágeis e eficientes para os usuários. REFERÊNCIAS CAFÉ, L. et al . Proposta de um método para escolha de software de automação de bibliotecas. Ci. Inf., Brasília, v. 30, n. 2, p. 70-79, maio/ago. 2001 CÔRTE, A. e R. de et al. Automação de bibliotecas e centros de documentação: o processo de avaliação e seleção de softwares Ci. Inf., Brasília, v. 28, n. 3, p. 241256, set./dez. 1999 MARTINELLI, A.T.S. A base de dados bibliográficos de acervo como suporte para o processo de automação: uma experiência na UNESP. IN: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 10., Anais...Fortaleza., 1998 __________________ 1 2 Flavia Maria Bastos, Universidade Estadual Paulista (UNESP), flavinha@reitoria.unesp.br. Margarida M. Ferreira, Universidade Estadual Paulista (UNESP), margot@reitoria.unesp.br. � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 15 - Ano: 2008 (CRUESP - São Paulo/SP) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Empreendedorismo e inovação: desafios da biblioteca universitária Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available CRUESP Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2008 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant São Paulo (São Paulo) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Revisão do projeto de autmação da Rede UNESP: unificação das bases locais. Creator An entity primarily responsible for making the resource Bastos, F. M.; Ferreira, M. M. Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant São Paulo (São Paulo) Publisher An entity responsible for making the resource available CRUESP Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2008 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource O projeto de automação da Rede de Bibliotecas da UNESP após 10 anos de implantação foi revisto por ocasião da atualização da versão do software, conseqüência do rápido desenvolvimento tecnológico na área de equipamentos e softwares para bibliotecas. O relato do processo envolveu a unificação das 30 bases de dados e migração para versão 16.2 do software Aleph. Concluímos que a falta de planejamento aliada à alta de investimento contínuo em equipamentos e pessoas qualificadas pode comprometer todo funcionamento de uma rede de bibliotecas. 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