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INTERAÇÃO ENTRE BIBLIOTECÁRIOS E DOCENTES PARA ATRIBUIR
QUALIDADE À BIBLIOTECA DIGITAL DE TESES E DISSERTAÇÕES DA UERJ
DIB, S. F.1
CARDIM, N.2
RESUMO
Cita a implantação da Biblioteca Digital de Teses e Dissertações da UERJ
(BDTD/UERJ) – inaugurada em 2006 – e os desdobramentos decorrentes desse
processo. Aborda, especificamente, a experiência da Biblioteca B do Centro
Biomédico (CB/B), que atende às áreas de Enfermagem e Odontologia da
Universidade, na alimentação da BDTD. Relata como ocorreu a parceria com as
coordenações dos cursos pós-graduação stricto-sensu das áreas citadas, com o
propósito de padronizar as dissertações e teses e incluí-las na BDTD. Discorre sobre
o estabelecimento de procedimentos e a definição do fluxograma das atividades a
serem realizadas por todos os envolvidos nesse processo, desde a padronização da
apresentação do trabalho até a sua disponibilização na BDTD.
Palavras-chave: Biblioteca Digital de Teses e Dissertações. Procedimentos.
Fluxograma.
ABSTRACT
It shows the introduction of the Digital Library of Theses and Dissertations of UERJ
(BDTD/UERJ) - inaugurated in 2006 - and the developments of that process. It deals
with, specifically, the experience of the Library B of Biomedical Center (CB/B), which
is directed the areas of Nursing and Dentistry of the University, supplying the BDTD.
It reports the partnership with the coordination of post-graduate courses stricto sensu
of the areas aforementioned, with the aim of standardizing the theses and
dissertations and include them in BDTD. It presents the procedures and the flow of
activities to be carried out by all the ones involved in this process, from the
standardization of the presentation of the work to his release in BDTD.
Keywords: Digital Library of Theses and Dissertations. Procedures. Flow.
�2
1 INTRODUÇÃO
A sociedade contemporânea vive sob a égide do paradigma tecnológico,
que alterou as formas de trabalho, de pesquisa e de vida das pessoas. No campo da
informação científica e tecnológica, a evolução provocou movimentos que
garantissem a difusão e o acesso às informações produzidas, principalmente no
âmbito das Instituições de Ensino Superior (IES).
Nesse contexto, a criação de Bibliotecas Digitais de Teses e Dissertações
(BDTD) consiste num movimento global que favorece o livre acesso à produção
científica gerada no âmbito dos Programas de pós-graduação stricto sensu. A
Universidade do Estado do Rio de Janeiro (UERJ) faz parte da BDTD nacional,
desde 2006, coordenada pelo Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e
Tecnologia (IBICT), órgão do Ministério da Ciência e Tecnologia, cujo objetivo é
“armazenar, organizar e prover acesso livre eletrônico, via internet, ao texto integral
de teses e dissertações defendidas nos programas de pós-graduação do sistema
nacional de pós-graduação”. (INSTITUTO..., 2006).
Pacheco e Kern (2001, p. 65) afirmam que
Um mestre ou doutor em formação tem nas bibliotecas
digitais um recurso inestimável. Enquanto nas bibliotecas
tradicionais o pesquisador se defronta com limitações de
tempo, espaço e outros recursos, as bibliotecas digitais lhe
oferecem ubiqüidade, baixo custo e facilidades de pesquisa.
Assim, a produtividade de um pesquisador em formação
tende a aumentar.
A promoção do intercâmbio e a visibilidade desta produção são
fundamentais para disseminar o conhecimento produzido e prover o seu acesso,
contribuindo para o desenvolvimento social, educacional e econômico do país.
No entanto, a disponibilização desse material implica atribuir qualidade à
[...] organização de sua estrutura, que deve ser elaborada
de acordo com padrões estabelecidos, o que agrega valor
ao trabalho, tornando mais eficaz a comunicação científica.
Trata-se do cuidado com a forma, suporte eficaz para a
canalização da mensagem, que é o texto.” (DIB et al, 2007,
p. 15).
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A padronização de teses e dissertações nas universidades, de modo
geral, segue padrões estabelecidos por comissões constituídas de bibliotecários e
docentes, mediante a elaboração de manuais e guias. Os primeiros contribuindo
com as técnicas pertinentes à sua área de atuação, e os outros com as
especificidades da área, no que tange ao conteúdo, estilo e características na
apresentação. Porém, a inserção das teses e dissertações na BDTD constitui-se em
um novo processo que envolve os discentes, os docentes e as secretarias de pósgraduação e, para estabelecer procedimentos pertinentes a esse processo, a
parceria deve ser consolidada.
O objetivo deste trabalho é relatar como ocorreu a parceria e o
estabelecimento de procedimentos entre as coordenações de pós-graduação em
Enfermagem e Odontologia e os bibliotecários da Biblioteca CB/B da UERJ, com o
propósito de padronizar as dissertações e teses e incluí-las na BDTD.
2
A BIBLIOTECA DIGITAL
DE
TESES
E
DISSERTAÇÕES
DA UERJ
(BDTD/UERJ)
A Biblioteca Digital de Teses e Dissertações da Universidade do Estado do
Rio de Janeiro (BDTD/UERJ) é coordenada pelo Núcleo de Processos Técnicos
(NPROTEC), da Rede Sirius – Rede de Bibliotecas UERJ e faz parte da BDTD
nacional – coordenada pelo IBICT –, que conta com setenta e sete (77) IES
participantes.
A criação da BDTD fortaleceu um antigo projeto da Rede Sirius de
estabelecer um padrão para a apresentação das teses e dissertações da UERJ.
Com o apoio da Sub-Reitoria de Pós-graduação, foi criado um grupo de trabalho que
elaborou o Roteiro para apresentação de teses e dissertações da Universidade do
Estado do Rio de Janeiro, publicado em meados de 2007, constituindo-se em um
instrumento de auxílio aos discentes na padronização da apresentação de seus
trabalhos.
O Roteiro reforça o papel de educador do bibliotecário, na orientação dos
discentes ao elaborarem seus trabalhos. Os bibliotecários cujas bibliotecas atendem
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aos cursos de pós-graduação são responsáveis pela inserção das teses e
dissertações na BDTD, sendo importante a interação com os coordenadores dos
programas de pós-graduação, para estabelecer procedimentos que contemplem as
especificidades de cada área e favoreçam o fluxo da informação, para inclusão dos
trabalhos.
A UERJ possui 42 programas de pós-graduação stricto sensu, que
englobam 52 cursos de mestrado e 29 cursos de doutorado. Anualmente, produzemse cerca de 650 trabalhos entre dissertações e teses.
A partir da implantação da BDTD/UERJ, os programas de pós-graduação
têm sido incentivados a participar com a sua produção, é um processo contínuo e,
por enquanto, ocorre lentamente. Foram incluídas na BDTD duzentas e vinte e três
(223) teses e dissertações1, e a meta do ano de 2008 é atingir o número mil (1.000)
de inclusões na base. Pacheco e Kern (2001, p. 65) alertam “[...] os trabalhos
defendidos pelos pós-graduados são resultados concretos do investimento de
recursos públicos na formação de pós-graduação que podem (ou devem) estar à
disposição da sociedade.”
3 A BIBLIOTECA B DO CENTRO BIOMÉDICO E OS CURSOS DE PÓSGRADUAÇÃO
A biblioteca B do Centro Biomédico (CB/B) atende à comunidade
acadêmica das Faculdades de Enfermagem e de Odontologia da UERJ, que
possuem Programas de Pós-graduação stricto sensu.
O Programa de mestrado em Enfermagem, com área de concentração
em Enfermagem, Saúde e Sociedade, ofereceu quarenta (40) vagas, para a
comunidade, no ano corrente. O Programa de Pós- graduação em Odontologia2 é
oferecido nos níveis mestrado e doutorado. Para o ano de 2008, foram ofertadas 39
vagas para o mestrado e dezoito (18) vagas para o curso de doutorado. Com base
1
UNIVERSIDADE DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO. Biblioteca Digital de Teses e Dissertações.
Disponível em: http://bdtd.uerj.br. Acesso em: 30 maio 2008.
2
UNIVERSIDADE DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO. Faculdade de Odontologia. Programa de Pósgraduação em Odontologia.. Disponível em :
http://www.oclusao.com.br/odonto_old/posgraduacao/mestrado/mestrado.htm. Acesso em: 16 maio 2008.
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nas vagas oferecidas, pode-se inferir que há uma demanda anual em torno de
setenta e nove (79) dissertações e dezoito (18) teses, para orientação e depósito na
BDTD.
4 IMPLEMENTAÇÃO DA BDTD NA BIBLIOTECA CB/B DA UERJ
O primeiro passo para a implementação da BDTD foi a participação de
duas bibliotecárias da equipe no treinamento realizado, pelo NPROTEC, para
inclusão das teses e dissertações na BDTD.
Após o treinamento, a equipe da biblioteca traçou um plano de ação que
tornasse viável a execução do trabalho, com sucesso, na biblioteca. A primeira
estratégia adotada consistiu na análise das barreiras à implementação da BDTD,
com o objetivo de identificar as soluções possíveis que favorecessem o andamento
das etapas do processo.
Barreiras
Divulgação incipiente da BDTD nos cursos de
pós-graduação
das
faculdades
de
Enfermagem e Odontologia da UERJ.
Falta de padronização das teses e
dissertações.
Ausência de procedimentos administrativos
para atender a uma nova demanda.
Soluções
Ampliação da divulgação da BDTD para a
comunidade acadêmica da pós-graduação das
faculdades de Enfermagem e Odontologia.
Incentivar a adoção do Roteiro elaborado pela
UERJ.
Parceria com as Coordenações dos cursos de
pós-graduação e suas secretarias.
Quadro 1 – BDTD na biblioteca CB/B: barreiras e soluções
a) Divulgação incipiente da BDTD
Percebeu-se que os docentes, discentes e responsáveis pelas secretarias de
pós-graduação, atores efetivos nesse processo, tinham pouca ou nenhuma
informação sobre a BDTD, sua importância para a disseminação e visibilidade da
produção
acadêmica
e
da
Universidade.
Verificou-se,
também,
que
os
coordenadores da pós-graduação necessitavam de maiores esclarecimentos sobre o
processo como um todo. Dessa forma, algumas ações foram adotadas para ampliar
a divulgação da BDTD, a saber:
•
•
Divulgar, aos usuários potenciais dos cursos de pós, as informações sobre a BDTD e
distribuir material de propaganda como folders, cartazes etc;
Organizar reunião de sensibilização para esclarecimento da BDTD com coordenadores e
responsáveis pelas secretarias de pós-graduação;
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•
•
Divulgar a BDTD aos professores e alunos de mestrado e doutorado, quando houvesse
oportunidade, como por exemplo, em visita à biblioteca, solicitações de serviços como
comutação bibliográfica e catalogação na fonte, etc;
Expor, em mural na biblioteca, cartazes sobre a BDTD.
b) Falta de padronização das teses e dissertações
As teses e dissertações avaliadas pelos bibliotecários para inclusão na BDTD
não estavam nos padrões estabelecidos no Roteiro da UERJ, o que pode ser
explicado pelo fato de os trabalhos terem sido elaborados anteriormente à
publicação do Roteiro, pela pouca divulgação e uso incipiente desse instrumento.
Assim, decidiu-se investir na divulgação do Roteiro, mediante orientações
individuais e capacitação em grupo.
c) Ausência de procedimentos administrativos
Comprovou-se que a ausência de procedimentos administrativos (indefinição de
responsabilidades, inexistência de fluxograma, etc.), para efetivar o fluxo do
processo de recebimento, conferência, repasse das teses e dissertações para a
biblioteca, acarretaria entraves que comprometeriam a alimentação da base.
Portanto, foram empreendidas as seguintes ações, para solucionar os gaps
encontrados:
•
•
•
•
•
Definir os papéis e as responsabilidades dos atores, desde a divulgação até a
inclusão de teses e dissertações na BDTD, a serem desempenhados;
Elaborar um fluxograma representativo de todo o processo;
Definir procedimentos internos para a equipe da biblioteca, no que diz respeito à
BDTD;
Realizar reunião de sensibilização com coordenadores e responsáveis pelas
secretarias de pós-graduação, para esclarecimento de dúvidas relacionadas à BDTD,
apresentação do fluxograma e do procedimento interno da biblioteca;
Realizar de reuniões técnicas com os responsáveis pelas secretarias de pósgraduação, para avaliação e validação do fluxograma e do procedimento interno,
visando a ratificar a transparência do processo e incentivar a utilização efetiva
desses instrumentos.
5 OS ATORES E SUAS RESPONSABILIDADES
Identificam-se como atores no fluxo de informações relacionados à
inclusão de teses e dissertações na BDTD, os docentes orientadores, os discentes,
os responsáveis pelas secretarias de pós-graduação e os bibliotecários. A sinergia
que deve existir entre todos os envolvidos é um fator decisivo para que as ações
sejam realizadas com eficácia.
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A primeira ação apresentada, considerada essencial para o sucesso de
todas as posteriores, e que envolve os docentes orientadores, os responsáveis pelas
secretarias de pós-graduação e os bibliotecários é a divulgação dos objetivos,
vantagens, abrangência e forma de participação na BDTD aos discentes dos cursos.
O papel do docente orientador revela-se fundamental, pela sua proximidade com os
discentes, sendo o canal de comunicação mais eficaz entre eles e a BDTD.
Os discentes, atores principais no processo, devem padronizar sua tese
ou dissertação de acordo com o Roteiro da UERJ. Os bibliotecários deverão orientálos no uso do Roteiro, de acordo com os procedimentos internos da biblioteca CB/B.
Após todos os ajustes realizados em seu trabalho e a defesa, o discente
deverá providenciar a documentação necessária para a inclusão da tese ou
dissertação na BDTD, constando do Termo de autorização, do Termo de
encaminhamento e do Formulário de dados cadastrais – todos disponíveis para
dowload no site da BDTD da UERJ. Com a versão final (corrigida) da sua tese ou
dissertação, o discente deverá entregar, na secretaria de pós-graduação, uma cópia
impressa e uma cópia em meio magnético (CD-ROM), em Word, além dos
documentos citados. Caberá ao responsável pela secretaria receber o material,
conferi-lo e validar as informações. Se estiver tudo em conformidade com o
estabelecido, todo o material deverá ser enviado à biblioteca. Caso contrário, as
exigências deverão ser cumpridas pelos discentes ou docentes orientadores,
dependendo do tipo de problema encontrado.
Ao receber o material, o bibliotecário também fará uma conferência. Após
esta etapa, a tese ou dissertação será incluída na BDTD, e a documentação
arquivada, junto com a cópia em CD-ROM. Se houver necessidade de ajustes no
material, o bibliotecário deverá solicitar providências junto à secretaria de pósgraduação, mediante o preenchimento de formulário próprio, que faz parte do
procedimento interno da biblioteca, em duas vias – uma para a secretaria e outra
para a biblioteca – e aguardar retorno. Ao receber a resposta, o bibliotecário deverá
fazer nova conferência para verificar se os itens descritos no formulário foram
atendidos.
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Destaca-se que, após a inclusão do trabalho na BDTD, uma cópia
impressa ficará disponível no acervo e será incluída na base de dados adotada pela
UERJ.
O fluxograma a seguir procurou retratar o papel e as ações de cada ator,
no fluxo de informações relativas à inclusão de teses e dissertações na BDTD.
(Figura 1)
Atores
Fluxo da informação
Professores
Orientadores
Alunos da Pósgraduação
Responsável
pela Secretaria
da Pósgraduação
Preencher o
formulário de
encaminhamento
(BDTD)
Divulgar
a BDTD
(1)
Elaborar o
trabalho
Padroniza
r o
trabalho
Apresenta
r o
trabalho à
banca
examinad
ora
Fazer
os
ajustes
necessá
rios (3)
Providenc
iar os
formulário
s para a
BDTD (4)
Divulgar a
BDTD e os
formulários
a serem
preenchidos
Providenciar
ajustes
Entregar o
trabalho
definitivo
e os
formulário
s
preenchid
os (5)
Providenc
iar ajustes
Providenciar
ajustes
Receber o
material
Fazer a
conferência (6)
Padrões
S
N
Enviar o
material à
CB/B (7)
Bibliotecários
Divulgar
a
BDTD
e
os
formulários
a
serem
preenchidos
Conferir o
material
Orientar os
alunos
quanto a
apresentação
do trabalho
(2)
S
Incluir na
BDTD
Padrões
N
Arquivar os
formulários
Figura 1 – Fluxograma das ações para inclusão de teses e dissertações na BDTD
6 OS PROCEDIMENTOS INTERNOS DA BIBLIOTECA CB/B
A descrição detalhada dos procedimentos adotados na biblioteca CB/B
permite maior visibilidade ao processo e facilita a compreensão, por todos da
equipe, de todas as atividades realizadas.
Principais ações desenvolvidas pelos bibliotecários:
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a) Orientar os alunos na padronização de suas teses ou dissertações, de acordo
com os seguintes critérios:
•
•
•
•
•
•
•
A orientação será individual e realizada na biblioteca, no mínimo, um mês antes da
defesa do trabalho;
O aluno deverá agendar previamente a orientação, pessoalmente ou por telefone, de
acordo com os dias e os horários disponíveis;
O tempo de orientação é de, no mínimo, 30 minutos;
O material solicitado ao aluno é a versão impressa do trabalho;
A conferência do trabalho deverá ser feita de acordo com o Roteiro da UERJ;
As sugestões de correções feitas pelos bibliotecários serão efetuadas pelos próprios
alunos;
O aluno deverá solicitar a elaboração da catalogação na fonte de seu trabalho, de
acordo com os critérios estabelecidos na biblioteca.
b) Receber o material enviado pela secretaria de pós-graduação, conferi-lo,
seguindo os procedimentos estabelecidos;
c) Converter o(s) arquivo(s) para pdf e criptografá-lo(s), garantindo a segurança
das informações;
d) Incluir o trabalho na BDTD e arquivar a documentação, conforme apresentado
no fluxograma.
e) Avisar aos alunos e aos responsáveis pelas secretarias de pós-graduação,
quando o trabalho for disponibilizado na BDTD.
É importante enfatizar que os bibliotecários avaliarão os casos não
especificados no procedimento.
7 CAPACITAÇÃO DE USUÁRIOS
Uma outra estratégia implementada na biblioteca, em fase experimental,
foi a capacitação de docentes orientadores da Pós-graduação em Enfermagem, na
utilização do Roteiro da UERJ. Este foi apresentado, em quatro (4) módulos, nos
seus itens principais, seguidos de exemplos ilustrativos. Pretendeu-se, dessa forma,
dirimir as dúvidas dos docentes em relação ao Roteiro, estimulando o seu uso e a
sua divulgação. E, por conseguinte, favorecer a padronização das teses e
dissertações e a sua inclusão na BDTD, atraindo um público cada vez maior para
participar desse novo empreendimento da Rede Sirius.
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8 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Sabe-se que é inquestionável, na atualidade, a promoção do intercâmbio,
do acesso e da disseminação da informação produzida no âmbito acadêmico,
principalmente no que tange às teses e dissertações. A visibilidade desta produção
traz benefícios para a comunidade acadêmica e para a sociedade, de modo geral, o
que favorece o desenvolvimento social, educacional e econômico do país.
A iniciativa do IBICT de facilitar a implantação de BDTDs nas IES revelouse fundamental neste processo. A UERJ tem se empenhado em prover a sua base
de teses com o maior número de contribuições possíveis. Para tanto, os
bibliotecários vêm interagindo com os docentes para estabelecer ações e
procedimentos que garantam a qualidade da BDTD/UERJ.
A experiência da Biblioteca CB/B, no seu processo de parceria com a Pósgraduação, resultou no estabelecimento de um fluxo de trabalho, que tem se
efetivado com a participação de todos os atores do processo: docentes,
bibliotecários, discentes e responsáveis pelas secretarias de pós-graduação,
fazendo com que a BDTD nessa biblioteca seja uma caso de sucesso.
REFERÊNCIAS
DIB, Simone F. (Coord.) et al. Roteiro para apresentação das dissertações e teses
da Universidade do Estado do Rio de Janeiro. Rio de Janeiro: Rede Sirius, 2007.
INSTITUTO BRASILEIRO DE INFORMAÇÃO EM CIÊNCIA E TECNOLOGIA.
Biblioteca Digital de Teses e Dissertações: antecedentes. Disponível em:
<http://www.ibict.br/projeto.htm>. Acesso em: 16 fev. 2006.
PACHECO, Roberto; KERN, Vinícius. Transparência e gestão do conhecimento por
meio de um banco de teses e dissertações: a experiência do PPGEP/UFSC. Ciência
da Informação, Brasília, DF, v. 30, n. 3, p. 64-72, set./dez. 2001.
_________________
1
2
Simone Faury Dib, Universidade do Estado do Rio de Janeiro, simonefdib@gmail.com.
Neusa Cardim, Universidade do Estado do Rio de Janeiro, ncardims@gmail.com.
�
Dublin Core
The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.
Title
A name given to the resource
SNBU - Edição: 15 - Ano: 2008 (CRUESP - São Paulo/SP)
Subject
The topic of the resource
Biblioteconomia
Documentação
Ciência da Informação
Bibliotecas Universitárias
Description
An account of the resource
Tema: Empreendedorismo e inovação: desafios da biblioteca universitária
Creator
An entity primarily responsible for making the resource
SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias
Publisher
An entity responsible for making the resource available
CRUESP
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2008
Language
A language of the resource
Português
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
São Paulo (São Paulo)
Event
A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration.
Dublin Core
The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.
Title
A name given to the resource
Interação entre bibliotecários e docentes para atribuir qualidade à Biblioteca Digital de Teses e Dissertações da UERJ.
Creator
An entity primarily responsible for making the resource
Dib, S. F.; Cardim, N.
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
São Paulo (São Paulo)
Publisher
An entity responsible for making the resource available
CRUESP
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2008
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Description
An account of the resource
Cita a implantação da Biblioteca Digital de Teses e Dissertações da UERJ (BDTD/UERJ) – inaugurada em 2006 – e os desdobramentos decorrentes desse processo. Aborda, especificamente, a experiência da Biblioteca B do Centro Biomédico (CB/B), que atende às áreas de Enfermagem e Odontologia da Universidade, na alimentação da BDTD. Relata como ocorreu a parceria com as coordenações dos cursos pós-graduação stricto-sensu das áreas citadas, com o propósito de padronizar as dissertações e teses e incluí-las na BDTD. Discorre sobre o estabelecimento de procedimentos e a definição do fluxograma das atividades a serem realizadas por todos os envolvidos nesse processo, desde a padronização da apresentação do trabalho até a sua disponibilização na BDTD.
Language
A language of the resource
pt
snbu2008