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PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 2005 – 2015
REDE SIRIUS – REDE DE BIBLIOTECAS UERJ: relato de experiência
SALLES, R. A.1
CARVALHO, R. M. R.2
RESUMO
Este artigo descreve o processo de trabalho para elaboração do Planejamento
Estratégico da Rede Sirius – Rede de Bibliotecas UERJ, a ser implantado no período
2005-2015. Através de reuniões administrativas, uso de metodologia de tarjetas e
técnica de brainstorm, foi possível identificar problemas, áreas críticas e propor
ações e projetos que, objetivando a melhoria dos serviços, produtos e ambientes
das bibliotecas. Estas reuniões também forneceram subsídios à adequação dos
componentes organizacionais da Rede Sirius aos objetivos definidos no
Planejamento Estratégico da UERJ - Universidade do Estado do Rio de Janeiro.
Apresenta resultados parciais satisfatórios que demonstram a efetividade do
planejamento estratégico como metodologia gerencial que viabiliza a melhoria dos
indicadores das Bibliotecas Universitárias.
Palavras-chave: Planejamento Estratégico – Bibliotecas Universitárias. Bibliotecas
Universitárias - Modelo de Gestão
ABSTRACT
This article describes the process of preparation work for the Strategic Planning of
the Rede Sirius - Library Net of the University of the State of Rio de Janeiro, to be
implanted in the period 2005-2015. Through administrative meetings, using targets
methodology and technique of brainstorm, it was possible to identify problems, critical
areas and propose actions that besides improves library services, products and
environment. Those meetings also provided input to the adequacy of the organization
components of the Rede Sirius, to administration priorities defined at the University of
the State of Rio de Janeiro Strategic Planning. Shows partial results that
demonstrate satisfactory effectiveness of the Strategic Plan, contributing to the
improvement of the Indicators of University Libraries.
Keywords: Strategic Planning - University Libraries. University Libraries - Model
Management
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1 INTRODUÇÃO
A Rede Sirius – Rede de Bibliotecas UERJ apresenta a seguinte estrutura
organizacional: Órgão Colegiado, Direção, 21 bibliotecas (com as respectivas
comissões), 3 núcleos e 2 seções. Atualmente seu quadro de recursos humanos é
composto de 146 servidores efetivos e 33 servidores contratados, entre
bibliotecários e administrativos.
No ano de 2004 a Rede Sirius definiu e institucionalizou sua missão:
“Atuar na promoção do acesso à informação e dar suporte às
atividades de ensino, pesquisa e extensão no âmbito da
universidade, contribuindo para o desenvolvimento cultural,
econômico e social do Estado do Rio de Janeiro.”
Nessa perspectiva, a Direção da Rede Sirius eleita para o quadriênio
2004-2007, apresentou como um das propostas do programa de gestão, a
elaboração e implantação do planejamento estratégico da unidade, alicerçado em
ações e projetos vinculadas ao conceito de Biblioteca Universitária intrínseco na sua
missão institucional. Em abril de 2005 a Reitoria da UERJ – Universidade do Estado
do Rio de Janeiro, definiu as diretrizes do planejamento estratégico da Universidade
para o período 2005-2015. Coube à Rede Sirius, como unidade da Administração
Central, inserir seu plano estratégico no módulo acadêmico-pedagógico; a ser
desenvolvido em conjunto com as Unidades Acadêmicas e as Sub-reitorias de
Graduação, Pós-graduação e Pesquisa e Extensão, no sentido de promover a
melhoria das condições de acesso à informação em apoio ao ensino e a pesquisa.
De acordo com OLIVEIRA (1999),
“O planejamento estratégico é conceituado como um processo
gerencial que possibilita ao executivo estabelecer o rumo a ser
seguido pela empresa, com vistas a obter um nível de otimização na
relação da empresa com o seu ambiente.” [...]
No contexto ora abordado, BARBALHO (1995) enfatiza:
[...] Informação e Planejamento são elementos indispensáveis para o
sucesso de qualquer organização. A Unidade de Informação pode
ser o instrumento que viabiliza a aceleração de mudanças numa
organização, já que a informação é hoje considerada uma vantagem
competitiva que agrega valor aos produtos ou serviços oferecidos [...]
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Com base nesses parâmetros foi construído, de forma coletiva, o
planejamento da Rede Sirius para 2005-2015, contando com a efetiva participação
das bibliotecas e demais setores no diagnóstico e proposições de estratégias de
ações.
Cabe ressaltar que a experiência aqui relatada, pretende fornecer um
referencial viável de gestão para Bibliotecas Universitárias, públicas ou privadas,
calcado na metodologia do planejamento estratégico de ações e projetos de curto,
médio e longo prazos, voltados para a melhoria de produtos, serviços e ambientes,
assim como para o aprimoramento do apoio informacional às atividades acadêmicas.
2 DESENVOLVIMENTO
De acordo com ALMEIDA (2000):
“O planejamento não é um acontecimento, mas um processo
contínuo, permanente e dinâmico, que fixa objetivos, define linhas
de ação, detalha as etapas para atingi-los e prevê os recursos
necessários à consecução desses objetivos. “[...]
Nessa perspectiva, a gestão da Rede Sirius agregou uma visão
estratégica ao papel da Biblioteca Universitária no cenário acadêmico, adotando a
metodologia
gerencial
do
planejamento
para
identificação,
diagnóstico
e
apontamentos de soluções de questões igualmente estratégicas. A título de
ilustração, por exemplo, os critérios utilizados pela Secretaria de Educação Superior
– SESu/MEC no que se refere à categoria de análise Biblioteca, tem como
indicadores a serem avaliados espaço físico, acervo e serviços.
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Organograma da Rede Sirius – Rede de Bibliotecas UERJ
Fonte: PLANO DE IMPLANTAÇÃO DA REDE SIRIUS 1999/2000. Rio de Janeiro, 1998.
2.1 Metodologia
Dada a necessária ótica gerencial e visão global das questões para a
definição de estratégias, e a fim de garantir a representatividade e participação de
todos os setores da Rede Sirius, os trabalhos foram desenvolvidos com as chefias
das Bibliotecas, Núcleos e Seções.
Durante três reuniões, uma preparatória e outras duas efetivamente
produtivas, aconteceram discussões acerca dos problemas e redefinição de áreas
impactantes para a Rede Sirius. Foi adotada nesse processo uma metodologia
dinâmica e inclusiva, com a utilização de tarjetas coloridas para estruturação
visualizada das idéias, a fim de incentivar a objetividade e a agilidade do processo e
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a participação de todos. Posteriormente, fez-se uso da técnica de brainstorm
(tempestade de idéias) para as discussões e construção de consensos.
Na reunião preparatória, uma apresentação do histórico da Rede Sirius,
insumos motivadores, objetivos e metodologia a ser empregada, envolveram o
conjunto de chefias na importância de ajustes e atualizações das estratégias
estabelecidas até então.
Na segunda reunião, os participantes o registraram os problemas
observados nos últimos anos. Foram distribuídas tarjetas de cor areia para o registro
destes. Coletadas as tarjetas, foi feita a leitura das mesmas e as duplicidades foram
descartadas. As tarjetas foram organizadas por afinidades, assim se delineando as
áreas de problemas.
Cada área foi representada em um painel no qual foram
coladas as tarjetas-problema relativas àquela área.
Os participantes dividiram-se aleatoriamente em grupos, de forma a
atender à razão de um grupo para cada área de problemas, sendo lhes dada tarefa
de enunciar o problema macro referente à sua área, bem como sugerir ações para
solucionar cada um deles. Distribuíram-se tarjetas de cor azul para o registro das
ações. Os grupos fizeram uso da técnica de brainstorm para as discussões e
proposições.
Na terceira reunião, os grupos continuaram a discutir possíveis soluções,
registrando as ações e sub-ações pertinentes. Finda esta tarefa, foi-lhes solicitado
que estimassem prazo e recursos necessários para a elaboração dos projetos,
visando uma pré-programação das ações por eles propostas.
Cada grupo fez, então, apresentação para o todo das ações e sub-ações
sugeridas por ele. Seguiu-se a discussão aberta sobre as proposições e algumas
alterações foram consideradas. Obteve-se assim, um conjunto de propostas de
curto, médio e longo prazo, formalizadas através de projetos.
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2.2 Identificando Áreas Críticas e Ambiência
Durante a segunda reunião de trabalho foram identificadas as áreas
críticas, através da postulação de problemas responsáveis por atrasar ou
interromper as rotinas normais de trabalho e, até mesmo, por originarem outros
problemas.
Através de classificação por afinidades e atributos, os problemas
elencados foram reunidos e discutidos. A análise que se seguiu permitiu a
identificação – a partir das experiências funcionais - das questões em nível micro e
macro, desenhando a ambiência da Rede Sirius. Os rótulos atribuídos às áreas
críticas formam a seguinte lista:
A.1
Recursos Humanos
A.2
Infra-Estrutura
A.3
Recursos Financeiros
A.4
Relações Institucionais
A.5
Qualidade
A.6
Gestão de Acervos Documentais: Bibliográficos e Arquivísticos
A.7
Modernização Tecnológica
A.8
Comunicação
A etapa seguinte deste trabalho, consistiu: em analisar as condições dos
ambientes externo e interno a que está submetida à Rede Sirius, postular as
oportunidades e ameaças e identificar os atuais pontos fortes e fracos das
Bibliotecas UERJ. Este diagnóstico foi de fundamental importância, uma vez que
norteou a priorização na execução das ações.
2.3 Propostas de Ações
Como resultado da ampla e enriquecedora discussão, foi proposto um
conjunto de linhas de ações, planejadas e formalizadas no final de 2005, através de
oito projetos e vinte e cinco subprojetos elaborados por Grupos de Trabalhos de
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Servidores Bibliotecários e Administrativos da Rede Sirius. Cabe ressaltar que o
tema estratégico central desse conjunto de projetos tem como meta ampliar em 40%
o acesso da comunidade acadêmica à informação nos próximos quatro anos,
contribuindo em igual parcela no processo de formação do patrimônio intelectual da
Universidade.
PROJETOS
SUBPROJETOS
GESTÃO DE
PESSOAS
RECURSOS
HUMANOS
SAÚDE DO
SERVIDOR
CAPACITAÇÃO
AÇÕES
Desenvolver Política de
Gestão de Pessoas com
a Superintendência de
Recursos Humanos
(SRH).
Promover interação da
Rede Sirius com a SRH.
Realizar treinamentos,
cursos, seminários,
além de capacitar
agentes multiplicadores.
SITUAÇÃO ATUAL
(JUNHO 2008)
Encaminhado à SRH o
Relatório Final da
Análise Situacional de
Pessoas da Rede
Sirius.
Encaminhado à SRH
para subsidiar
programa institucional.
- Promoção de 310
participações;
- Encaminhado à SRH
o Levantamento de
Necessidades de
Capacitação da Rede
Sirius para subsidiar
programa institucional.
Quadro 1- Subprojetos da área de recursos humanos
Esse projeto tem como tema estratégico adequar 100% dos recursos
humanos em cinco anos, compondo em 100% o quadro da unidade em quatro anos,
assim como capacitar 100% das equipes de trabalho em quatro anos.
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PROJETOS
SUBPROJETOS
BIBLIOTECA
CENTRAL
LAYOUT
INFRAESTRUTURA
SEGURANÇA
HIGIENIZAÇÃO
CLIMATIZAÇÃO
AÇÕES
Unificar Bibliotecas do
Campus Maracanã e
implantar modelo
administrativo matricial.
Adequar espaço físico
das Bibliotecas CTC-C,
CAP-A , CAP- B, CB-B,
CEH-C, CCS-C, CTC-E,
CTC-F e CTC.-Q.
Elaborar Projeto de
Segurança Integrado
com Prefeitura dos
Campi.
Higienizar acervos e
bibliotecas.
Climatizar Bibliotecas,
dentro dos padrões de
preservação de acervos.
SITUAÇÃO ATUAL
(JUNHO 2008)
Projeto em fase de
captação de recursos.
Projeto concluído na
Biblioteca CTC-F. Em
fase de conclusão nas
Bibliotecas CAP-A,
CAP-B e CEH-C.
Projeto de aquisição
parcial de Sistema
anti-furto e de
monitoramento
aguardando recursos
do CTINFRA/FINEP/2006.
Projeto concluído em 9
Bibliotecas com
recursos do CTINFRA/FINEP/2004.
Projeto concluído em 9
Bibliotecas com
recursos do CTINFRA/FINEP/2004.
Quadro 2 – Subprojetos da área de infra-estrutura
Esse projeto tem como tema estratégico melhorar em 50% a infraestrutura dos serviços nos próximos cinco anos, promovendo ações como: adequar
em 20% do atual espaço físico nos próximos dois anos; criar Biblioteca Central do
Campus Maracanã em quatro anos; aumentar em 70% a segurança nas bibliotecas
nos próximos quatro anos.
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PROJETOS
SUBPROJETOS
AÇÕES
SITUAÇÃO ATUAL
(JUNHO 2008)
Captação de
Captar recursos
financeiros com vistas recursos da ordem
de um milhão e
a implementar
RECURSOS
CAPTAÇÃO DE
seiscentos e
melhorias nos
FINANCEIROS
RECURSOS
cinqüenta mil reais,
acervos e espaços
advindos da FINEP,
físicos das
FAPERJ e verbas
bibliotecas.
institucionais.
- Ampliar a
Obtenção de
participação da Rede recursos de
Sirius ao lado das
projetos
Unidades Acadêmicas acadêmicos de
e Sub-reitorias nas
apoio à infraPROJETOS DE
parcerias de projetos
COOPERAÇÃO
estrutura de
RELAÇÕES
de captação de
pesquisa aprovados
INSTITUCIONAIS
por FAPERJ e
recursos;
FINEP.
- Revitalizar o Órgão
Retomada do
Colegiado e
Comissões de
trabalho do Órgão
Colegiado.
Bibliotecas.
AVALIAÇÃO DE
Avaliar e aprimorar
A ser executado.
regularmente serviços
SERVIÇOS E
e produtos.
PRODUTOS
PADRONIZAÇÃO DE Padronizar
A ser executado.
QUALIDADE
PROCEDIMENTOS
procedimentos
administrativos.
SIG - Sistema de
Dar continuidade ao
Funcionando em
Informações Gerenciais desenvolvimento do
constante
da Rede Sirius
sistema.
atualização.
Reformular e atualizar Em fase de
DESENVOLVIMENTO a Política de
implantação.
DE COLEÇÕES
Desenvolvimento de
Coleções.
Propor a gestão
A ser executado.
ACERVOS
técnica da Rede
SATÉLITES da UERJ
GESTÃO DE
Sirius.
ACERVOS
A ser executado.
Implantar Política de
DOCUMENTAIS
GESTÃO
Gestão de Arquivos
ARQUIVÍSTICA
Administrativos.
Adequar o Sistema de Projeto concluído.
GESTÃO DO
Bens Móveis da UERJ
PATRIMÔNIO
à especificidade
BIBLIOGRÁFICO
patrimonial do livro.
Quadro 3 – Subprojetos das áreas de recursos financeiros, relações institucionais,
qualidade e gestão de acervos documentais
O subprojeto Desenvolvimento de Coleções tem como tema estratégico
atualizar em 50% o acervo bibliográfico das bibliotecas.
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SUBPROJETOS
AÇÕES
PROJETOS
MODERNIZAÇÃO
MODERNIZAÇÃO
TECNOLÓGICA
AUTOMAÇÃO
Implantar novas
tecnologias e atualizar e
expandir estrutura
informática.
Atualizar Sistema de
Automação.
SITUAÇÃO
ATUAL
(JUNHO 2008)
Executado
parcialmente.
Em fase de
implantação do
sistema VTLSVirtua.
A ser executado.
Ampliar a inserção da
Rede Sirius em Bibliotecas
Virtuais.
Implantar Biblioteca Digital Projeto concluído.
BIBLIOTECAS
de Teses e Dissertações
DIGITAIS
(BDTD) na UER.J.
Reformular e atualizar
A ser executado.
SINALIZAÇÃO
sinalizações da Rede
Sirius.
Divulgar a Rede Sirius
A ser executado.
DIVULGAÇÃO
internamente e
externamente.
COMUNICAÇÃO
Estimular a participação
A ser executado.
dos usuários no processo
NOSSOS USUÁRIOS
de manutenção e
atualização dos acervos.
Elaborar Campanha de
A ser executado.
BOM EXEMPLO
Conscientização no bom
uso da biblioteca.
Quadro 4 – Subprojetos das áreas de modernização tecnológica e comunicação
BIBLIOTECAS
VIRTUAIS
O Projeto Modernização Tecnológica tem como tema estratégico atualizar
em 100% a estrutura informática da Rede Sirius nos próximos quatro anos, como
também automatizar em 100% os serviços técnicos no período de quatro anos.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Os resultados obtidos no período 2005-2007 pelo modelo de gestão da
Rede Sirius calcado no Planejamento Estratégico, são satisfatórios. Nesse sentido, o
volume de aporte de recursos financeiros, captados a partir de um intenso trabalho
de relacionamento institucional na UERJ, viabilizou a execução, ainda que
parcialmente, de projetos como a Climatização, Higienização de Acervos, Layout de
Bibliotecas, Atualização de Sistema de Automação VTLS-VIRTUA e BDTD, por
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exemplos. Considerado questão estratégica para a melhoria da qualidade dos
serviços de informações, produtos e do ambiente de trabalho, o conjunto dos
projetos da Rede Sirius, uma vez implantado, deverá contribuir para elevar o
posicionamento da UERJ no cenário acadêmico, agregando à Biblioteca
Universitária a efetividade necessária para atender às crescentes demandas das
atividades de ensino, pesquisa e extensão.
A atual Direção da Rede Sirius, eleita para o quadriênio 2008-2011,
apresenta um programa de gestão alicerçado na continuidade da consecução dos
objetivos incluídos no planejamento estratégico. Uma primeira avaliação está
prevista para o final de 2008.
REFERÊNCIAS
ALMEIDA, Maria Christina Barbosa de. Planejamento de bibliotecas e serviços de
informação. Brasília, DF: Brinquet de Lemos, 2000.
BARBALHO, Célia Regina Simonetti, BERAQUET, Vera Silvia Marão. Planejamento
estratégico para unidades de informação. São Paulo : Polis/APB, 1995.
OLIVEIRA, Djalma P. R. Planejamento estratégico: conceitos, metodologia e
prática. São Paulo: Atlas, 1999.
PLANO DE IMPLANTAÇÃO DA REDE SIRIUS 1999/2000. Rio de Janeiro, 1998.
_________________
1
Rosangela Aguiar Salles, Especialista em Reengenharia de Recursos Humanos (Universidade
Cãndido Mendes). Bibliotecária da Universidade do Estado do Rio de Janeiro, UERJ. Coordenadora
do Núcleo de Planejamento e Administração da Rede Sirius, Rede de Bibliotecas UERJ,
ras@uerj.br, aguiarsalles24@yahoo.com.br.
2
Regina Maria Ribeiro de Carvalho, Especialista em Documentação e Informação, CDC Rede e
Sistemas de Informação (Universidade Federal do Rio de Janeiro, UFRJ). Bibliotecária da
Universidade do Estado do Rio de Janeiro, UERJ. Bibliotecária Chefe da Biblioteca Biomédica C –
CB/C da UERJ. cbc@uerj.br, reginacarvalhoster@gmail.com.
�
Dublin Core
The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.
Title
A name given to the resource
SNBU - Edição: 15 - Ano: 2008 (CRUESP - São Paulo/SP)
Subject
The topic of the resource
Biblioteconomia
Documentação
Ciência da Informação
Bibliotecas Universitárias
Description
An account of the resource
Tema: Empreendedorismo e inovação: desafios da biblioteca universitária
Creator
An entity primarily responsible for making the resource
SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias
Publisher
An entity responsible for making the resource available
CRUESP
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2008
Language
A language of the resource
Português
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
São Paulo (São Paulo)
Event
A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration.
Dublin Core
The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.
Title
A name given to the resource
Planejamento estratégico 2005 – 2015 - Rede SIRIUS – Rede de Bibliotecas da UERJ: relato de experiência.
Creator
An entity primarily responsible for making the resource
Salees, R. A.; Carvalho, R. M. R.
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
São Paulo (São Paulo)
Publisher
An entity responsible for making the resource available
CRUESP
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2008
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Description
An account of the resource
Este artigo descreve o processo de trabalho para elaboração do Planejamento Estratégico da Rede Sirius – Rede de Bibliotecas UERJ, a ser implantado no período 2005-2015. Através de reuniões administrativas, uso de metodologia de tarjetas e técnica de brainstorm, foi possível identificar problemas, áreas críticas e propor ações e projetos que, objetivando a melhoria dos serviços, produtos e ambientes das bibliotecas. Estas reuniões também forneceram subsídios à adequação dos componentes organizacionais da Rede Sirius aos objetivos definidos no Planejamento Estratégico da UERJ - Universidade do Estado do Rio de Janeiro. Apresenta resultados parciais satisfatórios que demonstram a efetividade do planejamento estratégico como metodologia gerencial que viabiliza a melhoria dos indicadores das Bibliotecas Universitárias.
Language
A language of the resource
pt
snbu2008