http://repositorio.febab.org.br/files/original/30/4242/SNBU2008_091.pdf d33c0a9c26657505360fa123647d55fb PDF Text Text �������������� � � ���� �� �������� ����� �� ���������� � ������������������������� �!��"�����#���� MELHORIA DE PROCESSO NAS ROTINAS DE EMPRÉSTIMO DE PERIÓDICOS DO SBU, DISPONIBILIZADOS NA BASE ACERVUS/UNICAMP VOSGRAU, S. R. C.1 D’ALÓIA, M. P.2 VICENTE, V. S.3 ANDRADE, M. C.4 RESUMO A base de dados bibliográfica da UNICAMP “Acervus” utiliza o software integrado de funções VIRTUA que abrange também o módulo de Periódicos, ainda não ativo. O objetivo do trabalho é a inserção e disponibilização da coleção de periódicos na Base Acervus/Virtua, a ativação e rastreabilidade desse módulo, a qualidade dos serviços ao usuário, o acesso ao texto completo on-line para os títulos de periódicos que a UNICAMP possui também em assinatura eletrônica e a padronização dos registros bibliográficos na base Acervus/Virtua com a garantia do usuário realizar suas pesquisas com resultados qualitativos. Como resultado, o usuário final ao acessar a Base Acervus/Virtua, poderá realizar buscas de forma unificada para informações de títulos de periódicos disponíveis na UNICAMP e recuperar esse material com rapidez e confiabilidade. O tempo de empréstimo, a qualidade do atendimento e a rapidez no acesso ao artigo impresso ou ao periódico em meio eletrônico, serão as maiores vantagens obtidas a partir da implantação desse processo de melhoria das Bibliotecas do SBU. Palavras-chave: Melhoria de processo. Periódicos-Empréstimo. Qualidade dos serviços ao usuário. ABSTRACT The Acervus bibliograsphic database of Unicamp uses VIRTUA integrated software of functions, which also encompasses the Jornals’ module, which is not active yet. The purpose of the work is to include and make the journals’ collection available in the Acervus/Virtua database, the activation and tracking of this module, the quality of services to user, the acess to the complete online text for the journal titles to wich Unicamp is also entitled by electronic subscription, the standardization of �2 bibliographic records at the Avervus/Virtua (data) base to assure the user in carrying out researches with good quality results. As a consequence, when accessing the Acervus /Virtua Base, the final user may perform searches for journal titles available at Unicamp and at the same time recover this material safely and quickly. The time of loan, the service quality and the speed of the acess to the printed article or to the journal in the electronic media, shall be the great advantages obtained with the improvement process in the SBU Libraries. Keywords: Process improvement. Journals-Loan. User service quality. 1 INTRODUÇÃO A Base Acervus/Virtua é composta de monografias, Teses, TCCs e materiais em formatos especiais como cds, disquetes, partituras, etc, dos acervos das Bibliotecas do SBU – Sistema de Bibliotecas da UNICAMP e atende a toda a comunidade universitária interna – alunos de graduação, pós-graduação, professores, pesquisadores, funcionários – e a comunidade externa de outras instituições públicas e particulares. Esses registros são organizados de forma que as informações sobre os documentos ali incluídos possam ser recuperadas em atendimento às demandas dos usuários. A coleção de periódicos do SBU é composta de aproximadamente 16.000 títulos adquiridos com verba orçamentária da Universidade, no montante de R$ 13.581.293,93. Em estudos realizados para avaliação dos títulos adquiridos, no cômputo geral a Unicamp na sua coleção é empiricamente classificada com nível “Ótimo” e observou-se ao avaliar uma amostragem das Teses publicadas pela Universidade, no período de 2005, que 60,64% dos títulos foram citados em suas referências bibliográficas. Também ao avaliá-los em nível nacional, tendo como indicador o Catálogo Coletivo Nacional de Publicações Seriadas – CCN do IBICT, muitos títulos são únicos no Brasil e outros tem as coleções mais completas. As bibliotecas universitárias estão diretamente ligadas à qualidade dos cursos de graduação ou de pós-graduação. Segundo o Anuário Estatístico da UNICAMP 2008 (ano base 2007), em Bibliotecas da área de Exatas, onde esse trabalho está direcionado e onde serão feitos os estudos propostos, na Biblioteca do Instituto de Matemática, Estatística e Computação Científica (BIMECC) existem 736 �3 títulos de periódicos, sendo 399 correntes e 337 não correntes. Em 2007 foram registrados 54.821 circulações de material bibliográfico, incluindo periódicos, livros, teses, etc. Na Biblioteca do Instituto de Física Gleb Wataghin (BIF) existem 624 títulos de periódicos, sendo 318 correntes e 306 não correntes. E em 2007 foram registrados 66.099 circulações de material bibliográfico. A automação da coleção de periódicos do SBU foi iniciada em 1985, disponibilizando o catálogo eletrônico do Banco Bibliográfico ACERVUS, o qual então foi alocada na máquina corporativa Mozart da UNICAMP, contando com o trabalho de manutenção de uma equipe formada por bibliotecários do SBU e analistas do CCUEC, que desenvolveram vários sistemas em micro e foram implementando melhorias conforme as necessidades . Hoje esta máquina abriga apenas a base de periódicos, aguardando a migração para o Software Integrado de Funções “Virtua” e então será desativada. Esse sistema não trabalha com padrões para entrada de dados e as funções não são integradas, não configurando um processo de trabalho continuo. Com a migração dos dados para o novo software teremos um grande avanço em nossos serviços. 2 DESENVOLVIMENTO Nossa base de dados local utiliza o software VIRTUA, que é um software integrado de funções e abrange os módulos de Catalogação, OPAC, Circulação, Periódicos e Chameleon iPortal. Esse sistema elimina a duplicidade na alimentação dos dados, garante a compatibilidade desses dados, aceita a inserção de registros em formato MARC em sua forma completa, armazena todos os seus elementos de dados e possibilita a extração de registros completos. A aplicação de formato MARC1, que é um conjunto de padrões para identificar, armazenar e comunicar informações bibliográficas em formato legível por máquina, é uma vantagem para as bibliotecas brasileiras, pois a compatibilização de �4 registros permite o intercâmbio de dados e compartilhamento de recursos, não só com as bibliotecas brasileiras, mas também com as estrangeiras. O Software Integrado de Funções “Virtua” possui um módulo exclusivo para periódicos, ainda não ativo, o que torna necessário antes de tudo, que seja feita a carga dos registros das publicações seriadas (título / ano / volume / fascículo / biblioteca depositária) para que seja possível a pesquisa dos títulos em uma base única (livros / teses / revistas, etc.) assim como a padronização do empréstimo de periódicos. Ocorrem ainda nas bibliotecas do SBU, duas vertentes a serem consideradas, as bibliotecas que disponibilizam seus fascículos de periódicos para empréstimos e as que disponibilizam apenas para consulta. Sendo assim o cenário atual dessas bibliotecas que disponibilizam os periódicos para empréstimos seguem metodologias diferenciadas nesse processo. O usuário que necessita do empréstimo de periódicos se depara com diferentes realidades no SBU, como também nos serviços que envolvem esse processo, trazendo dificuldades e retrabalho aos funcionários. Em contrapartida verifica-se na coleção, periódicos históricos que ao serem emprestados, estão sujeitos a extravio, a não devolução e a má utilização/ conservação por parte do usuário. As falhas na coleção geram prejuízos financeiros para a Universidade e insatisfação do usuário que necessita do material para suas pesquisas. A cobrança manual desse tipo de material também não é eficiente, pois se baseia em formulários preenchidos e arquivados no balcão de empréstimo. Diante desse cenário em que se encontram as coleções de periódicos das Bibliotecas do SBU, o objetivo desse trabalho é a inserção e disponibilização dessa coleção na Base Acervus/Virtua, a ativação e rastreabilidade do módulo de empréstimo de periódicos (incluindo o controle, a cobrança e a confiabilidade em relação a coleção), a qualidade dos serviços ao usuário, o acesso ao texto completo on-line para os títulos de periódicos que a UNICAMP possui também a assinatura eletrônica (periódicos eletrônicos) e a padronização dos registros bibliográficos na 1 Formato MARC – Machine Readable Cataloging (Catalogação Legível por Máquina) �5 base Acervus/Virtua com a garantia do usuário realizar suas pesquisas com resultados de qualidade (Figura 1). Figura 1 - Uso Mensal Periódicos Impressos Fonte: Relatório Estatístico de Empréstimo de Periódicos / SBU - 2007 O incômodo nas bibliotecas do SBU é a falta de padronização do empréstimo de periódicos, que é feito de forma manual (papeleta impressa), uma vez que o Módulo de Periódicos da Base Acervus / Virtua ainda não está ativo. Com a inserção da coleção nesse módulo as bibliotecas poderão efetuar o empréstimo via sistema padronizando assim o empréstimo. Dessa forma, foram analisados no período de 27/11/2006 à 07/12/2006, dados do tempo de empréstimo manual na BIMECC e BIF, resultando na comparação do tempo de empréstimo manual entre as bibliotecas, mostrando que a variação do tempo é de 60s a 80s (Figura 2). �6 Figura 2 - Tempo Médio de Empréstimo Manual BIMECC e BIF Verificou-se também que o maior número de empréstimo de periódicos é feito as quartas e quintas-feiras, uma vez que para a maioria dos usuários desse tipo de material são os alunos de pós-graduação e preferem retirar os periódicos que serão utilizados por eles no final de semana (Figura 3). Figura 3 - Quantidade de Empréstimo por Dia da Semana – BIMECC e BIF �7 3 DESENVOLVENDO PROPOSTAS DE MELHORIA Essa mudança será visualizada principalmente na área de serviços ao público, tanto na atualização das Bases de Periódicos, quanto nas buscas por determinados títulos de periódicos e na rapidez do empréstimo desse tipo de material. A informatização e a padronização das rotinas de empréstimo de periódicos irão beneficiar os usuários, assim como a eliminação do retrabalho que ocorre em função da Base única de periódicos ainda não estar ativa, trazendo maiores facilidades e ganho de tempo para os funcionários do atendimento ao público. Os Conceitos de Mudança2 aplicados para o desenvolvimento dessa Proposta de Melhoria serão: “Usar Automação”, “Dar Acesso à Informação às Pessoas”, “Reduzir Tempo de Espera” e “Padronização”. Outra melhoria seria o controle e gerenciamento da coleção, que é composta também de periódicos históricos que em geral não podem ser emprestados, pois estão sujeitos a extravio, a não devolução e a má utilização / conservação por parte do usuário, somente estão disponíveis para consulta. No caso de perda ou não devolução, acontecem falhas na coleção, que geram prejuízos financeiros para a Universidade e insatisfação do usuário que necessita do material. A cobrança automatizada dos periódicos com atraso na devolução seria mais uma melhoria. Mais eficiente e confiável, tornaria possível detectar todos os usuários em atraso e todos os títulos não devolvidos poderiam ser levantados rapidamente, demonstrando assim, a eficiência e confiabilidade dos nossos serviços. E isso seria assegurado, pois o usuário ficaria bloqueado em todas as bibliotecas do SBU enquanto o periódico em atraso não fosse devolvido. 2 The Improvement Guide. San Francisco: Jossey-Bass, 1996. �8 4 CONCLUSÃO Após a análise dos dados coletados, acreditamos que a disponibilização da coleção das Publicações Seriadas na Base Acervus/Virtua, permitirá o gerenciamento eficiente e confiável dos dados , garantindo um significativo avanço em nossos serviços. Esse procedimento possibilitará uma programação de ações imediatas que trarão melhorias nas rotinas de empréstimo de periódicos do SBU e ainda, a diminuição do tempo de empréstimo e das perdas dos fascículos, trazendo maior qualidade para nossos serviços e ganhos financeiros. Dessa forma, alcançaremos o objetivo desse trabalho que é a inserção e disponibilização da coleção de periódicos, composta por 16 mil títulos, na Base Acervus/Virtua, a ativação e monitoramento das rotinas do módulo de empréstimo de periódicos, incluindo o controle da coleção, a cobrança, a confiabilidade em relação a coleção, a qualidade dos serviços ao usuário, o acesso ao texto completo on-line para os títulos que a UNICAMP possui também a assinatura eletrônica e a padronização dos registros bibliográficos na base Acervus/Virtua, garantindo ao usuário que suas pesquisas tenham resultados qualitativos. Ao acessar a Base Acervus/Virtua, o usuário realizará buscas de forma unificada com relação a informações de títulos de periódicos disponíveis na UNICAMP, em papel ou em meio eletrônico, que poderão ser recuperados com rapidez e confiabilidade. O tempo de empréstimo, a qualidade do atendimento e a rapidez no acesso ao artigo impresso ou ao periódico em meio eletrônico, serão as maiores vantagens obtidas a partir da implantação desse processo de melhoria das Bibliotecas do SBU. REFERÊNCIAS FARIA, C. A. de. Servqual : uma ferramenta para medir a qualidade dos serviços. Disponível em: <http://www.merkatus.com.br/10_boletim/26.htm>. Acesso em : 28 maio 2008. PARASURAMAN, A. SERVQUAL : a multiple-item scale for measuring consumer perceptions of service quality. Journal of Retailing, v. 64, n.1, p. 12-40, 1988. �9 UNICAMP. Anuário Estatístico da UNICAMP 2008: base 2007. Disponível em: <http://www.aeplan.unicamp.br/anuario_estatistico_2008/index.htm>. Acesso em: 30 de maio 2008. UNICAMP. PLANES : Planejamento estratégico, 2006. Disponível em: <http://www.cgu.unicamp.br/pei/index.html>. Acesso em: 20 de março 2007. __________________ 1 Sonia Regina Casselhas Vosgrau, UNICAMP, SBU, DTRI, soninha@unicamp.br. Marcia Aparecida Pillon D'Aloia, UNICAMP, IMECC, pillon@ime.unicamp.br. 3 Valkíria Succi Vicente, UNICAMP, IFGW, valkiria@ifi.unicamp.br. 4 Maurício Calixto de Andrade, UNICAMP, IMECC, calixto@ime.unicamp.br. 2 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 15 - Ano: 2008 (CRUESP - São Paulo/SP) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Empreendedorismo e inovação: desafios da biblioteca universitária Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available CRUESP Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2008 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant São Paulo (São Paulo) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Melhoria de processo nas rotinas de empréstimo de periódicos do SBU, disponibilizados na Base ACERVUS/UNICAMP. Creator An entity primarily responsible for making the resource Vosgrau, S. R. C.; D’Alóia, M. P.; Vicente, V. S.; Andrade, M. C. Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant São Paulo (São Paulo) Publisher An entity responsible for making the resource available CRUESP Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2008 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource A base de dados bibliográfica da UNICAMP “Acervus” utiliza o software integrado de funções VIRTUA que abrange também o módulo de Periódicos, ainda não ativo. O objetivo do trabalho é a inserção e disponibilização da coleção de periódicos na Base Acervus/Virtua, a ativação e rastreabilidade desse módulo, a qualidade dos serviços ao usuário, o acesso ao texto completo on-line para os títulos de periódicos que a UNICAMP possui também em assinatura eletrônica e a padronização dos registros bibliográficos na base Acervus/Virtua com a garantia do usuário realizar suas pesquisas com resultados qualitativos. Como resultado, o usuário final ao acessar a Base Acervus/Virtua, poderá realizar buscas de forma unificada para informações de títulos de periódicos disponíveis na UNICAMP e recuperar esse material com rapidez e confiabilidade. O tempo de empréstimo, a qualidade do atendimento e a rapidez no acesso ao artigo impresso ou ao periódico em meio eletrônico, serão as maiores vantagens obtidas a partir da implantação desse processo de melhoria das Bibliotecas do SBU. Language A language of the resource pt snbu2008