http://repositorio.febab.org.br/files/original/30/4209/SNBU2008_058.pdf 76fd30b29d210cc434bb6889ee8e50a5 PDF Text Text �������������� � � ���� �� �������� ����� �� ���������� � ����������������������� �������!����" ���� ���#��$�#������ DESENVOLVIMENTO E IMPLANTAÇÃO DO NOVO SISTEMA DE INFORMAÇÃO, VIA WEB DA DIVISÃO DE BIBLIOTECA E DOCUMENTAÇÃO/ESALQ/USP FACCO, A. C. F.1 PEREIRA, G. J.2 SAAD, M. R. M.3 FERRAZ, K. M. A.4 LAI REYES, A. E.5 SCHIAVUZZO, P. L.6 RESUMO Diante das exigências por um meio ágil e eficaz de monitorar os indicadores de desempenho do mapa estratégico, a Biblioteca da ESALQ, decidiu em sua reunião anual de planejamento, criar um novo sistema de informação. Como os softwares comerciais têm alto custo de aquisição e manutenção, optou-se pelo emprego de capacitação local, através de parceria com o Centro de Informática na Agricultura CIAGRI, que cedeu um analista de sistema para o desenvolvimento do programa. O trabalho mostra as 4 primeiras fases de implantação, demonstra o estado atual e sinaliza para os próximos planos de implementação e consolidação do software específico. Palavras-chave: Indicadores de desempenho. Unidades de informação. Sistema de informação. ABSTRACT Facing the exigencies for better and efficient means of monitoring the indicators of performance - concerning its strategic map – ESALQ’S Library has decided to create a new system of information. Given the fact that commercial softwares have high costs of acquisition and maintenance, one has chose to use local qualification thorough the partnership with the Campus’ Computer Science Centre (CIAGRI). This Centre has handed over a systems’ analyst to help with the program’s development. The present work shows the first four steps of implementation, the actual stage of the program and points out references to the next plans of implementation and consolidation of specific software. Keywords: Performance indicators. Units of information. Information System. �2 1 INTRODUÇÃO Em 2004, quando a Biblioteca da Escola Superior de Agricultura “Luiz de Queiroz” – ESALQ/USP, depois de analisar criticamente seu modelo de “Políticas do Ano” tomou a decisão, durante sua reunião de planejamento estratégico, de implantar um novo formato de “Mapa Estratégico”- mais inovador, do ponto de vista tecnológico, mais eficaz como instrumento de gestão. Era preciso gerenciar diversos indicadores vitais para a Organização, que deveriam ser constantemente monitorados e, onde lideres e colaboradores pudessem interagir de forma sistêmica, criando assim uma visão compartilhada da Biblioteca. (...) A visão pinta o quadro que queremos criar. O pensamento sistêmico revela como criamos o que temos no momento (SENGE, 1999, p. 258). Com esse cenário, foi preciso adotar uma solução informatizada (com software específico) para controlar e gerenciar o crescente número de indicadores, fato que o antigo sistema de informação, com base em planilhas de Excel, não correspondia. Para tal, a Biblioteca propôs uma parceria com o Centro de Informática do Campus “Luiz de Queiroz” - CIAGRI, que aceitou e indicou um analista de sistemas para implantar um sistema capaz de ser acessado, atualizado e administrado pela Web. Paralelamente está sendo desenvolvido para ser incorporado ao sistema, o módulo “Projeto”, que deverá gerenciar os planos de ação que também dão suporte ao Mapa Estratégico (Figura 1). 2 DESENVOLVIMENTO Entre a decisão estratégica de desenvolver um novo modelo e o inicio da sua implantação, o projeto foi dividido em 4 fases. �3 2.1 Primeira fase: negociação Após analisar em conjunto com o CIAGRI alguns programas disponíveis no mercado, percebeu-se ser impossível adquirir um software para gerenciamento dos indicadores, pelos altos custos de aquisição e manutenção. A opção foi o desenvolvimento de um programa para controlar os conjuntos de indicadores de desempenho. Várias reuniões foram realizadas para definição do modelo do sistema a ser desenvolvido, uma vez que este deveria ser bastante flexível para possibilitar, a qualquer momento, mudanças e inserções de novos indicadores, ou mesmo algumas fusões. Figura 1 – Mapa Estratégico da Biblioteca �4 2.2 Segunda fase: o mapeamento de indicadores da biblioteca Através do mapeamento dos indicadores (Figura 2) foi possível visualizar, de forma clara e objetiva como deveria ser o caminho para o seu aperfeiçoamento. Ficou e evidente que muitos indicadores careciam de uma revisão, ou mesmo eram passíveis de descarte. Permitiu ainda identificar os indicadores outcomes (de resultados) e os drives (direcionadores) que podem vir a ser implantados. Do modo como o mapeamento foi estruturado, tornou-se fácil o acompanhamento dos indicadores por todos os níveis da biblioteca: estratégico, tático e operacional. ������� ��� ��� � � ��� ��� ������ ��� �� ����� ������� � Indicadores Operacionais �������� � �� ���%����� � � � � �� ���� �� ��������� �� ���������� Indicadores Táticos Indicadores Estaregicos *����� � � ���� �� ������� ���� �! ��� ��� �� ���� �� ��� ������ ���� �� �� ��� "�� ��"�#���� � ��� ����� ���� ���� � �� ��� ����� �� ����� � �� ���'�� ���� �������� $� ���� ��������� �� ���� �� ������� � � �� ���� ������ ��� ���� �� ������ � �� �����&�� ��� &��'����(� �� ���)���(� � �� �� � � ���� ��� � � ������ �� ,-� ��� +&!& Figura 2 – Mapeamento dos indicadores da Biblioteca 2.3 Terceira fase: implantação do modulo de coleta de dados O Sistema está sendo implantado em plataforma Linux de distribuição Debian Etch por sua estabilidade e segurança, além de ser a plataforma adotada pelo CIAGRI. Os dados estão armazenados no Gerenciador de Banco de Dados Relacional MySQL, versão 5. A interface de usuário é a web, utilizando servidor Apache por ser robusto, confiável e de fácil de administração. O sistema usa as linguagens javascript, e PHP (versão 5), além da biblioteca gráfica JPGraph, versão 2 para a implementação de gráficos de controle. Atualmente o sistema está na fase �5 3 da etapa 1: coleta de dados, que possibilita ao usuário ter acesso via web (Figuras 3 e 4). 2.4 Quarta fase: módulo projetos A necessidade identificada no planejamento estratégico para 2005, de monitorar automaticamente os projetos e planos de ação do ano, veio ao encontro do sistema de controle dos indicadores em desenvolvimento. Para iniciar o projeto, foi importante fazer um diagnóstico dos registros dos planos de ação da biblioteca, para depois definir os itens do novo formato, mais interativo, e que atenda tanto às expectativas do nível estratégico da biblioteca, como também do tático e operacional. A tecnologia adotada incluiu a modelagem de dados, as atividades referentes à Diagrama E-R e à estruturação de tabelas. Posteriormente, a fase de estruturação do módulo para cadastro dos projetos, das ações e dos usuários (equipe envolvida), que consistiu da implementação de formulários administrativos (adicionar, editar, excluir). O novo módulo deve dispensar o papel (formulário impresso), de modo que a aprovação de um projeto (ou plano de ação), seja efetivada pela diretora da biblioteca, via sistema sem necessidade de assinaturas ou cópias, uma vez que os participantes de cada projeto têm acesso ao documento digital (Figura 5). O novo módulo prevê também o registro das atividades dos participantes em cada ação do plano, para poder avaliar o grau de participação e envolvimento dos funcionários. Numa nova etapa deste módulo será implementado gráfico de “gantt” para acompanhar dinamicamente o andamento do projeto e cumprimento de “deadlines” de cada ação e do projeto como um todo. Na seqüência das atividades, realizadas pela Biblioteca, procedeu-se ao cadastramento dos “Planos de Ação” referentes ao ano de 2008, para em seguida analisar, avaliar e sugerir melhorias, se necessário. O próximo passo consistirá em iniciar os treinamentos aos funcionários, referentes ao preenchimento das planilhas e conscientizá-los sobre a importância dessa informação para a análise e avaliação do desempenho pessoal e institucional. �6 Figura 3 – Tela Inicial – login do usuário Figura 4 – Coleta de Dados – tela de alimentação de dados do indicador �7 Figura 5 – Módulo - Projetos - tela do PDCA (Planejamento, Desenvolvimento, Checagem e Ação corretiva) 3 CONCLUSÃO O sistema ficou mais confiável que o modelo anterior, pois é acessado somente com senha individual e apenas os respectivos indicadores a serem preenchidos aparecerão na tela. Outra melhoria é o alerta ao usuário, via e-mail no caso de não preenchimento dentro do prazo estipulado. A informação é de fácil obtenção, precisa e rápida; é adaptável e flexível, permitindo modificações sempre que necessárias. Também permite que tarefas executadas eventualmente por diferentes pessoas, que não estejam necessariamente vinculadas a um determinado processo, possam ser registradas sem dificuldade. É o caso, por exemplo, de substituição de um colaborador, cujo substituto pode perfeitamente executar as tarefas do substituído e anotar os dados daquela atividade, usando sua própria senha. Isso permite registrar e medir o quanto foi executado pelo substituto. Por se tratar de um software via web, os dados podem ser coletados ou disponibilizados em qualquer ponto do campus, facilitando a portabilidade das informações. �8 As correções de rumo, oriundas de uma análise crítica podem rapidamente ser encaminhadas ao administrador do sistema, que providencia as modificações imediatamente e as disponibiliza aos usuários do sistema, o que anteriormente seria inviável. A receptividade dos colaboradores ao novo ao novo método de coleta, manifestadas nas reuniões foi muito favorável e decisiva para a continuidade do projeto, pois envolve muitas mudanças e capacitação exaustiva. REFERÊNCIAS SENGE, P.M. A quinta disciplina: arte, teoria e pratica da organização de aprendizagem. 4. ed. São Paulo: Best Seller, 1998. 441 p. BIBLIOGRAFIA CONSULTADA FUNDAÇÃO PARA O PREMIO NACIONAL DA QUALIDADE. Planejamento do sistema de medição do desempenho: relatório do comitê temático. 2. ed. São Paulo, 2002. 97 p. _________________ 1 Antonio Carlos Fabretti Facco, Universidade de São Paulo, Escola Superior de Agricultura “Luiz de Queiroz”, Divisão de Biblioteca e Documentação, facco@esalq.usp.br. 2 Geraldo Pereira Jr, Universidade de São Paulo, Escola Superior de Agricultura “Luiz de Queiroz”, Divisão de Biblioteca e Documentação, gpereira@esalq.usp.br. 3 Marcia Regina Migliorato Saad, Universidade de São Paulo, Escola Superior de Agricultura “Luiz de Queiroz”, Divisão de Biblioteca e Documentação, mrmsaad@esalq.usp.br. 4 Kátia Maria de Andrade Ferraz, Universidade de São Paulo, Escola Superior de Agricultura “Luiz de Queiroz”, Divisão de Biblioteca e Documentação, katia@esalq.usp.br. 5 Andrés Enrique Lai Reyes, Universidade de São Paulo, Centro de Informática do Campus Luiz de Queiroz, andres@ciagri.usp.br. 6 Pedro L. Schiavuzzo, Diagrama Consultoria, pedro@diagrama-dia.com.br. � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 15 - Ano: 2008 (CRUESP - São Paulo/SP) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Empreendedorismo e inovação: desafios da biblioteca universitária Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available CRUESP Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2008 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant São Paulo (São Paulo) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Desenvolvimento e implantação do novo sistema de informação, via web da Divisão de Biblioteca e Documentação/ESALQ/USP. Creator An entity primarily responsible for making the resource Facco. A. C. F. et al. Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant São Paulo (São Paulo) Publisher An entity responsible for making the resource available CRUESP Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2008 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Diante das exigências por um meio ágil e eficaz de monitorar os indicadores de desempenho do mapa estratégico, a Biblioteca da ESALQ, decidiu em sua reunião anual de planejamento, criar um novo sistema de informação. Como os softwares comerciais têm alto custo de aquisição e manutenção, optou-se pelo emprego de capacitação local, através de parceria com o Centro de Informática na Agricultura - CIAGRI, que cedeu um analista de sistema para o desenvolvimento do programa. O trabalho mostra as 4 primeiras fases de implantação, demonstra o estado atual e sinaliza para os próximos planos de implementação e consolidação do software específico. Language A language of the resource pt snbu2008