http://repositorio.febab.org.br/files/original/30/4184/SNBU2008_033.pdf 374697405d683ab03435aaa8e7538be2 PDF Text Text �������������� � � ���� �� �������� ����� �� ���������� � ������������������������������� ��������� !�!�����" �� ANÁLISE DA APLICABILIDADE: apoio ao serviço de aquisição bibliográfica da UNIUBE – Relato de uma rotina de trabalho PALHARES, M. M.1 RESUMO Apresenta um relato de experiência sobre o serviço de aquisição bibliográfica na Biblioteca Central da Universidade de Uberaba. Mostra como é feito todo o trabalho de aquisição e como esse serviço é otimizado utilizando uma ferramenta específica do sistema de gerenciamento da biblioteca. Essa ferramenta informa dados estatísticos sobre a utilização da obra solicitada. Facilita a execução do serviço de aquisição com mais precisão e clareza. Palavras-chave: Aquisição. Biblioteca – Serviços. Serviços – Automação. ABSTRACT This work presents a report of experience above the service of acquisition bibliographic on Library Central from University of Uberaba. It shows how is made all of the work of acquisition and how this service is optimized by using a tool specific of the system of management from library. This tool informs statistical data above the utilization from the requestted work. It facilitys the execution of the service of acquisition with added precision and clarity. Keywords: Acquisition. Library – Service. Services – Automation. �2 1 INTRODUÇÃO A história da hoje Universidade de Uberaba, Instituição sem fins lucrativos, mantida pela Sociedade Educacional Uberabense, remonta ao ano de 1940, quando Mário Palmério funda o Lyceu do Triângulo Mineiro. Com essa iniciativa, o educador dava os primeiros passos na direção de um projeto muito mais ousado: dotar a pacata Uberaba da época de uma escola voltado para a oferta do ensino superior. Até que a idéia se transformasse em realidade, Mário Palmério põe em prática outras duas ações. Transfere a sede do Lyceu, mais tarde chamado de Colégio Triângulo Mineiro, para um conjunto de edifícios onde, hoje, funciona o Campus Centro e decide criar a Escola Técnica de Comércio do Triângulo Mineiro. Em 1947 o governo federal autoriza a abertura da Faculdade de Odontologia do Triângulo Mineiro. Em menos de dez anos, outras duas escolas entram em funcionamento: a Faculdade de Direito do Triângulo Mineiro, em 1951, e a escola de Engenharia do Triângulo Mineiro, em 1956. Uberaba, então, passa a se projetar também em razão de sua importante estrutura, voltada para o ensino superior, privilégio de poucas cidades mineiras, no início dos anos 50. Junto com essas importantes conquistas, veio a necessidade de expansão da estrutura física. Em 1976, começa a funcionar o Campus Aeroporto. A nova estrutura começou a funcionar a partir de 1972, as faculdades isoladas dão lugar a uma nova organização e a Instituição passa a se chamar Faculdades Integradas de Uberaba, ficando conhecida pela sigla FIUBE. A mudança possibilita que se criem, em 1973, novos cursos. O ano de 1981 marca a fusão com a Fista - Faculdades Integradas Santo Tomás de Aquino. Incorpora outros cursos e amplia ainda mais a oferta de vagas. A mais significativa das conquistas se dá em 1988: o reconhecimento como Universidade de Uberaba pelo Ministério da Educação. A mudança garante à Instituição autonomia para a criação de novos cursos. Entre 1989 e 1991. A Universidade de Uberaba passa a oferecer mais oito novos cursos de graduação. Em 1997, a Instituição dá um importante passo para se firmar também como centro de excelência para o ensino de graduação na área da saúde. Por decisão do Conselho Universitário, é autorizada a criação de vários cursos na �3 área da saúde. Atualmente, a Universidade de Uberaba oferta cursos presenciais em todas as áreas (exatas, humanas, saúde) e EAD com pólos em todo o país e fora dele e, cursos Tecnológicos e Seqüenciais. 1.1 Biblioteca Central A Biblioteca Central da Universidade de Uberaba funcionava no Campus Centro, até 1978, localizado na Avenida Guilherme Ferreira, 217 Centro, atendendo aos cursos de Direito, Educação Física, Odontologia e Psicologia. Em fevereiro de 1979, passou a funcionar no bloco A do campus Aeroporto, na Avenida Nenê Sabino, 1801 - Bairro Universitário, onde funcionou até abril de 1998, quando foram inauguradas as novas e modernas instalações, climatizadas, com iluminação e ventilação planejadas. A biblioteca está aberta a toda a comunidade, porém o empréstimo domiciliar é concedido somente ao corpo docente, discente e administrativo da UNIUBE. Tem como missão: disponibilizar serviço de informação eficiente e de qualidade à comunidade acadêmica e atuar como mediadora na capacitação de todos os envolvidos no processo de ensino, pesquisa e extensão, possibilitando-lhes autonomia diante de suas necessidades informacionais em todas as áreas do conhecimento. Seu acervo abrange todas as áreas do conhecimento e permite o livre acesso às estantes. É constituído de: � Monografias (Livros, folhetos, eventos, teses, dissertações, etc.) � Periódicos (jornais, revistas, boletins, anuários, etc.) � Obras de referência (dicionários, enciclopédias, etc.) � Multimeios (CD-ROM, DVD, disquetes, fitas de vídeo, etc.) O acervo está informatizado e pode ser consultado nos computadores locais, bem como via internet. A Biblioteca Central ocupa área com mais de 4.000 m2, distribuídos em dois pavimentos. a) Primeiro piso (térreo) encontram-se os seguintes setores: � Recepção. �4 � Setor de Referência. � Setor de Circulação e empréstimo. � Acervo geral. � Sala de leitura informal. � Setor de Processos Técnicos. � Setor de Seleção e Aquisição. � Suporte em Informática. � Setor Braille. � Memorial Mário Palmério. � Reprografia (terceirizado). Área de estudos, 40 baias (estudo individual ), e 8 cabinas de estudo em grupo e 2 cabinas de estudo individual com capacidade de dois usuários por cabina. b) Segundo piso � Setor de Periódicos. � Setor de Mapoteca. � Setor de Multimeios. � Setor de Coleções Especiais Obras Raras, Antigas e Preciosas. � Acervo de EAD. � Acesso à internet com 36 computadores. � Sala de audiovisual. � Sala de som. � Secretaria � Sala da Direção. Possui 27 câmeras instaladas em pontos estratégicos (primeiro e segundo piso) possibilitando o pleno controle de todos os ambientes da biblioteca. Dispõe de sistema anti-furto, operado por um portão eletrônico. �5 Oferece os seguintes serviços: � Auxílio à pesquisa no acervo local � Catalogação na fonte � Comutação bibliográfica � Empréstimo, renovação e reserva � Internet � Levantamento bibliográfico � Treinamento para consulta às bases de dados � Visita orientada O acervo da Biblioteca Central da Universidade de Uberaba – UNIUBE é composto por milhares de obras que atendem e aos cursos de graduação, pósgraduação e EAD, bem como aos órgãos e departamentos da instituição. A aquisição é feita para Biblioteca Central e para as bibliotecas setoriais tanto em Uberaba (MG) como Uberlândia (MG), Araxá (MG) e Itapagipe (MG). Todo o processamento técnico de todas as bibliotecas é realizado na Biblioteca Central, com o sistema Winisis e MARC 21, com o Sistema de Gerenciamento Infoisis. Cada biblioteca possui sua base própria. A Biblioteca Central conta com 7 bibliotecárias assim designadas: 01 (direção), 02 (processamento técnico de monografias), 01 (referência), 01 (periódicos), 01 (processamento técnico de materiais especiais), 01 (seleção e aquisição). Com 55 colaboradores a biblioteca funciona 16 h por dia de segunda a sexta-feira e 12 h no sábado. Atende em média vinte mil alunos (presenciais e EAD); e mais de dois mil e quinhentos colaboradores (administrativos e professores). Realiza em média setenta e quatro mil operações entre empréstimo/devolução/reserva de materiais por mês, entre alunos, professores e colaboradores. Toda a aquisição bibliográfica da instituição é feita por meio da Biblioteca Central. A demanda é grande, pois atende mais de 90 cursos entre �6 graduação e pós-graduação e todos os departamentos dos campi da UNIUBE. Diante disso, foi necessário criar uma metodologia de aquisição juntamente com os cursos, órgãos e departamentos para otimizar o serviço de aquisição. Esse relato informa como a Bibliotecária de Seleção e Aquisição utiliza uma ferramenta do sistema de gerenciamento da biblioteca no decorrer da aquisição bibliográfica. 2 O PROCESSO DE AQUISIÇÃO Os formulários de aquisição são disponibilizados on line na página da Biblioteca Central e cada curso/departamento pode fazer a solicitação de acordo com o tipo de material. Em solicitações específicas para cursos presenciais e EAD. Os materiais que podem ser solicitados junto ao Setor de Seleção e Aquisição são: � CD-Áudio � CD-Rom � DVDs e Fitas de vídeo � Livros nacionais � Livros internacionais � Mapas e cartas � Normas técnicas � Teses e dissertações � Outros materiais (figuras, slide, imagens de satélite, etc.). E, é por meio de cada formulário é que a solicitação de compra é realizada, de acordo com os passos a seguir: 1. Solicitação da bibliografia da disciplina do professor ao Diretor do Curso. 2. Aprovada a solicitação pelo Diretor do Curso, é preenchido o formulário relacionado ao material e enviado à Biblioteca. �7 3. A Bibliotecária de Seleção e Aquisição analisa o pedido, normaliza de acordo com as normas estabelecidas pela instituição para solicitação (se vierem fora do padrão) e verifica as incoerências que existam. 4. Depois de analisado o pedido, esse vai para o Departamento de Compras onde é feita a cotação em no mínimo cinco distribuidores para que seja elaborado um mapa de concorrência. 5. Fechada o mapa de cotação esse é enviado para a Biblioteca fechar o pedido. 6. fechamento do pedido se dá ao verificar itens com incoerência de dados antes não identificados, e itens esgotados. Esses são devolvidos aos cursos para que estejam cientes dos problemas ocorridos durante o processo de cotação. 7. Durante o fechamento é feito uma verificação nas bases de dados (Winisis, formato Marc 21) referente a cada Biblioteca se a obra existe no acervo e, se existe quantos exemplares tem e desses exemplares, para quais cursos foram comprados, pois no na catalogação é identificado com códigos os cursos para os quais as obras são compradas. 8. Após essa identificação é feita a ANÁLISE DA APLICABILIDADE, ou seja, a análise de USO/RESERVA da obra no decorrer de um ano, ou de acordo com a data que a obra entrou no acervo. 9. Essa ANÁLISE DA APLICABILIDADE é feita utilizando uma ferramenta de pesquisa no sistema de gerenciamento da biblioteca Infoemp-Infoisis, a qual informa quantas vezes a obra foi emprestada no período, se houve reservas, e quantas pessoas utilizaram cada exemplar. 10. Depois de feita a ANÁLISE DA APLICABILIDADE é que se faz a solicitação efetiva dos exemplares necessários para cada título solicitado. �8 11. Com a ANÁLISE DA APLICABILIDADE é possível determinar uma quantidade de exemplares maior a ser adquirida para determinada obra de acordo com a variável alta de USO/RESERVA e uma quantidade menor de exemplares a ser ou não adquirida para outra obra com uma variável baixa de USO/RESERVA. 12. Essa ferramenta é de fundamental importância no serviço de aquisição da Biblioteca Central da Universidade de Uberaba UNIUBE, pois com ela é possível detectar a necessidade ou não da obra no acervo, o que leva a evitar gastos desnecessários e/ou atualização do acervo com obras mais recentes, ou ampliação do acervo de acordo com obras já existentes, porém em número insuficiente. Após fechar todo o trabalho de análise do pedido, é solicitado aos departamentos a liberação da compra. 13. Após a aprovação dos departamentos competentes é feito a compra pelo Departamento de Compras, de acordo com cada fornecedor ganhador, nesse caso é verificado entre outras coisas, prazos, condições de pagamento e resolução imediata de problemas, tudo para que seja efetuado o fechamento da compra. 14. Fechado a compra dos livros, a Biblioteca recebe uma AF – Autorização de Fornecimento por curso/órgão/departamento e/ou biblioteca, e aguarda o recebimento do material, o qual será todo preparado (Processos Físicos e Técnicos) e direcionado à Biblioteca a qual pertencerá. 15. E a parte burocrática de Notas Fiscais e Pagamentos são designados aos setores responsáveis da instituição. E o Setor de Seleção e Aquisição faz o controle, para o fechamento anual de aquisição. 16. Setor de Seleção e Aquisição mantém todos os cursos/órgãos/departamentos informados sobre o andamento das aquisições por e-mail ou com arquivos atualizados na rede. �9 Para o Setor de Seleção e Aquisição da Biblioteca chegar ao ponto onde se está hoje, foram anos de atividades intensas com trabalho praticamente manual, para se ter conhecimento de todo o acervo e como seria a melhor forma de recuperar as informações no momento da aquisição. Uma ferramenta simples que baseada no sistema de gerenciamento da Biblioteca oferece uma gama de informações que são cruciais para o sucesso do serviço de aquisição de todos os cursos/órgãos/departamentos da instituição. 3 CONCLUSÃO O processo de aquisição de todas as bibliotecas da UNIUBE, ainda tem muito a evoluir, pois há mais ou menos oito anos todos os pedidos eram feitos manualmente e não existia uma análise das obras, e nem a quantidade real de cada obra no acervo, pois ele ainda não estava totalmente informatizado. Anteriormente haviam aquisições desnecessárias, devido ao desconhecimento do acervo e a inexistência de um profissional para fazer o trabalho de seleção e aquisição. Com a informatização total do acervo, com definição de todas as bibliografias por curso, e o desenvolvimento de ferramentas para execução desse serviço, facilitou a recuperação das informações no momento da aquisição. Não foi feito um estudo de quanto era comprado antes da informatização geral do acervo, até porque esses dados não existem, pois já se passaram longos anos. Mas, é fato que antes compravam-se quantidade e o acervo se desenvolvia desordenadamente. Hoje o acervo cresce de acordo com cada disciplina e/ou necessidade do curso, e exigências do MEC, porém com quantidade e qualidade adequadas para atender à demanda. Com um crescimento médio de dezoito mil exemplares por ano. Diante disso, é importante ressaltar que a ANÁLISE DA APLICABILIDADE é mais que meio de recuperação das informações na hora da �10 aquisição, que otimiza e facilita todo o processo de aquisição das bibliotecas da UNIUBE. É apenas o relato de uma rotina de trabalho que após utilizar várias formas e meios de aplicação de recursos, conseguiu definir e otimizar o serviço de aquisição da instituição num todo. Talvez pequenas iniciativas possam gerar grandes resultados. No caso da Biblioteca Central, essa ferramenta do sistema de gerenciamento da biblioteca Infoemp-Infoisis facilita, otimiza e produz resultados para todos os interessados, para a biblioteca que quer oferecer bem seus produtos, para a instituição que quer atender bem aos alunos e para os alunos que contam com um acervo sempre atualizado e adequado de acordo com a demanda. REFERÊNCIAS CRUZ, A. C.; MENDES, M. T. R.; WEITZEL, S. R. A biblioteca: o técnico e suas tarefas. 2. ed. Niterói: Intertexto, 2004. LANCASTER, F. W. Avaliação de serviços de bibliotecas. Brasília: Briquet e Lemos, 1996. SILVA, F. C. C. Bibliotecários especialistas: guia de especialidades e recursos informacionais. Brasília: Thesaurus, c2005. WEITZEL, S. R. Elaboração de uma política de desenvolvimento de coleções em bibliotecas universitárias. Rio de Janeiro: Interciência, 2006. UNIVERSIDADE DE UBERABA. Biblioteca Central. [Desenvolvida pelo Núcleo de Informática da Universidade de Uberaba], 2007. Disponibiliza informações sobre a Biblioteca. Disponível em: <http://www.uniube.br/new/institucional/biblioteca/ura/index.php>. Acesso em: 11 set. 2008. __________________ 1 Márcia Maria Palhares, Universidade de Uberaba ( UNIUBE), marcia.palhares@uniube.br. � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 15 - Ano: 2008 (CRUESP - São Paulo/SP) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Empreendedorismo e inovação: desafios da biblioteca universitária Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available CRUESP Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2008 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant São Paulo (São Paulo) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Análise da aplicabilidade: apoio ao serviço de aquisição bibliográfica da UNIUBE – Relato de uma rotina de trabalho. Creator An entity primarily responsible for making the resource Palhares, M. M. Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant São Paulo (São Paulo) Publisher An entity responsible for making the resource available CRUESP Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2008 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Apresenta um relato de experiência sobre o serviço de aquisição bibliográfica na Biblioteca Central da Universidade de Uberaba. Mostra como é feito todo o trabalho de aquisição e como esse serviço é otimizado utilizando uma ferramenta específica do sistema de gerenciamento da biblioteca. Essa ferramenta informa dados estatísticos sobre a utilização da obra solicitada. Facilita a execução do serviço de aquisição com mais precisão e clareza. Language A language of the resource pt snbu2008