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ACESSO LIVRE E REPOSITÓRIO INSTITUCIONAL:
uma ferramenta indispensável nas Instituições de Ensino Superior
SOUSA, M. C. P.1
CRUZ, M. A. L.2
BRAGA, M. F. A.3

RESUMO
Repositórios digitais como alternativa para preservar, organizar e divulgar a
produção científica. Comenta sobre as ferramentas de implementação dos
repositórios institucionais como forma de subsidiar a disseminação do conhecimento
gerado nas instituições, em especial o software DSpace. Apresenta uma
metodologia para o modelo de gestão e implementação de um Repositório
Institucional, a partir do uso da ferramenta DSpace, visando à gestão do
conhecimento. Finaliza o trabalho ratificando a necessidade de organizar e
disponibilizar os conteúdos técnico-científicos gerados na Universidade Federal do
Maranhão, através do gerenciamento de Repositório Institucional.
Palavras-chave: Acesso livre. Repositório institucional. Gestão do conhecimento.
Software DSpace. Universidade Federal do Maranhão.

ABSTRACT
Digital repositories as alternative to maintaining, organizing and disseminating the
scientific production. Talk about the tools to implement the institutional repositories as
a away to help the knowledge dissemination created in the isntitutions, such as the
software Dspace. Show a metodology for the management pattern and executing of
a institutional repository based on the use of the tool Dspace aiming at the
knowledge management. Finish the work ratifying the necessity to organizing and
become available the technical and scientific contents created at Federal University
from Maranhão through institutional repository management.
Keywords: Free access. Institutional repository. Knowledge management.
SoftwareDSpace. Federal University from Maranhão.

�2

1 INTRODUÇÃO
Na era da Gestão do Conhecimento, cada vez mais no Brasil, as
universidades,

os

institutos

e

grandes

centros

de

pesquisa

buscam

a

democratização das informações geradas, tentando despolarizar, de certa forma, o
meio digital dos inclusos e exclusos informacionalmente.
Inseridas em um contexto organizacional maior, a Universidade e suas
bibliotecas universitárias estão sujeitas a influências externas e internas do ambiente
que as cercam. Especificamente, essas bibliotecas, como órgãos vivos e dinâmicos,
acompanham os desafios a que as Instituições de Ensino Superior (IES) estão
sujeitas, por isso requerem modernização em sua estrutura e formas de
operacionalização.
Vistas dessa forma, entendemos que a biblioteca universitária é um canal
indispensável para o fomento da informação, no âmbito da Universidade e
comunidades adjacentes, configurando-se como um centro institucional por
excelência. Portanto, é papel dessas bibliotecas lutar por sua integração junto à
administração superior das instituições a que pertencem, para viabilizar a produção
e disseminação do conhecimento científico gerado e oferecer serviços online, como
catálogos em rede, entre outros, com vistas a acompanhar o progresso da
sociedade.
Tal posição estratégica faz-se necessária, tendo em vista o compromisso
social desse tipo de biblioteca: contribuir para uma sociedade democrática mais justa
e igualitária, além da responsabilidade de divulgação do conhecimento científico
produzido na instituição.
Esses parâmetros de atuação exigem bibliotecas atualizadas e dinâmicas,
com uma estrutura operacional capaz de fomentar subsídios à criação de novos
conhecimentos e oferecer suporte aos programas de ensino, pesquisa e extensão
da universidade, a fim de disponibilizar acervo e flexibilizar serviços através do uso
das novas tecnologias. Isso propicia a integração entre as unidades responsáveis
pelo gerenciamento dos programas dos cursos, com as bibliotecas assumindo uma
postura pró-ativa, na geração do conhecimento.

�3

Dentre

as

alternativas

disponíveis,

ressaltamos

os

repertórios

institucionais, os quais devem ser concebidos sob uma estrutura apoiada em
plataformas de padrões e linguagens, universalmente, aceitas. Assim sendo,
possibilitarão agregar, de forma gradativa, várias ferramentas para facilitar o acesso,
preservar, divulgar e dar visibilidade à produção acadêmica institucional. Tal
iniciativa garantirá a sua interoperabilidade com outros sistemas e a participação em
consórcios de bibliotecas digitais, o que proporcionará mais um recurso
informacional, voltado para a disseminação e geração de novos conhecimentos.
Por sua vez a
[...] implantação de sistemas que armazenam, gerenciam e disseminam o
conhecimento nas organizações [...] [forneçam a] base para a
transformação do conhecimento tácito em explícito, no sentido de implantar
uma cultura organizacional onde o conhecimento individual existente em
cada pessoa possa ser registrado e compartilhado com os demais na
organização. (SILVA; FERREIRA JÚNIOR, 2007).

Este artigo trata de uma revisão de literatura sobre a estruturação e
operacionalização de repositórios institucionais de Instituições de Ensino Superior
(IES), com utilização da ferramenta D-Space.

2 REPOSITÓRIOS INSTITUCIONAIS E FERRAMENTAS DE IMPLEMENTAÇÃO
A preservação digital dos documentos e sua disponibilidade a qualquer
pessoa é uma preocupação no mundo contemporâneo. Isso se constata em
organizações como universidades, centros de pesquisa, institutos, bibliotecas, entre
outros, que já dispõem de seus próprios repositórios digitais, revelando-se uma
tendência mundial no meio cientifico, com movimentos em favor do acesso livre à
informação.
Tais repositórios possuem formas de armazenamento de objetos digitais,
com capacidade de manutenção e gerenciamento de materiais por longos períodos,
e acesso adequado que, juntamente com a investidura nos protocolos de coleta de
metadados da Iniciativa dos Arquivos Abertos (OAI-PMH), diminuíram as
dificuldades dos autores, na disponibilização dos resultados de suas pesquisas.

�4

Viana, Márdero Arellano e Shintaku (2005) evidenciam que os repositórios
digitais
[...] incentivam a publicação na Rede gerenciada pelo pesquisador (selfarchiving), utilizam novas tecnologias abertas (open source), e as
informações ficam disponíveis para serem acessadas permanentemente por
diversos provedores de serviços a nível nacional e internacional.

Podemos enumerar como principais características dos repositórios
digitais: conteúdo em regime de acesso aberto; garantia de preservação digital do
conteúdo a longo prazo (memória da produção científica); preservação dos direitos
autorais a longo prazo (auto-arquivamento); sistema de gestão integrado com outros
serviços; interoperabilidade com sistemas e padrões universais, como o protocolo
OAI.
Lynch (2003) aponta dois tipos de repositórios digitais, a saber: temáticos
– aqueles com foco em determinada área do conhecimento; institucionais: conjunto
de serviços ofertados por uma instituição a seus membros, permitindo a gerência e
disseminação dos materiais criados por ela.
Qualquer que seja o tipo enumerado por Lynch, os repositórios
institucionais, de uma maneira geral, “[...] são sistemas de informação que servem
para armazenar, preservar, organizar e difundir os resultados (a produção científica)
de uma dada instituição, utilizando um software” (REPOSITÓRIO..., 2007). No
mesmo sentido, Kuramoto (2006) define-os como “[...] um conjunto de serviços
oferecidos por uma instituição aos membros de uma comunidade para a gestão e
disseminação da sua produção técnico-científica em meio digital”. Crow (2002), os
considera como “[...] arquivo digital de produtos intelectuais criados por uma
comunidade de pesquisadores, estudantes e professores de uma instituição”.
Na perspectiva de Lawrence (2003), entender os repositórios institucionais
é perceber a “[...] manifestação visível da importância emergente da gestão do
conhecimento na educação superior”. Nesse sentido, é válido ressaltar, conforme
enfatiza Crow (2002), que os repositórios institucionais constituem “[...] um sistema
global de repositórios distribuídos e interoperáveis que fundamentam um novo
modelo de publicação científica.”

�5

Isso significa que, além da facilidade do acesso e disseminação, a partir
da reunião de vários materiais em um único lugar, há também a projeção de toda a
produção científica da instituição, permitindo maior visibilidade dessa produção.
Para potencializar os repositórios digitais, foram criados os softwares:
Eprints – voltado para servir aos repositórios temáticos ou institucionais; DSpace –
software para construção de repositórios institucionais. Ambos são iniciativa das
instituições University of Southamption (Inglaterra) e Massachussetts Institute of
Technology – MIT, respectivamente.
Atualmente, o DSpace é o software mais utilizado internacionalmente,
adotando o protocolo para coleta de metadados da OAI-PMH v. 2.0, tendo sido o
software adotado como referência no Brasil pelo IBICT. De acordo com Viana,
Márdero Arellano e Shintaku (2005), desde 2003, o IBICT realiza estudos sobre
ferramentas para repositórios institucionais, analisando softwares mais adequados
para a finalidade, entre os quais foram testados o Archimede (Layal University
Library Software), o CDSware (CERN), o FEDERA (Universidade de Virgínia e
Cornell) e o DSpace (MIT).
O IBICT considerou o DSpace o software que melhor se adaptou às suas
necessidades. O teste inicial com essa ferramenta deu-se, a partir da criação do
repositório piloto RIDI (Repositório Institucional Digital do IBICT), o qual se encontra
em fase de aprovação de normas, assinatura de termos de compromisso, entre
outros.
É oportuno lembrar que, a partir dos estudos do IBICT, várias iniciativas
brasileiras utilizam o software DSpace como ferramenta de implementação de seus
repositórios institucionais, tais como: Reposcom (PortCom); Biblioteca Digital de
Vídeos (UFPR); BDJur (Biblioteca Digital Jurídica do STJ); Instituto Antônio Carlos
Jobim; Repositório de Ciências Aquáticas (Unifau); Biblioteca Virtual sobre
Corrupção

(Controladoria

Geral

da

União);

(Universidade Católica de Brasília), entre outras.

Repositório

Institucional

UCB

�6

3 GESTÃO DO CONHECIMENTO E REPOSITÓRIO INSTITUCIONAL
Ter

controle

e

facilidade

de

acesso

ao

conhecimento

gerado

institucionalmente, mantendo um gerenciamento sobre as informações produzidas é
um diferencial competitivo das organizações no mundo globalizado. Este
gerenciamento, no entanto, deve ser de forma integrado e relacionado, visto que a
Gestão do Conhecimento é um processo sistemático, executado de forma articulada
e intencional, com o objetivo de apoiar a geração, a codificação, a disseminação e a
apropriação do conhecimento, visando atingir a excelência organizacional e
institucional.
A constante avaliação a que são submetidas as universidades públicas
pelo sistema educacional nacional determina uma maior agilidade no seu fluxo
produtivo, para criar e divulgar conhecimento científico atualizado. O mundo
globalizado requer um período menor no ciclo tecnológico das inovações e, nesse
sentido, exige esforços em todas as etapas do processo de geração e divulgação
das informações científicas, objetivando intensificar as práticas de compartilhamento
de informações.
Mais do que adotar ferramentas tecnológicas, é preciso criar uma cultura
institucional de compartilhamento de informações. Esta filosofia de atuação requer
quatro linhas de aplicação:
a) gestão da informação com a função de capturar, processar e
disponibilizar informações, sob os mais variados suportes e nas mais
variadas áreas de conhecimento;
b) gestão

do

conhecimento

com

o

objetivo

de

promover

o

compartilhamento do conhecimento, através da interação entre o
conhecimento explícito e o conhecimento tácito da instituição,
assegurando sua proteção;
c) gestão de inteligência para negócios com o objetivo de

consolidar

informações para tomada de decisão, com foco no mercado real e
potencial de novas tecnologias, otimizando o fluxo de produção da
instituição;

�7

d) gestão de tecnologia da informação para promover a governança do
conjunto de recursos não humanos da instituição, referentes ao
armazenamento, processamento e organização nos vários sistemas e
subsistemas criados pelo repositório;
Partindo desse entendimento, os repositórios institucionais devem ser
concebidos de forma a criar um ambiente digital de colaboração que ofereça
visibilidade à produção científica local, fato esse que se coaduna com os objetivos
conceituais da Gestão do Conhecimento explicitados por Zabot e Silva (2002), quais
sejam:
a) tornar

acessível

a

maior

parte

da

informação

corporativa,

compartilhando as melhores práticas e tecnologias existentes;
b) permitir a identificação dos ativos de conhecimento existentes e de
qualquer informação útil à organização, de forma a garantir a memória
organizacional;
c) apoiar

a

geração

de

novos

conhecimentos,

propiciando

o

estabelecimento de vantagens competitivas para a organização;
d) propiciar a aplicação do conhecimento, tornando-o utilizável e útil como
informação essencial ao desenvolvimento organizacional e comunitário.
e) organizar e dar lógica aos dados gerados, de forma a torná-los
aplicáveis.
Convém ressaltar que a unidade de análise do conhecimento não deve
ser a organização, nem o indivíduo, mas sim grupos que interagem em um contexto
comum (BRINT INSTITUTE, 1998).
O que até aqui foi evidenciado são indicadores básicos para uma nova
ordem, no segmento das universidades brasileiras. Contudo não podemos deixar de
resgatar as observações de Terra (2008), quando afirma que nossas universidades
ainda são organizações avessas ao uso de novas ferramentas e tecnologias
disponíveis, possuindo métodos de ensino e pesquisa dissonantes, com relação à
nova sociedade de informação. Entendendo assim, ele lista dez temas para reflexão
sobre esta situação:

�8

1. Será possível que na Era das inovações trans-disciplinares e do trabalho
baseado em rede e em projetos, nossas universidades ainda insistam na
estrutura departamental levada ao extremo?
2. Como se justifica que universidades públicas não exijam que seus
professores e alunos (principalmente de pós-graduação) divulguem seu
trabalho de forma mais aberta para a sociedade? Será que o mecanismo de
trabalhos publicados, dissertações e teses em papel nas bibliotecas leva em
consideração as melhores tecnologias atualmente existentes?
3. Quem sabe o quê nas nossas universidades? É possível para um
cidadão comum ou mesmo para os mais familiarizados com o meio
acadêmico chegar na porta (sites) das nossas universidades e realmente
descobrir quem sabe o quê? Quem tem interesse em quê? Quem está
fazendo o quê?
4. Na Era do “Information Overload”, é possível saber quais foram os 100
trabalhos mais relevantes, mais consultados e melhor avaliados de uma
grande universidade ou mesmo grande departamento?
5. Não seria possível se pensar em mecanismos para reconhecer e
recompensar os professores e pesquisadores que mais compartilham seu
conhecimento? Não existiriam também mecanismos para reconhecer
também os alunos que mais compartilham seu conhecimento?
6. Por que apenas no primeiro dia oficial de aula os alunos têm acesso aos
textos, notas de aula, dinâmicas e exercícios? Por que estas coisas não
estão permanentemente disponíveis para qualquer um acessar a qualquer
momento? Por que não reservar o precioso horário de aula apenas para
debates e discussões?
7. Quais são os mecanismos existentes para se capturar os “insights”
registrados na sala de aula (e fora dela) e torná-los disponíveis para outros
alunos e novas turmas? Será que os professores são o único e melhor
mecanismo de transmissão do conhecimento?
8. Seria possível se pensar em mecanismos mais efetivos de educação
continuada? Ou melhor: seria possível se pensar em um mecanismo onde
os alunos nunca saem da universidade? Onde eles apenas escolhem o grau
e freqüência de contato?
9. Quando nossos bibliotecários vão deixar de ter um mero papel de
controladores do fluxo e estoque de publicações da biblioteca para se
tornarem efetivos “knowledge brokers” especializados em áreas temáticas?
10. Seria possível mudar-se totalmente o conceito de classe, turma e
disciplina? Seria possível se estruturar uma universidade a partir de equipes
de projeto, objetos do conhecimento, knowledge brokers, mapas de
competência e expertise? Seria possível se criar um mercado aberto para
os demandantes e “ofertantes” de conhecimentos? (TERRA, 2008).

Para atuar no meio universitário, tendo por base as premissas enunciadas
acima, torna-se necessário criar uma estrutura norteada pelas seguintes linhas de
atuação:
a) uma plataforma adequada que permita a articulação de vários tipos de
informação,

com

parâmetros

adequados

de

escalabilidade,

versatilidade e capacidade de replicação, pois a conseqüência natural
de um sistema como esse é o crescimento exponencial de dados e
informação aglutinada;
b) um sistema de gestão de conhecimento que, aplicado também os
conceitos de gestão de serviços de tecnologia da informação, seja

�9

capaz de receber informações de retorno sobre os acertos e erros,
classificando-os para que, com sua simples análise e correlação, seja
possível gerar mais conhecimento;
c) uma sistemática que permita aumento progressivo de qualidade do
sistema, conseqüentemente do valor das informações geradas,
tornando o seu uso cada vez mais necessário à vida organizacional.
É com base nessas reflexões que os repositórios institucionais das
Instituições de Ensino Superior (IES) devem ser pensados, com o objetivo de não
apenas divulgar a produção cientifica institucional, mas também inovar e repensar
alguns dos seus processos mais tradicionais ainda em uso. Por isso apontamos o
Dspace como a ferramenta ideal para implantação desse processo institucional, à
medida em que, segundo o Dspace Org. ([2005?]), corresponde às características
que seguem:
a) permite recolher e descrever documentos digitais, possibilitando
estabelecer um workflow adaptável aos processos específicos de cada
comunidade;
b) possibilita distribuir os documentos criados na web, através de um
acesso controlado, com vários níveis de pesquisa, preservando os
criados por um longo prazo;
c) pode ser customizado de acordo com o perfil institucional e as
comunidades que serão inseridas, aceitando todas as formas de
materiais como texto, vídeo e áudio, além de custodiar seu acesso;
d) caso seja necessário sigilo, permite estabelecê-lo, tanto no próprio
documento como na coleção que o contém;
e) a inclusão de documentos é descentralizada, com os metadados sendo
gerados, a partir da tipologia documental;
f) gera estatísticas de uso e indicadores de produção, permitindo que
cada comunidade tenha sua identidade visual, de acordo com os
parâmetros institucionais;
g) é de uso gratuito, não gerando ônus para a instituição.

�10

O Dspace é um produto opensource que pode ser customizado nos
termos da BSD (Berkeley Standard Distribution License). Utiliza linguagem Java,
compatível com todos os sistemas operacionais Unix, servidor web Apache e base
de dados PostgressSQL. E ainda, possui metodologia de arquivos abertos, é
totalmente compatível com o Dublin Core, a exemplo da BDTD, e é altamente
interativo, permitindo a interoperabilidade com outras aplicações que, porventura,
possam ser incorporadas ao repositório.

4 MODELO DE GESTÃO E IMPLEMENTAÇÃO
As experiências nacionais de repositórios já implementados, encontrados
na literatura (Repositório Institucional da Universidade Católica de Brasília (UCB) e
Repositório Institucional do Instituto de Biotecnologia da Amazônia), apresentam a
seguinte estrutura padrão: organização em Comunidades, Subcomunidades e
Coleções, atreladas à estrutura acadêmica da IES vinculada; as Comunidades
correspondem aos Centros Acadêmicos existentes, onde podem subdividir-se em
Subcomunidades correspondentes aos Cursos de Graduação, Programas de PósGraduação Lato Sensu e Stricto Sensu e Pesquisa, correspondendo aos Projetos de
Pesquisa em desenvolvimento pelos Centros; as Coleções relacionam-se às
monografias, artigos de periódicos, livros, anais de eventos, textos para discussão,
relatórios técnicos e mesmo aulas especiais (em vídeo), que possam ser relevantes
para pesquisas futuras (CARVALHO et al., 2006; SILVA; FERREIRA JÚNIOR,
2007).
As formas de acesso dos repositórios, relatados por Carvalho et al. (2006)
e, Silva e Ferreira Júnior (2007), obedecem ao que segue:
a) acesso público: navegação de livre acesso, com a realização de
download de documentos tipo público na íntegra;
b) acesso de usuários registrados: navegação em comunidades de
acesso livre, realização de download dos documentos tipo público; no
caso de documentos de acesso restrito, somente com a autorização do
administrador da comunidade. Usuários registrados também poderão
criar comunidades e arquivos do tipo restrito, concedendo visualização

�11

aos seus próprios usuários selecionados. Esses usuários registrados
podem ser categorizados pela função de administrador, do tipo
moderado ou avançado;
c) usuários selecionados: navegação em comunidades de livre acesso,
realização de download de documentos tipo público e restrito, conforme
autorização do administrador da mesma, mas com acesso temporário e
sem direito à criação de comunidades próprias dentro do sistema. Tipo
de acesso idealizado para pesquisadores que não têm vínculo
institucional,

mas

desenvolvem

atividades

de

pesquisa

nas

comunidades locais.
Apenas o administrador avançado de cada comunidade tem autorização
para criar, editar e excluir comunidades, categorias, pastas e arquivos.
Esta estrutura permite que cada Comunidade e Subcomunidade tenha
flexibilidade na decisão de como gerenciar seu fluxo informacional, estabelecendo
uma política própria de acesso aos seus membros, forma de criação e depósito de
vários documentos, além da forma de utilização de cada um.
A Subcomunidade Pesquisa permitirá gerenciar e cadastrar todos os
projetos de pesquisa em andamento na instituição, permitindo mensurar a
produtividade institucional em seus aspectos quantitativos e qualitativos, de forma a
possibilitar o estabelecimento de metas na aplicação dos recursos destinados à
pesquisa cientifica local.

5 CONCLUSÃO
A informação técnico-científica é vista hoje como um bem público global,
que deve beneficiar a todos. Nessa perspectiva, modelos alternativos de
comunicação científica, como os repositórios institucionais, estão cada vez mais se
institucionalizando no âmbito das universidades, como um meio não só de
preservação, mas também de comunicação do saber produzido, permitindo um
amplo acesso à documentação variada, oriunda das atividades da própria
universidade.

�12

Entendemos que o objetivo primordial na criação de um repositório
institucional é estabelecer um novo parâmetro para a comunicação científica, seja
ele local seja externo. Esse novo parâmetro deve trazer não apenas visibilidade no
meio acadêmico, mas também uma nova concepção do fazer científico, sem o qual
não é possível o uso adequado de novas tecnologias. A facilidade de operação da
ferramenta deve proporcionar maior interesse e envolvimento dos atores
institucionais, em todas as fases da produção científica – coleta, gestão, divulgação
e preservação da produção científica – não ficando esta responsabilidade restrita
apenas a um determinado setor. Todos se envolvem, pois o processo é contínuo.
O conhecimento gerado no processo alimentará a própria universidade
em autoconhecimento, identificando seu potencial competitivo tanto nas áreas em
que já atua, como na identificação de potenciais, ainda insuspeitados, de atuação e
liderança em novas frentes de atuação.

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__________________
1

Maria da Conceição Pereira de Sousa, Universidade Federal do Maranhão, Núcleo Integrado de
Bibliotecas (NIB), Biblioteca Central, Especialista em Gestão de Arquivo,
conceicaosousa@yahoo.com.br.
2
Maria Aparecida Lopes da Cruz, Universidade Federal do Maranhão, Núcleo Integrado de
Bibliotecas (NIB), Mestre em Biblioteconomia, cidazen@gmail.com.
3
Maria de Fátima Almeida Braga, Universidade Federal do Maranhão, Núcleo Integrado de
Bibliotecas (NIB), Doutoranda em Psicologia Social, Professora do Curso de Biblioteconomia,
Diretora do NIB/UFMA, bibliotecacentral@ufma.br.

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                <text>SNBU - Edição: 15 - Ano: 2008 (CRUESP - São Paulo/SP)</text>
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                <text>Biblioteconomia&#13;
Documentação&#13;
Ciência da Informação&#13;
Bibliotecas Universitárias</text>
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    <description>A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration.</description>
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      <name>Dublin Core</name>
      <description>The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.</description>
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              <text>Repositórios digitais como alternativa para preservar, organizar e divulgar a produção científica. Comenta sobre as ferramentas de implementação dos repositórios institucionais como forma de subsidiar a disseminação do conhecimento gerado nas instituições, em especial o software DSpace. Apresenta uma metodologia para o modelo de gestão e implementação de um Repositório Institucional, a partir do uso da ferramenta DSpace, visando à gestão do conhecimento. Finaliza o trabalho ratificando a necessidade de organizar e disponibilizar os conteúdos técnico-científicos gerados na Universidade Federal do Maranhão, através do gerenciamento de Repositório Institucional.</text>
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