http://repositorio.febab.org.br/files/original/29/4149/SNBU2002_139.pdf 46affec6b4ad247d7b6690a393157496 PDF Text Text O gerenciamento da informação em biblioteca universitária: um estudo de caso na Biblioteca Central da UNEB Zuleide Paiva da Silva* eide@campus1.uneb.br Entendida como uma organização, a biblioteca universitária pode ser percebida como um conjunto de partes que atuam de forma coordenada tendo em vista o atendimento a objetivos específicos. Essas partes podem ser agrupadas em três categorias básicas, ou seja, o capital, os recursos humanos e as informações. Reconhecendo o caráter indispensável da informação para o funcionamento de uma organização, este estudo buscou investigar o gerenciamento da informação na Biblioteca Central da Universidade do Estado da Bahia/UNEB, localizada em Salvador/Ba, levando em conta a cultura organizacional, o uso que as pessoas fazem da informação e as tecnologias usadas para administra-la. O sujeito deste estudo restringiuse à direção da biblioteca e, para a coleta de dados foram utilizados questionários e entrevistas aplicados no local de trabalho. Os dados, refletindo a expressão de um dado momento, revelam que o ambiente informacional da Biblioteca Central da UNEB sofre interferências que comprometem a aquisição, a compreensão, a disseminação e o uso da informação como matéria prima das decisões. Palavras-chave: Gerenciamento de Informação – Biblioteca Universitária 1 Introdução Partindo de um enfoque sistêmico, as unidades de informação, entendidas como organizações, podem ser percebidas como um conjunto de partes que atuam de forma coordenada, tendo em vista o atendimento a objetivos específicos. Essas partes podem ser agrupadas em três categorias básicas: a) o capital, abrangendo as instalações físicas e os recursos financeiros; b) os recursos humanos, representados pelas pessoas associadas a uma organização, seja na qualidade de proprietários ou empregados; c) as informações, comportando um vasto conjunto de dados, que alcançam desde o ambiente externo à organização, passando pelas informações de controle gerencial e de execução operacional, incluindo ainda as informações de mercado e as informações de natureza políticainstitucional e de domínio tecnológico (Monteiro, 2000). Ressaltamos aqui o caráter indispensável da informação para o funcionamento de uma organização, ainda que os mecanismos para o seu armazenamento e processamento sejam bastante variados de uma organização para outra. Porém, a aceitação de que a informação possua o mesmo valor que * Bibliotecária, Subgerente da Biblioteca Central/UNEB. Especialista em Arquivologia e as Novas Tecnologias Documentais/UNEB. Mestranda em Administração Avançada/UNEB - UNIBAHIA �os outros recursos da organização é um tanto polêmica e, apesar de sua importância, a informação tem crescido de forma exponencial e desordenada, tornando caótico o ambiente informacional de muitas organizações, aqui entendido como aquele onde a informação é produzida, disseminada e utilizada Assim, este estudo buscou investigar o gerenciamento da informação na Biblioteca Central da UNEB, localizada em Salvador, a partir da abordagem de Thomas Davenport, denominada Ecologia da Informação, levando em conta a cultura organizacional, compreendida aqui como os valores e as crenças dos gestores da UNEB sobre a informação, e levando em conta também as armadilhas que interferem no intercâmbio de informação e as tecnologias usadas para administrá-la. Os objetivos específicos desse trabalho foram assim definidos: a) identificar como os gerentes percebem seus ambientes informacionais; b) compreender que tipo de informações os gerentes precisam para auxiliar a sua tomada de decisão; c) identificar as fontes de informação utilizadas pelos gerentes; d) identificar que tipo de informação é classificada e armazenada nas gerências; e)identificar os meios utilizados na distribuição das informações; f) identificar como os gerentes utilizam as informações para a tomada de decisão. Tomou-se como população-alvo os administradores da Biblioteca, sendo que por administrador deve ser entendido aquele que tem o poder de decisão. Assim, o sujeito deste estudo restringiu-se à direção da Biblioteca. Para coleta de dados, utilizamos entrevista e questionários que foram aplicados in loco e demos ênfase na observação participante das rotinas de trabalho. A pesquisa foi iniciada pela seleção dos conceitos que dão substância ao objeto. Em seguida, passamos para a discussão da bibliografia específica que explica o gerenciamento da informação e sistemas de informação nas empresas públicas e privadas. Foi a partir desse referencial teórico que construímos elementos de juízo que puderam ser confrontados com os dados obtidos através de entrevista e questionários, realizados, respectivamente, em maio e novembro/2001. Este estudo reflete a expressão de um dado momento, e assim deve ser entendido. É importante deixar claro que houve mudanças significativas no ambiente informacional da Biblioteca desde o início até a conclusão desse trabalho. �2 A Natureza da informação A sociedade contemporânea vive de tal modo a economia da informação, que revoluciona a maneira como trabalhamos, como pensamos e, até mesmo, a maneira como vivemos, pois a informação tornou-se um bem precioso; é produto gerador de prosperidade e de riqueza em todos os lugares. Nessa economia, chamada por Castells (2000) de informacional e global, a produtividade e a competitividade de unidades ou agentes econômicos dependem principalmente de sua capacidade de gerar, processar e aplicar de forma eficiente a informação baseada no conhecimento. A compreensão do valor da informação passa, necessariamente, pelo uso que se faz dela e pelo entendimento que se tem do seu conceito. Palavra de origem latina, formatio, forma, informação tem sido objeto de pesquisa em diferentes áreas do conhecimento e, conseqüentemente, recebe variadas conotações. A literatura é vasta e demostra a complexidade do termo, de muitas acepções e riqueza semântica. Aceitando o processo evolutivo que vai do dado ao conhecimento, onde o “dado é a matéria prima da informação e a informação pode ser entendida como a matéria prima da qual deriva o conhecimento” (McGarry, citado por Pinheiro e Loureiro, 1995, p. 44), neste trabalho, categorizamos a informação como um recurso administrativo que tem por finalidade subsidiar a tomada de decisão, identif icando o papel por ela desempenhado no funcionamento da universidade, enquanto organização. Em muitas organizações a informação confunde-se com o “objeto” que representa. É o caso da biblioteca universitária, que tem o conhecimento como objeto a ser administrado. Assim, a análise da gestão dessa instituição deve centrar-se no estudo do processamento das informações, procurando identificar o papel por ela desempenhado na viabilização do seu funcionamento. 3 A Universidade do Estado da Bahia e sua Biblioteca Central Criada pela Lei-Delegada nº 66, de 1º de junho de 1983, e reconhecida pela Portaria Ministerial 909, de 31 de julho de 1995, a Universidade do Estado da Bahia, UNEB, tem sua origem no Centro de Educação Técnica da Bahia – CETEBA. Estruturada sob forma �multicampi, a UNEB é uma Instituição mantida pelo Governo Estadual, sob regime de autarquia, vinculada à Secretaria da Educação. É caracterizada como uma universidade multirregional, distinguindo-se, portanto, por essa particularidade das demais universidades integrantes do Sistema Estadual de Educação Superior que possuem feição regional. A Biblioteca Central da UNEB, BC, tem sua origem na Biblioteca do Centro de Educação Técnica da Bahia – CETEBA. Teve o seu primeiro Regulamento aprovado em 15 de Agosto de 1980, após a transformação do CETEBA em Superintendência de Ensino Superior da Bahia –SESEB, que em 1983 originou a UNEB. Com a criação da Universidade, a BC torna-se Órgão Suplementar vinculado a Reitoria, coordenador do Sistema de Bibliotecas da Universidade. Após mudanças na estrutura organizacional da universidade, a BC deixa de ser vinculada à Reitoria, perdendo o cargo de Diretor, que é substituído pelo cargo de Gerente. Atualmente, vinculada à Pró-Reitoria de GraduaçãoPROGRAD, a BC funciona com a seguinte estrutura: I – Direção II 1 II – Secretaria Geral III – Secretaria Administrativa IV – Sub-Gerência de Atendimento ao Leitor V- Sub-Gerência de Processamento Técnico VI- Sub-Gerência de Seleção e Aquisição Em 1999, a Administração Central da Universidade transferiu o acervo e os funcionários da Viodeteca, até então subordinados ao Arquivo Central, para a BC, que assumiu a administração do setor e a responsabilidade pelos serviços oferecidos. 4 O gerenciamento da informação na Biblioteca Central da UNEB O gerenciamento da informação é um grande desafio para as bibliotecas universitárias, que buscam se fortalecer como instituições produtivas e eficazes, capazes de subsidiar com qualidade a tríade ensino, pesquisa e extensão. Embora exista uma vasta literatura que aborda o gerenciamento da informação nas empresas privadas, existe uma lacuna em relação ao tema nas empresas e instituições públicas. Apesar da existência de amplas 1 pesquisas e conhecimentos relativos à informação, suas características equivalente, em termos de remuneração e status, ao cargo de Gerente na estrutura da Universidade. Em função disso, a referencia feita ao responsável pela biblioteca às vezes é de Diretor, outras vezes é de Gerente. Cargo e �alternativas para gerenciá -la, esse conhecimento é recente e tende a ser fragmentado, mal compreendido e mal-aplicado (Mc Gee, 1994). No campo da administração de empresas, o gerenciamento da informação é definido por Davenport (1998) como um processo que envolve um conjunto de atividades estruturadas e desenvolvidas por uma empresa com o objetivo de adquirir, distribuir e usar a informação e o conhecimento, que são bens importantes para qualquer organização. É de fundamental importância administrar a informação sob a perspectiva de um processo que pode ser mensurado, avaliado e aperfeiçoado em cada etapa. Também é importante que esse processo tenha um responsável pelo sucesso final. O modelo que define o gerenciamento da informação depende dos interesses, dos problemas e das especificidades de cada organização. A literatura que trata desse assunto aponta modelos genéricos, uma vez que a informação recebe diferente ênfase nas organizações e, as tarefas dentro do modelo assumem níveis diferenciados de importância e de valor entre as organizações. Considerando o modelo de gerenciamento da informação proposto por Davenport, ou seja, um processo formado por quatro etapas (determinação das exigências, obtenção, distribuição e utilização), descreveremos a seguir cada uma dessas etapas confrontando os dados coletados na pesquisa, levando em conta as especificidades de uma biblioteca universitária e as particularidades da Biblioteca Central da UNEB. Primeira etapa: Determinação das exigências ou identifi cação das necessidades informacionais É a etapa mais subjetiva do processo e também a mais importante. Por ser subjetiva, é também uma etapa difícil e envolve: identificar como os tomadores de decisão e os funcionários percebem seus ambientes informacionais; identificar os usuários da gerência; identificar as fontes de informação, dentro ou fora da instituição; reconhecer o valor da informação estruturada e não estruturada, como recurso estratégico para alcançar as metas institucionais. Um dos objetivos dessa etapa é identificar as informações necessárias para auxiliar o processo decisório. Para tanto é necessário que o gerente seja proativo, que conheça a �missão e a estrutura organizacional e que os objetivos de sua gerência estejam em consonância com a missão institucional. Conhecer a missão da UNEB não é algo tão simples quanto pode parecer. Segundo Marcovitch (1998, p.22), “a missão acadêmica é algo que se reconceitua a cada época e jamais será definida com exatidão ao longo da história”. A UNEB, que foi inicialmente uma universidade voltada para a formação de professores, hoje tem suas diretrizes apontando para a interiorização do ensino, da pesquisa e da extensão. A sua missão, reforçando a colocação de Marcovitch, não é claramente definida e tão pouco conhecida da grande maioria dos seus servidores. Conseqüentemente, a BC apresenta dificuldades para definir sua missão e também seus objetivos em consonância com a missão da universidade. Sem missão e sem objetivos, claramente definidos e interiorizados pelos funcionários, e com uma estrutura organizacional comprometida, existe na BC uma certa incerteza em relação a sua importância para a instituição, e um sentimento de descontentamento em relação ao apoio recebido da administração central da universidade 2. Nesse clima de incertezas e insatisfação, o ambiente informacional da BC apresenta vários pontos de estrangulamento. Entre os fatores que comprometem o fluxo da informação, apontados em ordem de importância, estão os recursos humanos e tecnológicos3. Em relação aos recursos humanos, a BC conta atualmente com 36 funcionários, 05 estagiários de nível médio e 01 menor aprendiz, que juntos, formam um quadro de 42 colaboradores para coordenar e desenvolver todos os serviços e atividades inerentes a uma unidade de informação. Deste total, 24 servidores têm nível superior, sendo que 19 destes têm especialização concluída ou em curso, e os bibliotecários com especialização representam aproximadamente 45% desse universo. Os servidores da BC, sem exceção, definem seus horários de trabalho, de acordo com os seus interesses pessoais, sem nenhuma restrição da administração da biblioteca, que oferece três turnos de trabalho. No entanto, apesar de funcionar ininterruptamente, de 2 3 Entrevista com a diretora da BC, em 17/01/01. Questionário respondido pela diretora da BC, em nov/01. �Segunda à Sexta-feira e aos Sábados no período matutino, esses horários não são respeitados. Os servidores, de uma forma geral, chegam atrasados ou faltam ao trabalho com freqüência. Segundo a Diretora da biblioteca4, muitas são as reclamações dos usuários em relação ao horário de funcionamento da BC, que não abre e não funciona, de forma regular e integral, no horário estipulado. De acordo com a política da universidade, os servidores que ocupam cargos comissionados ou “cargos de confiança”, devem ter uma carga horária de 40 horas/semana e os demais servidores 30 horas/semana. Aqueles que ocupam os “cargos de confiança” são reconhecidos como os responsáveis pelos serviços que desenvolvem e/ou chefes dos setores que trabalham, de forma que na universidade como um todo e em especial na biblioteca, é culturalmente cultivada a idéia de que somente os chefes de setores assumem responsabilidades e respondem pelos serviços. Na BC, apenas quatro bibliotecários, incluindo a diretora da biblioteca, ocupam cargos comissionados. A distribuição das funções contempla gratificadas não os setores de Periódicos e de Referência, conseqüentemente, esses setores não têm um responsável pelos serviços. Esses dados sugerem um comprometimento no gerenciamento dos serviços e, conseqüente prejuízo no ambiente informacional. Quanto aos recursos tecnológicos, apontados como outro ponto de estrangulamento do ambiente informacional da BC, podemos dizer que o investimento em tecnologia tem recebido especial atenção dos gestores. Esse investimento tecnológico pode ser observado no projeto de informatização do Sistema de Bibliotecas, que se encontra em fase de implantação. Com esse projeto, desenvolvido pela Potiron Informática, busca-se modernizar as bibliotecas que funcionarão em rede, facilitando assim a disseminação e uso da informação como suporte ao processo de ensino e aprendizagem. O projeto teve início em 1997, e o prazo estimado para a conclusão dos trabalhos foi de vinte e quatro meses “podendo ser entregue antes, a critério da Potiron, por sua conta e risco [...].” (Potiron, 1997). A introdução ou alteração de TIs tem profundo impacto ambiental e organizacional. Segundo Stumpf e Freitas (1997, p.77), “transforma o modo pelo qual os diversos grupos atuam e interagem, mudando a maneira pela qual a informação é definida, acessada e usada 4 Entrevista com a diretora da BC, em 17/01/01. �[...]”. Na BC, a implantação dessa ferramenta tem sido difícil e lenta, cheia de “altos e baixos” e muitos “senões”, de acordo com a Diretora da biblioteca,5 que define a informatização das bibliotecas como um “processo de modernização”. Muitos são os fatores que interferem e comprometem o sucesso do processo de informatização de todo o sistema de bibliotecas da UNEB. As pessoas envolvidas não estavam preparadas técnica e psicologicamente para receber e usar as ferramentas tecnológicas, que foram introduzidas no ambiente de trabalho sem terem sido previamente apresentadas, discutidas e avaliadas. A tecnologia que nasceu e se desenvolve, de forma direta ou indireta, nos centros de pesquisas das universidades, parece a criatura que desafia o criador (Marcovitche, 1998), e na BC, a “criatura”, tem sido um tanto ameaçadora e trazido mais transtornos que soluções. Os usuários, principalmente os alunos, sentem-se prejudicados, pois as “quedas do sistema” são constantes, o que impede e/ou dificulta as transações de empréstimo, devolução e pesquisa, uma vez que a BC não apresenta soluções alternativas, previamente estabelecidas e divulgadas. De fato, os recursos tecnológicos têm sido um ponto de estrangulamento do ambiente informacional da BC e provocado a insatisfação dos usuários., como demonstra o seguinte depoimento: “[...] Hoje em dia, a maior briga do usuário é a questão desse sistema que estamos usando, que é totalmente via web e que tem tido queda constantes do link, da Internet, e isso tem causado filas imensas , protestos e todo tipo de insatisfação do usuário, que fica muito tempo na fila e, na verdade há até uma inversão, porque você informatiza, moderniza para que o serviço fique mais ágil, mais rápido e o usuário fica nesse paradoxo. [...] Então isso tem causado protestos consideráveis e tá prejudicando demais a imagem da biblioteca, que, na verdade, eu considero que já não é muito boa [...]6 Segunda etapa: Obtenção Davenport (1998) afirma que, uma vez definidas as necessidades informacionais, cada gerência deve desenvolver um plano para adquirir a informação na sua fonte de origem ou coletá-la, de forma manual ou eletrônica, dos que a desenvolvem internamente 5 6 Entrevista com a diretora da BC, em 17/05/01. Entrevista com a diretora da BC, em 17/05/01. �(1998). A BC não possui um plano para obter a informação, mas a responsabilidade por essa tarefa cabe à Direção e aos Subgerentes, que utilizam a Internet, software especializados e o telefone no desempenho da tarefa, sendo o telefone a mídia mais utilizada nesse processo. Identificar todas as fontes potenciais de informação é um grande desafio, e pressupõe o conhecimento de todas as fontes de informação, tais como, bancos de dados (públicos ou privados); documentos de fontes governamentais; material impresso (jornais, periódicos, livros); rádio, televisão, Internet; seminários, congressos; outras bibliotecas; conhecimento e experiência organizacional, entre outras. Coletar informação na BC não tem sido uma tarefa fácil, como mostra o seguinte depoimento: “[...] outro dia ocorreu outra situação comigo: eu precisei, como gerente, de informações sobre a questão de horário [de trabalho] do funcionalismo. [...] Eu me lembrei que tinha um decreto que disciplinava isso. Eu fui até a [....] e lá tem uma pasta com xerox do Diário Oficial [...] Eu solicitei essa informação porque eu queria fazer uma instrução para os funcionários [...] e eu não tive a informação. Fiquei sem a informação. Depois de muito tempo foi que eu consegui isso através da Internet. [...] Mas na hora que eu precisei, aquele setor não tinha a informação para me dar[...]7 Esse depoimento demonstra algumas das dificuldades encontradas nessa etapa do gerenciamento da informação, principalmente em relação às informações internas, ou seja, as informações que são produzidas e armazenadas pela biblioteca e também por outros setores da universidade. Obter informação é um processo ininterrupto, que consiste na classificação, armazenamento, tratamento e apresentação das informações. Classificação e armazenamento pressupõem a maneira como os usuários terão acesso à informação. Isso significa que o gerente deve conhecer os seus usuários e saber das suas necessidades informacionais. Conhecer os usuários da BC e saber das suas necessidades informacionais não é uma tarefa tão simples quanto parece. A princípio a BC atende à comunidade 7 Entrevista com a diretora da BC, em 17/05/01. �acadêmica8, ou seja, alunos, professores e servidores da universidade. Diante da abrangência desse universo, é de suma importância que a BC mantenha um sistema eficaz de comunicação e muita interação com os demais órgãos da universidade. No entanto, a UNEB, conseqüentemente a BC, é uma instituição que, até agora, parece não se deu conta de que é preciso manter em suas estruturas um serviço profissionalizado de comunicação. Falta comunicação. Os sistemas não são integrados. O sistema da biblioteca não se comunica com o sistema acadêmico e não se comunica com o sistema da Gerencia de Recursos Humanos. Isso significa que a BC não sabe, por exemplo, quando inicia ou quando termina um curso de Pós-Graduação ou de Extensão. Também não sabe quando encerra um contrato de trabalho de um prestador de serviço ou de um estagiário. Conhecer as necessidades informacionais dos usuários significa conhece-los. Ouvi-los. Isso exige estudo. Exige pesquisa. Isso a BC não faz. Isso compromete a obtenção da informação. Quanto a tomar decisões apropriadas, sobre como a informação é classificada e armazenada, Davenport (1998) afirma que os gerentes devem observar algumas questões fundamentais, ou seja, devem definir que informação pode ser classificada; se certificar se o sistema utilizado, seja ele informatizado ou não, atende às expectativas dos usuários e se está adaptado ao modo como o usuário trabalha com a informação. Devem também definir como o esquema classificatório será mantido e atualizado. O tratamento e apresentação da informação são de fundamental importância e os gerentes devem estar sempre atentos para garantir a padronização e a qualidade da informação produzida sob sua responsabilidade, pois a apresentação da informação é uma das principais maneiras de lhe agregar valor. O documento é a maneira mais óbvia e útil de se estruturar a informação dentro da universidade, mas nem sempre os documentos produzidos pelas gerências têm o formato certo; é o caso da BC, que não produz documentos de forma padronizada. As rotinas administrativas, ou seja, as diferentes ações desenvolvidas pela universidade e que se repetem com certa regularidade, além da comunicação das pessoas envolvidas na instituição (Ofícios, Circulares, Comunicados, Memorandos, Informações, Cartas) geram uma grande quantidade de documentos. No entanto, é importante o reconhecimento de que papel em excesso resulta da falta de critérios e de capacidade de prestação de contas da 8 A Associação de Ex-Alunos da UNEB pleiteia, junto a Reitoria, o acesso à BC, com os mesmos direitos da comunidade acadêmica. �organização (Davenport, 1998). Os documentos precisam ser padronizados e administrados para melhor disseminação da informação. A BC armazena informação estruturada em papel de acordo com a tipologia do documento, e o acesso à informação não se dá de forma rápida, uma vez que o tempo gasto na recuperação do documento arquivado é de aproximadamente 30 minutos, conforme declaração da diretora da BC. Em nosso entendimento, e inútil para a organização manter uma informação arquivada, quando não é possível torná-la disponível aos decisores, ou não consegue fazê-lo em tempo hábil. Terceira etapa: Distribuição Essa etapa está diretamente relacionada ao poder e à tomada de decisão, pois quem controla a informação certa possui mais poder e quem tem o poder é quem decide que tipo de informação será distribuída e utilizada. Para Davenport, algumas organizações centralizam o controle da informação, outras empregam técnicas similares para promover o acesso às informações e envolver mais pessoas no processo de tomada de decisão (1998). Há várias técnicas de distribuição da informação, entre elas workshops, relatórios técnicos, contatos, etc. Porém, nas organizações, de uma forma geral, a maioria das informações são transmitidas em forma visual ou de leitura. Como ler e ver exigem um comprometimento baixo, por parte do receptor, essas formas de distribuição da informação são eficientes, mas não eficazes (Davenport, 1998). A distribuição da informação no ambiente informacional da BC pode ser observada em dois momentos distintos, ou seja, as estratégias utilizadas pela Direção da biblioteca para repassar informação aos seus funcionários e a estratégia utilizada para repassar informações aos usuários de uma forma geral, que pode ser um indivíduo ou um setor da universidade. No repasse de informação para os funcionários, a Direção utiliza a forma de leitura, através de CI (comunicação Interna), que “o funcionário lê e dá ciente”9. Considerando o número de funcionários da BC e as dificuldades discutidas anteriormente, em relação à comunicação organizacional, inferimos que a esta estratégia , como única forma, ou como principal forma de repassar a informação é comprometida e, 9 Questionário respondido pela diretora da BC, em nov/01 �conseqüentemente, a informação é mal utilizada. Segundo Davenport e Prusak (2000) a transferência espontânea e não estruturada da informação é vital para o sucesso de uma organização, particularmente para as organizações cujo papel principal e a criação do conhecimento. A estratégia utilizada pela BC para distribuir informações para os usuários externos é a de esperar que o interessado procure a informação desejada, sem, no entanto, deixar claro que tipo de informação está disponível. Como afirma a Diretora, “[...]o trabalho da biblioteca praticamente se resume às tarefas clássicas, que são o processamento técnico do material que chega, catalogação, classificação, o registro [...] e o empréstimo [...]”10 Adotar essa estratégia significa partir do princípio que o usuário sabe de qual informação ele precisa, o que nem sempre é verdadeiro, e, significa também perceber a biblioteca como depositária passiva do conhecimento. É preciso, como bem afirma a Diretora, divulgar os serviços da biblioteca, ou seja,”[...] é preciso vender o produto biblioteca para que as informações se tornem estratégicas, que possam promover mudanças, ou como se diz, ter valor, agregar valor, como a gente fala.”11 A universidade, como um todo, possui dados valiosos para os gerentes, mas poucos destes sabem onde encontrar ou como conseguir, dentro da universidade, a informação que precisa, o que reflete a cultura organizacional Quarta etapa: Utilização É o uso e não a existência da informação que pode permitir aos gerentes tomar decisões melhores, baseadas em fatos. Um processo decisório consiste na escolha entre diferentes alternativas, tomando-se por base, um determinado critério, e toda decisão implica em alternativas, critério e ação. As informações que chegam diariamente à Direção da BC são analisadas pela Diretora e, após seleção, são armazenadas ou descartadas. A análise da quantidade de informação subordina-se ao tipo de processo que tal informação deverá subsidiar, sendo de fundamental importância a adequação das informações às necessidades da organização. 10 11 Entrevista com a diretora da BC, em 17/05/01 Entrevista com a diretora da BC, em 17/05/01 �Para resolver esse problema é necessário conhecer a hierarquia da organização e reconhecer que cada nível hierárquico necessita de diferentes níveis de informação. Moresi (2000) cita Urdenata, que aponta quatro níveis hierárquicos da informação no processo decisório das organizações: dados, informação, conhecimento e inteligência. Saber qual o uso da informação adquirida não é uma tarefa fácil, pois a maneira como o gerente a procura, a compreende e a utiliza e se a utiliza para tomar uma decisão é bastante pessoal e depende do comportamento e da cultura organizacional. O comportamento está relacionado aos atos individuais e a cultura abrange os grupos. O comportamento organizacional é a maneira como as pessoas lidam com a informação, e isso inclui a busca, o uso, a alteração, a troca, o acúmulo, e também o ato de ignorar os informes. A cultura organizacional pode ser aberta ou fechada, baseada na intuição, nos rumores, internos e externos, ou na informação (Davenport,1998). A Direção da BC utiliza 80% de informações factuais nos processos decisórios, ou seja, informações administrativas, legais e institucionais, que são consideradas essenciais para as atividades da Direção. As informações estruturadas em papel (processos, portarias, instruções, resoluções, etc...) representam 50% desse percentual e as informações nãoestruturadas, identificadas como informações não-oficiais, representam 30%. Segundo Davenport, os pesquisadores da área indicam que é mais comum que os gerentes tomem suas decisões com base na intuição, porém as empresas mais bem sucedidas são aquelas que “permanecem em sintonia com as informações factuais – de dentro e de fora da empresa – e as utilizam no processo decisório” (1998, p.124). Os dados da BC contradizem essa afirmativa, pois apesar da Direção usar apenas 20% de intuição nos processos decisórios, a biblioteca apresenta um ambiente informacional estrangulado e comprometido. Considerações finais A implantação de um processo de gestão da informação é um grande desafio a ser enfrentado pelos sujeitos que planejam a universidade, entendidos aqui como todos aqueles que participam do processo de tomada de decisão. �Parafraseando a palestra do Diretor Geral da Fundação Luiz Eduardo Magalhães, Sr. Geraldo Machado12, podemos dizer que é preciso uma gestão inspirada em missões, pois sem missão não se pode vislumbrar estratégias. É preciso uma gestão orientada para resultados, ligada à noção de desempenho, à qualidade dos serviços, à busca de soluções. É preciso uma gestão voltada para os clientes, para servir os cidadãos, que são os “compradores” do serviço público. É preciso uma gestão que delegue autoridade para tomada de decisões mais próximas do usuário, propiciando rapidez e agilidade. É preciso antever, se prevenir, trabalhar antes que os problemas aconteçam. Para tanto, faz-se necessário o uso das Tecnologias da Informação (TI´s), que são grandes facilitadoras no processo de adquirir, tratar, interpretar e utilizar a informação de forma eficaz, devendo, portanto, ser tratadas como recurso estratégico na busca dos objetivos e da missão institucional. A UNEB, e as universidades brasileiras, de uma forma geral, têm buscado se modernizar através do uso das tecnologias da informação e da comunicação. No entanto, o progresso tecnológico não garante o progresso informacional. As empresas tendem a gastar muitos recursos em sistemas que não oferecem a informação certa ou que não são utilizados. Quase sempre imaginam que uma solução administrativa informacional está pronta quando a tecnologia é implantada (Davenport,1998). É preciso mais investimento em capacitação dos funcionários para o uso eficaz dessas ferramentas. No caso específico da BC, ainda hoje, cinco anos após o início do processo de informatização, trabalhando com um sistema via web, muitas são as dificuldades enfrentadas nesse sentido. Os dados indicam o comprometimento do ambiente informacional da BC e sugerem a necessidade de uma mudança de atitude em relação ao processo de informatização, porque só a tecnologia não basta. É preciso que o homem esteja no centro desse processo para garantir o seu sucesso. 12 Palestra realizada em 2000, no âmbito do Programa Fórum de Reflexões: A Fundação Luiz Antônio Carlos Magalhães construindo o futuro, onde são discutidos alguns dos principais conceitos e provocações de David Osborni, autor do livro Reinventando o governo. �Referências CASTELLS, Manuel. A sociedade em rede . 3.ed. São Paulo: Paz e Terra. 2000. 617p. (A era da informação: economia, sociedade e cultura; v. 1). DAVENPORT, Thomas H; PRUSAK, Laurence. Conhecimento empresarial: como as organizações gerenciam o seu capital intelectual 2.ed. Rio de Janeiro: Campus, 2000. DAVENPORT, Thomas H. Ecologia da informação: por que só a tecnologia não basta para o sucesso na era da informação. São Paulo: Futura, 1998. 316.p. MACHADO, Geraldo. Reinventando o estado: uma reflexão sobre as idéias de Osborne. In: FUNDAÇÃO Luiz Eduardo Magalhães. A gestão pública : desafios e perspectivas . Salvador: FLEM, 2001. 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Title A name given to the resource SNBU - Edição: 12 - Ano: 2002 (UFPE - Recife/PE) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas universitárias: espaços de (r) evolução do conhecimento e da informação. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFPE Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2002 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Recife (Pernambuco) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource O gerenciamento da informação em biblioteca universitária: um estudo de caso na Biblioteca Central da UNEB. Creator An entity primarily responsible for making the resource Silva, Zuleide Paiva da Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Recife (Pernambuco) Publisher An entity responsible for making the resource available UFPE Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2002 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Entendida como uma organização, a biblioteca universitária pode ser percebida como um conjunto de partes que atuam de forma coordenada tendo em vista o atendimento a objetivos específicos. Essas partes podem ser agrupadas em três categorias básicas, ou seja, o capital, os recursos humanos e as informações. Reconhecendo o caráter indispensável da informação para o funcionamento de uma organização, este estudo buscou investigar o gerenciamento da informação na Biblioteca Central da Universidade do Estado da Bahia/UNEB, localizada em Salvador/Ba, levando em conta a cultura organizacional, o uso que as pessoas fazem da informação e as tecnologias usadas para administra-la. O sujeito deste estudo restringiu-se à direção da biblioteca e, para a coleta de dados foram utilizados questionários e entrevistas aplicados no local de trabalho. Os dados, refletindo a expressão de um dado momento, revelam que o ambiente informacional da Biblioteca Central da UNEB sofre interferências que comprometem a aquisição, a compreensão, a disseminação e o uso da informação como matéria prima das decisões. Language A language of the resource pt snbu2002