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FORMATO MARC 21 HOLDINGS PARA PUBLICAÇÕES SERIADAS
Autores:
1
Sonia Regina Casselhas Vosgrau – bccol@unicamp.br
2
Antonieta A. Cruz Santos – eta@ige.unicamp.br
3
Elizabeth Maria A. Prado Pazini – emapp@unicamp.br
4
Sandra Maria Moura – moura@bae.unicamp.br
5
Vera Lúcia de Lima – bicombi@unicamp.br
*
Estudo do formato MARC 21 Holdings a ser utilizado no registro dos dados da coleção das
publicações seriadas, usando como metodologia a análise de todos os campos do registro de
dados
deste formato, resultando no estabelecimento de padrões que auxiliem na implantação,
controle e gerenciamento da função Periódicos do Sistema Integrado de Funções VIRTUA,
adotado pelo Sistema de Bibliotecas da Unicamp.
Palavras-chave: Publicações Seriadas; Sistema MARC – Formato; Sistemas de controle de
publicações seriadas; Catalogação – Publicações seriadas
1
Bibliotecária BC/*UNICAMP. Especialista em Bibliotecas de Instituições de Nível Superior.
Coordenadora do Grupo de Estudos
2
Bibliotecária IG/*UNICAMP. Mestre em Biblioteconomia
3
Bibliotecária CMU/*UNICAMP.
4
Bibliotecária BAE/*UNICAMP. Especialista em Sistemas de Informação em C&T.
5
Bibliotecária BC/*UNICAMP.
* UNICAMP – Universidade Estadual de Campinas – CP. 6136 – CEP 13036-050 – SP-Brasil
�Introdução
Cada vez mais a informatização dos serviços de biblioteca se faz presente, estabelecendo
relações estreitas entre informação e informática. Ao lado da preocupação da constituição dos
acervos, existe hoje a necessidade de disponibilizá-los aos usuários próximos e distantes e de
oferecer serviços mais ágeis e eficientes, mediante a automação das bibliotecas.
A informação em seu sentido mais amplo, tem sido fundamental em todas as sociedades,
mesmo em tempos medievais (Castells, 1996).
O avanço da tecnologia que traz a mudança de arquitetura de hardware, sugere o uso de
plataforma cliente-servidor. Ao mesmo tempo, a Internet se concretiza cada vez mais no
Brasil, trazendo, em curto espaço de tempo, novas ferramentas.
A freqüente utilização da tecnologia por parte dos usuários e bibliotecários, o aumento da
presença das bibliotecas na Internet e o conseqüente aumento da exigência por parte dos
usuários com relação aos serviços de informação em meio eletrônico têm obrigado os
profissionais
a
repensarem
o
planejamento
e
o
gerenciamento
dos
seus
serviços,
desenvolvendo novas abordagens para esta realidade.
Conforme Krzyzanowski (1998):
o uso das tecnologias da informação e da comunicação eletrônica apropriadas ao
acesso, à organização e ao processamento da informação cada vez mais eficientes e
eficazes, fundamentam as ações estratégicas das bibliotecas universitárias e trazem
novos desafios para o cumprimento de seus objetivos, exigindo um moderno perfil
gerencial dos agentes da informação.
Em 1995 o Sistema de Bibliotecas da UNICAMP iniciou um projeto de modernização visando
a adoção de padrões internacionais de comunicação e tratamento da informação, para maior
agilidade e racionalização de esforços na realização dos processos técnicos; melhoria da
qualidade dos serviços sistêmicos; atualização das políticas de desenvolvimento de coleções;
compartilhamento de recursos e identificação de parcerias institucionais de forma
para maior racionalidade das operações e para a ampliação de acesso à informação.
a contribuir
�Para Levacov (1996), “é importante que os bibliotecários participem do desenvolvimento de
metaferramentas que permitam aos usuários com diferentes habilidades computacionais
recuperarem as informações desejadas em um ambiente informacional complexo”.
Em setembro de 1997 foi feita a escolha do software integrado de funções Virtua da VTLS
Inc., que tem como lógica de desenvolvimento e uso a integração das várias funções
desenvolvidas na biblioteca e em 1998 deu-se início aos trabalhos de parametrização dos
dados para este sistema. Com esta finalidade foram formados quatro Grupos de Estudos, um
para cada função: Catalogação, Periódicos, Referência /OPAC e Circulação. O termo
Periódicos, posteriormente substituído por Publicações Seriadas por ser mais abrangente,
constitui o tema central dos estudos deste grupo de trabalho.
Consideradas um problema no processo de automação de bibliotecas o controle das coleções
de publicações seriadas é um grande desafio devido a diversidade e mutação das informações.
Este trabalho pretende compartilhar os estudos realizados com o formato MARC 21 para
dados de coleção – MARC 21 Holdings - desenvolvido especificamente para o controle
automatizado dessas coleções.
Histórico
A introdução de novas tecnologias fez surgir novos conceitos e metodologias de trabalho. As
informações constantes de uma ficha catalográfica não podem ser simplesmente digitadas no
computador, que requer um padrão para interpretar as informações contidas nos registros.
Os registros bibliográficos, em formato MARC (Machine-Readable Cataloging), tomaram
novas formas e desencadearam novas metodologias de trabalho, associadas a automação de
sistemas
de
informação
compartilhamento.
e
bibliotecas,
principalmente
ao
conceito
de
padrões
e
�Nos anos 60, a Biblioteca do Congresso Americano (Library of Congress – responsável pela
manutenção de toda documentação relativa ao MARC) criou o formato MARC, um sistema
que utilizava números, letras e símbolos, para indicar diferentes tipos de informação, visando
comunicar o dado bibliográfico e de autoridade entre seus usuários.
Somente duas décadas mais tarde, em 1986, que o primeiro formato MARC para coleção foi
criado por iniciativa de um grupo de oito instituições norte-americanas, sendo utilizado para
comunicação e não para exibição dos dados. Em suas subseqüentes atualizações, destacam-se:
a) em 1994, a inclusão de novos campos para inserção de informações sobre o item e para
versões múltiplas e a substituição do termo MARC para USMARC ; a mais recente em 2000,
contemplou a junção dos padrões norte-americano e canadense resultando no atual MARC 21
Holdings que incorporou também algumas alterações não previstas na atualização de 1998.
(Rosenberg, 2001)
No MARC 21 são definidos formatos padrões para cinco tipos de dados: Bibliográfico,
Autoridade, Coleção, Classificação e Informação à Comunidade, sendo que os dois primeiros
– Bibliográfico e Autoridade – são usados freqüentemente pelos catalogadores.
Conforme Rosenberg (2001), diversos são os benefícios para o uso dos padrões:
a base de dados é transferível de sistema para sistema; as melhorias nos sistemas
tornam-se mais fáceis com registros padrão do que com registros não padronizados;
as bibliotecas podem comprar registros prontos ao invés de criá-los; a base de
dados pode ser utilizada como fonte de recursos; e o uso dos padrões ajudam a
baratear os custos de automação. O uso dos padrões garantem a presença de
elementos de dados corretos, melhorando portanto a capacidade de importar ou
exportar dado e de migrar de um sistema para outro.
Por se tratar de um formato com múltiplas finalidades, o que lhe permite ser usado para muitas
funções através de vários processos de fluxo de trabalho, o formato MARC 21 Holdings –
apresenta características particulares e tem como objetivo principal transmitir informações
específicas sobre coleção.
�Com a introdução do novo software o Sistema de Bibliotecas da Unicamp passou a adotar
estes formatos padrões.
Formato MARC 21 Holdings para Dados de Coleção – MFHD
Por se tratar de um formato bastante complexo, apresenta inúmeras particularidades, sendo
que uma das características mais importante é sua potencialidade para expansão automatizada
das informações de dados da coleção. Dependendo do nível de codificação e eficiência do
sistema de automação em uso, os algoritmos do computador podem criar exibições de dados
de coleção concisas, retiradas de informações detalhadas ou vice-versa.
Por manipular vários dados simultâneos, a perda de uma informação implica no inteiro
comprometimento da funcionalidade e da exibição dos dados inseridos. Outra singularidade
deste formato: agrupa os campos na construção dos dados da coleção em um único campo
(853), usando legendas vinculando-o através dos números compartilhados em subcampos á
série de campos de dados que contêm enumeração e cronologia correspondente, para exibição
conjunta dos campos.
Metodologia
Para a introdução da nova metodologia de catalogação para as Publicações Seriadas que até
então seguiam as normas tradicionais, e com a inexperiência no uso do formato MARC para
este tipo de publicação, foi proposto o estudo campo a campo do formato MFHD. Com este
estudo procurou-se entender quais as necessidades para o bom desempenho da função
Publicações Seriadas no novo sistema, que oferece todas as etapas necessárias para o
gerenciamento da coleção para este tipo de publicação.
Após a análise campo a campo, foram selecionados todos aqueles pertinentes às Publicações
Seriadas, dividindo o trabalho em duas etapas. Na primeira, realizou-se a padronização do
�registro bibliográfico - MFBD (MARC 21 Format for Bibliographic Data) e a planilha padrão
de dados bibliográficos a ser apresentada ao sistema de bibliotecas.
Na segunda, foi elaborado o registro para dados da coleção – MFHD, que contém
especificações para a codificação de elementos de dados relacionados às informações do
acervo e sua localização.
Em ambas as etapas do estudo o material utilizado para o desenvolvimento dos trabalhos
foram as traduções dos manuais elaboradas internamente para esta atividade (“Serials Control
– Holdings e MARC 21 Holdings” ).
Resultados
Verificamos que a característica chave do Sistema em relação ao controle das publicações
seriadas é o fluxo de trabalho flexível que inclui as várias tarefas, sendo as principais:
recebimento, previsão e controle. Entretanto, para que isso funcione é necessário a elaboração
de dois registros: o bibliográfico e o de coleção.
O registro dos dados da coleção das Publicações Seriadas (MFHD) é separado do registro de
dados bibliográficos (MFBD), ou seja, para a inserção destes dados existem duas planilhas
distintas que são vinculadas através de campos específicos.
_____________________Registro_Bibliográfico_______________________
Registro de item
Registro de
Recebimento
Registro de
Reclamação
Registro de coleção
Registro de
Lembretes
Figura 1.
Registro de
Registro de
listagem de Rotina
Item
Fonte: Manual Virtua versão 0.9.10.17, p.2
Assim como os outros formatos o MFHD apresenta a mesma estrutura, ou seja, é formado por
três componentes principais: o Líder, o Diretório e os Campos Variáveis, cujas informações
�precedem as partes principais do registro de coleção e geralmente são específicas para uso do
programa podendo ser default ou configurado localmente.
Líder
Campo fixo de 24 (00-24) caracteres de posições não contendo indicadores nem subcampos. O
conteúdo dos dados é definido pela sua posição e estes campos deverão ser preenchidos de
acordo com 3 tipos
de itens bibliográficos, que são identificados a partir de um código na
posição 06 do Lider. Ex: item de parte única, item de vários volumes ou item de publicações
seriadas .
Outras informações como esta são definidas nas posições correspondentes segundo critérios
estabelecidos na parametrização.
Diretório
Índice gerado pelo computador para a localização dos campos de controle variável e campos
de dados dentro do registro. Localiza-se imediatamente após o Líder e consiste de uma série
de campos fixos de 12 caracteres cada, cuja finalidade é informar que etiquetas estão no
registro e onde estão localizadas.
Campos Variáveis
Os dados em um registro bibliográfico, estão organizados em campos variáveis, cada um
identificado por uma etiqueta de 3 caracteres numéricos, que estão registrados na entrada do
diretório referente a cada campo. Há dois tipos de campos variáveis: os campos de controle
variável e os campos de dados variáveis.
Campos de controle variável
Representados no Campo 00X, esses campos possuem uma estrutura diferenciada dos Campos
de Dados Variáveis e não contém indicadores e subcampos.
Eles podem conter um único elemento de dados ou uma série de elementos de dados de
campos fixos, identificados pela posição do caracter. Foram definidos neste estudo, para a
�base local, os campos 001, 003, 004 e 008), destacando-se o campo 004 que liga o registro da
coleção (MFHD) ao registro bibliográfico (MFBD) e o campo 008. Este, contendo os
elementos de dados de tamanho fixo é composto de 40 caracteres que podem ou não ser
usados na sua totalidade e que devem ser parametrizados obedecendo os critérios específicos
para identificar e recuperar os registros.
Campos de dados variáveis
Representados pelos Campos 01X-8XX. Dentro destes campos são usados dois tipos de
designação: os indicadores e os subcampos.
Foram definidos neste estudo, para a base local, os campos de controle 022, 024, 027e 035; os
campos de notas 841-845; os campos de localização 852 (local) e 856 ( Acesso eletrônico).
Os campos para dados de coleção são apresentados de várias maneiras e são definidos pela
informação registrada sobre os itens presentes na coleção da instituição. Estes elementos de
dados de registro MFHD, são divididos em 4 grupos nos quais são encontradas as descrições
dos campos específicos como segue:
Legenda e Campos Padrão (853-855)
Campos para Enumeração e Cronologia (863-865)
Campos para Listagem Textual da Coleção (866-868)
Campos para Informação sobre o Item (876-878)
Todos os campos de dados para coleção são relacionados a um particular tipo de unidade
bibliográfica:
Unidade bibliográfica básica (853/863,866,876)
Suplementos (854/864,867,877)
Índices (855/865,868,878)
Campos usualmente emparelhados:
85X e 86X – legenda e dados padrão / enumeração e cronologia
853 e 863 – para as unidades básicas
�854 e 864 – para suplementos
855 e 865 - para índices
A informação armazenada nestes pares de etiquetas é associada a exibição do sistema,
de
modo a apresentar informações sobre coleções individuais para cada tipo de item. A
codificação correta dos dados é essencial para a exata exibição, ligando os dados de coleção
853-878 relacionados devendo ser usado o subcampo $8 (número de ligação e número
seqüencial), que está estruturado da seguinte maneira: número de ligação e número seqüencial.
Campos de legenda e dados padrão (853-855)
Especificam a legenda adequada para cada nível de enumeração e cronologia, no campo 863865 (enumeração e cronologia) que está ligado a ele pelo subcampo $8 (número de ligação e
número seqüencial).
A legenda descreve qual tipo de partes uma publicação foi dividida, isto é; volume, número,
parte, seção, etc. Também definem o padrão de freqüência e regularidade com que as partes
são encontradas.
Estes campos mereceram especial atenção em nossos estudos pela diversificação de detalhes,
onde o tipo de periodicidade exige uma formula especial, que deve ser analisada e adaptada às
particularidades das coleções (holdings). Anexo 1 (Campo 853 - Forma e padrão para
fascículos).
Campos para Enumeração e Cronologia (863-865)
Contém a designação numérica, alfabética e/ou data, que são associadas com o campo 853855, com sua ordem determinada pelo número de ligação e número de seqüência. O
computador combina o dado de cada uma das legendas identificadas nos campos 853-854 e
exibe uma informação unificada de dados de coleção de forma a ser manipulada por
computador, e a partir daí pode gerenciar a coleção, ou seja, controlar e identificar os
fascículos recebidos, fazer previsões dos próximos, identificar as falhas e ainda gerar
informações para a aquisição.
�Campos para Listagem Textual da Coleção (866-868)
Contém dados, em texto livre de enumeração e cronologia. São geralmente utilizados para
registros de coleção de itens de parte única, e freqüentemente usados para informar coleções
retrospectivas. Podem ser usados no lugar dos campos codificados, legendas, campos
padronizados (853-855), enumeração e cronologia (863-865). Os dados da coleção são
inseridos da maneira como serão exibidos e não é possível ser manipulado pelo computador.
Após estudo detalhado das codificações dos registros de dados de coleção pertinentes ao
formato MFHD, foram definidos os campos mais adequados às especificações exigidas pelo
sistema. Anexo 2 (Campos Padrões Planilha Holdings)
Considerações finais
Ao término deste trabalho observou-se que a documentação utilizada oferecia excelente
material para a elaboração de manual e posterior treinamento da equipe do S BU.
A
codificação dos campos do MFHD é difícil e demorada, entretanto os benefícios futuros
justificam todo empenho no uso corrente deste formato. Portanto, da compreensão de toda
estrutura e função deste padrão e da eficiência do sistema de automação em uso, depende o
bom desempenho do controle das coleções das publicações seriadas cumprindo seu papel
principal de transmitir informações sobre as coleções.
Deste estudo definiu-se os padrões a serem adotados pelo SBU. Posteriormente será elaborado
um manual de procedimentos para ser utilizado nos treinamentos da equipe do SBU.
Os avanços a serem obtidos decorrem de um compartilhamento de esforços e investimentos
onde
novas
rotinas
e
fluxos
contínuos
de
comunicação
devem
ser
estabelecidos,
fundamentando-se no aperfeiçoamento dos serviços e fins para o cumprimento de nossos
objetivos: a difusão e intercâmbio do conhecimento.
�REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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implementação do software VIRTUA. Campinas: UNICAMP, 1999. 52 p. Apostila
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Anais ... Campinas: UNICAMP, 1994. p. 59-68.
�ANEXO 1: Campo 853 - Forma e padrão para fascículos
$a = v (volume)
- 1o nível de enumeração
$b = no. (número)
- 2o nível de enumeração
$c = pt. (parte)
- 3o nível de enumeração
$d =
- 4o nível de enumeração
$e =
- 5o nível de enumeração
$f =
- 6o nível de enumeração
$g =
- esquema de enumeração alternativa/1o nível de enumeração
$h=
- esquema de enumeração alternativa/2o nível de enumeração
$i = ano
$j = mês ou estação. Os códigos da estação são:
2.1 Spring (Primavera)
2.3 Fall (Outono)
2.2 Summer (Verão)
2.4 Winter (Inverno)
$k = dia
3o . nível
$l =
4o . nível
$m = numeração alternativa
$t = cópia
$u = unidades bibliográficas (quantos fascículos possui um item)
$w = freqüência
$x = mudanças de calendário
$y = padrão de regularidade. São eles:
pm = publicado mensalmente
om = omitido mensalmente
$v = c (contínuo)
$v = r ( não contínuo)
IMPORTANTE:
$8 = 8 Obs.: é o link em seqüência numérica. Cria o link com o campo 863
Ex: Publicação mensal
853 ## \8 8\a vol. \b no. \u 12\ v r\i (year) \j (month) \w m \x 01
863 ## \8 8.1\a 1 \b 1-12 \i 2001\j 01-12
�Anexo 2 – Campos Padrões Planilha Holdings
Holdings
Dados
Textuais
Holdings
Enumeração e
Cronologia
Holdings
Legendas e Padrões
Localizaçã
o e Acesso
eletrônico
NOTAS
CAMPOS FIXOS
Campo
Descrição
001
BIBID – Numero de controle
do sistema
003
UNI - Sistema de origem
004
Campo de ligação com o
Bibliográfico
008
Indicadores
Subcampos
Local Lvl
Enc. Lvl.
Rec. Stat
Acq. Stat
Acq. Method.
Gen. Ret.Policy
Spec. Ret.
Lang
Repro Poli
Report Date
Entered
Ambos indefinidos. Usar: ##
841
Dados codificados de valores
para registro da coleção (NR)
843
Nota de reprodução (R)
Ambos indefinidos. Usar: ##
845
Termos e diretrizes para uso
de notas de reprodução (R)
Ambos indefinidos. Usar: ##
852
Localização/No. De
chamada/Cópia
Localização e acesso
eletrônico
1= #
2=#
$a, $b, $c.
853
Unidade bibliográfica básica
1= 3 (desconhecido)
2= 0 (verificação completa da
forma – o seriado possui v.,
no., parte, etc.)
2= 1(verificação completa da
forma – o seriado possui parte
dos níveis
$a - $v,$8
ver anexo 1
854
Material suplementar
855
Indices
863
Unidade bibliográfica básica
864
Material suplementar
865
Indices
866
Unidade bibliográfica básica
867
Material suplementar
868
Índices
856
�
Dublin Core
The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.
Title
A name given to the resource
SNBU - Edição: 12 - Ano: 2002 (UFPE - Recife/PE)
Subject
The topic of the resource
Biblioteconomia
Documentação
Ciência da Informação
Bibliotecas Universitárias
Description
An account of the resource
Tema: Bibliotecas universitárias: espaços de (r) evolução do conhecimento e da informação.
Creator
An entity primarily responsible for making the resource
SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias
Publisher
An entity responsible for making the resource available
UFPE
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2002
Language
A language of the resource
Português
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Recife (Pernambuco)
Event
A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration.
Dublin Core
The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.
Title
A name given to the resource
Formato MARC 21 Holdings para publicações seriadas.
Creator
An entity primarily responsible for making the resource
Vosgrau, Sonia Regina Casselhas
Santos, Antonieta A. Cruz
Pazini, Elizabeth Maria A. Prado
Moura, Sandra Maria
Lima, Vera Lúcia de
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Recife (Pernambuco)
Publisher
An entity responsible for making the resource available
UFPE
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2002
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Description
An account of the resource
Estudo do formato MARC 21 Holdings a ser utilizado no registro dos dados da coleção das publicações seriadas
Language
A language of the resource
pt
snbu2002