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O SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UFRGS E A AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL
Rejane Raffo Klaes
Diretora da Biblioteca Central – UFRGS
Av. Paulo Gama, 110 – Reitoria
90046-900 Porto Alegre – RS, Brasil
klaes@ufrgs.br
direcao@bc.ufrgs.br
Resumo
Discute a relevância do processo avaliativo em bibliotecas universitárias como forma de
permanente aperfeiçoamento da sua prestação de serviços de informação e de sua
integração no contexto institucional considerando o planejamento e a gestão universitária.
Apresenta a proposta de inserção do Sistema de Bibliotecas da UFRGS (SBU) no processo
de avaliação institucional da Universidade tomando como ponto de partida os critérios
estabelecidos pela Diretoria de Estatísticas e Avaliação da Educação Superior (DAES) do
Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais (INEP) na Avaliação das
Condições de Ensino, os documentos de avaliação de desempenho do SBU e o Plano de
Gestão da UFRGS 2000-2004.
Palavras-chaves: Avaliação institucional : Bibliotecas universitárias
Gestão : Bibliotecas universitárias
1 – Introdução
Por ocasião do VIII Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias, em
Campinas, abordamos a questão da integração entre a biblioteca e a universidade quando
ressaltamos a importância da avaliação como uma das ações a serem implementadas
destacando que "a permanente avaliação das bibliotecas universitárias deve objetivar o uso
de seus resultados como forma de orientar o planejamento de ações futuras, em
consonância com os objetivos da universidade" (KLAES; PFITSCHER, 1994, p.297).
Discutimos, àquela época, a integração entre a biblioteca e a universidade e suas
implicações para um melhor desempenho da biblioteca universitária em favor da
comunidade acadêmica e de seu próprio reconhecimento. Nesta oportunidade, oito anos
�depois, vimos complementar o tema dentro de outro cenário por que passam as
universidades brasileiras: o processo de avaliação institucional.
Na visão de Dias Sobrinho (2002, p.37)
a avaliação tem muitas faces. Significa muitas coisas, se apresenta de muitos modos e busca
cumprir distintas finalidades. Também oculta muitos significados. Não a podemos
compreender simplesmente como instrumento ou mecanismo técnico. Ela produz sentidos,
consolida valores, afirma interesses, provoca mudanças, transforma.
Avaliação implica apreciação, análise, julgamento e, em nosso entendimento, deve
visar sempre o aperfeiçoamento do objeto que está sendo avaliado.
Objetivamente apresentamos a forma com que o Sistema de Bibliotecas da UFRGS
(SBU) vem trabalhando sua integração ao processo de avaliação institucional da
Universidade Federal do Rio Grande do Sul.
2 – A Avaliação Institucional na UFRGS
As primeiras experiências de avaliação na UFRGS datam da década de 70,
incluindo a avaliação de disciplinas e a implantação do Sistema CAPES para a pósgraduação.
Implantado em 1994, o Programa de Avaliação Institucional da UFRGS
(PAIUFRGS), com características de avaliação sistemática, teve como objetivos básicos à
época de sua implantação, repensar a Universidade com o intuito de projetá-la para o
século XXI, constituindo-se como um instrumento básico para o aperfeiçoamento de
métodos e práticas avaliativas desenvolvidas na Universidade. Em conformidade com o
Programa de Avaliação das Universidades Brasileiras (PAIUB) o 1º ciclo avaliativo da
UFRGS ocorreu no ensino de graduação, com avaliações internas e externas na quase
totalidade dos cursos da Universidade, os quais foram analisados numa perspectiva
globalizante.
O PAIUFRGS possuiu princípios e abrangências bastante específicos. Teve como
princípios a democratização, a autonomia, a qualidade, a comparabilidade interna, e a
legitimidade e auto-adesão. A abrangência da avaliação atingiu o ensino, a pesquisa, a
�extensão, a gestão e a infra-estrutura. Desde então, "a avaliação institucional passou a ser
uma
rotina
indispensável
ao
aperfeiçoamento
acadêmico,
à
melhoria
da
gestão
universitária e à prestação de contas do uso dos recursos públicos." (LEITE; TUTIKIAN;
HOLZ, 2000, p.73)
Atualmente, suas ações centralizam-se na organização do 2º ciclo avaliativo da
UFRGS, envolvendo as unidades de ensino e administrativas, e na elaboração de
indicadores de desempenho para as atividades de extensão visando sua conseqüente
avaliação. Este trabalho objetiva criar, com base em estudos de âmbito nacional,
indicadores próprios que permitam realizar um levantamento das atividades extensionistas
que estão sendo desenvolvidas na Universidade, tanto nas Unidades, como na Pró-Reitoria
de Extensão.
O Sistema de Bibliotecas da UFRGS, através do seu órgão coordenador, a
Biblioteca Central, tendo como base sua experiência acumulada em avaliação de
desempenho ao longo de 30 anos, pretende sistematizar um conjunto de indicadores de
desempenho, aperfeiçoando os dados que coleta regularmente, os quais têm como
finalidade a elaboração de relatórios anuais que servem não apenas como instrumentos
para prestação de contas, mas principalmente como elementos norteadores para fins de
planejamento e gestão.
A Avaliação Institucional no Plano de Gestão da UFRGS 2000-2004
O Plano de Gestão da UFRGS para o quadriênio 2000-2004 contempla em seu item
4 a questão da avaliação institucional permanente, abrangendo o acompanhamento e a
otimização das ações de avaliação através da criação de uma Secretaria da Avaliação
Institucional (SAI), com incentivo à participação da comunidade acadêmica nos
procedimentos de avaliação institucional.
A Secretaria de Avaliação Institucional (SAI), criada pela Portaria nº 2975 de 13 de
novembro de 2000, do Gabinete da Reitora, busca acompanhar e articular atuais e novas
ações de avaliação institucional, dando assessoramento às unidades de ensino e
administrativas no que concerne às demandas internas e externas. Constituem demandas
�internas a gratificação de ensino à docência (GED), a alocação de vagas docentes, a
avaliação do Sistema de Bibliotecas e a avaliação docente e de disciplinas pelos discentes,
entre outras. As demandas externas dizem respeito às exigências do Ministério da
Educação no que se refere à avaliação das condições de ensino e ao exame nacional de
cursos.
No contexto do Plano de Gestão 2000-2004 o Sistema de Bibliotecas da UFRGS
empenha-se em promover sua avaliação permanente e sistemática por meio da coleta de
dados e emissão de relatórios de atividades, utilizando estes relatórios como instrumentos
de avaliação, planejamento e gestão, buscando intensificar sua participação no processo de
avaliação institucional da UFRGS.
Neste sentido, em novembro de 2000, a direção da Biblioteca Central procurou a
Secretária de Avaliação Institucional para propor a inclusão formal do Sistema de
Bibliotecas da UFRGS no processo de avaliação institucional, solicitação que foi apoiada
pelo Conselho Deliberativo da SAI, passando, então a diretora da Biblioteca Central a
integrar,
também,
o
então
Comitê
PAIUFRGS,
hoje
Assessoria
Especializada,
consolidando e ampliando desta forma, a integração do SBU com a Universidade.
3 – A Avaliação Institucional e a Avaliação das Condições de Ensino
Os processos de avaliação implementados pelo Ministério da Educação têm
fundamentação legal no inciso IX do artigo 9º da Lei de Diretrizes e Bases – LDB (Lei nº
9.394/96) que arrola como atrib uições da União a autorização, o reconhecimento, o
credenciamento, a supervisão e a avaliação dos cursos das instituições de ensino superior.
A avaliação das condições de ensino, que têm exigências específicas em relação às
bibliotecas, está regulamentada pelo Decreto nº 3.860 de 9 de julho de 2001 que dispõe
sobre a organização do ensino superior, a avaliação de cursos e instituições, e dá outras
providências.
�Com referência à biblioteca universitária no processo de avaliação encontramos no
Capítulo IV, artigo 17 do referido Decreto as ações que incluem o ambiente biblioteca,
como segue:
Art. 17. A avaliação de cursos e instituições de ensino superior será organizada e executada
pelo INEP, compreendendo as seguintes ações:
I – avaliação dos principais indicadores de desempenho global do sistema nacional de
educação superior, por região e Unidade da Federação, segundo as áreas do conhecimento e
a classificação das instituições de ensino superior, definidos no Sistema de Avaliação e
Informação Educacional do INEP;
II – avaliação institucional do desempenho individual das instituições de ensino superior,
considerando, pelo menos, os seguintes itens:
[. . .]
III – avaliação dos cursos superiores, mediante a análise dos resultados do Exame Nacional
de Cursos e das condições de oferta de cursos superiores.
§ 1º A análise das condições de oferta* de cursos superiores referida no inciso III será
efetuada nos locais de funcionamento dos mesmos, por comissões de especialistas
devidamente designadas, e considerará:
I - organização didático-pedagógica;
II - corpo docente, considerando principalmente a titulação, a experiência profissional, a
estrutura da carreira, a jornada de trabalho e as condições de trabalho;
III - adequação das instalações físicas gerais e específicas, tais como laboratórios e outros
ambientes e equipamentos integrados ao desenvolvimento do curso;
IV - bibliotecas, com atenção especial para o acervo especializado, inclusive o
eletrônico, para as condições de acesso às redes de comunicação e para os sistemas de
informação, regime de funcionamento e modernização dos meios de atendimento.
(grifo nosso)
Atualmente cabe à Diretoria de Estatísticas e Avaliação da Educação Superior
(DAES) do Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais (INEP) a estruturação
do Manual de Avaliação das Condições de Ensino que orienta os procedimentos
avaliativos no que se refere às três dimensões estruturais: organização didático-pedagógica,
corpo docente e instalações, onde destacamos o item Biblioteca.
A avaliação das condições de ensino está estruturada em dimensões, categorias de
análise e indicadores. A biblioteca universitária constitui uma categoria de análise da
dimensão instalações tendo como indicadores a serem avaliados um conjunto de aspectos
relacionados a espaço físico, acervo e serviços.
*
atualmente denominada condições de ensino.
�É importante ressaltar a participação da Comissão Brasileira de Bibliotecas
Universitárias no processo de definição dos indicadores avaliados na categoria biblioteca.
4 – A Avaliação em Bibliotecas
Em qualquer biblioteca universitária, o ponto de partida para a avaliação é o
conjunto de dados coletados a cada ano, geralmente apresentados sob a forma de um
relatório.
Carvalho (1995, p.10), em trabalho encomendado pelo Programa Nacional de
Bibliotecas Universitárias (PROBIB), afirma que
a importância dos dados estatísticos para o planejamento e a avaliação de qualquer tipo de
biblioteca é inquestionável. [...] No Brasil, a regularidade com que estão disponíveis e a
qualidade das informações estatísticas das biblotecas universitárias não tem merecido a
devida atenção de administradores e da própria classe bibliotecária.
Os processos de avaliação institucional surgidos desde então, no âmbito das
instituições de ensino superior, têm despertado nos bilbiotecários a preocupação com a
definição de um conjunto de dados estatísticos, incluindo tipo, formas de obtenção,
métodos e processos de coleta desses dados, para fins de avaliação dos serviços prestados
pelas bibliotecas universitárias.
Estes processos de avaliação devem servir não apenas para identificar problemas,
mas devem ir além, buscando alternativas de solução e especificando seu modo de
execução. A avaliação deve ser entendida como um processo com instrumentos, objetivos,
critérios e metodologia previamente definidos e nunca como tendo um fim em si mesma.
5 – A Avaliação no Sistema de Bibliotecas da UFRGS
O Sistema de Bibliotecas da UFRGS (SBU), composto por 29 bibliotecas setoriais
especializadas, duas bibliotecas de ensino fundamental/médio e ensino técnico e uma
biblioteca depositária da documentação da Organização das Nações Unidas, é coordenado
�pela Biblioteca Central, órgão suplementar vinculado diretamente ao Gabinete da Reitora
e, por delegação de competência, à Pró-Reitoria de Ensino.
Possui um acervo superior a 900.000 itens de informação e uma coleção de obras
comprovadamente
raras e/ou preciosas com cerca de 10.000 volumes que pode ser
consultado através da base de dados bibliográficos SABi, no seguinte endereço eletrônico:
http://www.sabi.ufrgs.br. Além disto participa de programas cooperativos nacionais e
internacionais, o que amplia sua capacidade de prestação de serviços.
Tendo como função primordial prover a infra-estrutura bibliográfica, documentária
e informacional para apoiar as atividades da Universidade, o SBU centra seus objetivos nas
necessidades
informacionais
do
indivíduo,
membro
da
comunidade
universitária.
Paralelamente ao contexto acadêmico, tem um compromisso com a sociedade nã o
vinculada à Universidade que se efetiva através da prestação de serviços, proporcionando o
acesso à informação, à leitura e a outros recursos disponíveis que são instrumentos de
transformação dessa sociedade.
Para além de sua função de apoio ao ensino, pesquisa e extensão, o Sistema de
Bibliotecas da UFRGS insere-se no compromisso da Universidade com a sociedade,
contribuindo efetivamente para a democratização da informação, prestando serviços à
comunidade local, regional, nacional e internacional.
Desde 1973 o SBU coleta dados anualmente para fins de relatórios e planejamento.
Até 1979 os dados coletados podem ser caracterizados como eminentemente quantitativos
e brutos, referindo-se aos serviços prestados pelas bibliotecas.
No período que se seguiu até 1984 agregaram-se informações de caráter qualitativo,
enfatizando-se aspectos como estrutura organizacional, programas acadêmicos, análise e
avaliação de resultados, existindo também a preocupação em coletar dados em atendimento
a solicitações de órgãos externos como IBICT, IBGE e MEC.
A partir de então, aumentou a preocupação em manter um instrumento de
levantamento de dados que, além de padronizar os procedimentos de coleta no âmbito do
�SBU, fornecesse dados com alto grau de confiabilidade e também servisse para a
elaboração de relatórios, projetos e avaliações de coleções e serviços. Esta preocupação
com seu aperfeiçoamento e simplificação (sem abrir mão de sua completude e
abrangência) conduziu ao formulário denominado DIGA (Dados e Informações Gerenciais
e Administrativas). Este documento tem como objetivo auxiliar a administração no
processo de transformação dos dados coletados em informações que serão utilizadas no
planejamento e gestão do SBU, visando avaliar a eficiência, eficácia e qualidade dos
serviços prestados.
Em termos mais específicos busca-se com o DIGA:
-
organizar e desempenhar serviços com qualidade e eficácia;
-
auxiliar no estabelecimento de padrões técnicos;
-
facilitar o acompanhamento e avaliação administrativa;
-
analisar a interação com o ambiente interno e externo;
-
visualizar oportunidades para implantação de serviços e produtos, e
-
preparar estratégias de ações para o futuro do SBU.
Sua estrutura básica é a seguinte:
1 Informações gerais
Objetivo: Identificar a biblioteca, sua localização, o bibliotecário-chefe, horário/período de
funcionamento, área física ocupada e formas de acesso as coleções.
2 Informações organizacionais
Objetivo: Informar os instrumentos normativos e de procedimentos utilizados pelas
bibliotecas setoriais.
3 Recursos humanos
Objetivo: Apresentar a situação e movimentação do quadro de pessoal nas bibliotecas do
SBU de acordo com as categorias do quadro funcional da UFRGS e pessoal alocado
tempariamente, incluindo bolsistas.
4 Acervo e processamento técnico
Objetivo: Apresentar dados referentes ao tratamento técnico do material informacional,
situação, formação e desenvolvimento de acervos.
�5 Investimentos
Objetivo: Demonstrar a aplicação de recursos financeiros em aquisição de material
informacional, e de mobiliário e equipamentos.
6 Comunidade usuária
Objetivo: Quantificar os usuários reais inscritos nas bibliotecas do SBU, por categoria.
7 Serviços
Objetivo: Quantificar a oferta de serviços nas bibliotecas do SBU, por categoria.
8 Atividades administrativas
Objetivo: Registrar as atividades administrativas desenvolvidas pelas bibliotecas do SBU.
9 Produção intelectual
Objetivo: Registrar a produção intelectual dos servidores do SBU.
10 Análise e metas
Objetivo: Analisar os dados coletados, interpretando-os para fins de avaliação e
planejamento.
Esta estrutura contempla e amplia os indicadores (espaço físico, acervo e serviços)
e seus aspectos avaliados dentro da categoria de análise biblioteca no processo de
avaliação das condições de ensino.
6 – A Proposta do Sistema de Bibliotecas da UFRGS para a Secretaria de Avaliação
Institucional
A participação efetiva do Sistema de Bibliotecas da UFRGS no processo de
Avaliação Institucional da UFRGS teve início com o aceite da SAI à nossa proposta de
integração. A partir de então, o SBU tem trabalhado no sentido de utilizar o processo de
avaliação como um meio de fortalecer suas relações com a Universidade e como base para
seu planejamento e gestão.
De modo análogo aos objetivos que nortearam a avaliação da graduação na UFRGS
o processo de avaliação no SBU tem como finalidades:
-
compreender as particularidades de cada biblioteca que compõe o SBU, através da
análise quantitativa e qualitativa dos dados coletados regularmente;
-
facilitar a avaliação externa coletando e fornecendo dados e informações sugeridos
por órgãos competentes;
�-
coletar sistematicamente e de forma consolidada dados e estatísticas para fins de
tomada de decisão; e
-
analisar o SBU em sua totalidade e relação com a UFRGS e com os demais
sis temas de bibliotecas universitárias do Brasil.
Para além destas finalidades pretendemos, através da implantação de uma comissão
institucional de avaliação no âmbito da Secretaria de Avaliação Institucional, identificar,
com base na experiência consolidada do SBU em avaliação de desempenho e relatórios,
um conjunto de indicadores mínimos que sirvam como parâmetros para o planejamento e a
gestão, em consonância com as demandas internas e com a avaliação das condições de
ensino ora efetivada pelo DAES/INEP.
Para trabalhar nesta proposta elegemos como ponto de partida três princípios
levantados por Ristoff (1995):
-
globalidade: incluindo a avaliação de todos os elementos que compõem os
procedimentos e serviços prestados pelo Sistema da Biblioteca da UFRGS;
-
comparabilidade: assegurando a utilização de uma linguagem única dentro do SBU,
passível de comparação com outros sistemas de bibliotecas; e
-
continuidade: fomentando o caráter permanente da avaliação para possibilitar
análises de seu desempenho ao longo do tempo, e demontrar sua evolução,
eficiência e eficácia.
Apresentada de forma esquemática, a proposta inclui:
1 - Coordenação: Direção da Biblioteca Central e Comissão Institucional de Avaliação do
SBU no âmbito da SAI;
2 - Objeto: (Re)definição de indicadores mínimos para fins de avaliação, planejamento e
gestão;
3 - Etapas:
-
Diagnóstico com base nos relatórios anuais e instrumento de coleta de dados;
-
avaliação interna da própria biblioteca e avaliação global do SBU;
-
avaliação externa a partir da avaliação das condições de ensino a partir da categoria
de análise "biblioteca"; e
�-
reavaliação anual, buscando o aprimoramento do processo e dos instrumentos de
coleta de dados e de avaliação.
Buscamos, desta forma, promover critérios mínimos de avaliação através de uma
ferramenta que contemple indicadores de forma objetiva, simples, que permita sua
comparação e forneça padrões de qualidade para utilização nas atividades de
aperfeiçoamento, planejamento e gestão do Sistema de Bibliotecas da UFRGS.
7 - Conclusões
É inegável a importância da avaliação na gestão acadêmica. A participação da
biblioteca universitária neste contexto precisa ser entendida não apenas como uma forma
de quantificar seus produtos e serviços, mas principalmente possibilitar a interpretação dos
dados quantificados com uma análise qualitativa, evidenciando o que a biblioteca
representa no processo acadêmico.
Assim, entendemos que a participação efetiva da biblioteca universitária no
processo de avaliação institucional traz como conseqüências a melhoria na prestação de
serviços e conduz a uma nova percepção da biblioteca universitária como parceira e não
apenas como apoiadora, ensejando uma nova leitura de sua missão e, acima de tudo,
promovendo a justa e necessária integração entre a biblioteca e a universidade.
Bibliografia
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�
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A name given to the resource
SNBU - Edição: 12 - Ano: 2002 (UFPE - Recife/PE)
Subject
The topic of the resource
Biblioteconomia
Documentação
Ciência da Informação
Bibliotecas Universitárias
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Tema: Bibliotecas universitárias: espaços de (r) evolução do conhecimento e da informação.
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SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias
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An entity responsible for making the resource available
UFPE
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2002
Language
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Português
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Recife (Pernambuco)
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O sistema de bibliotecas da UFRGS e a avaliação institucional.
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Klaes, Rejane Raffo
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Recife (Pernambuco)
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2002
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Discute a relevância do processo avaliativo em bibliotecas universitárias como forma de permanente aperfeiçoamento da sua prestação de serviços de informação e de sua integração no contexto institucional
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