http://repositorio.febab.org.br/files/original/29/4066/SNBU2002_059.pdf ea37d47e7b43ebf7d44a2bb5fa154824 PDF Text Text ELABORAÇÃO DE UM SITE PARA COLETA DE DADOS PARA A REDE DE BIBLIOTECAS DA UNESP. Célia Silva Cruz Morales Bibliotecária Supervisora Técnica de Seção Substituta – STATI Divisão Técnica de Biblioteconomia e Documentação – UNESP – Campus de Bauru morales@bauru.unesp.br Isabel Pereira de Matos Bibliotecária Supervisora Técnica – STRAUD Faculdade de Odontologia de Araçatuba – UNESP – Campus de Araçatuba isabel@foa.unesp.br Ana Maria Ramos Antunes Bibliotecária Supervisora Técnica de Seção – STRAUD Faculdade de Engenharia de Guaratinguetá – UNESP – Campus Guaratinguetá anamaria@feg.unesp.br Disleide Silvia Valério Assistente Técnica de Direção I Coordenadoria Geral de Bibliotecas – Reitoria – São Paulo disleide@reitoria.unesp.br Maria Irani Coito Bibliotecária Supervisora Técnica de Seção – STRAUD Faculdade de Ciências Farmacêuticas – UNESP – Campus de Araraquara irani@fcfar.unesp.br Priscila Carreira Bittencourt Vicentini Bibliotecária Supervisora Técnica de Seção – STRAUD Faculdade de Ciências e Letras de Araraquara – UNESP – Campus Araraquara prisbv@uol.com.br Suely de Brito Clemente Bibliotecária Supervisora Técnica de Seção – STRAUD Instituto de Biociências de Rio Claro – UNESP – Campus Rio Claro suelybcs@rc.unesp.br Juliano Caires Scudeler Estagiário de Informática Coordenadoria Geral de Bibliotecas – Marilia - SP jcs@marilia.unesp.br “...devolver o homem ao centro do mundo da informação, colocando a tecnologia a serviço dele e não ao seu comando.” Davenport �Resumo: Este trabalho apresenta o desenvolvimento de um programa on-line de Coleta dados para fins estatísticos com o objetivo de padronizar a coleta de dados e o relatório anual apresentado pelas bibliotecas da Rede UNESP, à Coordenadoria Geral de Bibliotecas – CGB. A metodologia utilizada para realização deste site foi à elaboração de planilhas eletrônicas baseadas nas planilhas manuais com adequações as reais necessidades de dados coletados às necessidades da Rede de bibliotecas para gerenciar de forma transparente todos os serviços apresentados à Coordenadoria Geral de Bibliotecas e aos usuários da Universidade. A Coleta de dados quando bem elaborada evidencia os pontos fortes e fracos da operacionalização dos serviços da biblioteca. Em primeiro teste das planilhas eletrônicas, os resultados da alimentação on-line mostraram que o ambiente on-line de trabalho onde das Faculdades e dos Institutos estão descentralizados da coordenação central da Universidade, minimizando assim o fluxo das informações entre os elos componentes do sistema. Palavras-chave: Coleta de dados. Estatística em bibliotecas. Gerência de bibliotecas. INTRODUÇÃO Gerenciar bibliotecas desde a estrutura organizacional até a operacionalização dos serviços implica em sistematizar o fluxo de documentos, as rotinas de trabalho tendo como foco principal o ensino, pesquisa, extensão e às necessidades de seus usuários. O planejamento das atividades e os relatórios dos serviços até então estão sendo realizados de forma manual. Surgiu então, a necessidade de se estudar a viabilidade de um sistema padronizado que atenda a demanda dos fluxos de serviços sem, contudo, interferir na gerência da biblioteca devido a morosidade de certas rotinas de trabalho. Para este estudo, foi criado um grupo de trabalho composto por bibliotecários da Rede UNESP e um estagiário de informática também da UNESP para elaborar um site com planilhas eletrônicas para coleta de dados estatísticos com alimentação diária/semanal/mensal dos serviços realizados pela Rede de bibliotecas. Os dados estatísticos são utilizados desde os tempos remotos, as civilizações utilizaram-se da estatística para análise de dados relevantes a um determinado estudo. Estes dados ainda ajudam na tomada de decisão uma vez que apresentam de maneira clara os resultados de estudos em todas as áreas do conhecimento (EVANGELISTA, 1995). Na literatura encontramos relatos que a falta de padronização na coleta de dados prejudica o gerenciamento da biblioteca no que tange a desenvolvimento de coleções, avaliação dos serviços da biblioteca prestados aos seus usuários implicando �num planejamento inadequado de serviços bibliotecários não ideal aos objetivos da Instituição (FIGUEIREDO, 1982; MIRANDA, 1989). OBJETIVOS Padronizar a coleta de dados na Rede de Bibliotecas da UNESP afim de que todas as bibliotecas coletem e consolidam seus dados usando a mesma metodologia e critérios, possibilitando maior rapidez na análise dos dados quanto: - Avaliar cada biblioteca por quantidade de serviços realizados; - Avaliar a complexidades dos serviços que cada biblioteca oferece aos seus usuários; - Período de maior uso da biblioteca; - Maior rapidez na análise de dados para a tomada de decisão. - Readequar funcionários no desenvolvimento das tarefas. PROBLEMA Tendo em vista o gerenciamento das bibliotecas da rede UNESP, a Coordenadoria Geral de Bibliotecas – CGB, se faz necessário uma padronização na coleta de dados e do relatório anual, apresentado pelas bibliotecas da rede UNESP, para o planejamento dos serviços oferecidos pelas mesmas. Cada biblioteca da rede tem sua característica, uma estrutura diferente, pois atende a um público específico de sua região, entretanto os serviços oferecidos são os mesmos. Para melhor adequar os recursos às bibliotecas é necessário que se análise os dados estatísticos dos serviços e produtos oferecidos. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Considerando a falta de padronização de coleta de dados das bibliotecas da rede UNESP e partindo do pressuposto de que constantemente os serviços de informação devem avaliar os seus serviços, para melhor atender seu público. Lancaster(1996, p. 8) afirma que uma boa razão para avaliar uma biblioteca “é comparar o desempenho de várias �bibliotecas e serviços”. O autor argumenta também que “uma avaliação é feita não como exercício intelectual, mas para reunir dados úteis para atividades destinadas a solucionar problemas ou tomar decisões”. A avaliação de um serviço de informação pode ser objetiva ou subjetiva. A avaliação objetiva está baseada em resultados quantificáveis, com é o caso dos dados estatísticos. Segundo Lancaster(1996, p.10) “a avaliação terá sua utilidade máxima se for analítica e diagnóstica. Esta avaliação é baseada em critérios objetivos”. De acordo com Evangelista (1995, p.5) “A palavra estatística vem de status, que em Latin significa Estado”. A Estatística baseia-se na coleta, organização, resumo, apresentação e análise de dados, bem como na obtenção de conclusões válidas e na tomada de decisões baseadas em tais análises. Atualmente com as novas tecnologias torna-se imprescindível a rápida recuperação de dados estatísticos para tomada de decisão. O acesso a esse tipo de informação pode decidir a vida das empresas, por tanto as informações estatísticas tem importância vital para a tomada de decisão. Atualmente informações numéricas são necessárias para os cidadãos e organizações de qualquer natureza, e de qualquer parte do globo. Para Senra (1999, p.124) “A informação sempre foi importante, em diferentes tempos e espaços e expressivas aberturas de mundo”. Segundo Paiva (2000, p.2) “Para tomada de decisão é necessário analisar o cenário. Os cenários são ferramentas que descrevem uma percepção de pessoa ou grupo de pessoas sobre futuros alternativos”. Os cenários trabalham com dois universos: O mundo dos fatos, geralmente reconhecido por índices, estatísticas e relatos, e o mundo das percepções, que inclui fatores mais sutis e não lineares. A ênfase deste trabalho está voltada para os dados estatísticos, por serem informações objetivas, consolidadas através de coleta e avaliação de dados. De acordo com Senra (1999, p.128) “A estatística só consegue amparar-se sobre situações concretas, objetos materiais e atos humanos”. A estatística, portanto apresenta resultados quantificáveis que são essenciais para a tomada de decisão e elaboração de um plano de trabalho. �METODOLOGIA Por se tratar de análise de dados estatísticos, o material utilizado será o ambiente on-line para programação dos arquivos que compoem as planilhas de alimentação dos dados, através do site onde os usuários entrarão com os dados e os mesmos serão armazenados em banco de dados gerando no final um relatório completo. Segundo Martins (2001) “Durante os últimos 20 anos, o campo da estatística sofreu uma extraordinária mudança pelo desenvolvimento de softwares especialmente construídos para análises estatísticas”. Para construção do site, utilizou-se a linguagem PHP e o banco de dados MySQL, ambos com versões FREWARE para utilização ilimitada. A interface do programa é amigável, possibilitando ao usuário uma recuperação rápida das informações desejadas. O Site apresenta segurança na forma dos registros e gerenciamento dos dados, capacidade de armazenamento compatível com o volume de dados a serem inseridos e acesso simultâneo de usuários à base de dados. ANÁLISE DOS DADOS Trata-se de método estatístico, apresentando texto claro e compreensível de métodos e técnicas para análise de análise de dados quantitativos e qualitativos, por meio de conteúdos teóricos fundamentais, buscando entendimento e compreensão de seus pressupostos, bem como interpretação dos resultados. O Site do grupo de coleta de dados da Rede UNESP estará disponível no final deste ano. Portanto, a partir de 2002, o relatório anual será feito de forma eletrônica. No menu inicial do programa haverá uma barra de rolagem com o nome de todas as bibliotecas, onde cada uma fará a sua opção para entrar com seus dados estatísticos, e alimentar a base de dados do programa. A alimentação da base de dados deverá ser diária/semanal/mensal, conforme a orientação para cada serviço executado na biblioteca. A planilha deverá ser preenchida e o programa fará a somatória dos dados e apresentará os resultados de acordo com a solicitação. Conforme exemplo abaixo: �~~ Grupo de CoIetII de Dedos I ' , 11 �. ~"c", o, e,rQtivo [<it0l E;;h ~ Vohr • '@\"il ,I!l:' F,mment" Ai.ida r:l il'!e,_. ~ ,,~h '-'",,,",, 1t\' ~ 13 , \!] p" ~ Comutação Bibliol,e. Solieililnl, 'I Ilnter-Unesp IExtra-UnespiBrasil I~ IIExtra-UnespfE xterior I C Bibliol, e. SolieillUll' _ Inler_Un"p c= Solieit.do , SCAD-Un"p E-M.u M.Jol, JC= Número d, Cópi., re"bid., {Fonna. d, re"bim,nlo P,dido , Rec,bido, Ari,l ,--- ,--- ,--,--- ,--- ,--,--- ,--- ,--- Corr,iolM.Jol, 'U J Outro , ,--- ,--- ,--- ,--,--- ,--- ,--- ,--,--- ,--- ,--- ,--- CIUl"I. do, Bibliolec. Solieililnl, _ Extn_Un"piBra,il [, , . -'- , , , - Mcrosolt I._- U . ~ " �'SIii httpIl20014517250/ged/eo_vlSuahza_solphp e,rQtivo .Editor ~ Vohl ' E~ ..... @~ ~ IIIIgEl 1.!lelosoU Internet ExploreI Ai.ida Ferl~" f ,vori o, ( \ PeUl<isor ~ FoYQIio, Hi,tórco ~. ru j EJ:.dereço l@:i "1jl:1I200.1(5.172.50/~d/co_ ';su.olíz,_,~. pr., e Biblioteca SeIici_te Inter_Unesp: o Extn_Un"plB",il: o Extn_Un .. pIM.rior: o Biblioteca SeIici_te _ btter_UJtesp INúm'IQ d. Cópias recebidas {Fonn.. d. IF.didOS re ceblm.nlo Solicit.do. Rec.bido s CanceJ.do s Ari.! Corr. iolM.Jol. C C O '" EMAIL , C C C C O C O MALOTE C C O C O C O TOTAL C C C C C C C SCAD_UNESP C Outros C O Biblioteca SeIici_te _ Fxtra-U...,lBrasil ~ ~ :::J Noo",o d. Cópias recebid., { F onn.. d. recebim.nlo Solicil.do s COMUT C O O C C '" C C BIREME C C C C C C C ~A> O O O O C C C U C= C O O C C C C OUTROS C O O C C C TOTAL O O O O C C , [ i;lllniciar CanceJ.do s Ari.! Corr.io{reb .. Outro s ~UcoolJ íoo Rec.bidos 11JJ w. ;] IID Doctrnerl03 - fAcr",~t 141 r€'l FE8 Wetmoil - fAc rosdl l... IJ ID httP" I200_145_172_5 __ C - • -'I Interne! J[-i .cQiill1 �Cada biblioteca terá sua senha para acesso e alimentação da base, porém os resultados estarão disponíveis para que qualquer usuário tenha acesso as informações. Exemplificando, caso um usuário de Araraquara precise saber quantos usuários a biblioteca de Bauru atende, ele entrará no Site e poderá ter esta resposta. CONSIDERAÇÕES FINAIS O resultado deste trabalho possibilitará à Coordenadoria Geral de Bibliotecas – CGB maior rapidez na análise de dados para tomada de decisão, já que os dados estarão disponíveis on-line e a alimentação dos mesmos será diária/semanal/mensal, explícito na planilha para alimentação on-line. O grupo de trabalho que participou do desenvolvimento deste Site contou com a colaboração das bibliotecas da Rede o que contribuiu para o resultado do mesmo. Não será mais necessário que a coordenadoria geral de bibliotecas solicite às bibliotecas da rede relatório anual, ou até mesmo parciais, já que poderá entrar no programa sempre que necessário e recuperar estas informações. Caberão as bibliotecas envolvidas a responsabilidade de coletar estes dados conforme determinado, ou seja, diário/semanal/mensal, e alimentar o programa, pois caso o mesmo não esteja atualizado poderá gerar imprecisão nas informações disponíveis. Acredita-se que este programa trará benefícios tanto para a Coordenadoria Geral De Bibliotecas como para as bibliotecas da Rede que poderão destinar o tempo gasto para elaborar os relatórios estatísticos com outras atividades para melhorar seu desempenho junto a seus usuários. Haverá também um benefício para os usuários que poderão acompanhar o desenvolvimento dos serviços das bibliotecas e propor melhorias, caso achem necessário. Acredita-se também que os resultados estatísticos em tempo real trarão um diagnóstico sobre cada biblioteca, já que cada uma tem suas características e especialidades, possibilitando que cada unidade possa ser mensurada como tal. Portanto, a padronização na coleta de dados e a análise dos mesmos, se transformarão numa ferramenta de gestão, que passará a ser de suma importância aos gestores na definição de políticas para a Rede de Bibliotecas da UNESP. �O grupo de trabalho que participou do desenvolvimento deste Site, contou com a colaboração das bibliotecas da Rede, o que contribuiu muito para o resultado do mesmo. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS EVANGELISTA, P. Estatística básica. São Paulo: Cortez, 1995. FIGUEIREDO, N. M. Seleção de livros. In: MACHADO, U. D. (Ed.) Estudos avançados em biblioteconomia e documentação. Brasília, DF: ABDF, 1982. v.1, p.1-48. LANCASTER, F.W. Avaliação de serviços de bibliotecas. Brasília, DF: Briquet Lemos, 1996. 356p. MARTINS, G. de. A estatística geral aplicada. São Paulo: Atlas, 2001. MIRANDA, A. Acervos de livros das bibliotecas das instituições de ensino superior no Brasil: situação problemática e discussão de metodologia para seu diagnóstico permanente. Ci. Inf., Brasília, v. 22 , n. 1, p. 32, 1990. PAIVA, F. Criando cenários para tomada de decisão. 2000. (Apostila) SENRA, N. C. Informação estatística: política, regulação, coordenação. Ci.Inf., Brasília, v.28, n 2, p. 124 – 135, 1999. � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 12 - Ano: 2002 (UFPE - Recife/PE) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas universitárias: espaços de (r) evolução do conhecimento e da informação. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFPE Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2002 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Recife (Pernambuco) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Elaboração de um site para a coleta de dados para a Rede de Bibliotecas da UNESP. Creator An entity primarily responsible for making the resource Morales, Célia Silva Cruz Matos, Isabel Pereira de Antunes, Ana Maria Ramos Valério, Disleide Silvia Coito, Maria Irani Vicentini, Priscila Carreira Bittencourt Clemente, Suely de Brito Scudeler, Juliano Caires Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Recife (Pernambuco) Publisher An entity responsible for making the resource available UFPE Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2002 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Apresenta o desenvolvimento de um programa on-line de Coleta dados para fins estatísticos com o objetivo de padronizar a coleta de dados Language A language of the resource pt snbu2002