http://repositorio.febab.org.br/files/original/29/4049/SNBU2002_043.pdf bbf38d763e9de79df92ed2167dd64bec PDF Text Text CONVERSÃO RETROSPECTIVA DE REGISTROS BIBLIOGRÁFICOS Edwin Hübner Rio de Janeiro – 2002 – �- RESUMO Mostra que a conversão retrospectiva ainda é uma necessidade nacional e que através de metodologia apropriada consegue-se colocar os acervos de uma Biblioteca em meio magnético em relativamente curto espaço de tempo. Considera que o serviço de conversão deve caminhar em paralelo com a automação da Biblioteca. Indica os diversos tipos de materiais que pode ser convertidos. Destaca a necessidade de usar fontes onde podem ser encontrados registros de boa qualidade. Enfatiza a importância de se adotar um formato padrão para o qual os registros devem ser convertidos. Indica alternativas e formas de execução de serviços de conversão. Evidencia que a relação custobenefício é muito favorável para as bibliotecas 2 �ABSTRACT It shows that the retrospective conversion is still a national necessity and that through appropriate methodology it is possible to put the catalog of a Library on magnetic media Considers that the conversion service must worked out in parallel with the Library automation. Indicates the different types of materials that can be converted. Highlights the necessity to use sources where records of good quality can be found. Emphasizes the importance of using a standard format to which the records should be converted. Indicates alternatives for the execution of the conversion services. Evidences that the cost-benefit relation is very favorable for the libraries. 3 �I. Introdução II. Registros em meio não magnético ou de forma inadequada III. Automação de Bibliotecas e Conversão Retrospectiva IV. O Projeto para um Serviço de Conversão Retrospectiva V. As fontes de Registros Bibliográficos para Conversão VI. Conversão e Formato Padrão VII. Alternativas para execução VIII. Custo-Benefício para as Bibliotecas IX. Conclusão 4 �I Introdução Conversão retrospectiva – também conhecida pela sigla RECON, abreviação dos termos em inglês: REtrospective CONversion – designa a atividade de converter registros bibliográficos a partir de fichas, ou de qualquer outro suporte, para registros em meio magnético, legíveis por computador. Ou então, conforme Beaumonte & Cox, 1989, conversão retrospectiva de catalogação de registros bibliográficos refere-se à transformação de catálogos já existentes em bibliotecas em formato de fichas, num catálogo em formato legível por máquina, de acordo com normas e padrões estabelecidos. Pode-se ainda fazer uma distinção entre catalogação retrospectiva e conversão retrospectiva (Campbell, 1994). Este autor mostra que, enquanto a catalogação retrospectiva enfatiza a qualidade dos registros, podendo-se declarar propriedade aos registros assim criados, a conversão busca a incorporação da totalidade dos registros dos acervos das bibliotecas aos catálogos online, e desta forma eliminar o problema de ter que conviver com catálogos manuais e automatizados ao mesmo tempo, situação esta que ainda é encontrada em muitas bibliotecas. Utilizando metodologias adequadas, é possível converter registros bibliográficos para o formato padrão MARC, em um espaço de tempo relativamente curto e a um custo acessível. 5 �II. Registros em meio não magnético ou de forma inadequada Estima-se que o total do acervo brasileiro gira em torno de 15.000.000 de títulos e que mais de 50% ainda não está no formato padrão MARC ou sequer se encontra em meio magnético. Um percentual elevado ainda se encontra em catálogos de fichas ou não catalogado e, portanto, não acessível ou no mínimo de difícil acesso para os usuários. Diante deste quadro, os projetos de conversão retrospectiva de acervos bibliográficos podem ser uma excelente solução para as bibliotecas, no sentido de disponibilizar os seus acervos através de sistemas de automação em um espaço de tempo relativamente curto. III. Automação de Bibliotecas e Conversão Retrospectiva O projeto de RECON de uma biblioteca deve ser desenvolvido em paralelo com o de automação da biblioteca. Tenho presenciado o processo de automação de muitas bibliotecas. Muitas vezes observa-se que é dedicado muito tempo e esforço na escolha de um software, com grandes investimentos para a instituição. Tem-se a impressão que o software é considerado o mais importante e que irá resolver todos os problemas, quando na realidade não é o software o mais importante e sim os dados, isto é, os registros bibliográficos que irão alimentar o software. Os sistemas (software) que hoje estão em evidência, amanhã podem estar obsoletos e sendo superados por outros. O software que não sofre constante atualização, terá sua vida útil encurtada, devido à rápida evolução tecnológica. Por outro lado, os registros bibliográficos, as informações, guardados e manipulados pelo software, são permanentes. Não devem estar sujeitos à vida de um sistema 6 �de computador que hoje pode ser o melhor do mundo, mas não se sabe o que será dele amanhã. A partir destas considerações, vale observar duas coisas: a) Não adianta a biblioteca fazer altos investimentos em software, se não tem os registros bibliográficos para “povoar” o sistema. Daí a necessidade de tratar, juntamente com o projeto de seleção e aquisição de software, do projeto de conversão retrospectiva dos registros bibliográficos, caso estes ainda não estejam em meio magnético. b) Os registros devem ser convertidos para um formato padrão tal que garanta a portabilidade dos mesmos, sem perda de informação, como é o caso do formato MARC, em caso necessidade de migração para outro software. IV. O Projeto para um Serviço de Conversão Retrospectiva O sucesso de um serviço de conversão retrospectiva certamente depende, em grande parte, de um projeto bem planejado. Deve ser feito um levantamento do acervo que deve ser contemplado pelo projeto para determinar claramente a quantidade e tipo de material a ser convertido; determinar a quantidade de títulos catalogados e não catalogados, se existirem; qual o suporte em que se encontram, isto é, catálogos de fichas, listagens, meio magnético, etc. Deve-se relacionar e tabular todos os detalhes com os totais de cada caso. É importante determinar a prioridade, ou seja, qual acervo deve ser tratado em primeiro lugar, pois caso os recursos não forem suficientes, será tratado o que for mais necessário. 7 �É desejável que, antes de partir para o projeto propriamente dito, fazer um teste ou um projeto piloto, usando uma amostra de acordo com o levantamento feito, para estimar o percentual que poderá ser encontrado nas fontes disponíveis. Isto ajudará no planejamento da execução do serviço e na determinação dos custos envolvidos. Serve também para testar a metodologia e o fluxo das diversas etapas sucessivas envolvidas no processo. V. As fontes de Registros Bibliográficos para Conversão Até pouco tempo atrás não se dispunha no Brasil de fontes de registros bibliográficos que justificassem projetos de RECON, visto que o percentual conversível era muito baixo. Só no exterior, particularmente nos Estados Unidos, existiam grandes bancos de dados, chamados de “Utilidades Bibliográficas”, como o WorldCat da OCLC e o Catálogo da RLIN (Research Libraries Information Network) do RLG (Research Library Groups). A escolha de uma boa fonte de registros bibliográficos é uma etapa fundamental para um projeto de conversão retrospectiva (MORRIS, 1990). Hoje, além das fontes internacionais, como as citadas e outras, já dispomos no Brasil de registros bibliográficos, não só em quantidade, mas em qualidade, onde por meio de metodologias adequadas é possível converter registros para o formato padrão MARC. É importante, antes de empreender um projeto de RECON, verificar as possíveis fontes e o acesso às mesmas, se são de acesso livre ou não, se permitem a cópia de registros no formato MARC, quais a facilidades que oferecem, etc. 8 �VI. Conversão Retrospectiva e Formato Padrão O formato para o qual os registros devem ser convertidos é de suma importância. Um projeto de conversão retrospectiva não deve se limitar a converter os catálogos de fichas em catálogos automatizados em computador. É preciso verificar se o sistema que é adotado pela biblioteca, ou que será adotado, implementa um formato tal que preserve a integridade das informações em caso de migração. O ideal é que o projeto de RECON seja planejado junto com processo de seleção de software, como já foi alertado no item III, para que a compatibilidade seja garantida. A maioria dos grandes catálogos online, que são fornecedores ou fontes para conversão retrospectiva, mantém seus registros no formato MARC. Então, o ponto número um é que os registros convertidos devem estar neste padrão, em arquivos ISO-2709, pois isto facilita na hora da escolha do software de automação, visto que hoje a maioria dos sistemas disponíveis no mercado, implementam o formato MARC e importam arquivos ISO-2709. Vale lembrar, porém, que a decisão de que o registros bibliográficos devem ser produzidos em formato MARC/ISO-2709 não é tudo. Mesmo sendo o MARC um formato padrão, ele permite variações, decorrendo daí que cada sistema tem as suas peculiaridades na implementação do MARC. É necessário, pois, verificar as particularidades do sistema que irá receber os registros convertidos e as necessidades da biblioteca, em termos de campos obrigatórios, campos locais específicos, se o sistema controla ou não catálogo de autoridades, isto é, nomes e assuntos padronizados e hierarquizados, etc. Uma vez “com a mão na massa”, 9 �deve-se produzir registros o mais completo possível, porém sem ser perfeccionista, para não encarecer demais o projeto. VII. Alternativas para execução A execução de um projeto de RECON pode ser de vários formas. Cabe identificar as alternativas disponíveis e viáveis. As principais alternativas que devem ser consideras são: execução local ou interna pela própria biblioteca ou terceirização dos serviços, sendo que a terceirização pode ser de forma completa ou parcial. 1. Execução interna. Nesta modalidade os maiores problemas estão relacionados com a disponibilidade de pessoal. Normalmente, o pessoal técnico da biblioteca é em número reduzido e mal dá conta do acervo corrente. Se for executar um projeto de RECON internamente, via de regra, será necessário contratar pessoal qualificado por tempo determinado, prover equipamento e espaço físico para o trabalho. 2. Terceirização completa – A terceirização de serviços de conversão retrospectiva requer a escolha e uma empresa devidamente qualificada para este trabalho, caso contrário pode haver surpresas desagradáveis. Na modalidade "terceirização completa" a contratante entrega o seu catálogo à contratada e recebe os registros prontos. 10 �3. Terceirização parcial - Esta é a forma geralmente adotada, onde parte do trabalho é realizado localmente e parte pela empresa contratada. Nesta modalidade a tarefa de seleção, verificação, identificação e preparação do material é feito pela equipe da contratante. O material poderá ser enviado em etapas ou por lotes à contratada que, à medida que for concluindo os lotes, remete os registros produzidos para que seja feita a verificação final e dado o devido encaminhamento. Cada uma das alternativas deve ser avaliada, determinando as etapas e o fluxo dos serviços envolvidos, estimando o custo de cada alternativa. Normalmente a falta de pessoal e/ou os custos são determinantes para a decisão de qual das alternativas a ser adotada. No caso de terceirização de um projeto de RECON, é preciso definir claramente que parte do processo caberá à contratada e que parte à contratante e de que forma e em que suporte o material deverá ser encaminhado, quais os produtos que deverão ser devolvidos, forma e periodicidade da remessa dos arquivos, etc. VIII. Custo-Benefício para as Bibliotecas Na avaliação do custo-benefício de um projeto de conversão retrospectiva deve-se levar em conta não só o aspecto financeiro, mas também o quanto a comunidade, os usuários, vão se beneficiar com isto. Muitas bibliotecas tem parte do acervo automatizado e uma grande parte ainda em catálogos tradicionais ou não catalogado. O material que ainda não está no catálogo automatizado tende a ficar esquecido na prateleira. Devido às metodologias hoje disponíveis para 11 �conversão retrospectiva, acelerando significativamente o processo de informatização da biblioteca, com registros de boa qualidade, maximizando o acesso através de um sistema de busca eficiente, certamente irá gerar satisfação e beneficiará o usuário, que deve ser o objetivo da biblioteca. Se for analisado o custo-benefício de um projeto RECON do ponto de vista financeiro, certamente também será favorável, principalmente se for executado em uma das modalidades de terceirização. Isto se justifica pelo fato de uma empresa qualificada já ter uma metodologia testada, experiência acumulada e pessoal técnico treinado para o trabalho o que possibilita um custo final menor em função do aumento da produtividade. IX. Conclusão Diante do exposto podemos concluir que um projeto de conversão retrospectiva, se bem planejado e executado, é altamente vantajoso para a biblioteca, pois é uma forma rápida e eficiente para incorporar ao catálogo online centralizado os registros que se encontram em catálogos manuais ou dispersos muitas vezes em diversas bases provisórias de soluções locais. Vale à pena investir em projetos de RECON, pois o retorno será positivo em termos de projeção da biblioteca, melhoria na qualidade dos serviços e satisfação do usuário. 12 �Referências bibliográficas 1. BEAUMONT, J.; COX, J.P. Retrospective conversion; a practical guide for libraries. Westport: Meckler, 1989. 198p. (Suplements to Computers in Libraries,7) 2. CAMPBELL, TONY. Special Issue on Retrospective Conversion, Retrospective Cataloguing and Retrospective Bibliography. IFLA Journal: v.16, n.1, p.27-36,.1990. 3. MORRIS, Leslie R., Morris, Sandra C., Russell, Moira. Choosing a Bibliographic Utility. Neal-Schuman Publishers, 1990. 13 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 12 - Ano: 2002 (UFPE - Recife/PE) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas universitárias: espaços de (r) evolução do conhecimento e da informação. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFPE Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2002 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Recife (Pernambuco) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Conversão retrospectiva de registros bibliográficos. Creator An entity primarily responsible for making the resource Hübner, Edwin Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Recife (Pernambuco) Publisher An entity responsible for making the resource available UFPE Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2002 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Enfatiza a importância de se adotar um formato padrão para o qual os registros devem ser convertidos. Language A language of the resource pt snbu2002