http://repositorio.febab.org.br/files/original/29/4042/SNBU2002_037.pdf 8bb027b65e677ddd32b22339af7d8057 PDF Text Text O PROJETO DE CONVERSÃO RETROSPECTIVA DE REGISTROS BIBLIOGRÁFICOS: UMA EXPERIÊNCIA DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA PONTIFÍCIA UNIVERSIDADE CATÓLICA DO RIO DE JANEIRO Dolores Rodriguez Perez Bibliotecária Supervisora Seção de Processamento Técnico - Divisão de Bibliotecas e Documentação da Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro - PUC-Rio Rua Marquês de São Vicente, 225 - Gávea 22453-900 - Rio de Janeiro - RJ - Brasil dolores@dbd.puc-rio.br Patrícia Lima Bibliotecária Seção de Processamento Técnico - Divisão de Bibliotecas e Documentação da Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro - PUC-Rio Rua Marquês de São Vicente, 225 - Gávea 22453-900 - Rio de Janeiro - RJ - Brasil patricia@dbd.puc -rio.br Resumo O trabalho trata do Projeto de conversão retrospectiva de registros bibliográficos do Sistema de Bibliotecas da Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro – PUC-Rio, desenvolvido pela Divisão de Bibliotecas e Documentação – DBD. O método adotado nesse processo baseou-se em estudos de viabilidade, onde foram testadas e observadas algumas metodologias para informatização de catálogos de bibliotecas. Descrevem-se as técnicas avaliadas e analisam-se os resultados. São emitidas as conclusões e recomendações para a tomada de decisão, pela Direção da DBD, quanto à forma mais viável para proceder à conversão dos registros. Optou-se pela entrada de dados das fichas catalográficas, diretamente no sistema da DBD. O Projeto está sendo desenvolvido com estudantes dos Cursos de Biblioteconomia da Universidade do Rio de Janeiro – UNIRIO e da Universidade Federal Fluminense - UFF. Foi ministrado um treinamento com introdução ao Formato MARC (Machine Readable Cataloging) e ao Sistema Pergamum, utilizado pela DBD. Foram estabelecidos os procedimentos e elaborado um manual para nortear a transcrição dos dados bibliográficos no catálogo on-line. Esse trabalho é orientado pelos bibliotecários catalogadores da Seção de Processamento Técnico da DBD. São apresentados os resultados parciais do Projeto. Palavras -chave Estudos de viabilidade; Conversão retrospectiva; Registros bibliográficos; Automação de catálogos; Catálogos de bibliotecas; Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro - Divisão de Bibliotecas e Documentação. �2 1 INTRODUÇÃO As bibliotecas, na atualidade, vivenciam uma nova cultura informacional, devendo garantir o acesso à informação e não apenas a sua posse. Para galgar esse estágio, têm procurado trabalhar em rede, estabelecer parcerias, compartilhar custos e recursos, no sentido de expandir e otimizar a sua capacidade de atendimento dos seus usuários. Nesse contexto, a Divisão de Bibliotecas e Documentação – DBD, da Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro – PUC-Rio vem, desde 1983, atuando num processo constante de informatização, visando o desenvolvimento do Sistema de Bibliotecas da Universidade, no tocante a seus procedimentos técnicos, nos serviços e produtos oferecidos a seus usuários e na troca de experiência profissional, onde se busca a racionalização de recursos financeiros e a ampliação e difusão dos recursos informacionais disponíveis. A sociedade da informação1, ou do conhecimento ou sociedade pós-industrial tem se apoiado no uso intensificado das tecnologias de base – as tecnologias informáticas e de telecomunicações – denominadas tecnologias da informação. Os fluxos informacionais tornam-se interativos em tempo real (MARCONDES; GOMES, 1997). A informatização do Sistema de Bibliotecas da PUC-Rio continua em andamento, haja visto que, o aplicativo das novas tecnologias da informação é o imperativo à modernização de todos os sistemas que pretendem acompanhar a evolução da sociedade da informação. A necessidade de realizar a conversão retrospectiva dos catálogos das Bibliotecas da PucRio, para proporcionar o acesso em linha, local e remoto, às informações das coleções e, utilizar as novas tecnologias da informação, levou a direção da DBD a redefinir objetivos e metas para solucionar os problemas mais prementes (MULHOLLAND, 1999). A conversão de registros bibliográficos antigos é uma tarefa onerosa e de trabalho intenso porque, em geral, esses registros devem ser atualizados de acordo com novas regras de catalogação e classificação. Os dados devem ser reestruturados, com base em padrões internacionais, com consistência e que permitam a transferência e a recuperação da informação. 1 “Trata-se de uma nova sociedade que surge, com nova estrutura, novos canais de comunicação, novas formas de atuação social e de trabalho”. Entre seus elementos componentes destacam-se: conteúdo, computação (infra-estrutura de hardware e software) e telecomunicações (TARAPANOFF, 1999). �3 A participação em sistemas de catalogação cooperativa, que possibilitam o serviço de distribuição de dados catalográficos entre várias bibliotecas, tem sido uma atividade cada vez mais freqüente na geração dos catálogos on-line de acesso público (OPAC). Segundo Borgman (1997) e Souza et al.(1997), a catalogação cooperativa apresenta inúmeras vantagens: - agilidade e padronização dos registros bibliográficos na formação das bases de dados da biblioteca; - racionalização de custos, pois evita-se a duplicação do trabalho de catalogação; - participação em catálogos coletivos, ampliando o acesso aos recursos de informação externos à biblioteca; - consistência nas descrições bibliográficas dos registros; e - possibilidade de inclusão de dados locais, pertinentes a cada biblioteca. Existem diversos sistemas de catalogação cooperativa, em âmbito universal. O maior deles - Online Computer Library Center – OCLC, iniciou em 1967, com o nome Ohio College Library Center, para facilitar a catalogação das bibliotecas acadêmicas do Ohio (EUA), e hoje, dispõe de mais de 47 milhões de registros e oferece, entre outros, os serviços da catalogação on-line, conversão retrospectiva, seleção, empréstimo entre bibliotecas, base de autoridades e assunto da Library of Congress (OCLC, 2002). A DBD utiliza-se de algumas fontes de pesquisa como a Rede Pergamum, a Biblioteca Nacional, a Rede BIBLIODATA, a Library of Congress (EUA) e a própria OCLC para a descrição bibliográfica de suas coleções. No segundo semestre de 1998, a PUC-Rio colocou em operação o Sistema Pergamum, desenvolvido pela PUC-Pr e a PUC-Rio, com módulos integrados que correspondem às funções da biblioteca, facilitando o gerenciamento dos serviços e com acesso direto aos catálogos, via Internet. Na implantação foram convertidos aproximadamente 80.000 registros, inseridos na Rede BIBLIODATA, de 1984 a outubro de 1997. Dada a recente implantação do Sistema, nem todo o acervo das Bibliotecas da PUC-Rio, anterior a 1984, encontra-se em máquina. A DBD procurando formas alternativas para disponibilizar o acesso on-line a suas coleções, iniciou o processo de conversão retrospectiva em abril de 2000. Na época, foram treinados 12 auxiliares da Biblioteca para a digitação da descrição �4 bibliográfica das fichas catalográficas das Bibliotecas da PUC-Rio. Foram incluídos no Sistema 4.595 registros até março de 2001. Em fevereiro de 2001, com o início do cadastramento das coleções de periódicos no Pergamum, a maioria dos auxiliares, que executava aquele processo, foi designada para essa atividade, dada a sua prioridade. A conversão continuou apenas na, então, Biblioteca Setorial do Centro de Teologia e Ciências Humanas - BS/CTCH. Desde a implantação do Sistema, a DBD realizou estudos de viabilidade para a conversão de registros bibliográficos. O primeiro dele s, realizado em 1998 e o segundo em 2000, utilizaram os serviços da OCLC. 2 ESTUDOS DE VIABILIDADE 2.1 O Teste de 1998 O primeiro teste com o Serviço de Conversão Retrospectiva da OCLC, envolveu 150 registros de livros diversos, periódicos e mapas . Foram enviadas cópias das fichas catalográficas para a conversão em registros MARC, a saber: 98% de livros, 1% de periódicos; e 1% de mapas. Como resultados da identificação dos registros da PUC, no catálogo da OCLC – WorldCat (OCLC’s Online Union Catalog), obteve-se a identificação de 67% dos títulos de livros; 71% dos periódicos e 4% dos mapas, estes apresentando diferença, apenas, no ano ou número da edição. Baseada nas fichas enviadas para teste, a OCLC enviou à DBD uma proposta para a conversão de 260.000 títulos da PUC-Rio. O custo total da conversão foi calculado da seguinte forma, para saída em FTP – File Transfer Protocol: (número de fichas X preço unitário) + taxa do perfil da biblioteca + saídas impressas (para resolução de problemas, opcional) + (US$ 0,176 X número de saídas de registros eletrônicos) + US$ 236.50 + US$ 30.80/mês. Outros custos não computados, mas que incorreriam, seriam a tradução de notas e assuntos; a adequação do número de chamada e a padronização das autoridades, serviços a serem feitos pelo staff da DBD. Considerados esses custos, que se apresentaram inviáveis, não foi possível implementar esse Projeto, naquela ocasião. �5 2.2 O Teste de 2000 O segundo teste para o estudo de viabilidade do Serviço de Conversão Retrospectiva da OCLC, envolveu 250 registros de livros. Para a entrada de dados, a DBD optou pelo preenchimento de planilhas EXCEL e o arquivo foi remetido por correio eletrônico. Foram selecionadas as fichas catalográficas para a digitação dos dados mínimos, denominados chaves de busca, exigidos para a identificação dos registros no WorldCat, e dos dados locais da DBD, caracterizando a coleção da PUC-Rio. Incluíram-se no arquivo: registros de livros em diversos idiomas, publicados em 15 países, em diferentes edições e livros em coleção, com tipos de coleção variados, localizados nas Bibliotecas da PUC-Rio. O QUADRO 1 caracteriza os registros enviados à OCLC, por país de publicação e os resultados da identificação no WorldCat. QUADRO 1 – Livros por país de publicação e identificação na OCLC Registros identificados Países Registros não identificados Registros enviados Alemanha 21 Nº (%) Nº (%) 17 81% 4 19% Argentina 6 5 83% 1 17% Áustria 1 1 100% - - Brasil 7 2 29% 5 71% Chile 2 2 100% - - Costa Rica 1 1 100% - - Espanha 17 11 65% 6 35% Estados Unidos França Holanda 109 31 2 88 24 2 81% 77% 100% 21 7 - 19% 23% - Inglaterra 37 28 76% 9 24% Israel Itália 1 6 1 3 100% 50% 3 50% México 5 4 80% 1 20% Portugal 4 - - 4 100% 76% 61 24% Total 250 189 A Seção de Automação – SAT imprimiu os relatórios recebidos da OCLC, para facilitar a análise do processamento do arquivo-teste. �6 Dos 250 registros enviados, cerca de 76% (189) foram identificados, sendo 42,4% (106) com apenas um registro correspondente e 33,2% (83) com dois a dez registros correspondentes. Outras situações foram observadas: - em 12 registros (4,8%) foram encontrados mais de dez correspondentes; - 39 registros (15,6%) não foram localizados pela OCLC; - 2 registros (0,8%) não foram identificados no relatório recebido da OCLC; e - 8 registros (3,2%) foram identificados pela OCLC, porém, não correspondem aos registros da PUC. Os 61 registros não identificados representaram aproximadamente 24% dos registros enviados. QUADRO 2 – Processamento do arquivo -teste Situações do processamento Com um registro correspondente Com dois a dez registros correspondentes Com mais de 10 registros correspondentes Registros não localizados pela OCLC Registros PUC não identificados no relatório da OCLC Registros PUC diferentes dos registros correspondentes da OCLC Total Nº de registros Percentual (%) 106 42,4 83 33,2 12 4,8 39 15,6 2 0,8 8 250 3,2 100(%) Os 83 registros que obtiveram de dois a dez registros correspondentes no WorldCat, foram re-identificados pela DBD com as fichas da PUC, e devolvidos em um segundo arquivo à OCLC, para novo processamento. Esta rotina envolveu a digitação de uma outra planilha, desta vez, com o número de controle da OCLC, como chave de busca e a repetição dos dados locais de cada registro. Este procedimento levou, ao todo, quatro dias para ser executado, enviado, devolvido pela OCLC e analisado pela DBD. Para os 12 registros que obtiveram mais de dez correspondentes, se a PUC desejasse, segundo orientação da OCLC, deveriam ser identificados on-line ou encaminhados a outro serviço de conversão retrospectiva. Para o acesso on-line ao WorldCat é necessário que a instituição seja �7 membro da OCLC ou possua o CD-Rom desse catálogo. Esta última alternativa seria a mais adequada, pois a DBD dispõe do mesmo. 2.2.1 Análise dos resultados Para a análise dos resultados, procedeu-se à comparação das fichas catalográficas da PUC com os registros recebidos da OCLC, em Formato MARC, podendo-se inferir que: a) as entradas de autor e título, de maneira geral, estavam completas. No entanto, encontraram-se, às vezes, entradas completas e incompletas para um mesmo autor; b) a transcrição do nome dos editores não era padronizada, de acordo com as regras da catalogação descritiva; c) as notas constavam na língua do país da instituição que contribuiu com o registro e notou-se que nem todas as instituições incluíam notas na catalogação; d) os cabeçalhos de assunto apareciam na língua do país da instituição que primeiro inseriu o registro, embora, a maioria fosse em inglês, provavelmente, pelo número expressivo de bibliotecas americanas que participam da OCLC. Alguns registros (poucos) possuíam assuntos em inglês e em outra língua, simultaneamente, como espanhol, francês e português, atribuídos por outras instituições; e e) a descrição catalográfica, em geral, era mais detalhada que a adotada pela PUC. Além dos aspectos técnicos, já comentados, outras considerações foram registradas: a) o tempo despendido na digitação e conferência dos dados mínimos. Nesta experiência, com 250 registros, foram gastos três dias de digitação, em tempo integral; b) a impressão e a avaliação dos resultados no retorno do arquivo processado pela OCLC. Para este teste, foram impressas 119 páginas e a análise levou dois dias, em tempo integral; c) a necessidade de conferência de registro por registro, processado, com as fichas da DBD, visto que alguns registros bibliográficos não correspondiam aos da PUC e outros não foram identificados nos relatórios; d) o consumo de material para a impressão das planilhas e dos relatórios de processamento, para conferência dos dados; e) os registros com dois a dez correspondentes no WorldCat deveriam ser submetidos, outra vez para processamento, após seleção pela DBD, do registro realmente correspondente ao da PUC, através do preenchimento de outra planilha, com a informação do número de controle da OCLC e envio dos dados locais da PUC; �8 f) os registros com mais de dez correspondentes na OCLC deveriam ser identificados novamente, através da consulta on-line, e para isto, seria necessário pesquisar no catálogo CD-Rom. Qualquer destas duas modalidades teria seu custo, além do duplo dispêndio de tempo no envio dos registros para os EUA. A não obtenção do êxito na localização, implicaria em uma segunda busca para sua identificação; g) a necessidade de nova conferência, no retorno do arquivo reprocessado, com os registros que tinham de dois a dez correspondentes; e h) as limitações da planilha, para o preenchimento dos dados locais, fizeram com que nem todas as informações fossem processadas, obrigando a uma outra inclusão de dados complementares, quando do processamento para o Sistema Pergamum. Dessa forma, haveria um dispêndio de tempo, com várias idas e vindas ao registro original da PUC, para a conversão da catalogação. Nesse serviço de conversão retrospectiva, por lotes de registros bibliográficos, em planilhas EXCEL, a OCLC cobrava uma taxa por registro e outra para o estabelecimento do perfil da biblioteca. Dependendo da forma como a instituição desejasse receber os relatórios do processamento, havia, ainda, outra taxa para a abertura da conta de seguro do FTP – File Transfer Protocol e uma mensalidade para manutenção dessa conta. Os registros não identificados não seriam cobrados. Nos custos desse trabalho foram consideradas todas as rotinas que envolveram o preenchimento das planilhas, sua conferência, o envio à OCLC e a análise dos relatórios e dos dados com os resultados do processamento. Além disso, foi ponderado o custo do processamento local, necessário para a inserção desses registros no Sistema Pergamum. 3 CONCLUSÕES DOS ESTUDOS DE VIABILIDADE A avaliação da aplicação das metodologias estudadas, para a conversão retrospectiva dos catálogos das Bibliotecas da PUC -Rio, conduziu a alguns questionamentos, que foram ponderados, para a decisão quanto à maneira mais adequada à continuidade do trabalho de conversão, visando atender às necessidades e padrões já adotados pela biblioteca, no processamento técnico de seu acervo de livros. Embora o índice de registros da PUC, encontrados no WorldCat, através dos testes realizados, tenha sido considerado bastante satisfatório, as formas estudadas demandavam uma série de procedimentos, para a adaptação ao Sistema utilizado pela Biblioteca, implicando, parte deles, em duplicidade de esforços e custos, como já foi relatado. �9 Outro fator considerado foi a necessidade de rtadução dos cabeçalhos de assunto e das notas, em sua maioria, apresentados na língua inglesa, exigindo a adequação das informações pela DBD. O custo da conversão, por registro, na primeira proposta apresentada pela OCLC foi relativamente alto, levando-se em conta os fatores já descritos, o que inviabilizou esse trabalho, naquela época. Nas várias situações constatadas no processamento dos registros catalográficos pela OCLC, verificou-se que a transferência dos arquivos recebidos não poderia ser automática para o sistema local da Biblioteca, sem uma análise dos mesmos, para compatibilização da descrição catalográfica da PUC. Essa tarefa, descrita anteriormente, no segundo teste realizado, deveria ser executada por bibliotecário e demandaria muito tempo. Ficou clara a necessidade de ajustes na catalogação, em conformidade com os padrões adotados pela DBD, visando a consistência dos dados e a coerência das informações que compõem a Base bibliográfica da PUC. Os resultados dos estudos de viabilidade levaram a Direção da DBD a optar pela entrada de dados, das fichas catalográficas, diretamente no Sistema Pergamum. 4 CONVERSÃO RETROSPECTIVA DE REGISTROS BIBLIOGRÁFICOS Em setembro de 2001, com a aprovação do orçamento para a contratação de estagiários de Biblioteconomia, através de Convênio firmado entre a PUC-Rio e a Universidade do Rio de Janeiro – UNIRIO, e, mais recentemente, com a Universidade Federal Fluminense - UFF, retomouse a conversão retrospectiva dos catálogos da Biblioteca. Inicialmente, selecionaram-se quatro estudantes, para cumprir uma carga horária de 30 horas semanais. Após a seleção, foi ministrado um treinamento por uma Bibliotecária da Seção de Processamento Técnico - SPT, durante um mês. O programa constou de duas partes: Introdução ao Formato MARC e Introdução ao Sistema Pergamum, com ênfase nas funções de consulta e de catalogação. Além do conteúdo teórico, o treinamento envolveu uma prática, onde os estagiários tiveram a oportunidade de exercitar a codificação pelo Formato MARC das próprias fichas �10 catalográficas, que seriam convertidas para o Sistema Pergamum. As atividades do Projeto são supervisionadas pelos bibliotecários da SPT. Estabeleceram-se algumas normas de adequação das regras de catalogação antigas às atuais, visando alcançar maior uniformidade na recuperação dos registros. Houve uma preocupação com os seguintes itens: Ø número de chamada Deu-se uma atenção especial à identificação de classificações diferentes para uma mesma obra, evitando, assim, a duplicação de número de acervos. Para as reimpressões consideradas anteriormente, como edições, na PUC-Rio, definiu-se que seriam tratadas como acréscimos (exemplares), registrando-se as informações da reimpressão em nota. Para as reimpressões com correção determinou-se a criação de outros registros. Ø entradas de autoria Para as entradas de autoria estabeleceu-se que os autores existentes na base de autoridades seriam incluídos, normalmente, no registro bibliográfico. Quando não existentes, seriam criados de acordo com os padrões de preenchimento no MARC, acrescidos da expressão [catálogo antigo], após o último subcampo da entrada, garantindo assim, a não inserção dos mesmos em registros novos devidamente pesquisados, de acordo com as regras de catalogação vigentes. Ø títulos traduzidos Adotou-se como critério não informar a nota de título original no campo 500, optando-se pela transcrição deste no campo 240 (Título Uniforme), possibilitando, dessa maneira, sua recuperação. Ø data de publicação Convencionou-se que na ausência de data de publicação nas fichas catalográficas deveria ser estimada uma data provável, conforme determinação do código Anglo American Cataloging Rules 2nd edition - AACR-2, para facilitar a identificação de possíveis acréscimos ou novos acervos. Ø séries Determinou-se que as entradas de série, constantes na base de autoridades, seriam informadas no campo 440 (Título da Série) do registro bibliográfico. As não cadastradas, seriam transcritas no campo 490 (Série Relacionada), sem recuperação. �11 Ø notas Para garantir uma uniformidade nas notas adotadas no catálogo antigo, definiram-se alguns modelos de notas, de acordo com as utilizadas na catalogação corrente. Estabeleceu-se a nota local (campo 590) Catálogo antigo com o objetivo de sinalizar que a descrição bibliográfica não está em conformidade com as regras vigentes. Este procedimento poderá nortear a escolha de registros bibliográficos na importação de dados por outras instituições. Ø assuntos Para os assuntos decidiu-se que os já existentes na base de autoridades seriam incluídos normalmente no registro bibliográfico. Quanto aos não existentes, seriam criados, tal qual se apresentavam nas fichas, acrescidos da expressão [catálogo antigo], após o último termo do cabeçalho, evitando assim, a inserção dos mesmos em registros novos devidamente pesquisados, de acordo com as regras de determinação de cabeçalhos de assuntos da Library of Congress Subject Headings - LCSH. Adotou-se esse procedimento simplificado, porque a criação de assuntos na base de autoridades requer a pesquisa à LCSH, para a composição da sua estrutura e posterior hierarquização. Com o objetivo de nortear a entrada de dados, compatibilizando as regras de catalogação anteriores ao AACR-2, com o formato MARC, foi elaborado um manual de procedimentos. Nessa nova fase do Projeto, priorizou-se a conversão do catálogo da Biblioteca Setorial do Centro Técnico e Científico - BS/CTC2. Também a coleção da área de Teologia e Ciências Humanas 3 da Biblioteca Setorial dos Centros de Ciências Sociais e Teologia e Ciências Humanas BS/CCS-CTCH) está sendo convertida por um funcionário auxiliar, sob a orientação da SPT. O próximo acervo que será processado é o da Biblioteca Central - BC4. Na BS/CCS-CTCH foi complementada a catalogação das obras que constavam no Sistema, com dados mínimos. No momento, está sendo convertido o restante do catálogo, seguindo a ordem topográfica. 2 Com aproximadamente 48.981 títulos, dos quais cerca de 31% (15.258) já foram inseridos no Pergamum. 3 Com aproximadamente 21.897 títulos, dos quais cerca de 70% (15.342) já foram inseridos no Pergamum. 4 Com aproximadamente 137.998 títulos, dos quais cerca de 51% (69.836) já foram inseridos no Pergamum. �12 5 RESULTADOS PARCIAIS Os resultados do Projeto, nos anos de 2001 e 2002, estão registrados no QUADRO 3, englobando o acervo do CTC e do CTCH. A conversão do catálogo do CTC reflete a produção dos estagiários, com uma carga horária de 20 horas semanais, desde fins de outubro de 2001, quando terminou o período de treinamento, até 31 de dezembro do mesmo ano. O ano de 2002 apresenta a produção das duas bibliotecas, no período de janeiro a maio. Deve-se salientar que a grande parte das alterações realizadas na Base bibliográfica, em 2001, corresponde à complementação da catalogação, que constava no Sistema, apenas, com dados mínimos, tanto do CTC, quanto do CTCH. QUADRO 3 – Conversão retrospectiva CTC e CTCH – 2001 e 2002 2001 2002 Base Bibliográfica Base Bibliográfica Inclusão de Centro exemplares I A E CTC 644 886 393 902 CTCH 688 1.534 345 1.005 TOTAL 1.332 (tít.) 2.420 738 1.907 I = inclusões A = alterações Inclusão de Centro I A E exemplares 2.026 2.669 1.088 2.766 CTCH 220 248 49 344 TOTAL 2.246 (tít.) 2.917 1.137 3.110 CTC E = exclusões Observa-se um crescimento considerável na estatística do CTC, no ano de 2002, em relação a 2001. Os resultados de 2001 referem-se aos meses de novembro e dezembro, que seguiram o período de treinamento. O aumento verificado na produção de 2002 pode ser justificado pelo domínio que o grupo vem demonstrando na execução das rotinas. Ressalta-se que a conversão do CTCH, no período descrito no QUADRO 3, vem sendo realizada por um único auxiliar, que desempenha outras atividades na Biblioteca. �13 Destaca-se que a primeira fase do Projeto, em 2000, alcançou uma produção de 4.595 registros, em um ano, contando com 12 auxiliares, conforme já mencionado neste trabalho. Já na segunda fase, foram incluídos 3.578 registros, por quatro estagiários e um auxiliar, durante sete meses, o que demonstra melhores resultados. Verificou-se que a contratação das estudantes de Biblioteconomia possibilitou uma interpretação mais crítica das atividades que envolvem o processo de conversão. Acredita-se que tal constatação deve-se ao conhecimento que estas estão adquirindo no curso. Por outro lado, esses alunos estão tendo a oportunidade de colocar em prática técnicas de catalogação, além de, aprender o formato MARC. 6 CONCLUSÕES Alguns fatores foram determinantes na escolha do método de execução da conversão retrospectiva dos catálogos das Bibliotecas da PUC -Rio. O primeiro recaiu no custo elevado desse processo, se realizado por serviço externo. O segundo aspecto evidenciado, na importação de registros da OCLC, foi a necessidade de se traduzir os cabeçalhos de assunto para a língua portuguesa e de se adequarem as notas e outras informações locais. A opção pela entrada dos dados das fichas catalográficas não representa uma duplicação de esforços, visto que o trabalho intelectual da catalogação já se encontra realizado. As adequações e normas adotadas nesse processo tornaram-se viáveis na transcrição bibliográfica realizada por auxiliares, bem treinados. Já a compatibilização de registros importados, na maioria dos casos, exige o discernimento do bibliotecário. Em se tratando de uma catalogação retrospectiva, houve o cuidado de se estabelecer uma padronização das regras de catalogação, para promover um equilíbrio entre a técnic a e as regras antigas X atuais, visando maior eficiência na recuperação. Os resultados quantitativos alcançados no Projeto têm sido satisfatórios, assim como, os aspectos qualitativos têm se refletido nas pesquisas ao catálogo on-line. �14 7 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BORGMAN, C.L. From acting locally to thinking globally: a brief history of library automation. The Library Quarterly, v. 67, n. 3, p. 215-249, jul. 1997. MARCONDES, C.H. ; GOMES, S.L.R. O Impacto da Internet nas bibliotecas brasileiras. Transinformação, Campinas, v. 9, n. 2, p. 57-68, maio/ago. 1997. MULHOLLAND, E. Desenvolvimento de trabalho em parceria: PUC-RJ/PUC-Pr. Rio de Janeiro : PUC, 1999. 4 p. (Trabalho apresentado na 1ª Reunião da Rede PERGAMUM, PUC -Pr, Curitiba, 20 jul. 1999) ONLINE COMPUTER LIBRARY CENTER. OCLC retroCon batch service planning guide. Disponível em: <http://www.oclc.org/secure/retrocon/>. Acesso em: 20 jun. 2002. SOUZA, T.B. ; CATARINO, M.E. ; SANTOS, P.C. dos. Metadados: catalogando dados na Internet. Transinformação, Campinas, v. 9, n. 2, p. 93-105, maio/ago. 1997. TARAPANOFF, K. O Profissional da informação e a Transinformação, Campinas, v. 11, n. 1, p. 27-38, jan./abr. 1999. sociedade do conhecimento. Abstract This work reports the retrospective conversion Project of bibliographical records of the Library System of Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro - PUC-Rio, developed by the Divisão de Bibliotecas e Documentação - DBD. The method adopted in this process was based on the feasibility studies, where some methodologies were tested and observed to convert the library catalogs. The valued techniques are described and the results are analysed. The conclusions are issued and the recommendations to the decision-making of the dean of DBD, to choose the best viable way to do retrocon. The choice was the direct input from the catalog cards in the DBD system. The project is being developed with students from The Librarianship courses of Universidade do Rio de Janeiro - UNIRIO and Universidade Federal Fluminense UFF. They were trained to MARC Format (Machine Readable Cataloging) and to Pergamum System, used by DBD. The procedures were established and a manual was written to instruct the transcribing of the bibliographical data in the on-line catalog. This task is oriented by the cataloging libraries of the Technical Processing Section of DBD. The partial results of this project are presented. Keywords Feasibility studies ; Retrospective conversion; Bibliographical records; Catalog automation; Library catalogs; Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro - Divisão de Bibliotecas e Documentação. � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 12 - Ano: 2002 (UFPE - Recife/PE) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas universitárias: espaços de (r) evolução do conhecimento e da informação. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFPE Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2002 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Recife (Pernambuco) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource O projeto de conversão retrospectiva de registros bibliográficos: uma experiência do sistema de bibliotecas da Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro. Creator An entity primarily responsible for making the resource Perez, Dolores Rodriguez Lima, Patrícia Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Recife (Pernambuco) Publisher An entity responsible for making the resource available UFPE Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2002 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Relata o Projeto de conversão retrospectiva de registros bibliográficos do Sistema de Bibliotecas da Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro – PUC-Rio, Language A language of the resource pt snbu2002