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SISTEMA DIGITOMBO – Solução para controle patrimonial integrada ao
sistema de automação de bibliotecas da Rede Sirius – Rede de Bibliotecas
da Universidade do Estado do Rio de Janeiro
Boris Flegr – sbflegr@uerj.br
Luiz Antonio Alves de Oliveira – luiz.alves@iname.com
Rosane Lopes Machado – rosane@uerj.br
Universidade do Estado do Rio de Janeiro – UERJ
Rede Sirius – Rede de Bibliotecas UERJ
Rua São Francisco Xavier, 524 – 1º andar – Bloco B – sala 1028
Maracanã – Rio de Janeiro – RJ – Brasil
CEP20550-900
Resumo
O trabalho apresenta o Sistema DigiTombo como solução para problema encontrado no
processo de automação dos procedimentos das bibliotecas da Rede Sirius – Rede de
Bibliotecas da Universidade do Estado do Rio de Janeiro. Embora a Rede Sirius tenha
adquirido o Sistema VTLS de Automação de Bibliotecas, este não contempla os
procedimentos legais relativos ao controle patrimonial a que o material bibliográfico está
submetido. Por outro lado, para administrar o seu patrimônio, a UERJ utiliza o Sistema SABM
– Sistema de Administração de Bens Móveis, o que faz com que a biblioteca tenha que utilizar
dois sistemas para cadastrar um material bibliográfico. Isto prejudica a agilização dos
procedimentos pretendida com a automação, e ainda possibilita que a mesma informação seja
inserida diferentemente em cada um deles. O Sistema DigiTombo foi desenvolvido sem custos
para a Universidade e alcançou os objetivos de unificar o procedimento de cadastramento de
material bibliográfico e manter os dois sistemas sincronizados, de modo a assegurar a
confiabilidade das informações.
Palavras-chave: Sistema de automação de bibliotecas; Controle patrimonial de material
bibliográfico.
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Introdução
A Universidade do Rio de Janeiro, atualmente Universidade do Estado do Rio de Janeiro
(UERJ), constituída a partir da junção de 4 (quatro) faculdades isoladas, cria, em 1961, a
Biblioteca Central (BC), pela Resolução 90/61 e a regulamenta pela Resolução 92/61, que
estabelece suas condições de funcionamento e administração, objetivando a criação de um
órgão central coordenador das diversas bibliotecas localizadas nas diferentes faculdades – das
quais constituiu-se a UERJ –, que até então permaneciam isoladas.
No ano de 1975, os acervos destas Faculdades começam a ser unificados mediante o processo
de centralização de acervo, que consistiu no tombamento manual do material informacional
em livros tombo, com informações sobre cada registro bibliográfico adquirido, reiniciando a
numeração a cada início de ano.
Em decorrência deste processo, instituí-se, em 1976, pelo Ato Executivo de Decisão
Administrativa – AEDA 794/76, o Catálogo Coletivo que reúne todo o acervo existente nas
bibliotecas da UERJ.
A Rede Sirius é constituída pela Diretoria – composta da Direção, Núcleo de Planejamento e
Administração (PLANAD), Núcleo de Processos Técnicos e Automação (PROTAT) e Núcleo
de Memória, Informação e Documentação (MID), 2 (duas) Seções de apoio administrativo e
21 (vinte e uma) bibliotecas. Destas, 12 (doze) estão localizadas no campus Maracanã, 5
(cinco) na cidade do Rio de Janeiro e 4 (quatro) em outros municípios do Estado do Rio de
Janeiro. Tem como responsabilidade solicitar o patrimônio de todo material informacional
adquirido pela Universidade, ou seja, deve informar ao Departamento de Patrimônio da UERJ
(DEPAT/UERJ) toda aquisição, transferência e descarte deste material.
Em 1996 é criado o Grupo de Trabalho de Informatização do Sistema de Bibliotecas, com a
finalidade de estudar e analisar soluções relativas à automação das bibliotecas da UERJ; o
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projeto elaborado pelo GT culmina na aquisição, em dezembro de 1998, do Sistema de
Automação de Bibliotecas – Solução VTLS, desenvolvido de forma modular. Entretanto o
módulo que contempla as funções de aquisição de material informacional não é adquirido por
não corresponder à realidade das instituições públicas brasileiras, que seguem normas
específicas determinadas pelos Tribunais de Contas do país.
Sistema de Automação de Bibliotecas – VTLS
O VTLS (Virginia Tech Library System) é um sistema para automação de serviços de
bibliotecas, desenvolvido pela empresa americana VTLS Inc e destina-se a auxiliar nas tarefas
de processamento técnico de materiais bibliográficos para que estes estejam disponíveis para
consulta. Para isso mantém base de dados bibliográficos atualizada e permite a utilização do
padrão internacional para representação de dados, o formato MARC (Machine Readable
Cataloging standard). Além disso, disponibiliza a base de dados para consulta por qualquer
computador na rede da instituição pelo módulo OPAC (Online Public Access Catalog) ou em
qualquer computador conectado à Internet pelo aplicativo Web Gateway e gerencia a
movimentação de circulação do material informacional, gerando diversos dados para a
emissão de estatísticas.
O sistema é executado em máquina com sistema operacional UNIX e utiliza o ORACLE como
sistema gerenciador de banco de dados. Para interagir com o VTLS, é necessário iniciar o
programa cliente EasyPAC que disponibiliza uma interface amigável. A comunicação
cliente/servidor ocorre através de uma conexão telnet e por isso a comunicação é feita sempre
em modo texto. Numa linha específica da tela são digitadas informações requisitadas pelo
sistema ou comandos, que são conjuntos de letras precedidos por barra, cujos resultados são
visualizados na parte da tela denominada Área de trabalho. Na figura 1 é apresentada uma das
diversas telas do sistema.
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Figura 1: Tela do sistema VTLS
O VTLS, por ser um produto americano, não prevê um controle sobre os exemplares de
material informacional de acordo com o disposto pela legislação brasileira, pois por ser um
sistema específico para bibliotecas, a sua maior preocupação é com as informações
bibliográficas que serão disponibilizadas para consulta. O controle de exemplares serve apenas
para permitir a circulação pelos usuários.
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Controle patrimonial
O DEPAT é o órgão responsável pelo gerenciamento do patrimônio, ou seja, dos bens da
universidade junto ao Tribunal de Contas do Estado. Cabe a ele planejar as atividades de
patrimônio, promover o emplaquetamento dos bens, manter a sua documentação atualizada ,
bem como controlar a sua movimentação. O material bibliográfico é considerado como bem
patrimonial relacionado – bens que, pela sua configuração física, não são passíveis de receber
plaqueta de patrimônio, sendo então apenas catalogados e numerados. Existem procedimentos
específicos e obrigatórios para a movimentação dos bens e os processos de aquisição e baixa
são os instrumentos formais para a incorporação e desincorporação de um bem em relação ao
patrimônio da universidade.
Sistema de Administração de Bens Móveis (SABM)
Para controlar a movimentação dos bens no âmbito da universidade foi desenvolvido pela
Diretoria de Informática da UERJ (DINFO/UERJ) em conjunto com o DEPAT, o Sistema de
Administração de Bens Móveis (SABM) com a finalidade de auxiliar o gerenciamento do
patrimônio da universidade, facilitando o controle das incorporações e desincorporações de
bens móveis. Este sistema utiliza a arquitetura cliente/servidor, sendo que o programa servidor
é executado em uma máquina da DINFO e os programas clientes do sistema podem ser
instalados em qualquer máquina, acessando o servidor pela rede.
Descrição do problema
A questão principal do trabalho está no fato de que um dado exemplar necessita ser inserido
no SABM, pelos motivos anteriormente mencionados, e também precisa ser cadastrado no
VTLS, para permitir a circulação do mesmo. Entretanto, cada um destes sistemas trata esta
mesma entidade de forma diferente: o bem móvel para o SABM e o item para o VTLS, o que
implica na necessidade de introdução da mesma informação em cada um dos sistemas o que
gera duplicação do trabalho de digitação e uma provável fonte de inconsistências.
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Além disso, é importante considerar que não é possível modificar o sistema VTLS ou os
procedimentos de tombamento.
Características da solução
A solução proposta deveria apresentar como requisitos básicos a sincronização dos sistemas
VTLS e SABM através da utilização de uma interface única e simples para entrada dos dados
de patrimônio, evitando duplicação de digitação e inconsistência dos dados.
Metodologia
Diversas possíveis soluções foram elaboradas, e analisadas segundo os critérios de interface,
impacto na rede, facilidade de manutenção e compatibilidade.
Dessa forma, a solução que melhor atendeu a estes critérios foi a chamada Servidor de
Tombamento, cujo esquema é apresentado na figura 2.
Servidor UNIX
Cliente PC
VTLS
Cliente do VTLS (EASYPAC)
telnet
telnet
Servidor PC
DigiTombo
Banco de Dados de
Tombamento
Cliente
Interface com
SABM
SABM
Figura 2: Solução Servidor de Tombamento
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O Sistema DigiTombo
Como visto na figura 2, o sistema DigiTombo funciona como uma interface entre o programa
cliente do VTLS e o próprio sistema VTLS. Qualquer comando do usuário do cliente
EasyPAC é enviado ao sistema DigiTombo, ao qual está conectado, que finalmente o passa ao
VTLS. A resposta do VTLS segue o caminho inverso. Quando o sistema DigiTombo detecta a
intenção de se realizar um tombamento ou baixa, através de comando do usuário, solicita dele
todas as informações necessárias por uma interface amigável. O sistema DigiTombo então se
encarrega de atualizar o VTLS. O administrador do sistema atualiza o SABM utilizando a
Interface com SABM, garantindo assim a consistência das informações.
Processo de tombamento
O processo é iniciado com a inclusão de um material bibliográfico no VTLS, a partir do
processamento técnico do mesmo de acordo com o AACR2 e o formato MARC, resultando na
criação de um identificador único no sistema, denominado BIB_ID para cada registro
bibliográfico processado.
Cada novo exemplar do material bibliográfico é identificado no sistema como um item
daquele registro bibliográfico (BIB_ID). A partir da criação dos itens, estes estão disponíveis
para a circulação pelos usuários.
Na interface usual do VTLS, um usuário pode efetuar diversas operações sempre por meio de
comandos. O comando específico para criação de item somente pode ser dado a partir de tela
Registro Bibliográfico MARC que identifica um único registro bibliográfico (BIB_ID). Para
acessar esta tela, o usuário precisa realizar uma pesquisa informando o título, autor, assunto ou
mesmo o BIB_ID do material bibliográfico. Feito isto, pode ser dado o comando para a
inclusão do item.
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Após comando de inclusão de item, o sistema abre a tela Cadastramento de Item (Figura 3)
para entrada dos dados de tombamento. Ao selecionar Gravar, o exemplar estará tombado e o
item criado no VTLS.
Figura 3: Tela Cadastramento de Item
Além do formulário para cadastramento de item, outros formulários foram acrescentados para
atender a funcionalidades do sistema com o objetivo de melhorar a interface e agilizar ainda
mais os procedimentos. São eles: cadastramento de documentos, relatórios de itens de um
documento, etiquetas de código de barras, entre outros.
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Tecnologias Utilizadas
Delphi
Foi utilizado o ambiente de desenvolvimento de aplicações Delphi, da empresa Borland, para
a plataforma Windows. Está baseado na linguagem de programação Object Pascal e na
biblioteca de componentes VCL (Visual Component Library).
InterBase
O InterBase é um sistema gerenciador de bancos de dados relacional (ANSI SQL-92). Entre
suas características, destaca-se a vantagem de ser pequeno, fácil de instalar e utilizar, além de
requerer pouca ou nenhuma manutenção. A versão 6 do InterBase está disponível
gratuitamente com código-fonte aberto para múltiplas plataformas, incluindo Linux, MS
Windows NT e Sun Solaris. Além disso, o InterBase oferece uma boa performance, otimiza o
uso de recursos do sistema e permite a utilização por um grande número de usuários.
Oferece conjunto de componentes para Delphi, com código fonte aberto, que implementam
suporte nativo ao InterBase.
Conjunto de componentes Indy (Internet Direct)
Pacote de componentes para Delphi de código fonte aberto que implementa vários protocolos
Internet, tais como TelNet, FTP, SMTP e POP3.
Conclusão
Uma importante etapa para a automação da Rede Sirius foi concluída, que consiste na
integração dos sistemas VTLS e SABM. O trabalho permitiu o sincronismo dos dois sistemas
com relação às informações de tombamento, oferecendo uma única int erface amigável que
facilita a entrada dos dados e que assiste o bibliotecário no tombamento do material
informacional.
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O Sistema DigiTombo possui as informações necessárias para estabelecer o sincronismo entre
os sistemas VTLS e SABM e tem a função de estabelecer uma relação entre um item do
VTLS, um registro bibliográfico também do VTLS e um número de patrimônio do SABM.
Como benefícios do sistema podemos citar a sincronização dos sistemas, minimização do
tempo para disponibilização do material informacional aos usuários das bibliotecas,
atualização online do SABM e a agilização nos despachos de processos administrativos e
prestação de contas, de acordo com as exigências referentes ao patrimônio da Universidade.
Abstracts
The work presents the DigiTombo System as a solution to a problem found in the automation
process of Rede Sirius’ procedures. However, although Rede Sirius – Rede de Bibliotecas of
the University of State of the Rio de Janeiro – has acquired the VTLS library’s automation
system, it doesn’t contemplate the legal procedures related to the control of the university
patrimony to which the bibliographic material is submitted. Otherwise, to manage its
patrimony, UERJ utilizes the SABM system – Management of Movable Property System. For
this reason, Rede Sirius has to use two systems to register the bibliographic material, what
impairs the procedures aimed through the automation, and, besides enables the same
information to be inserted in two different ways, in each system. The DigiTombo system was
developed, by administrative personnel of the Núcleo de Processos Técnicos e Automação,
without costs to the University, and has reached the aims of unifying the procedure to register
of the bibliographic material and of keeping the two systems synchronized, as a way to assure
the reliability of the information.
Keywords: Library automation system; control of patrimony of bibliographic material.
Referências Bibliográficas
FLEGR, Boris; OLIVEIRA, Luiz Antonio Alves de. Estudo para interligação dos
procedimentos de processamento técnico e tombamento de material bibliográfico das
bibliotecas da UERJ. Rio de Janeiro, 2001. 58f.
UNIVERSIDADE DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO. Manual de orientação de controle
de bens patrimoniais móveis. Rio de Janeiro, [1999]. 61f.
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_______. Ato Executivo nº 794, de 02 de abril de 1976. Dispõe sobre a organização e
atribuições da Diretoria Geral de Administração. Rio de Janeiro, 1976.
UNIVERSIDADE DO RIO DE JANEIRO. Resolução nº 90, de 25 de agosto de 1961. Dispõe
sobre a subordinação da Biblioteca Central à Reitoria. Rio de Janeiro, 1961.
_______. Resolução nº 92, de 28 de agosto de 1961. Regula as condições de funcionamento
da Biblioteca Central da Universidade do Rio de Janeiro. Rio de Janeiro, 1961.
VIRGINIA TECH LIBRARY SYSTEMS. Cataloging VTLS-99: release 1.0. Blacksburg,
Va., 2000. 475p.
_______. EasyPAC client interface: version 2.2. Blacksburg, Va., 2000. 125p.
_______. System management VTLS-99: release 1.0. Blacksburg, Va., 1998. 3v.
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Dublin Core
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Title
A name given to the resource
SNBU - Edição: 12 - Ano: 2002 (UFPE - Recife/PE)
Subject
The topic of the resource
Biblioteconomia
Documentação
Ciência da Informação
Bibliotecas Universitárias
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Tema: Bibliotecas universitárias: espaços de (r) evolução do conhecimento e da informação.
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An entity primarily responsible for making the resource
SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias
Publisher
An entity responsible for making the resource available
UFPE
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2002
Language
A language of the resource
Português
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Recife (Pernambuco)
Event
A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration.
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Oliveira, Luiz Antonio Alves de
Machado, Rosane Lopes
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Recife (Pernambuco)
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An entity responsible for making the resource available
UFPE
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2002
Type
The nature or genre of the resource
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An account of the resource
Apresenta o Sistema DigiTombo como solução para problema encontrado no processo de automação dos procedimentos das bibliotecas da Rede Sirius – Rede de Bibliotecas da Universidade do Estado do Rio de Janeiro. Embora a Rede Sirius tenha adquirido o Sistema VTLS de Automação de Bibliotecas, este não contempla os procedimentos legais relativos ao controle patrimonial a que o material bibliográfico está submetido. Por outro lado, para administrar o seu patrimônio, a UERJ utiliza o Sistema SABM – Sistema de Administração de Bens Móveis, o que faz com que a biblioteca tenha que utilizar dois sistemas para cadastrar um material bibliográfico. Isto prejudica a agilização dos procedimentos pretendida com a automação, e ainda possibilita que a mesma informação seja inserida diferentemente em cada um deles. O sistema DigiTombo foi desenvolvido sem custos para a Universidade e alcançou os objetivos de unificar o procedimento de cadastramento de material bibliográfico e manter os dois sistemas sincronizados, de modo a assegurar a confiabilidade das informações.
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snbu2002