http://repositorio.febab.org.br/files/original/29/4022/SNBU2002_019.pdf bb49c97902ba2a9a06d7f1968219092a PDF Text Text ARQUIVO DE FICHAS DE JORNAIS: UTILIZANDO O FICHÁRIO ELETRÔNICO CARDFILE ARLETE BRAZ GONÇALVES DOS SANTOS Universidade Católica de Pernambuco - UNICAP Rua do Príncipe, 526 – Boa Vista – Recife – PE Brasil Bcsau@unicap.br ANDREA MARIA LIDINGTON LINS Universidade Católica de Pernambuco - UNICAP Rua do Príncipe, 526 – Boa Vista – Recife – PE Brasil Bcsau@unicap.br �ARQUIVO DE FICHAS DE JORNAIS: UTILIZANDO O FICHÁRIO ELETRÔNICO CARDFILE Arlete Braz Gonçalves dos Santos, CRB-4/10001 Andrea Maria Lidington Lins, CRB-4/ 8682 RESUMO: O gerenciamento de informações é tarefa estratégica em todos os setores da economia moderna. A riqueza e diversidade de informações existentes nos jornais é apoio de grande importância para os usuários, pois possibilitam diferentes abordagens, pela multiplicidade das informações, o que permite desenvolver uma visão crítica da realidade e reavaliar sua própria atuação. Então, o que fazer com tantos artigos de jornais que são selecionados diariamente por bibliotecários nas bibliotecas? Tudo é recortado porque “é importante guardar”, ou “este assunto interessa aos nossos usuários”, “arquive na Pasta de Recortes”, será que vamos recuperar com facilidade pelo assunto “Recortes”? Para facilitar a organização e o arquivamento desses recortes no Setor de Assistência ao Usuário da Biblioteca Central da UNICAP, surgiu a necessidade de buscar a melhor solução para a recuperação dessas informações. Para isso, utilizamos o Fichário Eletrônico Cardfile, desenvolvido nas versões do Windows 3.x. Todo esse processo possibilita o acesso às informações sobre a atualidade e serve de suporte a um ensino de qualidade, a uma pesquisa com resultados e a uma extensão efetiva. Palavras-chave: indexação automatizada; recuperação de informação; recortes de jornais; serviço de informação. 1 Bibliotecária do Setor de Assistência ao Usuário da Biblioteca Central Pe. Aloísio Mosca de Carvalho S.J. da Universidade Católica de Pernambuco. arletebraz@starmedia.com 2 Bibliotecária do Setor de Assistência ao Usuário da Biblioteca Central Pe. Aloísio Mosca de Carvalho S.J. da Universidade Católica de Pernambuco. andrealidington@starmedia.com 2 �1 INTRODUÇÃO Desenvolver um sistema de arquivo que atenda às necessidades dos usuários é uma tarefa complexa, tanto para quem vai desenvolver como para quem vai utilizar. Almeja-se que toda a informação ali processada e armazenada seja possível de recuperação através de mecanismos de busca fáceis de serem utilizados. A grande variedade de informações e os diferentes tipos de acesso a essas informações podem trazer sérios problemas de busca se o serviço não estiver devidamente organizado. Pensando nisso, foi desenvolvido pelas bibliotecárias do Setor de Assistência ao Usuário da Biblioteca Central da UNICAP o arquivo de fichas de jornais utilizando o Fichário Eletrônico Cardfile, que viabilizou com rapidez a disseminação e recuperação das informações jornalísticas. 2 DESENVOLVIMENTO A delicada interseção entre o discurso jornalístico e o uso dele pelos usuários da Biblioteca Central da UNICAP é uma realidade. O discurso jornalístico veicula todas as informações coletadas no cotidiano e cuja abrangência espacial é cada vez mais mundial. Suas matérias são produtos feitos para informar, formar opinião e defender interesses. Diariamente, cada vez mais artigos analíticos são publicados por intelectuais que pensam a sociedade e a cultura. Nosso objetivo inicial : • oferecer aos usuários várias informações fornecidas por essa mídia impressa; • oportunizar aos usuários desenvolvimento do hábito de leitura de jornais ; • servir como fonte de consulta e pesquisa para os usuários. O arquivo de Recortes de Jornais foi organizado e disponibilizado pelos usuários da Biblioteca Central da Unicap desde 1982. 3 �A rotina do material tratado consistia: Seleção, colagem, indexação (cada matéria arquivada recebia no topo a descrição do assunto geral e o assunto específico); arquivamento (ordem alfabética nas pastas suspensas, ordem cronológica dentro das pastas); Ex. Se o tema do artigo tratava sobre Ensino Fundamental no Brasil, a entrada seria: EDUCAÇÃO – Ensino Fundamental –Brasil Ficha Catalográfica A indexação dos assuntos contidos nos artigos, bem como nas pastas suspensas, era feita em fichas catalográficas, tamanho 12,5cm X 7,5cm., utilizando a linguagem natural. A dificuldade começou a surgir a partir da indexação desses assuntos, tanto referente ao assunto geral e local da pasta suspensa onde seria arquivado o artigo, como o assunto específico, na ordem cronológica dentro da pasta. As fichas catalográficas eram armazenadas em fichário próprio em ordem alfabética por palavras-chave. Essa indexação continha variações de termos, para um mesmo assunto, havendo pois cada bibliotecário indexador utilizava palavras-chave diferentes, multiplicidade de termos e dificultando com isso a finalidade básica de todo sistema de arquivo que é reunir e agrupar no mesmo locus as informações. 4 �Outro problema observado era com relação a quantidade dos artigos arquivados nas pastas suspensas. Não havia uma política de quanto tempo de permanência um artigo deveria ficar guardado nas pastas, contribuindo com isso acúmulo e desgaste dos artigos. 3 METODOLOGIA ADOTADA PARA O TRATAMENTO DO ACERVO DE RECORTES DE JORNAIS A PARTIR DAS DIFICULDADES ENCONTRADAS “Toda questão relacionada a política de indexação tem ação direta no modo de recuperação da informação e no seu resultado. Quando um serviço de recuperação de informação é avaliado e é detectado problemas de busca, geralmente conclui-se que os motivos quase que em sua totalidade recaem nas estratégias de busca mal elaboradas ou na indexação em desacordo com as necessidades de informação do usuário. Para que a informação possa ser localizada quando necessária, um conjunto de ações deve ser planejado, pois valor algum tem informação perdida no tempo” (PAZETTO, 2000). O importante não é guardar o documento e colocá-lo à disposição do usuário, mas fazê-lo de forma a que o usuário tenha facilidade de acesso e de consulta. Esta facilidade se obtém com a organização e a indexação desses documentos. Devido aos problemas detectados partiu-se para encontrar um sistema de arquivamento que recuperasse com rapidez e eficiência as informações contidas nos artigos de jornais. O nosso problema estava na indexação das palavras-chave. Então adotamos o Fichário Eletrônico Cardfile 5 �4 FICHÁRIO ELETRÔNICO CARDFILE: uma breve descrição É um programa que havia nas versões do Windows 3.x. Nele, se organiza, armazena dados no estilo index-card. Nessa versão, sua memória física é limitada algo em torno de 32.244 KB. Atualmente, esse programas não têm mais suporte da Microsoft, por isso não é mais oferecido. Para copiá -lo de um PC com o Windows3.x., é necessário apenas um executável e um arquivo de ajuda. Por exemplo: para copiar o Cardfile, basta selecionar todos os arquivos cardfile. Não é muito difícil encontrar PC com Windows 3.x. Você pode extrair esse programa a partir de disquetes de instalação do sistema, mas para isso será preciso usar o programa extract.exe. que acompanha todas as versões do Windows 3.x. Outra alternativa é o shareware CardBase, Download.com( http://download.com) ,bem como o Card32, oferecido pelo site substituto do programa Cardfile, que oferece mais recursos do tipo: - envio de e-mail do cartão desejado a um clique de mouse; - comandos de edição(recortar, copiar, colar), escolha de fontes e cores, discador automático, URL linking e mais; - exportação de texto puro e texto ASCII delimitado por vírgulas; - Importação dos antigos artigos do Cardfile para o Windows 3.x;. - Compatibilidade com Microsoft Excele Access Licença: Shareware Idioma: Inglês 6 �Modelo Fichário Eletrônico Cardfile Arquivo de Fichas - (sem nome) aaaAAAAAaAAAA Arquivo Editor Visualizar Visualizando Fichas Ficha < Localizar Info > AAAAAAUUUUu 5 ORGANIZAÇÃO E INDEXAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO O trabalho de organização e indexação de artigos de jornais possui rotinas bem definidas: a) Cada bibliotecário é responsável pela seleção de um jornal. Atualmente fazem parte da coleção os jornais locais (Diário de Pernambuco, Jornal do Commercio e Folha de Pernambuco) e principais jornais de circulação do país(Folha de São Paulo, Jornal do Brasil, O Estado de São Paulo, O Globo); 7 �b) Somente os principais artigos são selecionados, de acordo com as necessidades dos usuários e da instituição; c) No início do mês subseqüente, esses artigos são recortados e colados em folha de papel A 4 e carimbados com as seguintes informações: assunto, jornal, caderno, local, data e página; Modelo Recorte de Jornal 8 �d) Lê-se o artigo cuidadosamente com a finalidade de identificar e extrair dele palavraschave que constituirão entradas; e) A linguagem utilizada para indexação é a linguagem natural , onde foram criados 221 termos de grande abrangência, formando com isso uma lista de palavras-chave; Exemplo: AÇÚCAR, AGRICULTURA, AMAZONIA, AMÉRICA ARQUEOLOGIA, ALAGOAS, LATINA, ARQUITETURA, ALEMANHA, AMÉRICAS, ARTES, ALIMENTAÇÃO, ANIMAIS, ARGENTINA, ARTES-PERNAMBUCO, ARTES- PINTURA, ÁSIA, ASTRONOMIA, AUTORES PERNAMBUCANOS, AVIAÇÃO, BAHIA, BANCOS, DOCUMENTAÇÃO, ECONOMIA, BEBIDAS, BIBLIOTECAS, BIOGRAFIA, BIOLOGIA, BRASIL-ESTADOS E BIBLIOTECONOMIA BOTÂNICA, REGIÕES, E BRASILBRASIL- EXPORTAÇÃO/IMPORTAÇÃO, BRASIL-HISTÓRIA, BRASIL-5 Séc. de Cultura, BRASIL 500 ANOS, BRASIL-POLÍTICA, BRASIL-POLÍTICA-PRESIDENTES, BRASÍLIA, CAÇA E PESCA, CAFÉ, CANADÁ, CANGAÇO E CORONELISMO, CARUARU, CHILE, CHINA, CIÊNCIAS HOJE, CINEMA, DOENÇAS, DOENÇAS-AIDS, DOENÇAS-CÂNCER, ECOLOGIA, ECONOMIA, etc. f) Transcrição das palavras-chave no fichário eletrônico; g) E, finalmente, arquiva-se os artigos em pastas suspensas em ordem alfabética por assunto e estes recebem um número por ordem de chegada para facilitar o rearquivamento, quando são solicitados para xerocópias. 6 PROCEDIMENTOS EMPREGADOS NA TRANSCRIÇÃO DAS PALAVRAS-CHAVE PARA O FICHÁRIO CARDFILE Ao selecionar um artigo sobre o escritor pernambucano Ariano Suassuna, verifica-se no fichário eletrônico se existe indexada, na lista de cabeçalho de assunto, um termo 9 �que trate do tema “Autores Pernambucanos”. Se existe, apenas transcreve-se do fichário para a parte superior esquerda do recorte e em seguida adiciona-se no corpo da ficha o assunto específico, nesse caso: Suassuna, Ariano, se não existir o termo, cria-se e acrescenta-se ao fichário Cardfile Modelo de Indexação do Artigo sobre Ariano Suassuna AUTORES PERNAMBUCANOS “ P –Z” - Rodrigues, José Souto Maior, Mário Suassuna, Ariano Valente, Waldemar Pena Filho, Carlos Pontes, Joel Trindade, Francisco Solano O tamanho da ficha no fichário eletrônico é padronizado, geralmente no corpo da ficha há espaço para 11 entradas de palavras-chave específicas, caso não tenha espaço para transcrever todas as entradas adiciona -se uma nova ficha. Modelo adição de fichas AGRICULTURA ((( Ficha 3) (9(9icha 3) AGRICULTURA ( Ficha 2)ficha 2) AGRICULTURA 10 �Indexação das entradas Termos Geral de acordo com Palavras Chave ASTRONOMIA AUTORES PERNAMBUCANOS - “P – Z” O fichário eletrônico é limitado quanto ao número de fichas, devido a memória física , atualmente estão indexadas 1260 fichas, ordenadas alfabeticamente por assunto. Modelo do Fichário Eletrônico Cardfile, com Indexação de palavras-chave Arquivo Editar Visualizar < Visualizando Fichas Ficha > Localizar 1.260 ALEMANHA ALAGOAS AGRICULTURA (Ficha 2) AGRICULTURA ACÚÇAR - cana de açúcar - controle de pragas - setor canavieiro - produção - zona da mata – PE - crise - produção Modelo de Recorte de Jornal sobre Ariano Suassuna 11 Info �7 RECUPERAÇÃO DAS INFORMAÇÕES O sistema possibilita pesquisar por assunto e localizar as entradas das pastas . Exemplo: localizar a pasta que trata sobre assunto “Autores Pernambucanos”. Clicar no menu “localizar” a opção “Ir para....”, digitar o assunto desejado de acordo com os termos de grande abrangência antes determinado. O sistema mostrará as pastas que estão arquivadas com esse assunto. Exemplo Arquivo Editor Visualizar Ficha Localizar Info Ir para...... Procurar..... Procurar a Próxima. AUTORES PERNAMBUCANOS “P – Z” Ir para Outra opção é localizar pelo assunto específico que trata o artigo do jornal. Exemplo: Localizar os recortes de jornais que tratem sobre o escritor pernambucano Ariano Suassuna. Clicar no menu “Localizar” , ir para a opção “procurar”, nome do escritor e o sistema mostrará todas as entradas que houver com este título, bastando para isso ir para a opção “Procurar a Próxima”. Procurar digitar o SUASSUNA, Ariano 12 �8 REVISÃO DE PASTAS A revisão nas pastas é uma necessidade constante no processo de atualização da coleção. O critério adotado consiste em guardar artigos atuais e de interesse do usuário e da Instituição, como, por exemplo, a coleção de personalidades que fizeram e fazem a história do Estado Pernambuco. Essa revisão é feita semestralmente. A rotina consiste em reler os artigos, descartar os desatualizados, efêmeros e desgastados pelo manuseio, o que compromete sua legibilidade e rearquivar os que não foram descartados, havendo, com isso, alteração do número recebido de acordo com a ordem de chegada, bem como atualização no fichário Cardfile. 9 CONCLUSÃO Estabelecer quais assuntos que devem ser guardados e como serão indexados, sempre representou um desafio para bibliotecários que lidam com a organização dos artigos de jornais. Para tanto, a busca do aprimoramento precisa ser constante. Não há uma forma exata de prestar um serviço que nunca precisará de ajustes, seja em função das mudanças tecnológicas, seja pelas mudanças estratégicas da instituição. Antes do fichário eletrônico, o arquivo de recortes de jornais da Biblioteca Central da UNICAP tinha suas consultas restritas, e também não era amplamente ofertado. Com a facilidade da indexação automatizada, houve rapidez nestas operações, e um aumento significativo na procura por este serviço. Nas estatísticas relativas ao ano 2001, no item referente ao processamento de recortes de jornais ocorreram 3.326 artigos arquivados, 2.096 artigos classificados, 40 revisões de pastas e 905 pastas consultadas, número bastante significativo, pois oferecemos um serviço de qualidade . Fazer uso dos recursos da informática, facilitando o acesso desse material como ferramenta de busca por qualquer palavra, e, ao mesmo tempo, garantir sua guarda, viabiliza a realização de todo o potencial desse acervo, enquanto fonte de pesquisa e na incansável busca da satisfação dos usuários. 13 �10 REFERENCIAS: CHAUMIER, Jacques. Indexação: conceito, etapas e instrumentos. Revista Brasileira de Biblioteconomia e Documentação, São Paulo, v.21, n.1/2, p. 63-79, jan./jun. 1988. LANCASTER, F. Wilfrid. Indexação e resumo: teoria e prática. Brasília, DF: Briquet de Lemos, 1993. 347p. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 2. ed. Rio de Janeiro: FGV, 1991. 162p. PRADO, Heloisa de Almeida. A técnica de arquivar. 5.ed. São Paulo: T. A. Queiroz, 1988. 171p. PAZETTO, Denise. Serviço de entrada e recuperação de dados no centro de documentação e informação dos jornais da RBS: avaliação e mundaças. In: CONGRESSO BRASILEIRO DE BIBLIOTECONOMIA E DOCUMENTAÇÃO,19., 2000, Porto Alegre. Anais... Porto Alegre: PUCRS, 2000. 1 CD-ROM. SANTOS, Vilma Moreira dos et al. O tratamento de acervos arquivísticos na UFMG: a experiência de organização do acervo Curt Lange. In: CONGRESSO BRASILEIRO DE BIBLIOTECONOMIA E DOCUMENTAÇÃO, 19., 2000, Porto Alegre. Anais... Porto Alegre: PUCRS, 2000. 1 CD-ROM. VERSIANI, Luciana de Noronha; COELHO, Marisa C. Hemeroteca digitalizada: preservação de documentos e difusão da informação. In: CONGRESSO BRASILEIRO DE BIBLIOTECONOMIA E DOCUMENTAÇÃO, 19., 2000, Porto Alegre. Anais... Porto Alegre: PUCRS, 2000. 1 CD-ROM. 14 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 12 - Ano: 2002 (UFPE - Recife/PE) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas universitárias: espaços de (r) evolução do conhecimento e da informação. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFPE Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2002 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Recife (Pernambuco) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Arquivos de fichas de jornais: utilizando o fichário eletrônico Cardfile. Creator An entity primarily responsible for making the resource Santos, Arlete Braz Gonçalves dos Lins, Andrea Maria Lidington Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Recife (Pernambuco) Publisher An entity responsible for making the resource available UFPE Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2002 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource O gerenciamento de informações é tarefa estratégica em todos os setores da economia moderna. A riqueza e diversidade de informações existentes nos jornais é apoio de grande importância para os usuários, pois possibilitam diferentes abordagens, pela multiplicidade das informações, o que permite desenvolver uma visão crítica da realidade e reavaliar sua própria atuação. Então, o que fazer com tantos artigos de jornais que são selecionados diariamente por bibliotecários nas bibliotecas? Tudo é recortado porque “é importante guardar”, ou “este assunto interessa aos nossos usuários”, “arquive na Pasta de Recortes”, será que vamos recuperar com facilidade pelo assunto “Recortes”? Para facilitar a organização e o arquivamento desses recortes no Setor de Assistência ao Usuário da Biblioteca Central da UNICAP, surgiu a necessidade de buscar a melhor solução para a recuperação dessas informações. Para isso, utilizamos o Fichário Eletrônico Cardfile, desenvolvido nas versões do Windows 3.x. Todo esse processo possibilita o acesso às informações sobre a atualidade e serve de suporte a um ensino de qualidade, a uma pesquisa com resultados e a uma extensão efetiva. Language A language of the resource pt snbu2002