http://repositorio.febab.org.br/files/original/27/3588/SNBU1989_026.pdf ba96ee8f2e9057144d9f8266cab8392c PDF Text Text ESTUDO DO SISTEMA DE PERIÓDICOS DA UFRJ - UM ENFOQUE ESTRUTURADO Amauri Marques da Cunha Roberto Rodrigues Núcleo de Computação Eletrónica-NCE Este artigo relata, do ponto de vista de analista de sistemas, o estudo do Sistema de Informações de Periódicos da Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ). São apresentadas as técnicas utilizadas, sendo detalhadas as várias etapas do estudo e enfatizado o envolvimento e participação dos bibliotecários no projeto. Conclui-se pela viabilidade de uso da Análise Estruturada de Sistemas com significativas vantagens em empreendimentos deste tipo. 1 INTRODUÇÃO A questão da administração e controle de todas as atividades referentes à manutenção da coleção de periódicos da Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ), tem sido frequentemente reconhecida como sendo das mais árduas tarefas das nossas bibliotecas. A partir de 1983/1984, os órgãos financiadores do tipo FINEP, passaram a exigir um maior planejamento e uma organização sistêmica do processo anual de renovação de assinaturas. Isto provocou impactos significativos nesta área, e reforçou ainda mais a necessidade de novos e melhores instrumentos de administração. A equipe do Núcleo de Computação Eletrônica (NCE) que cuida da automação de bibliotecas, ao longo dos seus contatos com a comunidade de bibliotecários da Universidade, já vinha sendo sensibilizada para este problema há algum tempo. No entanto, esta equipe estava envolvida somente com a automação de monografias (subsistemas de Aquisição, Catalogação e Tabelas), que por razões históricas vem sendo mantida e estendida com prioridade pelo NCE. O surgimento de novas tecnologias no desenvolvimento de sistemas, aliado à vontade da equipe do NCE de utilizá-las em problemas complexos, ensejaram a alocação de recursos humanos na criação de um projeto para estudar esta questão na Universidade. 2 OBJETIVO DO PROJETO O objetivo inicial foi conhecer completamente tudo o que se relaciona com o �tratamento das publicações periódicas dentro da Universidade, tentando captar o Sistema de Informações que existe para suportar esta atividade. Começamos o trabalho sem uma idéia pré-concebida sobre a introdução de rotinas automatizadas, a prioridade era conhecer o problema inteiro. 3 TÉCNICAS UTILIZADAS Mas que novas tecnologias são essas? Estamos nos referindo ao conjunto de técnicas que se convencionou chamar de ANÁLISE ESTRUTURADA DE SISTEMAS. Mas o que é isso? A Análise Estruturada foi motivada principalmente pela grande dificuldade de comunicação entre analistas de sistemas e usuários de sistemas computacionais, que foi diagnosticada como uma das maiores causas do insucesso de sistemas desenvolvidos no passado no mundo todo. Qual a origem desta dificuldade? A questão fundamental é que os sistemas de informação são entes abstratos e como tais têm que ser representados através de modelos e, durante muito tempo, não existiam métodos eficazes para a construção destes modelos. As técnicas da Análise Estruturada são baseadas em uma interação na qual o cliente/usuário entende o modelo construido pelo analista e, desta forma, é capaz de contribuir efetivamente no projeto final. Isto pode ser alcançado através da utilização de uma espécie de "planta arquitetônica" chamada Diagrama de Fluxo de Dados (DFD), que é o principal componente daquele modelo. Esta "planta arquitetônica" é construida a partir dos elementos básicos que constituem os Sistemas de Informação, que são: - a movimentação de dados - aqui chamada de Fluxo de Dados; - a transformação de dados - ou um Processo; - o armazenamento de dados entre transformações - ou o Depósito de Dados; e - o meio-ambiente em que o sistema se insere - representado por Entidades Externas. Convém destacar que o objetivo primordial deste modelo é ter a capacidade de representar os dados e conjuntos de dados fluindo através dos diversos componentes de um Sistema de Informações que existe no local em estudo. Na medida em que os analistas e seus clientes/usuários consigam enxergar exatamente a mesma coisa, os dois conjuntos de pessoas vão poder dialogar melhor e construir juntos o modelo do Sistema de Informações. O desenvolvimento de Sistemas de Informações nestas novas técnicas passa �por varias fases que se sucedem, sendo que existem duas grandes fases iniciais, quais sejam: 1 - LEVANTAMENTO - representação do sistema atual, ou seja, aquele que funcionava antes dos analistas chegarem para as primeiras conversas; 2 - PROPOSTA - esta fase culmina com a apresentação de um modelo do novo Sistema de Informações, que terá sido construido conjuntamente pelos analistas e seus clientes/usuários. Somente após a aprovação, pelos diversos níveis hierárquicos envolvidos pela parte do cliente/usuário, da PROPOSTA resultante da segunda fase, é que as fases subsequentes serão executadas. Estas etapas posteriores são: 3 - O PROJETO DO SISTEMA DE PROCESSAMENTO DE DADOS isto é, programas, relatórios, formulários, telas de terminais, etc; 4-0 PROJETO DE REFORMULAÇÃO DAS NORMAS, ROTINAS E PROCEDIMENTOS das pessoas envolvidas com a operação do sistema; 5 - A IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA. 4 O MÉTODO DE TRABALHO E A FORMAÇÃO DA EQUIPE As técnicas da ANÁLISE ESTRUTURADA recomendam que as atividades das fases de LEVANTAMENTO e PROPOSTA acima mencionadas, sejam realizadas por uma equipe mista de analistas e clientes/usuários. Esta equipe deve ter no mínimo 2(dois) participantes: um analista e um usuário, e, por razões práticas de realização de reuniões produtivas, não deverá ultrapassar a quantidade de 7(sete) participantes. Uma vez formada a equipe, o trabalho se desenvolve através de entrevistas em que os analistas vão fazendo perguntas aos usuários (bibliotecários neste estudo) sobre os diversos aspectos do problema-alvo, que no caso é o dos periódicos da UFRJ. A cada entrevista a partir da segunda, os analistas trazem desenhos, que são os DFDs (Diagramas de Fluxo de Dados), representando o que os analistas conseguiram captar na entrevista anterior sobre o Sistema de Informações correspondentes ao problema-alvo. Estes DFDs já podem atualmente ser gerados e armazenados em computador, graças às novas ferramentas existentes, e dessa forma o trabalho do analista é facilitado enormemente. Foi escolhida a ferramenta PC-DFD PLUS que é um "software" nacional deste tipo. Estes DFDs são discutidos em todos os seus detalhes pelo grupo todo, que �consegue encontrar erros, mal-entendidos, omissões, etc... Desta forma os DFDs vão sendo continuamente aperfeiçoados e desdobrados até chegar-se a um modelo que espelhe fielmente o que os participantes da equipe conhecem sobre o problema-alvo. 5 DESENVOLVIMENTO DO PROJETO: A FASE DE LEVANTAMENTO Em agosto de 1988 foram realizadas duas reuniões iniciais para definir o escopo do trabalho e escolher a equipe, que finalmente contou com dois analistas e quatro bibliotecários. Em seguida foi iniciada a primeira fase do projeto: o Levantamento do Sistema Atual. Os bibliotecários foram escolhidos com o seguinte critério: 1(um) da Biblioteca Central da Universidade e mais 1(um) de cada urna das 3(três) Bibliotecas de Centros responsáveis pelas maiores coleções de periódicos da UFRJ, que são o CCMN (Centro de Ciências Matemáticas e da Natureza), o CT (Centro de Tecnologia) e o CCS (Centro de Ciências da Saúde). Além disso ficou estabelecido desde o início, que este grupo seria estendido para conter representantes de todos os Centros da Universidade e de algumas bibliotecas setoriais, perfazendo um total de 15(quinze) ou 16(dezesseis) pessoas, além dos analistas do NCE. Este grupo estendido se reuniria ao final de cada grande etapa para tomar conhecimento, dar sugestões e participar nas decisões do trabalho desenvolvido até então. A fase de Levantamento se desdobrou em várias etapas que são descritas sucintamente a seguir: Etapa 1: Nesta primeira etapa o objetivo principal foi o estabelecimento de uma linguagem comum entre os bibliotecários e os analistas do grupo. Foram expostos pelos analistas os principios da Análise Estruturada e suas convenções básicas, enquanto os bibliotecários forneceram uma idéia inicial da abrangência do sistema de informações a ser estudado. Nesta etapa foram realizadas 3(três) reuniões, sendo que na segunda os analistas apresentaram um pequeno esboço de um DFD que foi totalmente rejeitado pelos bibiotecários por enfocar erroneamente os problemas. Na terceira reunião foi concluido o esboço inicial das várias atividades envolvidas no sistema (que posteriormente se mostrou incompleto), e os bibliotecários já conseguiam ler os DFDs apresentados sem o auxílio dos analistas. �Etapa 2: Nesta etapa o objetivo maior foi conhecer os detalhes de cada uma das atividades desenvolvidas em torno da manutenção da coleção de periódicos. O trabalho foi desenvolvido ao longo de aproximadamente 6(seis) reuniões basicamente divididas em 2(duas) partes: na primeira os analistas apresentaram os DFDs construidos e/ou modificados como resultados da reunião anterior, para serem revistos em conjunto com os bibliotecários. Geralmente estes DFDs correspondiam a uma certa atividade. Na segunda parte de cada reunião voltava-se ao método de entrevistas feitas pelos analistas sobre os detalhes envolvidos numa próxima atividade. O resultado desta etapa foi um conjunto de diagramas detalhando as várias atividades, e também um diagrama mostrando os relacionamentos entre as atividades num nível mais elevado de abstração. Este último DFD foi ficando mais confuso a cada reunião que se passava, até que ficou tão confuso que nos obrigou a uma quebra no ritmo de trabalho que veio caracterizar a etapa seguinte. Etapa 3: Esta etapa não havia sido prevista mas se tornou essencial a partir do instante em que o número de atividades modeladas começou a aumentar muito. Foram necessárias apenas 2(duas) reuniões de trabalho para se fazer um reagrupamento geral das atividades detalhadas até então. Este reagrupamento foi, na verdade, um "repensar" por parte dos bibliotecários sobre o conjunto de tarefas desempenhadas dentro do sistema com o objetivo de destacar as principais tarefas a fim de colocá-las no DFD de nível mais alto, criando a partir dele uma hierarquia de niveis de abstração, dentro da quai foram recriados os DFDs de níveis inferiores. A facilidade com que esta etapa foi visualizada e executada pelos bibliotecários, e o subsequente entendimento rápido por parte dos analistas, foi uma prova cabal das vantagens trazidas pela Análise Estruturada. Etapa 4: O objetivo desta etapa foi acertar os detalhes finais da primeira versão completa do modelo, de modo que o mesmo pudesse ser entendido por outros bibliotecários que não haviam participado das reuniões de trabalho. Foram necessárias 3(três) reuniões, sendo que em uma delas foi convidado �um outro bibliotecário para expor uma atividade específica que fugia ao conheci mento dos bibliotecários do grupo. x Ao final, o levantamento inicial foi considerado em condições de ser debatido pela comunidade, e estava construido um modelo descrito em 14(quatorze) Diagramas de Fluxo de Dados, os quais representavam todas as tarefas mais importantes do Sistema de Informações sobre Periódicos da UFRJ. Etapa 5: Nesta etapa o objetivo maior foi validar o modelo construido junto ao grupo estendido de bibliotecários já citado. Foram realizadas duas reuniões com este grupo, sendo que na primeira foi apresentada uma palestra introdutória sobre a Análise Estruturada e também o modelo construido. Já na segunda reunião foram discutidos e modificados vários aspectos que ou não estavam claros ou estavam incorretos nos diagramas apresentados. Duas características dessas reuniões devem ser salientadas: 1 - a apresentação do modelo foi feita exclusivamente pelos bibliotecários que participaram da sua construção, sem a necessidade de muitas intervenções por parte dos analistas; 2 - os bibliotecários que tomaram contato com o modelo pela primeira vez, conseguiram entender perfeitamente o que de seu trabalho estava representado e, como prova disso, forneceram boas contribuições. Etapa 6: Nesta última etapa da fase de levantamento foi feita uma descrição detalhada de todos os dados envolvidos no sistema e representados no modelo, ou seja, foi construido um Dicionário de Dados do sistema de informações em estudo. Foram realizadas 8(oito) reuniões de trabalho com o grupo reduzido e os papéis foram invertidos: os bibliotecários descreveram os dados e os analistas questionaram as definições de dados que estavam formuladas de maneira pouco clara ou de maneira ambígua. No transcorrer desta etapa foram feitos vários ajustes no modelo já construído, a fim de torná-lo mais coerente. Ao final destas 6(seis) etapas o Levantamento do sistema atual foi dado como concluido, e estamos em condições de passar às próximas fases da elaboração da Proposta de um Novo Sistema de Informações sobre os Periódicos da UFRJ. �De posse do modelo levantado, e após a sua completa validação, temos uma visão geral e abrangente do problema. Isto possibilitará a escolha de setores ou grupos de atividades que serão prioritários para uma eventual reformulação futura. Esta reformulação poderá envolver ou não o uso de computadores, e poderá ainda exigir um estudo mais aprofundado, que utilize a mesma técnica, antes de se chegar a uma proposta concreta. 6 CONCLUSÕES A principal conclusão é a de que a Análise Estruturada é uma técnica que nos permitiu alcançar o nosso objetivo maior: conhecer o problema por inteiro antes de tentar soluções parciais para o mesmo. E interessante observar que, por várias vezes, tivemos que nos policiar para não passarmos a discutir sobre a necessidade de automatizar tal ou quai conjunto de atividades. Precisamos realizar um certo esforço para manter a disciplina e direcionar todas as nossas forças no objetivo fixado inicialmente. Um importante sub-produto foi gerado por este projeto: durante o seu desenvolvimento pudemos identificar claramente a necessidade de contarmos com um CATÁLOGO COLETIVO DE PERIÓDICOS DA URFJ. Desta constatação já partimos, dentro do SIBI/BC-UFRJ para a criação de uma outra equipe para coordenar a atualização e manutenção deste catálogo através da constituição de uma subcoordenação regional do CCN do IBICT, só para atender às bibliotecas da UFRJ. Uma outra observação a ser registrada foi o fato de que os próprios bibliotecários que executam em seu dia a dia as atividades estudadas, constataram que nao possuíam uma visão tão clara de seu próprio trabalho e da importância relativa de cada uma das atividades desenvolvidas em relação ao todo. Numa das reuniões finais um dos bibliotecários comentou:" - quantas atividades nós fazemos de que nunca havíamos nos dado conta...". Finalmente temos a registrar que este projeto provocou uma série de efeitos positivos na comunidade de bibliotecários interessados e/ou envolvidos com o problema dos periódicos na UFRJ. Podemos destacar os seguintes: - a tomada de consciência sobre a importância do Sistema de Informações sobre Periódicos em uma Universidade grande como a nossa; - a utilização de modernas técnicas de lidar com Sistemas de Informação motivou muitas pessoas (inclusive nós, analistas de sistemas), disso re- �sultando uma significativa melhoria nos relacionamentos interpessoais requisito indispensável ao sucesso de qualquer empreendimento; - os diversos participantes do projeto, nos diversos níveis de envolvimento, aprenderam muito sobre as demais bibliotecas e órgãos envolvidos na questão. O nível geral de informação e conhecimento do problema aumentou substancialmente; - uma boa parte destas informações e conhecimentos adquiridos, estão registrados formalmente nosdocumentos gerados até agora, o que nos faz crer que as próximas fases têm também uma boa probalidade de êxito. 7 - BIBLIOGRAFIA CUNHA, Amauri M. da & RODRIGUES, Roberto. Estudo Inicial Para o Sistema de Periódicos da UFRJ. In: CICLO de Estudos em Ciência da Informação. 2. Rio de Janeiro, 5 - 9 dez. 1988. Rio de Janeiro, SIBI/UFRJ, 1988. DEMARCO, Tom. Structured Analysis and System Specification. New York, Yourdon Inc., 1978. GANE, Chris & SARSON, Trish. Análise Estruturada de Sistemas. Rio de Janeiro, Livros Técnicos e Científicos, 1984. M.E.C. Formato CALCO: monografias e publicações seriadas. Brasília, MEC, 1977. I.B.I.C.T. Formato IBICT: formato de intercâmbio bibliográfico e catalogràfico. Brasília, IBICT, 1987. � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 06 - Ano: 1989 (UFPA - Belém/PA) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Automação de bibliotecas e serviços aos usuários. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFPA Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belém (Pará) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Estudo do Sistema de periódicos da UFRJ- um enfoque estruturado. Creator An entity primarily responsible for making the resource Cunha, Amauri Marques da Rodrigues, Roberto Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belém (Pará) Publisher An entity responsible for making the resource available UFPA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1989 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Este artigo relata, do ponto de vista de analista de sistemas, o estudo do Sistema de Informações de Periódicos da Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ). São apresentadas as técnicas utilizadas, sendo detalhadas as várias etapas do estudo e enfatizado o envolvimento e participação dos bibliotecários no projeto. Conclui-se pela viabilidade de uso da Análise Estruturada de Sistemas com significativas vantagens em empreendimentos deste tipo. Language A language of the resource pt snbu1989