http://repositorio.febab.org.br/files/original/27/3585/SNBU1989_023.pdf 2861f3afe887a587f917dee2da9eb9d8 PDF Text Text DIRETRIZES PARA AUTOMACAO DOS SERViÇOS DO NUCLEO DE DOCUMENTAÇÃO DA UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE CLARICE MUHLETHALER DE SOUZA Coordenadora do Projeto Relato de andamento do processo de modernização e ampliação dos niveis de eficiência eficácia dos serviços do Núcleo do Documentação da Universidade Federal Fluminense, através do estabelecimento de diretrizes para automação das ratinas operacionais do sistema, enfatizando as metas operacionais propostas, etapas previstas e efetivamente concluidas, metodologia utilizada, dificuldades e resultados já alcançados. 1 O SISTEMANDO O Núcleo de Documentação da Universidade Federal Fluminense (NDC) é órgão suplementar ligado diretamente ao Reitor. A estrutura organizacional do NDC não se configura como Biblioteca Central mas como um Centro de Documentação que procura congregar técnicas para armazenamento, recuperação e disseminação da informação no sentido de subsidiar os programas de ensino, pesquisa e extensão da UFF. Para cumprir suas funções apóia-se na seguinte estrutura: Direção Geral, Divisão de ServiçosTécnicos (que centraliza as atividades consideradas meio, tais como: aquisição, registro e processamento técnico), Divisão de Serviços Informativos (que coordena e desenvolve as atividades de apoio ao sistema, tais como: microfilmagem, conservação e restauração de documentos, catálogo coletivo, comutação, referência legislativa, cadastros) e 19 bibliotecas setoriais localizadas nas diversas unidades universitárias, sendo 15 em Niterói e 4 no interior do Estado (Bom Jesus de Itabapoana, Pinheiral, Campos, Volta Redonda). O NDC conta ainda com um Arquivo Geral que tem por finalidade a sistematização, controle e preservação da documentação administrativa produzida pela UFF. 20 PROJETO A necessidade de maior agilidade ao sistema e a oportunidade de uma orientação técnica especializada através do Acordo MEC/BID 111 - Programa de 2461 �Assistência Técnica possibilitou e projetou "Diretrizes para Automação dos Serviços do Núcleo de Documentação da Universidade Federal Fluminense" iniciado em dezembro de 1985 com proposta inicial de conclusão em 2(dois) anos, tendo sido prorrogada até a presente data por razões diversas, em especial, pela necessidade fundamental de maior datalhamento da análise de O&M do sistema. 2.1 OBJETIVOS 2.1.1 Objetivo geral Modernização e ampliação dos niveis de eficiência e eficácia dos serviços através da automação das rotinas operacionais do sistema NDC. 2.1.2 Objetivos especificos Racionalização dos processos em todos os niveis operacionais. Estabelecimento de diretrizes para automação dos procedimentos de reunião, descrição, disseminação e recuperação da informação mantidos pelo sistema. 2.2 METAS OPERACIONAIS - Análise e documentação das rotinas e fluxos mantidos pelos diversos setores do sistema NDC; - Estabelecimento dos requisitos de entrada e saida de dados; - Estabelecimento dos requisitos de armazenamento; - Especificação da estrutura operacional do sistema automatizado; - Especificação do sistema gerenciador de banco de dados; - Especificação dos formatos a serem adotados pelo sistema NDC para entrada/saída, aramazenamento e intercâmbio de dados; - Estabelecimento do plano de automação visando a implantação das bases de dados e rotinas de operação do sistema automatizado. 2.3 ETAPAS 2.3.1 Formalização do projeto . Identificação do problema alvo de solução; . Estabelecimento dos objetivos e âmbito do projeto; 247 �· Especificação dos benefícios esperados; · Definição de competências do grupo de trabalho. Na identificação do problema alvo de solução foram considerados os aspectos: · Nível de desempenho do sistema; · Grau de pertinência e acessibilidade de informação; · Custo de manutenção de rotinas e serviços; · Racíonalidade dos controles; · Condições de Segurança dos recursos do sistema. o estabelecimento dos objetivos e âmbito do projeto, bem como a especifi- cação dos benefícios esperados possibilitou enunciar as metas a serem alcançadas e definir as competências do grupo de trabalho. 2.3.2 Estudo de viabilidade · Estabelecimento do grupo de trabalho; · Diagnóstico do contexto operacional do sistema NDC; · Análise das condições de viabilidade tecnológica, operacional e econômica disponíveis ao sistema NDC pela UFF; . Especificação das reformulações necessárias; . Identificação e priorização das rotinas a serem automatizadas; . Elaboração do projeto executivo; . Treinamento do grupo de trabalho em "Fundamentos de Processamento de Dados". 2.3.3 Análise do sistema · Levantamento de dados relativos aos componentes do sistema NDC: Operações: reunião, análise, descrição, armazenamento, disseminação, recuperação e uso do material bibliográfico Instrumentos: terminologia entradas da representação descritiva Fluxo de materiais: recepção, conferência e controle, processamento técnico, uso do material bibliográfico Fluxo de informações: formulários 2481 �comunicação interpessoal Arquivos de dados: internos - técnicos e administrativos público usuário · Descrição textual e diagramática das rotinas e fluxos mantidos pelos diversos setores do sistema NDC 2.3.4 Estudo de alternativas · Análise e justificativa da alternativa tecnológica a ser adotada. 2.3.5 Plano de automação · Especificação de Hardware/Software; · Especificação do sistema gerenciador de banco de dados; · Especificação das bases de dados: - Natureza - Estrutura de acesso - Função das rotinas - Produtos · Especificação dos formatos: - Entrada/Saída - Compactação/Armazenamento - Intercâmbio · Elaboração, teste e revisão das rotinas programáticas de implantação e manutenção do banco de dados; . Documentação do sistema para tratamento e uso; . Instalação dos equipamentos e programas; . Treinamento dos usuários técnicos na entrada de dados e operação do sistema; automatizado; · Estratégia de implantação e manutenção das bases de dados; . Estratégia de avaliação; . Plano de implementação e expansão do sistema automatizado. Tendo sido conduidas as etapas de formalização do projeto, estudo de viabilidade, análise do sistema e estudo de alternativas, o grupo de trabalho encontrase no momento, desenvolvendo o plano de automação, especificamente, na fase de elaboração, teste e revisão das rotinas de implantação e manutenção do banco de dados. 249 �2.4 DIFICULDADES · Estabelecimento do Grupo de Trabalho com dedicação exclusiva ao projeto; · Condições atuais de viabilidade tecnologia, operacional e econômica dispo níveis ao sistema NDC pela UFF; - Estrutura operacional do órgão de processamento de dados: compartilhamento dos equipamentos periféricos compartilhamento do uso da CPU compartilhamento dos recursos humanos de análise de sistemas e programação - Volume de documentos e informações que representam o porte do sistema NDC; - Instalações de telefonia e telecomunicação; - Condições de desempenho dos recursos humanos; - Recursos orçamentários para desenvolvimento de projetos paralelos de apoio 2.5 RESULTADOS ALCANÇADOS · Reestruturação do organograma do NDC; · Manual de rotinas e fluxos da reunião, processamento técnico e uso do material bibliográfico periódico e não-periódico; · Formulário de entrada de dados para a base de dados de terminologia; · Formulário de entrada de dados para a base de dados bibliográficos de títulos de monografias; · Formulário de entrada de dados para a base de dados bibliográficos de exemplares de monografias; · Formulário de entrada de dados para a base de dados legislativos 2.6 PLANO DE DESENVOLVIMENTO PARA 029 SEMESTRE/89 · Teste das rotinas programáticas de implantação e manutenção do banco de dados; · Revisão da terminologia adotada; · Revisão e adaptação das entradas da representação descritiva; . Instalação dos equipamentos e programas; . Documentação do sistema; . Treinamento avançado; . Operação do sistema nos novos moldes. 250 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 06 - Ano: 1989 (UFPA - Belém/PA) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Automação de bibliotecas e serviços aos usuários. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFPA Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belém (Pará) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Diretrizes para automação dos serviços do Núcleo de Documentação da Universidade Federal Fluminense. Relatos de experiências. Creator An entity primarily responsible for making the resource Souza, Clarice Muhlethaler de Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belém (Pará) Publisher An entity responsible for making the resource available UFPA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1989 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Relato de andamento do processo de modernização e ampliação dos niveis de eficiência eficácia dos serviços do Nùcleo do Documentação da Universidade Federal Fluminense, através do estabelecimento de diretrizes para automação das ratinas operacionais do sistema, enfatizando as metas operacionais propostas, etapas previstas e efetivamente concluidas, metodologia utilizada, dificuldades e resultados já alcançados. Language A language of the resource pt snbu1989