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                  <text>INTERDEPENDÊNCIA ENTRE A AQUISIÇÃO
PLANIFICADA E A DISSEMINAÇÃO SELETIVA
DA INFORMAÇÃO UMA EXPERIÊNCIA DO CENTRO
DE INFORMAÇÃO CIENTÍFICA PARA A SAÚDE
DA SECRETARIA DE ESTADO DE SAÜDE
DO RIO DE JANEIRO
MARIA DAS NEVES NIEDERAUER TAVARES
CAVALCANTI
Diretora do Centro de Informação Cientifica
para a Saúde da Secretaria de Estado
dc Saúde do Rio de Janeiro

RESUMO
Apresentação, através de fluxogramas, das diversas fases
de tratamento e divulgação da informação no Sistema de
Informação Científica, da Secretaria de Estado da Saúde do
Rio de Janeiro e comprovação da interdependência verificada
entre a política de Aquisição Planificada e a Disseminação
Seletiva da Informação.
1

INTRODUÇÃO

Os programas de Aquisição Planificada constituem-se
em elementos de infra-estrutura imprescindíveis a uma
eficiente cooperação interbibliotecária. Como tal, vêm sendo
desenvolvidos nos diversos sistemas dedicados à transferência da informação, ou estabelecidos, mediante acordos ou
convênios, entre instituições da mesma área geográfica dedicadas à mesma especialização, embora desvinculadas administrativamente entre si.
Sua finalidade Ultima é assegurar o acesso de um maior
número de usuários às informações que lhes sejam perti■aentes, garantindo a cobertura exaustiva da literatura
especializada, pelo controle de um maior número de títulos,
e conseqüentemente promovendo um melhor aproveitamento
dos recursos disponíveis.
— 147 —

�As principais vantagens apontadas se referem à eliminação das duplicações desnecessárias, tanto nas coleções
(luanto nas tarefas a serem realizadas, obtendo-se maior
rentabilidade dos recursos financeiros, pela distribuição das
despesas de aquisição e tratamento da informação, entre os
diversos participantes do programa.
No entanto, como só se poderá garantir o acesso às
informações que se achem disponíveis, os programas devem
per baseados em critérios eficientes de seleção que possam
levar à máxima identificação das coleções aos interesses
específicos dos usuários em potencial,
O conhecimento destes interesses, através de estudos
de usuários, tem sido a preocupação maior dos serviços
destinados à divulgação da informação e constitui o nrinf ípio básico de todos os sistemas de disseminação Seletiva
da Informação que buscam, através de contínua avaliacf-o
rios índices de aproveitamento e posterior retroalimentacno
do sistema, com os dados assim obtidos, atingir simultaneamente altos m'vois de exaiistividade e relevância, com a menor
margem de "ruídos".
Os interesses específicos do^ usuário^,, porém, têm í^e
demonstrado variáveis, com maior ou menor freniiôncia.
embora dentro de uma determinada faixa de pertinência
A divulgação das informações disponíveis no Sistema, assume, então, uma importância que pode se itmalar à do fornerimento do material bibliográfico especifiçímente selecionado, quando da entrevista inicial.
A contínua avaliação da utilização das coleções ipela
análise dos pedidos resultantes desta divulgação, através de
sumários correntes, pode permitir um melhor ajustamento,
e até modificação, dos perfis dos usuários, retroalimentando
o Sistema^ e indo influir diretamente sobre os programas de
aquisição planificada, determinando decisões tendentes a que
S3 atinja um elevado grau de relevância por meio de cri té
rios exatos de seleção.
A experiência verificada no Sistema de Informação
Científica da Secretaria de Estado de Saúde do Rio de Janeiro
parece exemplificar bem esta interdependência existente
— 148 —

�entre os serviços dc disseminação da informação e a político
de aquisição planificada estabelecida. Trata-se de um sistema de aquisição centralizada que permite a disseminação
da informação e a utilização de todos Os periódicos pela
totalidade dos usuários que, de alguma forma, se achem
vinculados ã Secretaria, independente de sua especialização
e dos órgãos em que se achem concentrados os títulos
correntes.
Acompanhando-se a tramitação da informação desde
que entra no Sistema, através de fluxograma das tarefas
desempenhadas nos diversos órgãos do processamento e
divulgação, subdivididas em QUATRO FASES, poderemos
verificar a interdependência existente entre a POLÍTICA
DE AQUISIÇÃO e a DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO e
a necessidade de sua mútua retroalimentação.
S

CENTRO DE INFORMAÇÃO CIENTÍFICA PARA A SAÜDE — SUPC

l-! .1
2.1.1

P FASE
Entrada

Todos os periódicos
permuta dão entrada no
ÇÃO CIENTÍFICA PARA
ÇÃO PLANIFICADA, do
TÉCNICO.

recebidos por compra, doação ou
SUPC — CENTRO DE INFORMAA SAÜDE, na SEÇÃO DE AQUISISERVIÇO DE PROCESSAMENTO

Após verificação e registro, são encaminhados e enviados
fi SEÇÃO DO CATALOGO COLETIVO ainda do mesmo SERVIÇO, para registro no Vise Record e encaminhamento à
SEÇÃO DE DISSEMINAÇÃO SET.ETIVA DA INFORMAÇÃO,
do SERVIÇO DE DIVULGAÇÃO. Esta tramitação leva em
média de 24 a 48 horas.
2.1.2

Divulgação

Na SEÇÃO DE DISSEMINAÇÃO SELETIVA DA INFORMAÇÃO os SUMÃRIOS dos periódicos são duplicados mediante xerox para encaminhamento dos diversos órgãos da
Secretaria, acompanhados de listagens dos SUMÁRIOS
CORRENTES elaborados em ordem e numerados para
facilitar os pedidos dos artigos.
— ir.) —

�As listagens dos SUMÁRIOS CORRENTES são numerados seqüencialmente dentro de cada ano e são produzidas
às sextas-feiras incluindo todos os periódicos recebidos
durante a semana.
2.1.3

Saída

Às segundas-feiras é feito o envio dos SUMÁRIOS CORRENTES e da respectiva listagem para cada uma das UNIDADES DA SECRETARIA, enquanto os periódicos são
{guardados na Seção juntamente com uma listagem na qual
é anotada a data da saída que corresponde ao final da
PRIMEIRA FASE.
2.2
2.2.1

2^ FASE — NAS UNIDADES DO SISTEMA
Entrada

Os SUMÁRIOS CORRENTES e a respectiva listagem são
recebidos nas UNIDADES e o bibliotecário responsável
confere, assina o recibo, e separa a listagem dos SUMÁRIOS
CORRENTES. A listagem é guardada enquanto os SUMÁRIOS são divulgados entre os usuários da Biblioteca.
2 2,2

Divulgação

2,2.2.1 Os usuários anotam em cada SUMÁRIO os artigos
pertinentes para seus interesses ou aquelec que, a seu ver,
deverão ser solicitados para incorporação ao acervo de separatas da biblioteca.
Período de duração: de segunda a quarta-feira.
2 2,2.2 O bibliotecário retoma a listagem, anota as solicitações, providencia o arquivamento dos SUMÁRIOS CORRENTES em pastas referentes a cada um dos títulos de
periódicos para possível utilização futura e solicita, por telefone, os artigos de interesse para a Unidade.
2 2,3

Saída

2.2.3.1 Semanalmente, o bibliotecário solicita a xerox dos
artigos à SEÇÃO DE DISSEMINAÇÃO SELETIVA DA INFORMAÇÃO, de preferência até quinta-feira, para que os
artigos possam ser enviados juntamente com os novos SU— 150 —

�MARIOS CORRENTES e respectiva listagem, na segundafeira seguinte.
2.2.3.2 Os pedidos telefônicos são feitos pela referência
no número indicativo do título na listagem e pela paginação
do.s artigos e representa o final da SEGTTNDA FASE.
2.3
2.3.1

3=&gt; FASE
Entrada

2 3.1.1 A SEÇÃO DE DISSEMINAÇÃO SELETIVA DA
informação recebe o pedido telefônico e anota os pedidos
T)elos números da listagem, dos títulos e a paginação dos
artigos, em formulário próprio.
2 3.1.2 Reúne os pedidos das Unidades aos dos usuários
individuais do SPI já preparados previamente.
2.3.1.3 Providencia a cópia xerox, em número suficiente,
de todos os artigos solicitados e a referência de cada um dos
artigos, em fichas com a anotação dos solicitantes.
2.3.2

Controle

Após a conferência das cópias com os pedidos e das
fichas de referência com os artigos, as fichas são arquivadas
cm catálogo próprio por ordem alfabética de autor.
2 3.3

Encaminhamento

Os periódicos e as cópias dos Artigos são separados de
acordo com seu destino. Os que deverão permanecer no
SLTPC são entregues à SEÇÃO DE PERIÓDICOS para registro, armazenagem e consulta; os pertencentes às diversas
bibliotecas do sistema são relacionados .juntamente com os
artigos pedidos, para encaminhamento na segunda-feira
seguinte às bibliotecas das Unidades onde ficarão à disposição dos usuários para utilização.
2 3 ,4

Utilização nas Diversas Unidades

2.3.4.1 Nas diversas Unidades os bibliotecários responsáveis conferem as listagens dos periódicos e dos artigos e
iissinam os recibos correspondentes.

�2.3.4.2 Após o registro no KARDEX, os periódicos são
postos à disposição dos usuários e as cópias dos Artigos são
entregues aos solicitantes por empréstimo. Todos os Artigos enviados deverão receber tratamento de separata para
posterior utilização.
2 3,4.3 Toda a utilização por empréstimo, cópia xerox ou
.:onsulta deverá resultar em dados estatísticos diários a
serem consolidados mensalmente em RELATÓRIOS ESTATÍSTICOS.
2.3.5

Saída

Cada Unidade enviará cópias dos RELATÓRIOS ESTATÍSTICOS MENSAIS à SEÇÃO DE DISSEMINAÇÃO SELETIVA DA INFORMAÇÃO do SUPC até o dia 5 de cada mês,
o que representa o final da TERCEIRA FASE.
2.4
2.4.1

4^ FASE
Entrada

2,4.1.1 A informação dá entrada na SEÇÃO DE DISSEMINAÇÃO SELETIVA DA INFORMAÇÃO .sob a forma de
RELATÓRIOS ESTATÍSTICOS de utilização nas diversas
UNIDADES e no SUPC, por título de periódico, por especialidade e por usuário,
2 4.1.2 Pela análise dos RELATÓRIOS a SEÇÃO DE DISSEMINAÇÃO SELETIVA DA INFORMAÇÃO DO SUPC elabora os diversos MAPAS ESTATÍSTICOS consolidados que
irão permitir a visão de conjunto e a comparação da utilização dos periódicos em cada uma das UNIDADES.
2.4.1.3 Os MAPAS ESTATÍSTICOS consolidados são encaminhados ao GABINETE da DIREÇÃO DO SUPC para exame
e verificação da necessidade de qualquer alteração no Sistema .
Mensalmente são realizadas reuniões da Direção com as
diversas Chefias para avaliação dos Mapas e demais Relatórios e possível tomada de decisões.
2.4.1.4 Durante estas reuniões são comparados os dados
estatísticos de utilização nas diversas unidades para avaliação do funcionamento do Sistema.
— 152 —

�Esta avaliação irá comprovar até que ponto a política
de aquisição está identificada aos interesses reais dos usuários pela análise dos seguintes dados;
IV — Percentual de títulos arrolados nos levantamentos
bibliográficos realizados para o SDl ou para usuários individuais e que não constem da coleção.
2v — Percentual de utilização de cada titulo de periódico pelos usuários individuais em sua unidade de destino
comparado aos pedidos de xerox de artigos do mesmo título
por outras unidades do Sistema.
ys» — Percentual de utilização de cada titulo na totalidade do Sistema.
2 4.2

Ketroalimentação do Sistema

Como resultado da avaliação feita durante a reunião dos
Chefes, os dados consolidados são enviados à Seção de Aquisição para possíveis modificações na política de aquisição
planificada e que poderão se refletir nas seguintes decisões:
2.4.2.1

Redistribuição do Acervo.

Neste caso serão transferidos títulos de periódicos
de uma unidade para outra, desde que comprovados índices
de utilização que justifiquem a medida.
2.4.2.2

Manutenção dos Títulos ou sua substituição

Avaliada a importância de cada título através de
sua utilização no órgão especializado de destino e na totalidade do Sistema, os periódicos serão mantidos ou substituídos por outros da mesma especialização e que estejam
atendendo melhor aos interesses dos usuários.
2.3.2.3

Novas aquisições

Pela verificação dos títulos não existentes na coleção e identificados pelos usuários como relevantes nos
levantamentos bibliográficos, a Seção de Aquisição poderá
providenciar sua aquisição, desde que os coeficientes de
pedido para empréstimo interbibliotecário venham se mantendo ern nível constante ou apresentando crescimento
contínuo.
— 153 —

�Para aquisição de novos títulos, além deste fator,
sao também levados em consideração: a dificuldade em
sua obtenção através do empréstimo interbibliotecário e a
inexistência do título nas bibliotecas do Grupo de Bibliotecários Biomédicos do Rio de Janeiro ou sua localização em
biblioteca de difícil acesso.
3

CONCLUSÃO

A experiência verificada no Centro de Informação Científica para a Saúde indica que a retroalimentação do Sistema
com os dados estatísticos da Seção de Disseminação Seletiva
da Informação irá refletir-se diretamente sobre a Seção de
Aquisição Planificada para o estabelecimento da política que
permita a perfeita adequação das coleções aos interesses
específicos dos usuários.
Como o processo é contínuo, verificamos que de fato
há uma interdependência mútua entre a política de Aquisição Planificada e a Disseminação Seletiva da Informação e
que o êxito do Sistema repousará no perfeito desempenho
destes dois polos que funcionam simultaneamente como
ENTRADA e SAÍDA no Sistema.
DEBATES
Que tipo de usuário possui o Centro de Informações
Científicas para a Saúde do Estado do Rio de Janeiro?
MARIA DAS NEVES NIEDERAUER TAVARES CAVALCANTI: Os nossos usuários de um modo geral são os usuários
institucionais, isto é, de todos os órgãos da Secretaria de
Estado de Saúde e, portanto, todos os usuários individuais a
ela vinculados de qualquer forma.
O Centro de Informações Científicas para a Saúde do
Estado do Rio de Janeiro já atinge a todo Estado?
MARIA DAS NEVES NIEDERAUER TAVARES CAVALCANTI: Diretamente não. Com a fusão do antigo Estado da
Guanabara com o antigo Estado do Rio de Janeiro, ainda há
inúmeros problemas a serem resolvidos. O Estado do Rio
é. atualmente, atingido pelas Coordenadorias. Não pudemos
até agora instalar Bibliotecas nas Unidades que ficam no

154 —

�antigo Estado do Rio. Mantemos, no momento as Bibliotecas que eram do sistema da antiga Secretaria de Saúde d(j
Estado da Guanabara e que permaneceram com a Secretaria de Estado de Saúde do Rio de Janeiro, pois muitas dessas
bibliotecas passaram para o município. Nós temos em funcionamento, atualmente, quatro bibliotecas que se beneficiam desse sistema de aquisição planificada.
Qual o número de títulos de periódicos que a rêde possui?
MARIA DAS NEVES NIEDERAUER TAVARES CAVALCANTI: Gostaria de dizer que, em 1978, adquirimos 337 títulos correntes, que são controlados e divulgados no sistema.
Desses 337 títulos, 110 foram adquiridos por compra, 189 por
doação e 38 por permuta com a Revista Médica do Estado
do Rio de Janeiro, que é editada sob a responsabilidade do
Centro.
Como é feito o empréstimo de periódicos?
MARIA DAS NEVES NIEDERAUER TAVARES CAVALCANTI: Nós não fazemos empréstimo de periódicos no Centro. No Centro, nós fornecemos cópias xerox dos artigos de
periódicos. Nas unidades, os periódicos podem ser emprestados aos usuários que são vinculados à instituição, porque
dessa forma há ijossibilidade de uma recuperação rápida dos
niesmos.
Qual o material humano disponível para a execução
desses serviços?
MARIA DAS NEVES NIEDERAUER TAVARES CAVALCANTI: O Centro foi criado em janeiro de 1977 e conta,
atualmente com: 5 bibliotecários, 20 funcionários administrativos, dos quais 3 estudantes de Biblioteconomia e, IH
bolsistas, sendo que a grande maioria são de estudantes de
Biblioteconomia da UFF.

— 155 —

�ricuRA I

Id FASt
CE NTRO DE INFÜHM AÇÃO CieN n'riCA P/SAÚDE - S U P C

SEÇAO OE
AQUISI ÇÃO
/ I? VCRIFICAÇÂO
( 2® REGISTRO
\ 3® ENCAMINHAMENTO
SEÇAO OE CATALOGO COLETIVO
REQISTRO DO V. R
2® ENCAMINHAMENTO
seçAo OEIdisseminação
SELETIVA
DA informação
/^l®POHnuPLICAÇAO
DOS SUMAfilOS \\
KtHÜX.if«; ELABÜHAÇAO
DAS LISTAGENS DOS SUMÁRIOS 1
.CORRENTES 3® ENCAMINHAMENTO/

CONVENÇÕES
Qn PERIÓDICOS
I I SEÇÃO OU ORGÃOS
( J AÇÃO
». DIREÇÃO OA AÇÃO
^ 6UARDA AROUlVAMENTC
l/l proviso'rio
DECLSÃO
[1 suma'rios correntes
LISTAGENS

�rieuR* I

2» FASE
UNIDADE DO SISTEMA

�PlftUR* S

3? FA sr.
CENTRO DE INFORMAÇÃO CIENTIFICA P/5AÚDE - S U P C

SEÇÃO DC OISSEMiNAcIo
SELETIVA DA INrORM&amp;ÇiO
CONVCNCOeS
TELEFONE
«EÇio onoío UWIPêOC
( ) ACÁO
/"7 PEDIDOS 0€ AMTICOS
DECtsio

^ANOTA PEDIDOS PELOS
ÜMEROS DAS LtSTAQFNS
O
y XEROX

rõl FICHAS
Pi ARQUIVAMENTO
PCRIÓOICOS
0 XEROX
Xy ufutmot
/\ BIBlIOTf c«mo«
/—-HHATdmot t»T»TfsTieO»
^ ' DE. UTILlZAÇiO

)

1 +
' 1 '
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1
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VARTtGOS
CM fichas/

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E

�FÍGURA 4

4® FASE
CENTRO DE INFORMAÇÃO CIENTÍFICA P/SAÚDE- SUPC
POK TITULO DE ^ERiODICO
POn ESPECIALIDADE

entrada

\ POR USOARIO
OISSLMINAÇAO
SELETIVA
INFORMAÇÃO
NA'LISE DOS
ELATORIOS
UTILIZAÇXO

/" AVALIAÇÃO
(
DOS
\ DADOS

\
)
/

coNveriçoES
RELATOBIOS ESTATÍSTICOS
OJ MENSAIS P/ UNIDADE

\
1
J

NOVAS AQUISIÇÕES

�ANTONIO MIRANDA — Há algum tempo vem se comentando a necessidade da criação no Brasil de um Serviço
Nacional de Informação Científica e Tecnológica, como
ressonância da pregação da UNESCO através da UNISIST.
De fato, esteve no Brasil a alguns anos atrás o Professor
Harold Borko que visitou o antigo IDBD. Criou-se, então,
uma comissão nacional devotada ao estudo de viabilidade e
'ie infraestrutura que deveria ter o país, para a existência
de uma rede ou sistema de informação científica e tecnológica. Essa rede teria por objetivo servir como base documentária da informação ao próprio desenvolvimento
nacional, aos programas nacionais de desenvolvimento e aos
programas setoriais de educação. Essa comissão daria lugar
ao nosso SNICT CServiço Nacional de Informação Científica
e T^ennolópfica), infelizmente, isto não ocorreu. No seu lugar,
no entanto, houve a reorganização do IBBD. O IBICT surgiu por uma resolução do CNPq, com o título de "Instituto
Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia", Se
lermos os obietivos e as razões que levaram à criacao do
IBICT, veremos nuc muitas das idéias que estavam na comissão para a criacão do SNICT. reaparecem na reorganização do antigo IBBD, atualmente, IBICT. Desejamos que
o IBICT se desenvolva plenamente tendo recursos humanos,
econômicos e materiais necessários para vir a se tornar o
verdadeiro Serviço Nacional de Informação Científica e
Tecnológica, que a Comunidade Científica Brasileira está
reclamando. Isto nos parece de grande importância, pripcipalmente porouc nesse momento estão surgindo no Brasil,
uma série de serviços de informação especializados que,
r-ntretanto. carecem de uma coordenação de siias atividades,,
nara que se evite a repetição ou sobreposição de tarefas,
barateamento dos custos e complementação de atividades
ern favor de seus usuários. Num país carente como o nosso,
não encontramos razões para seguir mantendo serviços de
informação disciplinado, quando a experiência internacional
determina a existência de serviços multidisciplinares e interdisciplinares
Acredito que num Painel sobre Informação Científica
não poderia faltar uma voz de alerta: a existência de uma
política nacional de informação científica e tecnológica e
de um órgão senão executivo em todas as suas prerrogativas,
pelo menos coordenador dessa política, onde houvesse uma
delimitação clara das atividades de uma BIREME, de um
— 160 —

�CNEN, de um SIDE e assim por diante, em que todos
soubessem quais são as suas responsabilidades e determinações e, um órgão central para ouvir, não para decidir sobre
essas responsabilidades, que escutasse as partes envolvidas
e determinasse em conjunto, o que corresponde a cada um,
em benefício do próprio sistema.
Quando nós advogamos pela definição de uma política
nacional de informação, não pretendemos com isso criticar
as instituições atualmente existentes porque elas são vítimas
da não-existência dessa política, senão a nós mesmos da
classe bibliotecária e às autoridades nacionais que ainda não
ciiegaram à formulação dessa política.
Gostaria oue desse Seminário saísse à SEPLAN — Secretaria de Planeiamento — uma noção comnleta no sentido
de oue se reinicie o r)rocesso de estudo e definição de uma
rolítica nacional de informação lieado ao Plano Básico Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnoló,2[ico, de forma
oue o movimento oue comecou com o SNICT e que se dissinou. volte a se constituir, trabalhar e nenspr em termos de
integração de redes e sistemas de informação no Brasil.
A mensagem final era justamente essa. Informação á
energia. Informação gera nova informação. Informação
é materia prima aue o caís nrecisa controlar e gerenciar, no
sentido do alcançar seus obietivos. A informação tem um
alro custo. Uma parte da informação é gerada no país, a
maior parte é imnortada. seus custos são ele^rados e portanto,
deve haver um critério na seleção dessa informação, no seus
ccntrole e na sua dissemíDação. Não pode haver desenvolvimento nacional sem gerência de informação científica o
tec;nológica, precisamos nos despertar «ara essa problemática e a classe bibliotecária, está se despertanto para, a
partir daí, passar a assumir a liderança junto às autoridades
nacionais, no sentido de fazer-nos ouvir e para trabalharmos
em cooperação nessa iniciativa.

— 161 —

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                <text>Tema: A biblioteca como suporte do ensino e da pesquisa no desenvolvimento nacional.</text>
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Documentação&#13;
Ciência da Informação&#13;
Bibliotecas Universitárias</text>
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    <name>Event</name>
    <description>A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration.</description>
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      <name>Dublin Core</name>
      <description>The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.</description>
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              <text>Interdependência entre a aquisição planificada e a disseminaçção seletiva da informação, uma experiência do Centro de Informação Científica para a Saúde da Secretaria de Estado de Saúde do Rio de Janeiro. (Painel sobre Informação Científica</text>
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              <text>Mediante fluxogramas apresenta as diversas fases de tratamento e divulgação da informação no Sistema de Informação Científica da Secretaria de Estado da Saúde do Rio de Janeiro e comprova a interdependência verificada entre a política de Aquisição Planificada e a Disseminação da Informação.</text>
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