http://repositorio.febab.org.br/files/original/24/3360/2395-2412-1-PB.pdf 35baaf3107245e2bbcbabadc0b034fa3 PDF Text Text Estágios de desenvolvimento e formalização da Política de Indexação em Bibliotecas: Estudo Analítico Jéssica Beatriz Tolare (UNESP) - jtolare@gmail.com Lizandra de Souza Santos Alves (UNESP) - lizandra17alves@gmail.com Mariângela Spotti Lopes Fujita (UNESP) - mariangelaslf57@gmail.com Resumo: O processo de indexação é, basicamente, a identificação e seleção de conceitos por termos significativos do conteúdo do documento durante a análise de assunto que serão, posteriormente, representados por termos de uma linguagem de indexação que serve de ferramenta de controle de vocabulário entre o sistema de informação e o usuário. Para uniformização e sistematização da indexação entre bibliotecas e em diferentes períodos de tempo é necessário desenvolver e formalizar condutas adequadas aos requisitos, elementos e variáveis de uma política de indexação. Com o propósito de identificar a política de indexação e verificar como é desenvolvida e formalizada, foi realizado estudo analítico com dados obtidos da aplicação de questionário com bibliotecas da região sudeste do Brasil. Os resultados obtidos foram analisados com base nos estágios de desenvolvimento e formalização da política de indexação: completo, parcialmente completo e incompleto com deficiências. Verificou-se que 55,9% das bibliotecas está no estágio incompleto com deficiências porque, principalmente, não existe política de indexação formalizada, manual de indexação e indexador capacitado. Considera-se que essa situação limita a prática profissional e afeta desfavoravelmente o nível de satisfação do usuário durante a recuperação da informação. Palavras-chave: Bibliotecas. Indexação. Política de Indexação Eixo temático: Eixo 8: Ciência da Informação Powered by TCPDF (www.tcpdf.org) �XXVIII Congresso Brasileiro de Biblioteconomia e Documentação Vitória, 01 a 04 de outubro de 2019. Videografia: ( ) sim (X) não Modelo 1: resumo expandido de comunicação científica Eixo Temático 8: Ciência da Informação Introdução A indexação é um processo de análise e representação do conteúdo documental mediante identificação e seleção de conceitos representados por termos significativos com objetivo de oferecer precisão ou revocação na recuperação da informação em sistemas de buscas por assunto, tais como catálogos de bibliotecas ou metabuscadores de bases de dados e de documentos. Porém, o desenvolvimento e aplicação do processo de indexação em qualquer contexto institucional é dependente de requisitos, elementos e variáveis que vão desde o indexador capacitado como principal recurso humano até as ferramentas disponíveis, tais como tesauros ou outro vocabulário controlado que irão definir o grau de especificidade e exaustividade da representação e recuperação do conteúdo documental. Além disso, os requisitos, elementos e variáveis que influenciam a indexação são diferentes em cada contexto institucional e, portanto, devem ser analisados e definidos em uma política de indexação que formalize o desenvolvimento e aplicação. A sistematização de procedimentos com uso de vocabulário controlado são condições fundamentais para que a representação documental tenha resultados diretos na recuperação pelo usuário do sistema de busca. Gil Leiva, Rubi e Fujita (2008, p. 240) consideram que “uma política de indexação insuficiente ou inexistente pode contribuir para a falta de sistematização dos procedimentos de indexação e das diretrizes a serem seguidas pelos bibliotecários durante a realização da indexação” prejudicando, principalmente, o usuário. (2008, p. 240). Bates (1998), Hjorland (2001) e Lancaster (2004) concordam que a indexação deve ser modelada para se ajustar às necessidades específicas do usuário. Lancaster (2004), ainda complementa, que quanto mais específico for o público-alvo de uma instituição maior é a probabilidade de que a indexação deva ser feita com uma maior cautela, sob medida, principalmente, ajustando-se ao interesse daquele determinado usuário. Segundo Fujita (2016), uma política de indexação pode ser determinada por diversos fatores em uma unidade de informação, variando desde a seleção de tipos de documento a serem indexados, procedimentos de análise e representação de assuntos, aspectos qualitativos da indexação como precisão, especificidade, exaustividade e revocação, instrumentos de controle de vocabulários tais como linguagens documentárias ou opção por trabalhar com linguagem natural até a avaliação da indexação pela consistência e pela recuperação. �A qualidade da indexação, portanto, está associada ao estabelecimento de uma política de indexação, que considere características de consistência (ZUNDE; DEXTER, 1969), exaustividade e especificidade (ROBREDO, 2005) e a ausência de erros associada à correção na indexação (GIL LEIVA, 1999). Para investigar a existência de política de indexação em bibliotecas, Fujita e Santos (2016), realizaram coleta de dados com aplicação de questionários em bibliotecas no período de 2010 a 2014 e averiguaram, pelos resultados obtidos a partir da análise de requisitos, elementos e variáveis, que a política de indexação existe nas bibliotecas, porém, com diferenças e lacunas agrupadas em três estágios de desenvolvimento e formalização de política de indexação em bibliotecas universitárias: completo, parcialmente completo e incompleto com deficiências. O estágio completo alcançado por 4 bibliotecas da amostra demonstrou que o requisito importante eram mais de 3 bibliotecários capacitados fazendo a indexação, possuíam elementos de definição de grau de especificidade e quantidade de termos, além de variáveis fundamentais tais como a validação automática e vocabulário controlado com projetos de interoperabilidade semântica. Por outro lado, no estágio parcialmente completo, com 27 bibliotecas, há diminuição no quantitativo dos requisitos, elementos e variáveis e no incompleto com deficiências, em oito bibliotecas, o requisito de indexador é realizado por um auxiliar de biblioteca, utilizam linguagem natural sem controle de vocabulário e não possuem manual de rotinas, além da falta dos outros aspectos mencionados para os dois outros estágios. Com o objetivo de verificar e confirmar os estágios de desenvolvimento e formalização da política de indexação em bibliotecas esta pesquisa aplicou o mesmo questionário utilizado em Fujita e Santos (2016) no período de 2015 a 2018 como forma de averiguar se houve mudanças de informações acerca de requisitos, elementos e variáveis nos estágios, bem como quantidades de bibliotecas em cada estágio. Método da pesquisa O método de coleta de dados utilizou questionário sobre política de indexação (FUJITA, SANTOS, 2016) enviado por e-mails à 120 bibliotecas no período de 2015 a 2018. O mesmo questionário utilizou a ferramenta de questionário online survey monkey e depois foi convertido para o formulário online do Google. O questionário possui 20 questões divididas em 5 seções, sendo elas: 1. Dados gerais da instituição (Questões 1, 2, 3, 4, 5, 6) ; 2. Prática da indexação ou catalogação de assuntos (Questões 7, 7.1, 8, 9,10) ; 3. Qualidades da indexação (Questões 11, 12, 13, 14,15) ; 4. Ferramentas para a indexação ou catalogação de assuntos (Questões 16, 17, 18) ; 5. Avaliação da indexação ou catalogação de assuntos (Questões 19, 20) . Foram recebidos 34 questionários de bibliotecas da região sudeste, 24 universitárias e 10 públicas. A análise dos dados coletados dos dois tipos de bibliotecas foi realizada pelo agrupamento das respostas em cinco categorias que obedecem a organização das questões nas cinco seções do questionário. Resultados Elementos gerais: quantidade de profissionais na biblioteca e de profissionais que �realizam indexação ou catalogação de assuntos e educação continuada do indexador. Há uma média profissional dedicada à tarefa de indexação ou catalogação de assuntos por biblioteca: em 31 bibliotecas há entre 1 e 5 profissionais; e, em 3 bibliotecas há entre 6 e 9 profissionais. Nas 31 bibliotecas existem as seguintes quantidades de profissionais para a indexação ou catalogação de assuntos: 12 tem um, 13 tem 2, 3 tem 3, 3 tem 5. Nas 3 outras bibliotecas: uma biblioteca tem 6, outra tem 8 e a outra tem 9. Os dados recebidos mostram que em 9 bibliotecas há oferta de treinamento para o bibliotecário ao iniciar no desempenho da função, em uma há treinamento quando a biblioteca constata que há necessidade, e em 24 não oferecem treinamento. Quanto à oferta de formação continuada para os profissionais, em 9 bibliotecas existe anualmente e em 25 bibliotecas não há essa possibilidade. Prática de indexação ou catalogação de assunto: fonte de registros bibliográficos para conversão retrospectiva, regulamentação de política de indexação, manual de indexação, auxílio automático ou semiautomático na indexação. Para garantir a consistência na representação e recuperação das informações, 28 bibliotecas usam fonte de registro bibliográfico para consultar e copiar os registros de outras bases de dados. Dessas 28 bibliotecas, 6 utilizam uma única fonte, 10 usam duas fontes, 8 usam 3 fontes, 2 usam 4 fontes, uma usa 6 fontes e outra usa 9 fontes. As demais bibliotecas que totalizam 4, não usam nenhuma fonte. As fontes de registros bibliográficos citadas são: SIBIX, Rede Bibliodata, Fundação Biblioteca Nacional, LC- Library of Congress, Rede Pergamum, Biblioteca do Senado, Acervus- Biblioteca UNICAMP, PESQBIB. Notou-se que, entre as fontes indicadas pelas bibliotecas tem linguagens de indexação ao invés de fontes de registros bibliográficos, tais como: DeCS, MeSH, Linguagem UNESP e outras. Observou-se, ainda, que em 16 das 34 bibliotecas consultadas o processo de indexação é manual e em 18 o processo é automatizado. Em relação à política de indexação, 10 bibliotecas afirmaram ter e que está disponível para consulta pela equipe de trabalho, mas 24 afirmaram não ter. Sobre o manual de indexação, 15 bibliotecas afirmam ter, enquanto 19 afirmam não ter documentação da política de indexação. As 5 bibliotecas que dizem ter manual de indexação, provavelmente tem manual de rotinas sem definição da política de indexação. Qualidades da indexação: grau de especificidade, quantidade de termos por documento, tempo para indexação, uso de norma para a indexação, documentação da política de indexação. Verificou-se que em 9 bibliotecas existe determinação de grau de especificidade, enquanto que não existe em 25 bibliotecas. O critério de exaustividade é determinado em 11 bibliotecas com uma média que varia entre 3 e 6 termos por documento, mas não é determinado em 23 bibliotecas. Já em relação ao uso de normas para a indexação é possível verificar na amostra que entre as 34 bibliotecas 18 bibliotecas seguem diretrizes de alguma norma variando entre Nacional e Internacional e 16 não seguem nenhum regulamento. Ferramentas para a indexação ou catalogação de assuntos: sistema de validação automática de termos/assuntos, uso de linguagem natural, linguagens de indexação utilizadas, participação em projetos de interoperabilidade de vocabulários controlados. Averiguou-se que 25 bibliotecas não possuem instrumento para validação automática de termos e 33 nunca participaram de projetos de interoperabilidade de �linguagens documentárias. Há 25 bibliotecas que utilizam linguagens de indexação. Contudo, dessas 25, apenas 6 bibliotecas especificaram qual linguagem de indexação utilizam: 2 bibliotecas utilizam o Tesauro do Senado e do CNI, 2 bibliotecas utilizam a Terminologia da Biblioteca Nacional, 1 biblioteca usa a Linguagem da Rede Bibliodata e 1 biblioteca utiliza 3 linguagens: Library of Congress Subject Headings, Terminologia da Biblioteca Nacional e a Linguagem da Rede Bibliodata. Entretanto, 9 bibliotecas relataram utilizar linguagem natural, dentre essas, 3 citaram que utilizam linguagem natural por algum método ou instrumento: 1 pela observação das demandas dos usuários, 1 por palavras-chave do autor e campo criado no MARC, 1 utiliza o MARC21. Avaliação da indexação ou catalogação de assuntos: avaliação periódica da prática de indexação e relatórios de avaliação publicados. Em relação à avaliação periódica da prática de indexação foi constatado que 31 bibliotecas não realizam essas avaliações e obteve-se os dados de que 33 não possuem relatórios de avaliação publicados. Discussão dos resultados A partir dos resultados de questionários aplicados no período de 2015-2018 em amostra de 34 bibliotecas apurou-se, por meio dos requisitos, variáveis e elementos, mudanças e diferenças no nível de desenvolvimento e formalização da política de indexação em comparação com o período de 2010-2014. A quantidade de bibliotecas nos estágios se modificou conforme quadro 1: Quadro 1. Estágios de desenvolvimento e formalização da política de indexação em bibliotecas Estágios/período Completo Parcialmente completo Incompleto com deficiências 1º) 2010-2014 4 bibliotecas 27 bibliotecas 8 bibliotecas 2º) 2015-2018 10 bibliotecas 5 bibliotecas 19 bibliotecas Fonte: Elaborado pelas autoras (2019). Total 39 34 As principais variáveis e elementos da política de indexação tais como indexador capacitado com formação continuada, manual com política de indexação regulamentada, norma para o processo de indexação, definição de grau de especificidade e quantidade de termos, uso de linguagem de indexação sem linguagem natural, estão presentes em estágio completo de desenvolvimento e formalização em 29,4% das bibliotecas da amostra, o que representa um aumento em relação ao período anterior que foi de 10%. Porém, houve uma diminuição expressiva da quantidade de bibliotecas com estágio parcialmente completo em relação ao período anterior que é de 69% e o posterior, 14,7%. O estágio incompleto com deficiências alcançou 55,9% no segundo período e ultrapassa o primeiro período que alcançou 20,5%. Verificando os dados analisados advindos dos questionários respondidos é possível declarar que a maioria das bibliotecas não apresentam política de indexação e nem possuem manual para a indexação. Para as bibliotecas que possuem manual de rotinas sem a formalização da política de indexação, que é o caso de algumas das bibliotecas dessa amostra, Fujita e Santos (2016) consideram que transformá-lo em um manual mais completo, contendo requisitos, variáveis e elementos após discussão e acordos entre todos os envolvidos, sejam eles gestores, catalogadores e usuários, iria trazer vantagens na hora da representação e recuperação da informação nos catálogos das bibliotecas públicas e universitárias. �Considerações finais É observável que o estágio incompleto de desenvolvimento e formalização da política de indexação indicam deficiências relacionadas, principalmente, com a falta de profissional capacitado para a indexação, da política de indexação e de um manual de orientações para sua aplicação. Essas limitações, certamente, interferem na representação e na recuperação dos documentos armazenados e organizados. Cada instituição e respectiva biblioteca possui requisitos, elementos e variáveis característicos para o desenvolvimento e formalização da política de indexação que poderão ser discutidos quanto à exequibilidade. Com a formalização da política de indexação é possível solucionar questões importantes e definir diretrizes para que os bibliotecários tomem decisões quanto a realizar a indexação dentro da biblioteca. A escassez de pesquisas sobre avaliação da indexação em bibliotecas, verificada pelos resultados, afeta diretamente a prática profissional e o nível de satisfação do usuário durante a recuperação da informação, porque inexiste, assim, uma visão da biblioteca sobre seus resultados que podem não ser adequados. Recomenda-se o desenvolvimento de estudos sobre indexação e de sua política com o intuito de incentivar e melhorar a realização desses procedimentos em bibliotecas. Referências BATES, M. J. Indexing and access for digital libraries and the internet. 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Title A name given to the resource CBBD - Edição: 28 - Ano: 2019 (Vitória/ES) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2019 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Vitória (Espírito Santo) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Estágios de desenvolvimento e formalização da Política de Indexação em Bibliotecas: Estudo Analítico Creator An entity primarily responsible for making the resource Jéssica Beatriz Tolare Lizandra de Souza Santos Alves Mariângela Spotti Lopes Fujita Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Vitória (Espírito Santo) Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2019 Subject The topic of the resource Eixo 8: Ciência da Informação Description An account of the resource O processo de indexação é, basicamente, a identificação e seleção de conceitos por termos significativos do conteúdo do documento durante a análise de assunto que serão, posteriormente, representados por termos de uma linguagem de indexação que serve de ferramenta de controle de vocabulário entre o sistema de informação e o usuário. Para uniformização e sistematização da indexação entre bibliotecas e em diferentes períodos de tempo é necessário desenvolver e formalizar condutas adequadas aos requisitos, elementos e variáveis de uma política de indexação. Com o propósito de identificar a política de indexação e verificar como é desenvolvida e formalizada, foi realizado estudo analítico com dados obtidos da aplicação de questionário com bibliotecas da região sudeste do Brasil. Os resultados obtidos foram analisados com base nos estágios de desenvolvimento e formalização da política de indexação: completo, parcialmente completo e incompleto com deficiências. Verificou-se que 55,9% das bibliotecas está no estágio incompleto com deficiências porque, principalmente, não existe política de indexação formalizada, manual de indexação e indexador capacitado. Considera-se que essa situação limita a prática profissional e afeta desfavoravelmente o nível de satisfação do usuário durante a recuperação da informação. Type The nature or genre of the resource Evento Language A language of the resource pt cbbd2019