http://repositorio.febab.org.br/files/original/24/3289/2324-2341-1-PB.pdf 368c3d7957c0903d679e13743af7cae6 PDF Text Text Mapeamento de processos: uma experiência nas bibliotecas do IFSP Angela Halen Claro Franco (IFSP e FESPSP) - angelahalen@gmail.com Felipe Augusto Arakaki (UNB) - fe.arakaki@gmail.com Jessica Cristiane Pereira da Silva (IFSP) - jessica.pereira@ifsp.edu.br Rosana da Silva Gomes (IFSP) - rosanagomes@ifsp.edu.br Greissi Gomes Oliveira (IFSP) - greissioliveira@gmail.com Resumo: Objetiva-se relatar a experiência do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo acerca do mapeamento dos processos das suas coordenadorias de bibliotecas. A partir da utilização do método Modelagem de Processos e Negócio e do software FreeMind, elaborou-se a árvore dos processos das bibliotecas da instituição. Obteve-se como resultados a construção de uma árvore de processos com 196 atividades, divididas em três grandes grupos: realizar a gestão organizacional da biblioteca, gerenciar o acervo da biblioteca e gerenciar a prestação de serviços da biblioteca. Pode-se compreender que o mapeamento dos processos permite conhecer os processos realizados nas bibliotecas do IFSP, apresentando um diagnóstico situacional. Ademais, a elaboração da árvore de processos permite observar a complexidades das atividades realizadas nas bibliotecas, e explicitar a necessidade pela busca da eficácia das mesmas. Tem-se como próximas etapas do trabalho a realização da análise dos processos mapeados e a modelagem dos processos. Palavras-chave: Mapeamento de processos. Gestão de bibliotecas. Árvore de processos. Eixo temático: Eixo 6: Gestão de bibliotecas Powered by TCPDF (www.tcpdf.org) �XXVIII Congresso Brasileiro de Biblioteconomia e Documentação Vitória, 01 a 04 de outubro de 2019. 1 Introdução Este trabalho trata do mapeamento de processos nas bibliotecas do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo (IFSP), autarquia federal multicampi que oferece ensino público em diferentes modalidades. Utilizado para identificar, compreender, descrever e detalhar atividades e suas decorrências em uma unidade organizacional, o mapeamento de processos oportuniza melhor administração de todo o ciclo de trabalho, assinalando as vulnerabilidades e induzindo a concepção de estratégias para a busca contínua de melhorias. Mesmo atuantes como um sistema integrado, as bibliotecas do IFSP apresentam algumas fragilidades, como a falta de clareza nos processos do fluxo de trabalho e a ausência de instrumento institucional que os padronizam. Ao mapear seus processos, as bibliotecas assumem com um propósito funcional, a relevância de registrar, comunicar e implementar procedimentos de trabalho com vistas na eficácia e, principalmente, no aumento da qualidade dos serviços oferecidos aos usuários (PAULA; VALLS, 2014). Portanto, o objetivo do presente trabalho é relatar a experiência do IFSP acerca do mapeamento dos processos das bibliotecas. Compreende-se que o trabalho se justifica pela ampliação dos debates a respeito da aplicação da ferramenta de mapeamento de processos no âmbito das bibliotecas, tendo em vista que essas ações são ainda incipientes em unidades de informação, como mostram Hartline e Barbrow (2015) e Oliveira e Amaral (2012). 2 O mapeamento de processos no contexto da gestão de bibliotecas No âmbito da área de Gestão, todas as tipologias de bibliotecas podem ser vista como um setor que oferece serviços e produtos. Inseridas em contexto acadêmico multinível estão as bibliotecas do IFSP que atendem a uma diversidade de públicos que procuram aprendizado e qualificação para o trabalho desde formação inicial até a pós-graduação. A gama de serviços oferecidos por essas unidades de informação é ampla, passando desde a disponibilização de material impresso até a orientação aos usuários. Tendo essas prerrogativas em vista, é preciso compreender quais processos estão envolvidos na consecução dos serviços e os produtos oferecidos pelas unidades de informação. Esse conhecimento poderá oferecer subsídios para avaliação, remodelação e melhoria dos que já existem e criação de novos produtos e serviços, visando às características primordiais da administração pública, dentre as �quais, destacamos o princípio da eficiência previsto no art. 37 da ​Constituição da República Federativa do Brasil​ (BRASIL, 2016). A eficiência e qualidade são utilizadas para se referir aos produtos e serviços que tragam satisfação a quem os recebe, impactando na “reputação da organização” (ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS, 2015, p. 1). Para que tal satisfação aconteça é preciso compreender todo o processo de desenvolvimento, execução e entrega desses serviços e produtos. Nesse contexto, conforme afirma Longo (1996) a Gestão da Qualidade se pauta em um deslocamento da avaliação da qualidade de um produto ou serviço, para a análise de todos os aspectos de operação de uma empresa, já o mapeamento de processos é a forma de se obter o conhecimento sobre como se desenvolvem as operações da empresa/organização. Como mostram Paula e Valls (2014), para que a Gestão de Qualidade seja colocada em prática nas organizações, é necessário que os processos de trabalho sejam conhecidos com profundidade. Tal conhecimento é alcançado por meio do mapeamento de processos, o qual se insere na chamada Gestão por Processos que visa a ampliação da qualidade de serviços oferecidos aos usuários. Para as autoras, esse princípio da Gestão de Qualidade também pode ser aplicado no contexto das bibliotecas. O mapeamento de processos busca identificar as etapas e decisões fundamentais em uma determinada rotina por meio de uma apresentação visual, afirmam Hartline e Barbrow (2015). Ele rastreia o fluxo de informações, os materiais e os documentos envolvidos num processo, permitindo o esclarecimento de tarefas, decisões e ações necessárias em um determinado tempo (HARTLINE; BARBROW, 2015). Além disso, o mapeamento de processos é um passo inicial para as melhorias num processo, haja vista que é fundamental conhecer o processo detalhadamente antes de implementar possíveis alterações (HARTLINE; BARBROW, 2015; KLOTZ ​et al.​, 2008). Ele pode ser considerado como uma etapa intermediária entre a identificação do estado atual de uma atividade e as possibilidades de melhorias que podem ser adotadas no processo. De acordo com Paula e Valls (2014) e Rossi ​et al. (2017) há diversos benefícios para realização do mapeamento de processo de uma instituição, como: identificação e distinção das atividades; atribuição de responsáveis; visão sistêmica e horizontal dos processos; documentação e padronização dos processos; integração dos processos e simplificação das rotinas; redução de custos; melhoria da comunicação, e análise dos fluxos de trabalho compondo uma hierarquia dos processos. Dessa forma, o mapeamento no IFSP permitirá o levantamento das atividades (o que fazer), das tarefas (como fazer), e implicará na padronização dos processos, além de possibilitar o gerenciamento das atividades, a detecção de falhas, solução de problemas comuns e melhorias contínuas coletivas nos processos. 3 Procedimentos Metodológicos As atividades de mapeamento dos processos das bibliotecas iniciaram-se em abril de 2018, a partir de uma composição de um grupo de trabalho com servidores �da Reitoria e por bibliotecários que atuam nos campi, com o objetivo de levantar, estudar e realizar a modelagem de todos os processos que envolvem as bibliotecas. Dessa forma, optou-se em adotar o método Modelagem de Processos de Negócios (MPN) - um conjunto de técnicas detalhadas das atividades, das diretrizes para a realização dos trabalhos e dos fluxos de informação entre os processos por meio de uma representação gráfica (PAULA; VALLS, 2014). Diante da distância para realizar encontros presenciais, o grupo optou por realizar suas reuniões por meio de videoconferências semanais, em que discutiu-se detalhadamente todas as atividades realizadas nos processos desenvolvidos e relacionados às bibliotecas. Para registros das informações, inicialmente, criou-se uma planilha em Excel, desenvolvida pelo Escritório de Processos, com uma lista das atividades realizadas para posteriormente utilizá-la na construção da árvore de processo e auxiliar na modelagem dos processos. Nesse contexto, para auxiliar a estruturação da árvore de processo das bibliotecas, foi utilizado o software livre ​FreeMind​. O ​FreeMind é um ​software sob a licença ​GNU General Public License Version 2 e possibilita a construção de mapas mentais, denominados neste artigo como árvores de processos, construídos a partir de um determinado conceito, ou seja, as atividades das bibliotecas. Após a construção da árvore de processos, foi realizada uma videoconferência com todos os bibliotecários do IFSP, para apresentar o trabalho desenvolvido e identificar possíveis imprecisões na árvore de processos, e por fim, consolidar as atividades junto às bibliotecas do IFSP. 4 Resultados As atividades das bibliotecas levantadas formaram a árvore de processos, e foram categorizadas em três grandes grupos: Realizar a Gestão Organizacional; Gerenciar o acervo da biblioteca e Gerenciar os serviços das bibliotecas. A figura 1, apresenta os três níveis iniciais dos processos definidos. Figura 1​ - Árvore de processos das atividades das bibliotecas do IFSP �Fonte: elaborado pelos autores. Em Realizar a Gestão Organizacional, foram acopladas 7 atividades no primeiro nível, sendo elas ampliadas em mais 19 atividades no segundo nível, e 52 no terceiro, totalizando 78 atividades. No âmbito do Gerenciar o Acervo, foram identificadas 5 atividades no primeiro nível, 17 no segundo e terceiro níveis, 12 no quarto nível, e 6 no quinto, somando 57 atividades. Já no Gerenciar os Serviços, foram identificadas 4 atividades no primeiro nível, 20 no segundo, 25 no terceiro nível, e 12 atividades no quarto nível, contabilizando 61 atividades. Dessa forma, os três grandes grupos reuniram 196 atividades. A categoria Gerenciar o Acervo, apesar de reunir a menor quantidade de atividades, pode ser considerada como a de maior complexidade, uma vez que é única que alcança o quinto nível. Isso porque, essa categoria abrange as ações mais especializadas da biblioteca, as quais impactam diretamente no desenvolvimento das atividades das demais categorias. Em contrapartida, a categoria Gestão Organizacional é a que apresenta maior quantidade de atividades, e a menor complexidade, uma vez que apresenta três níveis. Tal categoria abrange rotinas administrativas, as quais, em sua maioria são realizadas pela Reitoria da instituição, e pelas coordenadorias de bibliotecas dos campi. Por fim, a categoria Gerenciar a Prestação de Serviços apresenta pouca diferença entre o quantitativo de atividades na categoria Gerenciar o Acervo. As atividades abrangidas pelo Gerenciar a Prestação de serviços tratam de ações que incidem diretamente nos usuários das bibliotecas, como por exemplo, a circulação de itens do acervo, a prestação do serviço de referência e a promoção da ação cultural. Considerações Considera-se que o mapeamento de processos das bibliotecas é o ponto de partida para o conhecimento dos processos realizados, fornecendo um diagnóstico situacional da instituição, criando a árvore de processos das bibliotecas, e permitindo assim a eficácia dos processos. Além disso, o mapeamento de processos possibilita a criação de indicadores de monitoramento e controle. Seguindo o método definido pelo Escritório de Processos do IFSP, as etapas seguintes a serem realizadas são a análise dos processos mapeados, identificando as características desses processos, será feita a verificação de criticidade e definição de quais processos deverão passar para etapa seguinte. Nela - modelagem do processo -, apresentar-se-á o desenho do “processo como ele é” (​As Is​), e a análise de melhorias e possibilidades de automação, que irá gerar o “processo como ele deve ser” (​To Be​) para posterior implementação nas bibliotecas do IFSP. Referências ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. ​ABNT NBR ISO 9000​: sistemas de gestão da qualidade: fundamentos e vocabulário. Rio de Janeiro: ABNT, 2015. �BRASIL. [Constituição (1988)]. ​Constituição da República Federativa do Brasil de 1988​. Brasília, DF: Presidência da República, [2016]. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/ConstituicaoCompilado.htm. Acesso em: 20 fev. 2019. BARBROW, S.; HARTLINE, M. Process mapping as organizational assessment in academic libraries. ​Business Process Management Journal​, [Bingley], v. 15, n. 3, 2009, p. 321-335. KLOTZ, L. ​et al.​ The impact of process mapping on transparency. ​International Journal of Productivity and Performance Management​, [Bingley], v. 57, n. 8, 2008, p. 623-636. LONGO, R. M. J. ​Gestão da Qualidade:​ evolução histórica, conceitos básicos e aplicação na Educação. Brasília, DF: IPEA, 1996. Disponível em: http://www.ipea.gov.br/portal/index.php?option=com_content&view=article&id=3552&I temid=1. Acesso em: 13 mar. 2019. OLIVEIRA, G. G.; AMARAL, R. M. Mapeamento de processos em bibliotecas: estudo de caso em uma biblioteca do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo. ​In:​ SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 17., 2012, Gramado. ​Anais​... Porto Alegre, RS: UFRGS, 2012. PAULA, M. A.; VALLS, V. M. Mapeamento de processos em bibliotecas: revisão de literatura e apresentação de metodologias. ​Revista Digital de Biblioteconomia e Ciência da Informação​, Campinas, v.12, n. 3, p.136-156, set./dez. 2014. ROSSI, T. ​et al.​ Mapeamento de processos na BU/UFSC: aplicação do framework GC@BU. Revista Ibero-Americana de Ciência da Informação​, n. 1, v. 10, p. 204-217, 2017. Agradecimentos Os autores agradecem a participação do Escritório de Processos do IFSP, da bibliotecária Michele e de todos os envolvidos no desenvolvimento das atividades de mapeamento das bibliotecas. � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource CBBD - Edição: 28 - Ano: 2019 (Vitória/ES) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2019 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Vitória (Espírito Santo) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Mapeamento de processos: uma experiência nas bibliotecas do IFSP Creator An entity primarily responsible for making the resource Angela Halen Claro Franco Felipe Augusto Arakaki Jessica Cristiane Pereira da Silva Rosana da Silva Gomes Greissi Gomes Oliveira Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Vitória (Espírito Santo) Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2019 Subject The topic of the resource Eixo 6: Gestão de bibliotecas Description An account of the resource Objetiva-se relatar a experiência do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo acerca do mapeamento dos processos das suas coordenadorias de bibliotecas. A partir da utilização do método Modelagem de Processos e Negócio e do software FreeMind, elaborou-se a árvore dos processos das bibliotecas da instituição. Obteve-se como resultados a construção de uma árvore de processos com 196 atividades, divididas em três grandes grupos: realizar a gestão organizacional da biblioteca, gerenciar o acervo da biblioteca e gerenciar a prestação de serviços da biblioteca. Pode-se compreender que o mapeamento dos processos permite conhecer os processos realizados nas bibliotecas do IFSP, apresentando um diagnóstico situacional. Ademais, a elaboração da árvore de processos permite observar a complexidades das atividades realizadas nas bibliotecas, e explicitar a necessidade pela busca da eficácia das mesmas. Tem-se como próximas etapas do trabalho a realização da análise dos processos mapeados e a modelagem dos processos. Type The nature or genre of the resource Evento Language A language of the resource pt cbbd2019