http://repositorio.febab.org.br/files/original/24/3237/2272-2289-1-PB.pdf b3f17d917161cf11ce4df2cbcb32614c PDF Text Text APLICAÇÃO DA SOFT SYSTEMS METHODOLOGY EM BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA Tatiana Rossi (BU e PGCIN/UFSC) - tatiana.rossi@ufsc.br William Barbosa Vianna (CIN/UFSC) - wpwilliam@hotmail.com Resumo: A biblioteca universitária oferta serviços para atender as demandas informacionais de seus usuários. Essas demandas sofrem alterações constantes requerendo ajustes nos serviços ofertados. Para isso a aplicação da Soft Systems Methodology é uma forma de conhecer de maneira mais profunda o objeto de estudo e pensar nas diversas situações complexas que o envolvem. Tem como objetivo condução de um diagnóstico que ajude a Biblioteca Universitária da Universidade Federal de Santa Catarina a promover ações de melhoria em seus serviços, utilizando-se da metodologia Soft Systems. A metodologia foi aplicada identificando os serviços da biblioteca que não atendem a maior parte das demandas informacionais da comunidade universitária como situação problemática; o modelo conceitual seria a proposta e validação de um Modelo para reestruturação dos serviços a serem ofertados pela biblioteca com base na investigação das demandas com os coordenadores de cursos e identificação de serviços que atendam as demandas por meio da literatura e serviços inovadores implantados em outros locais; e, por fim, para transformar a situação problemática seria a proposição de um instrumento para acompanhamento e adequação dos serviços. A aplicação da metodologia proporciona uma auto-avaliação e permite analisar com clareza uma realidade complexa, estimula a verificação de prioridades e alternativas para resolução dos problemas. Palavras-chave: Soft Systems Methodology. Biblioteca Universitária. Serviços – Biblioteca. Modelagem. Eixo temático: Eixo 6: Gestão de bibliotecas Powered by TCPDF (www.tcpdf.org) �XXVIII Congresso Brasileiro de Biblioteconomia e Documentação Vitória, 01 a 04 de outubro de 2019. Introdução As Bibliotecas Universitárias (BU) dão suporte ao ensino e aprendizagem universitária por meio de seus serviços e têm como desafio satisfazer as demandas e expectativas dos usuários, as quais mudam com freqüência. O perfil do usuário está em constante modernização. Além dos avanços tecnológicos, as demandas informacionais têm mudança constante devido à criação de novos cursos, alterações curriculares dos cursos, inserções de projetos de pesquisa e extensão universitária, ingresso de novos alunos e servidores, acompanhamento das tecnologias, entre outros. Com isso a BU precisa continuamente se reinventar. Uma das formas de reinvenção é adotando metodologias que a auxiliem a repensar os serviços oferecidos e identificar as perspectivas da instituição. Por meio da Soft Systems Methodology (SSM), como apontado por Arêas e Lins (2014) é possível que se tenha diferentes perspectivas do objeto de estudo com uma ampla e melhor compreensão. A SSM, proposta por Peter Checkland, tem capacidade de lidar com situações complexas onde se tem conhecimento das consequências, mas não se sabe exatamente o que fazer para que o sistema atinja seus objetivos. Se utiliza de um conjunto de conceitos clássicos da Teoria Geral de Sistemas (BELLINI; RECH; BORENSTEIN, 2004). A Biblioteca Universitária da Universidade Federal de Santa Catarina (BU/UFSC) oferece diversos serviços para a comunidade acadêmica e observa-se que alguns serviços já não são mais tão utilizados como outrora, porém, continuam sendo prestados e consumindo recursos financeiros e de pessoal. Com isso houve a identificação de um possível problema que a BU/UFSC pode estar enfrentando, de ofertar serviços que não atendam as demandas informacionais da comunidade universitária. Percebeu-se que seria um problema que valeria a pena ser resolvido a fim de que os serviços prestados pela BU/UFSC sejam cada vez mais utilizados e supram o máximo possível das demandas da comunidade. Assim, trata-se da proposta de aplicação da metodologia do SSM na BU/UFSC, na qual identificou-se como contexto a comunidade universitária da UFSC, como o sujeito a BU/UFSC, como dono do problema a diretora da BU/UFSC e como objetivo deste artigo condução de um diagnóstico que ajude a BU/UFSC a promover ações de melhoria em seus serviços. Para melhor compreensão das temáticas faz-se uma breve explanação sobre BU, apresenta a SSM, explicita-se a aplicação da metodologia e aponta as considerações. Biblioteca Universitária As BU são unidades de informação sem fins lucrativos vinculadas a Instituições de �ensino superior. Tarapanoff, Araújo Junior e Cormier (2000) apontam que a unidade de negócio das BU é a prestação de serviços de forma tangível (material impresso) ou intangível (serviço personalizado, pessoal e virtual). Para Cunha e Cavalcanti (2008, p. 53) as BU prestam serviços de informação para atender “[...] às necessidades de informação do corpo docente, discente e administrativo, tanto para apoiar as atividades de ensino, quanto de pesquisa e extensão.”. Pode-se dizer que o direcionamento dos serviços das BU foi sendo alterado ao longo do tempo, passando de uma visão de guarda/posse material, para disponibilização e amplo uso dos mesmos. Isso ocorreu principalmente por influência da Escola de Chicago que focava na função social do bibliotecário e da biblioteca, voltando-se para a memória sociocultural da organização (SANTOS; RODRIGUES, 2013) e tinha uma visão humanística que entende que a biblioteca existe para suprir a necessidade informacional do usuário (VIEIRA, 2016). Por isso, acredita-se que a aplicação da SSM seja um caminho para manter a biblioteca prestando os serviços que sejam utilizados e supram as demandas da comunidade. Soft Systems Methodology (SSM) A SSM foi desenvolvida por Peter Checkland a partir de projetos de pesquisa ação com o objetivo de “[...] observar os resultados de aplicação do pensamento sistêmico clássico a problemas do ‘mundo real’ que envolvessem aspectos sociais e humanos” (ARÊAS; LINS, 2014, p. 2). Segundo os autores, esse pensamento sistêmico que se baseia a SSM “[...] pressupõe que o observador enxerga o mundo como algo complexo que pode ser entendido e modelado de diversas formas, em um processo cíclico e baseado num sistema de aprendizado” (ARÊAS; LINS, 2014, p. 3). A SSM foi fortemente influenciada pelo pensamento de Vickers que, embora não fosse da área acadêmica, após sua aposentadoria utilizou-se de seus 40 anos de experiência para elaborar o conceito de sistemas apreciativos (CHECKLAND, 1985). Checkland (1985, p. 763, tradução nossa) criou o modelo do processo apreciativo, tanto para um nível geral quanto específico, porque acreditava que “[...] a metodologia de engenharia de sistemas [hard], baseada na definição de metas ou objetivos, simplesmente não funcionavam quando aplicados a problemas do mundo real bagunçados, mal estruturados.”. Para Dutra (2003), a abordagem checklandiana, como prática do pensamento sistêmico, gera aprendizagem individual e organizacional; vincula a noção de sistema à natureza humana ao representar os modelos mentais sobre o mundo percebido interpretando a realidade; e, possui efeitos sinergéticos no processo de integração e inter-relação entre as partes do sistema. Bellini, Rech e Borenstein (2004, p. 5) observaram na revisão de literatura sobre SSM uma “[...] grande variedade de temas, áreas do conhecimento e interesses práticos em que se empregou a metodologia” e relatam que a SSM possui sete estágios de aplicação. Sendo que, nos dois primeiros estágios (1 explorar uma situação problemática não estruturada e 2 expressá-la) é realizado um mapeamento da situação problemática de maneira neutra utilizando-se de representações gráficas livres. No estágio 3 (construir definições sucintas de sistemas relevantes) é realizada uma �descrição básica das atividades, de como elas deveriam ser, com base na discussão dos desenhos, representando-os em termos sistêmicos. Este estágio possui o recurso CATVPA para auxiliar a identificar os elementos básicos que devem estar presentes: cliente - vítima ou beneficiário do sistema; ator - protagonista das atividades; transformação- transformação de entradas em saídas; visão de mundo - contexto; proprietário - quem tem poder para modificar ou parar o sistema; e, restrições ambientais - restrições do ambiente externo (BELLINI; RECH; BORENSTEIN, 2004). No estágio 4 (elaborar modelos conceituais desses sistemas) são apresentados os modelos conceituais em uma sequência de atividades e seus relacionamentos. No estágio 5 (comparar os modelos com a situação problemática expressada) são comparados os modelos conceituais com o mundo real. E, nos dois últimos estágios (6 - reunir mudanças culturalmente possíveis e sistemicamente desejáveis e 7 - sugerir ações para transformação da situação problemática) são elaboradas recomendações de mudança. Os autores apontam ainda que os passos 3 e 4 têm uma análise lógica em um mundo sistêmico e os demais passos uma análise cultural de um mundo real (BELLINI; RECH; BORENSTEIN, 2004). Método da pesquisa Com base na SSM foi elaborado o estudo em seus sete estágios de aplicação e do recurso CATVPA para identificação dos elementos na BU/UFSC considerando a situação problemática de oferta de serviços que não atendem a maior parte das demandas informacionais da comunidade universitária. A análise ocorreu no mês de outubro de 2018 pela autora do artigo que trabalha na biblioteca e, portanto tem conhecimento dos serviços, estrutura, processos, entre outros necessários para o desenvolvimento da metodologia. A BU/UFSC coordena o sistema de Bibliotecas que é composto pela Biblioteca Central, 10 bibliotecas setoriais e duas salas de Leitura, além da centralização administrativa e técnica e é um órgão suplementar diretamente ligado a Reitoria. Tem por missão “Prestar serviços de informação à comunidade universitária para contribuir com a construção do conhecimento e o desenvolvimento da sociedade.” e como visão “Ser referência na prestação de serviços de informação” (UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA, 2018). Resultados e Discussão Por meio de uma reflexão, embasando-se na SSM e seus sete estágios da estrutura básica (representada na figura 1), pode-se identificar o seguinte: 1) Explorar situação problemática: Serviços da BU não atendem a maior parte das demandas informacionais da comunidade UFSC; 2) Expressar situação problemática: Como identificar e implantar na BU/UFSC os serviços essenciais para satisfazer as demandas da comunidade acadêmica? 3) Construir definições sucintas de sistemas relevantes: Investigação das demandas com os coordenadores de curso, pesquisa e extensão e identificação de serviços que atendam as demandas por meio da literatura e com base em serviços inovadores implantados em outros locais. �Desmembramento por meio do CATVPA: (C) clientes – comunidade acadêmica; (A) atores – coordenadores de cursos, diretora da BU/UFSC e demais usuários da comunidade universitária; (T) transformação – serviços prestados com baixa utilização serão substituídos por serviços demandados pela comunidade acadêmica; (V) visão de mundo – os serviços devem atender as demandas informacionais e continuamente analisar o uso para remodelagem, conforme necessidade; (P) proprietários – diretora da BU/UFSC (A) restrições ambientais – situação econômica do país, falta de previsão orçamentária anual, falta de integração entre setores/sistemas da instituição. 4) Elaborar modelos conceituais: Proposta de Modelo para reestruturação dos serviços a serem ofertados pela BU/UFSC. 5) Comparar modelo conceitual com a realidade: Estruturar o Modelo com base na literatura e nas demandas levantadas pelos coordenadores de curso, pesquisa e extensão. Validar o Modelo de reestruturação dos serviços com a direção da BU/UFSC e demais usuários da comunidade acadêmica. 6) Reunir mudanças possíveis e desejáveis: Realizar os ajustes necessários e viáveis relatados pela direção da BU/UFSC e usuários da comunidade acadêmica. 7) Sugerir ações para transformação da situação problemática: Propor um instrumento para acompanhamento e adequação dos serviços. Figura 1 – Representação dos estágios da SSM na BU Serviços que não atendem a demanda da comunidade acadêmica Fonte: Elaborado pela autora �Considerações Finais A aplicação da SSM proporciona uma auto-avaliação e permite analisar com clareza uma realidade complexa, estimula a verificação de prioridades e alternativas para resolução dos problemas. Muitos serviços são realizados desde a abertura da BU/UFSC e a elaboração de um Modelo, a ser construído, que aponte uma reestruturação embasada nos serviços a serem ofertados pela BU/UFSC com um instrumento para acompanhamento e adequação dos mesmos propiciará um melhor direcionamento dos recursos financeiro e pessoal investidos. A estruturação desse Modelo será um trabalho longo que requererá um estudo aprofundado, e é importante salientar que, de qualquer forma, a implementação da alternativa identificada para o tratamento da situação problemática não pertence ao escopo da SSM. Referências ARÊAS, Daniel Braga; LINS, Marcos Estellita. Aplicando a Soft Systems Methodology a um projeto de extensão universitária. In: SIMPÓSIO DE PESQUISA OPERACIONAL E LOGÍSTICA DA MARINHA (SPOLM), 17., ago. 2014, Rio de Janeiro. Anais eletrônicos [...]. Rio de Janeiro: SPOLM, 2014. v. 1, n. 1. BELLINI, Carlos Gabriel Porto; RECH, Ionara; BORENSTEIN, Denis. 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Title A name given to the resource CBBD - Edição: 28 - Ano: 2019 (Vitória/ES) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2019 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Vitória (Espírito Santo) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource APLICAÇÃO DA SOFT SYSTEMS METHODOLOGY EM BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA Creator An entity primarily responsible for making the resource Tatiana Rossi William Barbosa Vianna Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Vitória (Espírito Santo) Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2019 Subject The topic of the resource Eixo 6: Gestão de bibliotecas Description An account of the resource A biblioteca universitária oferta serviços para atender as demandas informacionais de seus usuários. Essas demandas sofrem alterações constantes requerendo ajustes nos serviços ofertados. Para isso a aplicação da Soft Systems Methodology é uma forma de conhecer de maneira mais profunda o objeto de estudo e pensar nas diversas situações complexas que o envolvem. Tem como objetivo condução de um diagnóstico que ajude a Biblioteca Universitária da Universidade Federal de Santa Catarina a promover ações de melhoria em seus serviços, utilizando-se da metodologia Soft Systems. A metodologia foi aplicada identificando os serviços da biblioteca que não atendem a maior parte das demandas informacionais da comunidade universitária como situação problemática; o modelo conceitual seria a proposta e validação de um Modelo para reestruturação dos serviços a serem ofertados pela biblioteca com base na investigação das demandas com os coordenadores de cursos e identificação de serviços que atendam as demandas por meio da literatura e serviços inovadores implantados em outros locais; e, por fim, para transformar a situação problemática seria a proposição de um instrumento para acompanhamento e adequação dos serviços. A aplicação da metodologia proporciona uma auto-avaliação e permite analisar com clareza uma realidade complexa, estimula a verificação de prioridades e alternativas para resolução dos problemas. Type The nature or genre of the resource Evento Language A language of the resource pt cbbd2019