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O ARQUIVO NA CONSTRUÇÃO DA MEMÓRIA INSTITUCIONAL
Daniele Augusta dos Santos Silva (UFMG) - danitsbh@gmail.com
Emília Soares da Silva Godoy (UFMG) - emilia@dcc.ufmg.br
Resumo:
Este estudo aborda o relato de experiência vivido no Departamento de Ciência da Computação
da Universidade Federal de Minas Gerais (DCC-UFMG). No ano de 2016, o DCC-UFMG
completou 40 anos de existência, e durante este ano de comemoração, uma série de eventos
aconteceram para celebrar esta data. O papel exercido pelo arquivo do Departamento nestas
celebrações, foi de extrema importância. Por isso, este trabalho se incumbe em discutir as
funções do arquivo e sua contribuição para a construção da memória institucional, se
desvencilhando do mero papel ilustrativo exercendo um papel central no resgate da memória
institucional.
Palavras-chave: Memória; Memória Institucional; DCC-UFMG
Eixo temático: Eixo 9: Bibliotecas, Preservação e Memória.(Gestão de Preservação em
Bibliotecas; Gestão de Coleções Especiais e Livros Raros; História dos
Bibliotecários e da Biblioteconomia no Brasil; Sustentabilidade, preservação e
baixo recursos; Democratização, acesso e preservação de acervos
patrimoniais).
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�Resumo Expandido de Relato de Experiência
Eixo temático 9: Bibliotecas, Preservação e Memória. (Gestão de Preservação em
Bibliotecas; Gestão de Coleções Especiais e Livros Raros; História dos Bibliotecários e
da Biblioteconomia no Brasil; Sustentabilidade; Democratização, Acesso e Preservação
de Acervos Patrimoniais
RESUMO: Este estudo aborda o relato de experiência vivido no Departamento de
Ciência da Computação da Universidade Federal de Minas Gerais (DCC-UFMG). No
ano de 2016, o DCC-UFMG completou 40 anos de existência, e durante este ano de
comemoração, uma série de eventos aconteceram para celebrar esta data. O papel
exercido pelo arquivo do Departamento nestas celebrações foi de extrema importância.
Por isso, este trabalho se incumbe em discutir as funções do arquivo e sua contribuição
para a construção da memória institucional, se desvencilhando do mero papel ilustrativo
exercendo um papel central no resgate da memória institucional.
PALAVRAS-CHAVE: Memória; Memória Institucional; DCC-UFMG;
ABSTRACT: This article deals with the experience report in the Department of
Computer Science of the Federal University of Minas Gerais (DCC-UFMG). In 2016,
the DCC-UFMG celebrated its 40th anniversary, and during this year of celebration, a
series of events took place to celebrate this date. The role played by the Department's
archive in these celebrations was of utmost importance. For this reason this work has
the task of discussing the functions of the archive and its contribution to the
construction of institutional memory, disengaging from the mere illustrative role
playing a central role in the rescue of institutional memory.
PALAVRAS-CHAVE: Memory; Institutional Memory; DCC-UFMG;
INTRODUÇÃO
O Departamento de Ciência da Computação - DCC da Universidade Federal de
Minas Gerais - UFMG foi constituído em 1976, após o desmembramento do antigo
Departamento de Ciência da Computação e Estatística. Com a separação, o
DCC/UFMG passou a ser o responsável pela oferta dos cursos de Bacharelado em
Ciência da Computação e Bacharelado em Sistemas de Informação. Além dos Cursos de
Bacharelados, o DCC também é responsável pelos Cursos de Mestrado, Doutorado e
Especialização, na área, e possui uma parceria com o Departamento de Matemática na
oferta do Curso de Bacharelado em Matemática Computacional. Trata-se de um
Departamento, com cerca de 60 professores, que atuam tanto no ensino, como na
pesquisa e extensão.
Em 2016, o Departamento de Ciência da Computação da Universidade Federal
de Minas Gerais (DCC-UFMG) comemorou 40 anos de sua criação. Durante este ano,
foram realizados diversos eventos comemorativos à data. No decorrer do ano, as
solenidades contaram com a participação do público interno (funcionários técnicoadministrativos, alunos e professores) e externo (ex-alunos e comunidade em geral).
Para que estas atividades fossem executadas dentro do Departamento, foi instaurada
uma comissão de professores e funcionários, para o planejamento destas ações. No
entanto, ao longo da preparação destas atividades, o arquivo do Departamento teve um
papel importante no processo.
�Este relato de experiência pretende discutir como os documentos podem
contribuir para uma comemoração institucional, para além do valor ilustrativo ou de
curiosidades, partindo para uma discussão sobre a importância do respeito à
organicidade e ao valor de prova agregado aos documentos, e, depois, busca debater a
relação dos documentos utilizados para recontar a memória institucional.
A atuação do setor de arquivo do DCC-UFMG contribuiu de forma significativa
e assumiu um papel central no resgate de documentos, para que a memória institucional
fosse resgatada com mais facilidade e precisão. Para esta rememoração, foram
levantados diversos conjuntos documentais, buscando entender a sucessão de fatos
ocorridos na história e respeitando a ordem natural dos acontecimentos, considerando
sua organicidade. Com isso, iniciamos esta discussão a respeito das funções dos
documentos de arquivo.
O DOCUMENTO DE ARQUIVO E SEU CONTEXTO ORGÂNICO
Pensar na conservação dos arquivos é essencial para garantir a prova dos atos
administrativos, enquanto sociedade organizada, como defende Delmas (2006). Bellotto
(2008), por sua vez, discorre que, quando expirada a validade dos atos administrativos
os documentos não são descartáveis, servindo para uso jurídico e, posteriormente,
pesquisa histórica.
Pessoa (2014) enfatiza que os acervos são compostos por informações das
práticas administrativas, oriundos de funções ou atividades realizadas. Portanto, a
criação dos documentos se dá em função da instrumentalização das atividades, servindo
posteriormente como apoio à memória institucional.
Os documentos de arquivos possuem quatro funções: provar, lembrar-se,
compreender e identificar-se. Provar os atos administrativos, lembrar-se das ações feitas
para dar continuidade aos atos, compreender o que foi feito e poder usufruir do
conhecimento adquirido, e identificar-se através das lembranças sociais construídas,
conforme afirma Delmas (2006).
Bellotto (2008) reitera que não é possível compor uma pesquisa histórica, ou
remontar uma história administrativa, analisando amostras documentais aleatórias,
como por exemplo, os documentos iniciais e finais de um ato administrativo importante.
Pois, desta maneira, o conjunto orgânico e evolução natural dos fatos são perdidas.
Imparcialidade, autenticidade, unicidade e naturalidade são características
documentais que promovem a estes, as qualidades necessárias para conseguir
compreender o passado (Duranti apud Pessoa, 2014). E que a origem da prova
documental é primordial para que os atos estabelecidos nos documentos possam
assegurar sua autenticidade. "A pesquisa arquivística estaria interessada em estudar as
relações entre a informação e os elementos de contexto de sua geração e estruturação"
(PESSOA, 2014, p. 23).
No entanto, o pesquisador deve ter cuidado em respeitar a organicidade inerente
aos conjuntos documentais. Campos (2015) relata que a utilização de documentos em
pesquisas, em inúmeras vezes, são meramente ilustrativos e são extraídos
aleatoriamente de seu contexto, gerando conclusões aleatórias a respeito do seu
conteúdo informativo, desrespeitando a ordem dos conjuntos documentais.
Em 2016, o DCC promoveu uma série de atividades, para celebrar os 40 anos de
sua existência, essas práticas geraram diversos produtos. Desses, foi criado um site
comemorativo que apresentava um histórico institucional, uma linha do tempo com os
marcos do Departamento, depoimentos de pessoas que tiveram ou têm algum
envolvimento com o DCC e algumas conquistas marcantes. Além do site, foi
�construído, também, um infográfico em forma de linha do tempo para plotar o armário
deslizante, localizado na secretaria administrativa. Foram produzidos vídeos com
depoimentos de antigos chefes do Departamento e coordenadores de
laboratórios.Também foram feitas homenagens a professores e funcionários, por
qualidade e tempo de serviço prestado e realizados eventos acadêmicos e seminários.
Para que todas estas ações pudessem ser concretizadas, a comissão organizadora
elegeu alguns momentos importantes, para nortear o ponto de partida dos
acontecimentos retratados nos históricos e linhas do tempo. A partir desse
direcionamento, o levantamento do conjunto documental passou a ser feito.
Foi possível recuperar, nos arquivos, documentos de caráter textual permanente,
que pudessem demonstrar toda a trajetória do Departamento, desde a sua criação até os
dias atuais. Foram consultados atos de criação do Departamento, atos de criação dos
Cursos pertencentes ao Departamento, relatórios técnicos e administrativos, para
verificar número de alunos formados em cada década, pontuação nos Programas de
avaliação do Governo (CAPES e ENADE), selos comemorativos criados para o
Departamento, relatórios dos objetos museológicos, jornais internos e externos e outras
informações que pudessem compor, tanto a linha do tempo apresentada no site, quanto a
linha do tempo no formato de infográfico. Cada documento recuperado teve um
tratamento, de acordo com o que o usuário necessitava. Alguns tiveram que ser
reproduzidos, digitalizados ou selecionados, seguindo a ordenação de interesse.
Além dos documentos que compuseram visualmente a linha do tempo, foi
possível, também, recuperar nos arquivos fotográficos diversas imagens dos eventos
que marcaram a história do DCC, contando assim, um passado com comemorações,
mudanças das instalações físicas (além dos relatórios de mudança e patrimoniais), posse
de novas chefias (assim como as atas das eleições), formatura de estudantes,
premiações, dentre outros grandes eventos organizados pelo Departamento. Essas
imagens foram selecionadas e disponibilizadas para a comissão responsável pela
organização dos eventos, que ao longo do processo higienizou, tratou, descreveu e
construiu uma galeria de fotos onde os visitantes do site pudessem apreciar e, também,
contribuir com fotos de seus arquivos pessoais, de forma colaborativa, aumentando o
acervo do Departamento.
Para os eventos sociais, que aconteceram dentro das comemorações dos 40 anos,
foi necessário recuperar algumas informações relativas a trajetória de seus dirigentes,
tempo de permanência de funcionários e aposentadoria. Esses documentos serviriam
para que o Departamento pudesse prestar as devidas homenagens. O arquivo contribuiu
de forma significativa nesta tarefa, pois estas informações foram retiradas de coleções,
assentamentos individuais e memoriais disponíveis em suas três fases do documento.
Cabe ressaltar que, durante todo o ano comemorativo dos 40 anos do DCC,
todos os atores envolvidos no processo de organização dos eventos buscaram, no
arquivo, informações que julgavam serem úteis para fundamentar alguma atividade.
Essas informações foram diferenciadas de acordo com a necessidade informacional de
cada um, pois serviram para recontar a história da instituição, além de comprovar fatos
marcantes e também integraram visualmente algumas peças construídas.
Posto isso, é adequado enfatizar o cuidado na elaboração dos eventos
comemorativos, a partir do arquivo, analisando os conjuntos documentais presentes,
respeitando a sucessão de fatos contados a partir dos documentos administrativos,
estruturando a construção das peças visuais e a construção dos eventos, embasados na
história administrativa do DCC-UFMG.
O ARQUIVO NA CONTRIBUIÇÃO DA MEMÓRIA INSTITUCIONAL
�A humanidade, desde seus primórdios, zela pela guarda de sua história.
Inicialmente, pela história oral, depois por pinturas rupestres, desenvolvimento da
escrita, explosão documental a partir da prensa de Gutemberg e, finalmente, por
armazenamento na nuvem, como discorre Rueda, Freitas e Valls (2011). Progredindo
neste raciocínio, Indolfo (2007) argumenta que a guarda da memória se transformou
completamente a partir do momento em que o homem conseguiu guardar suas
informações e tornando-as acessíveis. A partir disso, Indolfo (2007) discute a
construção da memória, como a estruturação da lembrança através dos documentos.
Lembrar é uma necessidade prática da vida cotidiana de qualquer
pessoa ou instituições, é o resultado da necessária continuidade da vida dos
indivíduos como organismos, isto é, a continuidade de cada uma de suas
ações. Em qualquer época, tanto na administração quanto nas empresas ou
nas profissões liberais, uma sucessão ou uma transferência de atribuições é
acompanhada pela transmissão dos registros e dos documentos, numa
palavra: dos arquivos. (DELMAS, 2006, p. 27)
Desta maneira, as instituições perceberam, aos poucos, que sua história é
construída diariamente, através dos seus atos administrativos. A guarda dos documentos
possibilita, futuramente, que ela mantenha-se coerente em relação suas ações junto ao
público interno e externo e ainda possa relembrar sua história (Barbosa, 2010).
Sucintamente compreende-se que a memória é representada por meio de
registros de informação, qualquer que seja o suporte em que está contida e
que seja passível de recuperação (acesso); aos fatos ou às ações registradas se
atribui um significado o qual constitui a memória desses acontecimentos.
(MERLO E KONRAD, 2015, P.34)
Neste contexto, memória institucional, para Barbosa (2010) é constituída de tudo
aquilo que foi relevante para a história da instituição, que está enraizada em sua cultura.
Uma soma de múltiplas narrativas construídas no contexto organizacional dos múltiplos
indivíduos, práticas e atos institucionais.
A memória institucional vai de encontro ao cerne da organização, conectado ao
conceito de identidade da empresa, a reputação que é concebida ao longo de sua
história. Além disso, a preservação desta memória garante informações confiáveis sobre
a entidade, que podem ser utilizadas nas tomadas de decisão diariamente, conseguindo,
desta maneira, manter uma coerência dos atos institucionais, como defende Ruedas,
Freitas e Valls (2011).
Portanto, ao longo das comemorações dos 40 anos do DCC é perceptível a
importância da guarda da memória institucional. Através de comemorações como esta é
possível perceber a construção da identidade da empresa, o desenvolvimento das
pessoas ao longo dos anos de trabalho e a pluralidade de lembranças dentro do contexto
organizacional.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Levando em consideração o conceito de memória institucional abordado neste
relato de experiência, pode-se perceber a importância da memória para as instituições,
ao recontar a razão de ser da organização, através dos atos administrativos, gerada por
meio de relações administrativas e sociais. Com isso, o Departamento de Ciência da
Computação da UFMG, nas celebrações dos seus 40 anos, conseguiu rememorar, no
decorrer das ações executadas, sua história.
Além disso, é importante ressaltar que na realização deste trabalho, pode-se
compreender as ações do Departamento ao longo dos anos, identificar elementos
marcantes em sua trajetória e comprovar, por meio dos atos administrativos, suas ações,
�enfatizando o cuidado empregado na análise dos conjuntos documentais em respeito à
organicidade inerente aos documentos.
Posto isso, este relato de experiência buscou descrever as ações realizadas pelo
DCC-UFMG, durante as comemorações dos seus 40 anos, mostrando como o arquivo
teve um papel fundamental tanto na busca por informações pelos envolvidos nas
atividades comemorativas do Departamento, quanto na recuperação destas informações.
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Dublin Core
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Title
A name given to the resource
CBBD - Edição: 27 - Ano: 2017 (Fortaleza/Ceará)
Subject
The topic of the resource
Biblioteconomia
Documentação
Ciência da Informação
Publisher
An entity responsible for making the resource available
FEBAB
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2017
Language
A language of the resource
Português
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Fortaleza (Ceará)
Event
A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration.
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O ARQUIVO NA CONSTRUÇÃO DA MEMÓRIA INSTITUCIONAL
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An entity primarily responsible for making the resource
Daniele Augusta dos Santos Silva
Emília Soares da Silva Godoy
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The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
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FEBAB
Subject
The topic of the resource
Eixo 9: Bibliotecas, Preservação e Memória.(Gestão de Preservação em Bibliotecas; Gestão de Coleções Especiais e Livros Raros; História dos Bibliotecários e da Biblioteconomia no Brasil; Sustentabilidade, preservação e baixo recursos; Democratização, acesso e preservação de acervos patrimoniais).
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Este estudo aborda o relato de experiência vivido no Departamento de Ciência da Computação da Universidade Federal de Minas Gerais (DCC-UFMG). No ano de 2016, o DCC-UFMG completou 40 anos de existência, e durante este ano de comemoração, uma série de eventos aconteceram para celebrar esta data. O papel exercido pelo arquivo do Departamento nestas celebrações, foi de extrema importância. Por isso, este trabalho se incumbe em discutir as funções do arquivo e sua contribuição para a construção da memória institucional, se desvencilhando do mero papel ilustrativo exercendo um papel central no resgate da memória institucional.
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