http://repositorio.febab.org.br/files/original/23/2865/1979-1996-1-PB.pdf 247ee202f3ca0a6ab4859b547fd47ad6 PDF Text Text CRIAÇÃO, DESENVOLVIMENTO E MANUTENÇÃO DO ARQUIVO DE DOCUMENTOS DE UMA INSTITUIÇÃO FINANCEIRA Rafael de Paula Araujo (MEDCRED) - rparaujo.rafael@gmail.com Robson de Paula Araujo (USP) - paraujo.robson@gmail.com Resumo: O presente trabalho mostra de maneira síntese o projeto realizado em uma cooperativa de credito na cidade de Ribeirão Preto para a criação do CEDOC (Centro de Documentação). O principal objetivo de sua criação foi à gestão documental de uma maneira profissional, porém, trouxe mais benefícios tornando-se um centro informacional e o controle no acesso dos documentos. Para a criação foi utilizado como referência o trabalho acadêmico desenvolvido por Ieda Pimenta Bernardes “Como avaliar documentos de arquivo” e o trabalho desenvolvido por Antônio Marcos M. Mattos “Um protocolo com estrutura de banco de dados”, além da experiência profissional no arquivo do Banco do Brasil. Palavras-chave: Arquivo, documento, gestão, cooperativa Eixo temático: Eixo 9: Bibliotecas, Preservação e Memória.(Gestão de Preservação em Bibliotecas; Gestão de Coleções Especiais e Livros Raros; História dos Bibliotecários e da Biblioteconomia no Brasil; Sustentabilidade, preservação e baixo recursos; Democratização, acesso e preservação de acervos patrimoniais). Powered by TCPDF (www.tcpdf.org) �RESUMO EXPANDIDO O presente trabalho mostra de maneira síntese o projeto realizado em uma cooperativa de credito na cidade de Ribeirão Preto para a criação do CEDOC (Centro de Documentação). Foi decisão de a empresa criar um arquivo profissional dos documentos diante da constante perda de documentos, falta de organização, acumulo indevido de documentos e processo instaurado pelo Banco Central e Receita Federal. A princípio seria apenas um arquivo, organizado e utilizado por todos os funcionários, porém diante do sucesso do trabalho realizado, o arquivo se tornou um departamento (CEDOC), gerando outros produtos desenvolvidos por este departamento. O principal objetivo de sua criação foi à gestão documental de uma maneira profissional, porém, trouxe mais benefícios tornando-se um centro informacional e o controle no acesso aos documentos. Para a criação foi utilizado como referência por Ieda Pimenta Bernardes “Como avaliar documentos de arquivo” e o trabalho desenvolvido por Antônio Marcos M. Mattos “Um protocolo com estrutura de banco de dados”, além da experiência profissional no arquivo do Banco do Brasil. INTRODUÇÃO A técnica de analise será colher informações a partir de objetos secundários, interpretando-os e aplicando à realidade da instituição. O desenvolvimento do arquivo partiu do seguinte principio; que o arquivo é um: “Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à racionalização e eficiência administrativas, bem como à preservação do patrimônio documental de interesse histórico-cultural. ” (BERNARDES, 1998 P. 11) Partindo deste princípio foi realizado as seguintes etapas do projeto:  IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS: Foi realizada uma busca nas dependências da instituição procurando encontrar os documentos que �estavam armazenados de diversos espaços e suportes para realizar o processamento técnico e a devida identificação;  INVENTÁRIO: Assim que os documentos eram devidamente identificados, eram inventariados em uma planilha Excel contendo os seguintes campos: Registro (tombo), pasta, caixa (onde foi armazenado) e conteúdo  ARQUIVO: Foi adaptado um cômodo especifico para o armazenamento destes documentos, as portas foram identificadas de acordo com os departamentos da instituição e o espaço separado conforme a identificação na porta; � ACONDICIONAMENTO: Os documentos foram trocados de seus suportes tradicionais, retirado todos os metais (grampo, clips, etc.) e inseridos em pastas plásticas (sacos plásticos tamanho oficio) e em seguida acondicionados em caixas arquivo, preservando das ações degradantes do tempo e da natureza.  PADRÃO DE IDENTIFICAÇÃO: Foi definido um padrão de identificação das caixas e seus respectivos modelos, utilizando o seguinte padrão: 1 – Documento (Capa de folha A4 com logo da instituição, título da pasta e seu tombo); 2 – Caixa (Logo da instituição, número de caixa, assunto da caixa, identificação do conteúdo (número de tombo das pastas). �OBJETIVO Objetivos centrais do CEDOC:  Reduzir a massa documental;  Agilidade na recuperação da informação;  Eficiência Administrativa;  Conservação dos documentos;  Orientação na produção documental;  Otimização do espaço físico;  Introdução dos serviços de microfilmagem e digitalização. CONCLUSÃO Desde a concepção do projeto (de outubro de 2016 a julho de 2017) foram identificadas mais de 900 pastas, armazenadas em 314 caixas arquivos. Devido ao sucesso do trabalho o arquivo virou o departamento CEDOC, implementado o sistema de retirada de documentos, criação do manual do CEDOC e a tabela de temporalidade exclusiva da instituição. Com o arquivo em funcionamento, a instituição, eliminou a perda de documentos, a resposta a busca de documentos ficou mais rápida e precisa, diante do bom trabalho realizado, surgiu o departamento informacional, com o objetivo de orientar a empresa na produção racional de documentos. A instituição tornou o CEDOC um departamento profissional, orientado por um profissional da informação, provando que o arquivo além de ser um repositório, as empresas podem usufruir de maneira profissional, auxiliando os demais departamentos. �REFERÊNCIAS Bernardes, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. – São Paulo: Arquivo do Estado, 1998 89f. v1 Mattos, Antônio Marcos M. Um protocolo com estrutura de banco de dados. – Rio de Janeiro: R. Adm. Emp., 1973 49-59p. v.4 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource CBBD - Edição: 27 - Ano: 2017 (Fortaleza/Ceará) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2017 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Fortaleza (Ceará) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource CRIAÇÃO, DESENVOLVIMENTO E MANUTENÇÃO DO ARQUIVO DE DOCUMENTOS DE UMA INSTITUIÇÃO FINANCEIRA Creator An entity primarily responsible for making the resource Rafael de Paula Araujo Robson de Paula Araujo Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Fortaleza (Ceará) Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Subject The topic of the resource Eixo 9: Bibliotecas, Preservação e Memória.(Gestão de Preservação em Bibliotecas; Gestão de Coleções Especiais e Livros Raros; História dos Bibliotecários e da Biblioteconomia no Brasil; Sustentabilidade, preservação e baixo recursos; Democratização, acesso e preservação de acervos patrimoniais). Description An account of the resource O presente trabalho mostra de maneira síntese o projeto realizado em uma cooperativa de credito na cidade de Ribeirão Preto para a criação do CEDOC (Centro de Documentação). O principal objetivo de sua criação foi à gestão documental de uma maneira profissional, porém, trouxe mais benefícios tornando-se um centro informacional e o controle no acesso dos documentos. Para a criação foi utilizado como referência o trabalho acadêmico desenvolvido por Ieda Pimenta Bernardes “Como avaliar documentos de arquivo” e o trabalho desenvolvido por Antônio Marcos M. Mattos “Um protocolo com estrutura de banco de dados”, além da experiência profissional no arquivo do Banco do Brasil. Language A language of the resource pt cbbd2017