http://repositorio.febab.org.br/files/original/8/2466/1578-1591-1-PB.pdf 8c6c42acac6acb4e1137ef1f7fe124e7 PDF Text Text Conferência de periódicos como requisito para recuperação e acesso à informação: relato de experiência do Serviço de Periódicos da Biblioteca Central da UFSC Alexandre Pedro de Oliveira (UFSC) - alexandre.oliveira@ufsc.br Fabiana Hennies Brigidi (UFSC) - fabiana.brigidi@ufsc.br Juliana Aparecida Gulka (UFSC) - juliana.gulka@ufsc.br Resumo: Apresenta a biblioteca pública universitária como instituição responsável pela democratização e acesso à informação para a comunidade universitária e externa. Descreve sucintamente o histórico do periódico científico, caracterizando-o como um marco da ciência, na qual utiliza-se a observação e o empirismo na comprovação de fatos de pesquisas e estudos. Caracteriza e descreve a atividade realizada pelo Serviço de Periódicos da BC/UFSC quanto a conferência do acervo físico de periódicos, que compreende as etapas de checagem da coleção em planilha impressa, retirada da estante, conferência dos dados impressos e inseridos no sistema Pergamum, etiquetagem dos exemplares e devolução da coleção às estantes. Considera a conferência de acervo e sua etiquetagem atividade essencial relacionada à recuperação e acesso as informações contidas no acervo. Palavras-chave: Biblioteca universitária. Processamento técnico. Periódicos científicos. Acesso à informação. Área temática: Temática III: Bibliotecas, serviços de informação & sustentabilidade Powered by TCPDF (www.tcpdf.org) �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documento e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 Conferência de periódicos como requisito para recuperação e acesso à informação: relato de experiência do Serviço de Periódicos da Biblioteca Central da UFSC Resumo: Apresenta a biblioteca pública universitária como instituição responsável pela democratização e acesso à informação para a comunidade universitária e externa. Descreve sucintamente o histórico do periódico científico, caracterizando-o como um marco da ciência, na qual utiliza-se a observação e o empirismo na comprovação de fatos de pesquisas e estudos. Caracteriza e descreve a atividade realizada pelo Serviço de Periódicos da BC/UFSC quanto a conferência do acervo físico de periódicos, que compreende as etapas de checagem da coleção em planilha impressa, retirada da estante, conferência dos dados impressos e inseridos no sistema Pergamum, etiquetagem dos exemplares e devolução da coleção às estantes. Considera a conferência de acervo e sua etiquetagem atividade essencial relacionada à recuperação e acesso as informações contidas no acervo. Palavras-chave: Biblioteca universitária. científicos. Acesso à informação. Processamento técnico. Periódicos Área Temática: Temática III: Bibliotecas, serviços de informação & sustentabilidade 1 INTRODUÇÃO Desde os primórdios da humanidade, as bibliotecas são consideradas locais responsáveis pela guarda, preservação, conservação, tratamento, disseminação e acesso à informação configurando-se como repositórios da memória cultural e histórica da sociedade. Essas características estão intrínsecas em qualquer tipo de biblioteca, independente da esfera em que se encontrem, pública ou privada. As bibliotecas públicas, como as universitárias de instituições governamentais, contam ainda com deveres referentes à legislação federal sobre a divulgação de seus acervos. Considerada a lei suprema na área do Direito, a Constituição Federal de 1988 assegura a todos os cidadãos o acesso à informação, “[...] resguardado o sigilo da fonte, quando necessário ao exercício profissional.” (BRASIL, 1988) e complementa essa afirmativa no inciso XXXIII, do Capítulo I que trata dos direitos e deveres individuais e coletivos, ao afirmar que todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documento e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado […]. (BRASIL, 1988). Além da obrigatoriedade legal na prestação de serviços informacionais através dos órgãos públicos, o manifesto da International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) e da Organização das Nações Unidas para a Educação, Ciência e Cultura (UNESCO) sobre bibliotecas públicas, publicado em 1994 originalmente na língua inglesa sob o título Public Library Manifesto, enfatiza a necessidade do apoio e do comprometimento das autoridades nacionais e locais no desenvolvimento dessas instituições (IFLA; UNESCO, 1994). Esse documento caracteriza a biblioteca pública como a “[...] porta de acesso local ao conhecimento [...] (IFLA; UNESCO, 1994) enfatizando os valores humanos fundamentais de liberdade, prosperidade e desenvolvimento social dos indivíduos possuidores de informações que lhe permitem exercer seus direitos democráticos atuando efetivamente na sociedade (IFLA; UNESCO, 1994). Esse manifesto é aplicável no caso da Biblioteca Central (BC) da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), por configurar-se, simultaneamente, uma biblioteca universitária e pública, que tem a pretensão de atender tanto a própria comunidade (alunos, professores, servidores) como a externa, comprometendo-se com o acesso informacional à sociedade, sem distinções. Portanto, a legislação referente à obrigatoriedade do acesso à informação, aliada aos valores éticos e às responsabilidades das instituições públicas, devem garantir o acesso informacional a todo e qualquer membro da sociedade configurando-se um dever e não apenas um serviço prestado. Dessa forma, tornar o conteúdo das bibliotecas disponível aos usuários vai de encontro a um fluxo de trabalho que possibilite a inserção de todo material informacional em um sistema no qual seja possível não só o tratamento da informação, mas a sua recuperação. Esse é um dos objetivos da BC/UFSC que, além de livros, oferece coleções de periódicos científicos on-line e impressos, materiais requisitados pela comunidade universitária. Esse material tem sua trajetória marcada no início do século XVII, configurando-se um aliado para a comunicação científica, na publicação periódica de experiências e estudos empíricos, mantendo atualizados pesquisadores e demais interessados na ciência. No caso do Serviço de Periódicos da BC/UFSC, a coleção �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documento e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 impressa contempla aproximadamente 7.500 títulos ordenados conforme a classificação pertinente, distribuídos em estantes deslizantes para um melhor aproveitamento de espaço físico da biblioteca. Embora o volume seja extenso, apenas parte da coleção está disponível para empréstimo, devido à falta de etiquetas que permitam o processo de circulação informatizado. Realizar a conferência desse material, preparando-o para o empréstimo no período de aproximadamente um ano, caracteriza-se como um dos desafios do Serviço de Periódicos da BC/UFSC. A atividade foi iniciada no ano de 2012 com finalização prevista para o ano corrente. Esta prática atende a legislação pertinente no que tange o acesso à informação, o manifesto da IFLA/UNESCO sobre bibliotecas públicas e os valores e deveres éticos da instituição pública. 2 BREVE HISTÓRICO DO PERIÓDICO CIENTÍFICO A contextualização histórica do periódico já foi amplamente caracterizada na literatura da Ciência da Informação. Dito isto, dentre as inúmeras discussões, está o impacto causado pela alteração no ciclo do sistema da comunicação científica devido a transição do formato. Até o século XVI, os filósofos eram os responsáveis pela ciência, valendo-se da argumentação e da dedução para explicar fenômenos da natureza (MUELLER, 2000). Contudo, a partir do século XVII, o meio científico passou por uma grande mudança, rejeitando métodos dedutivos, passando a exigir evidências “[...] baseadas na observação e na experiência empírica para que os conhecimentos resultantes pudessem ser considerados científicos.” (MUELLER, 2000, p. 73). Esse foi o marco do surgimento da ciência moderna que trouxe consequências no formato da comunicação científica, passando da oralidade e da escrita através de cartas, livros, atas e tratados para meios mais rápidos e precisos, que permitissem um amplo alcance (MUELLER, 2000) com possibilidades de troca de informações entre os cientistas, surgindo assim o periódico científico. Portanto, o periódico científico tornou-se o principal marco da constituição da estrutura da comunicação científica devido à necessidade de troca de experiências entre os pesquisadores. Trouxe a formalização do processo de comunicação, antes pautado fortemente na comunicação informal (FERREIRA, 2008; MEADOWS, 1999; WEITZEL, 2006). �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documento e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 Stumpf (1996) salienta que, somente no século XIX o processo definitivo de mudança de veículo de registro e comunicação científicos foi concluído. O mesmo trouxe credibilidade para as revistas, passando inclusive a substituir os livros, que tiveram seu declínio devido a pressões na comunidade de pesquisadores quanto à prioridade das descobertas e aos custos de produção (STUMPF, 1996). O periódico permitia uma divulgação menos morosa e onerosa, se comparados a edição de um livro. Ademais, a adoção das tecnologias foi responsável por alterações nos três ciclos do sistema da comunicação científica: geração, disseminação e uso, afetando tanto o papel desempenhado pelos seus atores (editores, avaliadores, autores/pesquisadores) quanto à estrutura do sistema da comunicação científica (WEITZEL, 2006). Somado ao fator supracitado, os movimentos e iniciativas do Acesso Aberto, a Open Archives Initiative (OAI), Budapest Open Access Initiative (BOAI) entre outros (ALVES, 2008; BAPTISTA et al., 2007), contribuíram para a alteração neste sistema da comunicação científica. Por exemplo: autores/pesquisadores estão acumulando a função de bibliotecários quando descrevem os metadados e executam o autoarquivamento em repositórios (WEITZEL, 2006). Estas mudanças ocorridas no sistema da comunicação científica também repercutem nos serviços ofertados pelas bibliotecas universitárias para o acesso e disseminação da informação. Sendo assim, torna-se fundamental a disponibilização do acervo de periódicos, tanto em formato impresso quanto eletrônico, contribuindo para a geração do conhecimento científico pela comunidade universitária. O Serviço de Periódicos da BC/UFSC, responsável por essas funções, será exposto na seção a seguir. 3 SERVIÇO DE PERIÓDICOS Além da necessidade explícita da disseminação da informação, é preciso que o seu acesso seja facilitado pelos órgãos públicos. No caso da BC/ UFSC, salientase o Serviço de Periódicos que oferece coleções impressas e on-line. Esse relato enfatiza o periódico impresso que, apesar da grande aceitação do público com relação aos documentos eletrônicos, ainda preserva o formato originário, requisitado por grande parte de seus usuários. �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documento e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 A atual política da BC centraliza os processos desenvolvidos em setores específicos, por isso, o processamento técnico das revistas é realizado pela Divisão de Desenvolvimento de Coleções e Tratamento da Informação (DECTI), transferindo as demais responsabilidades da coleção para o Serviço de Periódicos, vinculado à Divisão de Atendimento ao Usuário (DAU). Convém salientar que, atualmente, o acervo físico é composto por aproximadamente 7.500 títulos de periódicos (UFSC, 2013). Por meio do Portal da CAPES, a BC também provê o acesso a 33.000 títulos de periódicos eletrônicos, nacionais e internacionais, e 130 bases de dados referenciais (CAPES, 2013). Além disso, a equipe vinculada ao Serviço de Periódicos é responsável pela gestão do Portal de Periódicos UFSC, site que hospeda publicações científicas da instituição. Atualmente são 43 títulos de livre acesso (open access), distribuídos em diversas áreas do conhecimento. Para tanto, a estrutura do setor, os serviços ofertados e a conscientização pela comunidade universitária da importância destes recursos contribuem cada vez mais para o acesso e uso da produção científica eletrônica e impressa. Quanto ao acervo físico, parte do tratamento técnico é realizada em conjunto a DECTI, também responsável pelos processos de aquisição; por meio de compras, doações e permutas; seleção, intercâmbio, catalogação e indexação de artigos de títulos pré-definidos por este setor. Contudo, a indexação de artigos é realizada em ambos os setores, sendo reservada à DECTI a atividade de Indexação Compartilhada de Artigos de Periódicos (ICAP). A referida atividade vinculada-se às bibliotecas participantes da Rede Pergamum. Os materiais indexados na ICAP totalizam sete títulos de periódicos publicados pela UFSC. Demais títulos previamente selecionados e listados na política de desenvolvimento de coleções são indexados pelo Serviço de Periódicos. Dentre as atividades realizadas em conjunto a DECTI, salienta-se a inserção de fascículos dos periódicos científicos no Kardex do Sistema Pergamum, software gerenciador do acervo da biblioteca. Esta atividade é essencial para o controle e o gerenciamento do acervo físico dos periódicos, a exportação dos dados deste acervo ao Catálogo Coletivo Nacional (CCN), a geração de etiquetas e o empréstimo informatizado à comunidade universitária. �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documento e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 A prioridade do setor, no momento, baseia-se na conferência do acervo e emissão de etiquetas a fim de atender a demanda da BC. O fluxo desse trabalho está descrito na próxima seção. 4 CONFERÊNCIA DO ACERVO A coleção de periódicos da BC é organizada por meio do sistema de Classificação Decimal Universal (CDU), priorizando as classes gerais, e dentro dessas, ordenada alfabeticamente pelos títulos, com acesso aberto ao público. O empréstimo domiciliar é oferecido somente a alunos de pós -graduação, professores e servidores da Universidade, por meio de um sistema manual. Esse sistema é justificado pela ausência de etiquetas na totalidade da coleção de periódicos, ou seja, nem todos os exemplares possuem o código de barras necessário para a circulação de materiais informatizada. Nesse contexto, o acervo não informatizado configura-se como uma limitação para o empréstimo e acesso à informação pelo usuário bem como para as atividades do bibliotecário no controle do acervo, estatísticas, e elaboração de relatórios. A fim de solucionar esse problema, propôs-se o seguinte plano de ação: realizar a conferência e a etiquetagem de restante do acervo de periódicos no período de um ano, assegurando a credibilidade dos dados inseridos no catálogo, tornando a recuperação da informação próxima do ideal: completa, segura e confiável. Antes de definir o fluxo de trabalho, foi necessário estabelecer a ordem de retirada das coleções da estante de modo a organizar a conferência, atividade realizada por mais de um funcionário. Portanto, a retirada das coleções é realizada na mesma ordenação dos periódicos nas estantes seguindo uma planilha impressa 1. Além disso, essa planilha também é utilizada para o controle da conferência. Portanto, a metodologia utilizada no fluxo de trabalho consiste basicamente nas seguintes etapas: checagem da coleção na ordem da planilha impressa, retirada da estante, conferência dos dados impressos e inseridos no sistema, etiquetagem dos exemplares, devolução da coleção às estantes. 1 Confeccionada pelo servidor responsável pela organização física da coleção, contém a listagem de todos os títulos antecedidos pelos seus respectivos números de classificação. �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documento e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 Nesse processo, a principal etapa da atividade está na conferência dos exemplares, confrontando as informações dos volumes físicos com as apresentadas no Kardex do Pergamum, tais como, volume, número, ano, suplementos, edições especiais, entre outros. De modo geral, o Kardex consiste numa planilha impressa ou eletrônica com dados dos fascículos de periódicos, a fim de controlar a coleção. Com a evolução das tecnologias da comunicação e informação (TIC’s), Fachin e Hillesheim (2006) descrevem historicamente os equipamentos destinados ao registro e controle dos periódicos: perpassa desde folhas soltas aos registros automatizados, denominados Kardex eletrônico. Segundo as autoras, o Kardex eletrônico se baseia na transcrição dos dados (volumes, números, entre outros) correspondentes ao periódico, conforme supracitado. No caso do Pergamum, o acesso ao Kardex localiza-se em dois módulos: aquisição e catalogação. A equipe do Serviço de Periódicos realiza a conferência do acervo somente através do modulo aquisição, item Periódicos/Assinaturas. Nele, constam as informações pertinentes aos periódicos não vinculadas à catalogação, como por exemplo, o registro de fascículos, exemplares encadernados, índices e duplicatas, além de dados referentes às assinaturas. A BC definiu como instrumento/guia para a padronização e transcrição dos dados no Kardex, o documento intitulado Instrução Normativa: Orientações Coleção Kardex, versão 01.01, desenvolvido especificamente para usuários da Rede Pergamum. Este documento orienta o preenchimento do Kardex para que os arquivos enviados ao CCN sejam gerados corretamente, de forma padronizada. Primeirante, após a retirada do material, o bibliotecário confronta as informações do Kardex, com as apresentadas pela coleção impressa do periódico, isto é, analisa o número, volume e ano de cada exemplar. Se o Kardex da coleção retirada da estante não estiver alimentado no sistema, são inseridos os volumes, números e anos conforme a instrução normativa. Este documento contém exemplos, particularidades para a inserção das informações no sistema, como também a instrução para a geração de etiquetas. Por exemplo: como gerar duas etiquetas para um periódico publicado em 2009 com o volume 1 e os fascículos 1 e 2 separados, porém publicados no mesmo mês. Ou então, como representar no Kardex um número especial ou suplemento do volume com ou sem numeração própria. Há vários exemplos para orientar o profissional na alimentação correta para que haja �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documento e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 interoperabilidade entre os sistemas da BC e do CCN. O próprio documento guia o bibliotecário com outros exemplos, especialmente quando não há informações explícitas nos exemplares, tais como volume ou número. Deste modo além do conhecimento do profissional, torna-se necessário um instrumento para guiar e auxiliar o bibliotecário na interpretação das informações contidas nos fascículos impressos e consequente inserção no Kardex. Ademais, após a conferência, os periódicos são etiquetados e arquivados novamente nas estantes obedecendo a sua ordem de classificação. Uma das dificuldades encontradas ao realizar a conferência e alimentação no Kardex, é a falta de padronização nos dados referentes à própria revista. É comum, principalmente em periódicos estrangeiros, não haver uma lógica na utilização de ano, volume e número para identificar as edições, ou seja, uma sequência padrão. Isso dificulta o entendimento da formação da coleção pelo profissional no momento da inserção e atualização correta dos dados no sistema. Esse trabalho vem sendo realizado desde 2012, no entanto, foi intensificado no ano corrente, devido à necessidade de ampliar o acesso à informação e ao serviço prestado pela BC/UFSC. 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS As bibliotecas, sejam públicas ou privadas, são consideradas repositórios da história e da memória da sociedade, configurando-se locais de guarda, preservação, conservação, tratamento e acesso à informação. Portanto, sua própria natureza evidencia uma preocupação com a disponibilização de seus acervos. Além disso, no Brasil, a legislação federal orienta os órgãos públicos quanto ao acesso informacional, e diretamente relacionado às bibliotecas públicas, a IFLA e a UNESCO enfatizam o papel dessas instituições através de seu manifesto de 1994, fornecendo subsídios para a evolução social através do conhecimento. A BC/UFSC, com seu acervo de periódicos impressos e on-line, visa, sobretudo fornecer acesso ao material científico das diversas áreas do conhecimento, tanto para a comunidade universitária como para a externa. Dessa forma, o tratamento técnico e a inserção correta dos dados de cada periódico refletem diretamente na recuperação e acesso às informações presentes no acervo. �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documento e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 A atividade de conferência, portanto, revela a preocupação dos profissionais em manter as informações atualizadas e corretas, além de proporcionar a melhoria no atendimento aos usuários, por meio do empréstimo via sistema informatizado. A supracitada atividade colabora para a manutenção da própria coleção de periódicos, pois é a partir da etiquetagem da totalidade do acervo que será possível realizar a estatística de uso dos exemplares e a realização de relatórios. Trata-se de um serviço essencial que, a médio prazo, influenciará diretamente na política de desenvolvimento de coleções desse material, otimizando o acervo. REFERÊNCIAS ALVES, Virginia Barbara Aguiar. Open Archives: via verde ou via dourada?. Ponto de Acesso, v.2, n.2, p. 127-137, ago. /set. 2008. Disponível em: <http://www.portalseer.ufba.br/index.php/revistaici/article/view/1780/2172>. Acesso em: 25 mar. 2013. BAPTISTA, Ana Alice et al. Comunicação científica: o papel da open archives initiative no contexto do acesso livre . Encontros Bibli: Revista Eletrônica de Biblioteconomia e Ciência da Informação, v. 12, p. 1-17, 2007. Edição especial. Disponível em:<http://www.periodicos.ufsc.br/index.php/eb/article/view/15182924.2007v12nesp1p1/435>. Acesso em: 25 mar. 2013. BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do Brasil. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm>. Acesso em: 07 mar. 2013. 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Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Conferência de periódicos como requisito para recuperação e acesso à informação: relato de experiência do Serviço de Periódicos da Biblioteca Central da UFSC Creator An entity primarily responsible for making the resource Alexandre Pedro de Oliveira Fabiana Hennies Brigidi Juliana Aparecida Gulka Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Florianópolis (Santa Catarina) Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2013 Subject The topic of the resource Temática III: Bibliotecas, serviços de informação & sustentabilidade - Relato de Experiência Description An account of the resource Apresenta a biblioteca pública universitária como instituição responsável pela democratização e acesso à informação para a comunidade universitária e externa. Descreve sucintamente o histórico do periódico científico, caracterizando-o como um marco da ciência, na qual utiliza-se a observação e o empirismo na comprovação de fatos de pesquisas e estudos. Caracteriza e descreve a atividade realizada pelo Serviço de Periódicos da BC/UFSC quanto a conferência do acervo físico de periódicos, que compreende as etapas de checagem da coleção em planilha impressa, retirada da estante, conferência dos dados impressos e inseridos no sistema Pergamum, etiquetagem dos exemplares e devolução da coleção às estantes. Considera a conferência de acervo e sua etiquetagem atividade essencial relacionada à recuperação e acesso as informações contidas no acervo. Language A language of the resource pt cbbd2013