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                  <text>Serviço de Referência Virtual: uma proposta de comunicação
síncrona e de política de atendimento para a Biblioteca da
Faculdade de Engenharia de Ilha Solteira - UNESP

Raiane Silva Santos (Unesp/FE) - raianessantos@hotmail.com
João Josué Barbosa (Unesp/FE) - joao@adm.feis.unesp.br
Sandra Maria Clemente de Souza (UNESP/FE) - sandra@adm.feis.unesp.br
Resumo:
Este estudo objetivou a implantação do Serviço de Referência Virtual na Biblioteca
da Unesp de Ilha Solteira por meio de uma proposta de comunicação via chat e
elaboração de uma política de atendimento. Utilizou-se de revisão de literaturas
especializadas e das recomendações para Serviços de Referência Digital da IFLA e
Diretrizes para o Desempenho Comportamental de Provedores de Serviços de
Referência e Informação da ALA. Espera-se que os levantamentos apontados
sirvam de base para que a biblioteca em estudo programe o serviço proposto bem
como elabore a sua política de atendimento para este serviço, a fim de atender a
todos os usuários, independente de sua localização geográfica, com a mesma
qualidade oferecida em seus serviços presenciais.
Palavras-chave: Serviço de Referência. Política de Atendimento. Comunicação
Biblioteca Universitária. Chat.

Síncrona.

Área temática: Temática I: Tecnologias de informação e comunicação – um passo a frente

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)

�XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documento e Ciência da Informação –
Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013

Serviço de Referência Virtual: uma proposta de comunicação síncrona e de
política de atendimento para a Biblioteca da Faculdade de Engenharia de Ilha
Solteira - UNESP

Resumo:
Este estudo objetivou a implantação do Serviço de Referência Virtual na Biblioteca
da Unesp de Ilha Solteira por meio de uma proposta de comunicação via chat e
elaboração de uma política de atendimento. Utilizou-se de revisão de literaturas
especializadas e das recomendações para Serviços de Referência Digital da IFLA e
Diretrizes para o Desempenho Comportamental de Provedores de Serviços de
Referência e Informação da ALA. Espera-se que os levantamentos apontados
sirvam de base para que a biblioteca em estudo programe o serviço proposto bem
como elabore a sua política de atendimento para este serviço, a fim de atender a
todos os usuários, independente de sua localização geográfica, com a mesma
qualidade oferecida em seus serviços presenciais.
Palavras-chave: Serviço de Referência. Política de Atendimento. Comunicação
Síncrona. Biblioteca Universitária. Chat.
Área Temática: Tecnologias de informação e comunicação – um passo a frente.

1 INTRODUÇÃO

A Biblioteca da Faculdade de Engenharia de Ilha Solteira (Biblioteca F.E.), da
Universidade Estadual Paulista (UNESP), atende a um público cuja geração
predominante compreende as chamadas y e z, uma vez que se trata, em sua
maioria, de alunos de graduação e pós-graduação com idades variantes entre 17 a
30 anos.
Tal público alvo costuma relacionar-se em ambiente virtual possibilitados
pelas ferramentas da web 2.0, que surgem como facilitadoras de compartilhamento
de informação e construção do conhecimento. (SANTOS; SOUZA; BARBOSA,
2012).
A Biblioteca F. E. é considerada, atualmente, uma biblioteca 2.0 por possuir
diversos serviços disponibilizados aos usuários em ambiente da web 2.0, onde

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existem trocas de informações de forma dinâmica, propiciando aos usuários uma
maior aproximação com a biblioteca.
Dentre todos os serviços ofertados pela biblioteca em questão encontra-se o
Serviço de Referência (SR), cuja definição dada por Macedo (1990) consiste em
uma interface entre informação e usuário, tendo à frente o bibliotecário de referência,
respondendo questões e auxiliando o usuário, por meio de conhecimentos
profissionais.
O SR realizado na Biblioteca F. E. é feito de forma tradicional, ou seja,
presencialmente, e também, via e-mail e telefone, quando solicitados pelos usuários.
O Serviço de Referência Virtual (SRV), por sua vez, possui características
distintas da forma tradicional. Segundo Silva (2004), o SRV objetiva agilizar o acesso
à informação fazendo uso de tecnologias e ferramentas de comunicação.
Tal serviço é desenvolvido a partir da usabilidade de sistemas informacionais
que utilizam a internet e os recursos tecnológicos para promover o processo de
mediação e disseminação da informação, envolvendo a interação entre o
bibliotecário e o usuário. (BEZERRA; MELO; ARAÚJO, 2010).
Contudo, a comunicação no processo do SRV pode ser realizada de forma
assíncrona e síncrona. A comunicação assíncrona não exige a presença de ambos
os envolvidos em tempo real, conectados à uma rede. Ela consiste em uma
comunicação em que o comunicante envia uma mensagem, por meio de e-mail ou
formulário, e que é respondida posteriormente, em momento oportuno. Logo, a
comunicação síncrona necessita que dois ou mais envolvidos estejam conectados
ao mesmo tempo no ambiente virtual, com a vantagem de possibilitar ao usuário
receber respostas imediatas e ao bibliotecário, realizar uma entrevista mais
minuciosa em relação aos questionamentos abordados.
Neste cenário, diante das evoluções tecnológicas, da aplicação dos serviços
da Biblioteca F.E. em ambiente 2.0 e das características do público alvo por ela
atendida, este trabalho pretende propor a incorporação do Serviço de Referência
Virtual aos serviços oferecidos por esta biblioteca, através da comunicação síncrona,
bem como elaboração de uma política de atendimento, a fim de promover mais um
canal para satisfazer as necessidades informacionais dos usuários e agregar valor
aos serviços da Biblioteca F. E.

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2 SITUANDO O UNIVERSO DA PESQUISA
A Biblioteca F. E. é uma das 32 bibliotecas integrantes da Rede de Bibliotecas
da Unesp, além da Coordenadoria Geral de Bibliotecas (CGB), cuja missão é
disponibilizar a informação, apoiando as atividades de ensino, pesquisa e extensão,
contribuindo para a melhoria de vida do cidadão. (UNIVERSIDADE ESTADUAL
PAULISTA, 2013a).
Iniciou seus trabalhos em 1977 e em 1993 foi inaugurada como Serviço
Técnico de Biblioteca e Documentação "Prof. Dr. João Roberto Coelho Aires da
Gama Bastos". (UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA, 2013b).
Tem sua estrutura funcional constituída por uma diretoria e duas seções:
Seção de Tratamento da Informação (STATI); e Seção de Referência, Atendimento
ao Usuário e Documentação (STRAUD).
A diretoria atua, de um modo geral, com o planejamento estratégico e a
administração dos recursos humanos e recursos informacionais. A STATI atua com
o processamento técnico dos materiais, como a aquisição, tratamento da informação
e desenvolvimento da coleção. A STRAUD trabalha com o atendimento ao público,
realizando

cadastros

de

usuários,

empréstimos,

devoluções,

serviços

de

empréstimos entre bibliotecas, comutação bibliográfica e serviço de referência.
Portanto, a proposta aplicada a este estudo reporta-se diretamente à
STRAUD devido às especialidades de suas funções.
Atualmente, há 14 (quatorze) funcionários efetivamente lotados no Serviço
Técnico de Biblioteca e Documentação (STBD), distribuído entre a diretoria e as
duas seções. Para a seção em pesquisa, a STRAUD, o recursos humanos é
composto por 6 (seis) colaboradores, que exercem suas funções por 8 horas,
diariamente, divididos entre os horários de atendimento da biblioteca - das 8 e 22
horas, de segunda à sexta-feira.
Além

de

participar

ativamente

do

desenvolvimento

da

Unidade,

proporcionando suporte informacional às atividades de ensino, extensão e,
principalmente pesquisa, a Biblioteca F.E. atende vários usuários de todas as
unidades da Unesp, bem como de outras instituições da região, funcionando como
um pólo informacional. (UNIVERSDADE ESTADUAL PAULISTA, 2013b)

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2.1 Biblioteca F. E. em ambiente 2.0
Em 2011 a Biblioteca F.E. iniciou um planejamento para a inserção de seus
serviços em ambiente 2.0. Realizou um levantamento com seus usuários a fim de
analisar quais redes sociais que eles mais utilizavam para que pudessem criar perfis
estratégicos eficazes.
De acordo com Santos, Souza e Barbosa (2012), o levantamento contou com
uma amostra de 146 usuários, que resultou na criação do perfil da biblioteca no
facebook, orkut e twitter.
Atualmente, devido a decadência do orkut nestes últimos dois anos, a
Biblioteca F.E. julgou desnecessário a permanência de seu perfil nesta rede,
desativando-a. Ainda mantêm-se fortemente o facebook e o twitter, compartilhando
diversas informações diariamente.
Além das duas redes sociais, com fins de disseminação de informação, a
Biblioteca F.E. ainda considerou importante integrar-se ao youtube, flickr e issuu,
devido a necessidade de armazenar e compartilhar suas produções em vídeos, fotos
e arquivos em pdf, respectivamente.
Entretanto, apesar das seis redes sociais citadas, definiu-se a criação de um
Blog com função primordial de disseminação da informação devido às características
de permitir posts que possibilitam a interação dos leitores por meio de comentários e
compartilhamento em redes sociais, conduzindo à aproximação da Biblioteca com
seus usuários através de uma comunicação informal. (SANTOS; SOUZA;
BARBOSA, 2012).
O Blog da Biblioteca F.E. tem a função de disponibilizar informações
relevantes à seus usuários, em todos os seus aspectos. Tais informações postadas
são compartilhadas nas duas redes de relacionamento que a biblioteca está
inserida: facebook e twitter. Os vídeos que estão no youtube, bem como as fotos do
flickr e os arquivos do issuu estão armazenados no blog para ser facilmente
visualizados pelos leitores, e também compartilhados nas redes de relacionamento.
Para entender melhor este fluxo informacional da Biblioteca F.E. que ocorre
em ambiente 2.0, criou-se um fluxograma, conforme demonstrado na Figura 1:

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Figura 1 - Fluxo Informacional da Biblioteca F.E. em ambiente 2.0

Fonte: Elaboração do autor.

Desta forma, observa-se que o youtube, flickr e issuu atuam somente como
armazenadores de arquivos para serem inseridos no blog e não com a função de
redes de relacionamentos. Estes arquivos são levados aos usuários através do
próprio blog, onde os leitores interagem por meio de seus comentários, como
também através das redes de relacionamento - facebook e twitter - propiciando a
interação de maneira informal.
Nos anexos A, B e C podem ser visualizados os perfis da Biblioteca em todas
as redes sociais que ela está inserida.

3 SERVIÇO DE REFERÊNCIA VIRTUAL
Entramos em uma nova era da humanidade a qual é observada diante do
gigantesco fluxo de informação jamais visto em outras épocas. Isto só se tornou
possível devido aos avanços das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC’s).
Estas surgem como facilitadoras de disseminação da informação e
construção do conhecimento, caracterizando-se como uma nova demanda para os
profissionais bibliotecários enquanto mediadores da informação.

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Este universo híbrido tornou-se o maior desafio para estes profissionais, pois
obriga-os a tornar acessível seu acervo físico, serviços, produtos e programas
institucionais aos usuários remotos, além da criação de novos serviços com o uso de
novas tecnologias. (DUTRA; FRANZONI; LAPOLLI, 2002)
O Serviço de Referência, de acordo com Marcondes, Mendonça e Carvalho
(2006, p. 177):

[...] é uma das atividades da biblioteca que vem se
beneficiando das facilidades oferecidas pela tecnologia,
principalmente com o desenvolvimento da Internet e das
inúmeras ferramentas que ela oferece, favorecendo,
sobremaneira, a recuperação da informação.
Diante disso, resulta-se o Serviço de Referência Virtual, que segundo Arellano
(2001), surgiu nos Estados Unidos, no final da década de 1980, utilizando como
processo de comunicação o correio eletrônico. Posteriormente, expandiu-se para o
mundo todo empregando os mais diversos processos de comunicação disponíveis
atualmente.
A American Library Association (2008) conceitua o SRV como um serviço de
referência iniciado eletronicamente, freqüentemente em tempo real, onde usuários
utilizam computadores ou outra tecnologia da Internet para se comunicarem com a
equipe de referência sem estar fisicamente presente.
Burim e Hoffmann (2005, p. 1) destacam bem a importância deste serviço:

Com o aumento da popularidade dos serviços de referência na
Internet surge a necessidade dos bibliotecários e dos
profissionais da informação expandirem o serviço de referência
para além da biblioteca e centros de informação,
desenvolvendo uma atividade em conjunto com o aumento das
expectativas dos usuários e com a atualização dos
bibliotecários com relação aos novos recursos.
De acordo com o parágrafo supracitado, os profissionais bibliotecários devem
manter-se atualizados com o uso de novas tecnologias, incluindo-as na promoção de
seus produtos e serviços, com a finalidade de atender as expectativas de seus
usuários, que aumenta na medida em que se evoluem os serviços de acesso à
informação.

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Em 2005, Mendonça (2005) já previa que a tendência da oferta dos serviços
de referência digital se ampliaria nas bibliotecas e que se instalariam serviços que
funcionassem em tempo real, utilizando-se dos chats e das mensagens
instantâneas, entre outros recursos que a tecnologia poderia oferecer.

4 METODOLOGIA

A metodologia utilizada foi a revisão de literatura especializada sobre o tema
proposto. Para a elaboração da política de atendimento, utilizou-se das
Recomendações para o Serviço de Referência Digital produzidas e disponibilizadas
online pela Seção de Referência da International Federation of Library Associations
(IFLA) e das Diretrizes para o Desempenho Comportamental de Provedores de
Serviços de Referência e Informação, da divisão de Reference and User Services
Association (RUSA), da American Library Association (ALA).

5 PROPOSTA: ELABORAÇÃO DE POLÍTICA DE ATENDIMENTO PARA O SRV
COM COMUNICAÇÃO SÍNCRONA
A ALA (2008, tradução nossa) afirma que serviços de referência digital devem
proporcionar oportunidades para uma entrevista de referência eficaz, de modo que
os usuários possam comunicar informações necessárias para os especialistas a fim
de esclarecer suas dúvidas.
Desta forma, esta proposta de política de atendimento aponta para a
comunicação síncrona devido à possibilidade de maior eficácia na entrevista de
referência, visto que o bibliotecário estará diante, virtualmente, do usuário em tempo
real.
Esta proposta versará sobre: objetivos; escolha da ferramenta para a
comunicação síncrona; informações gerais; recomendaçõesções relativas à
conteúdos; e recomendações para sessões de bate-papo.

1) Objetivos:

A política de atendimento para o SRV deve estar em consonância com os
objetivos da instituição. Devem constar os objetivos do SRV de forma que sejam

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condizentes com os objetivos da Biblioteca F.E. e da Unesp, seguindo seus
princípios e normas, prezando pela qualidade e nome da organização.
Esta proposta indica alguns objetivos que poderão ser utilizados na política,
como:
a) propiciar o acesso à informação independente de barreiras geográficas;
b) criar um novo canal de comunicação com o usuário através do chat;
c) promover a aproximação do usuário com a biblioteca;
d) garantir a credibilidade das informações prestadas, utilizando-se sempre de
fontes confiáveis;
e) transmitir a informação no menor tempo possível;
f) fornecer estratégias de buscas para a capacitação do usuário em uma nova
pesquisa;
g) construir uma base de dados com as questões e as respostas para que
possa utilizá-las posteriormente em novas questões.
Além destes, a biblioteca deve observar e relatar o público alvo a que irá
atender. Deve constar na política se atenderá somente a comunidade acadêmica e
servidores da instituição ou se atenderá também a comunidade em geral ou outro
público específico.

2) Escolha da ferramenta de comunicação síncrona:

Para uma comunicação síncrona, é necessária a adesão de uma ferramenta
cuja característica permita a conexão de duas ou mais pessoas em tempo real.
Esta proposta indica uma comunicação através do chat Google Talk,
inserindo-o no Blog e na Home Page da Biblioteca F.E. devido a este Blog já ter sido
criado em uma ferramenta do Google, o blogspot, o que tornará a incorporação de
fácil aplicação, bem como por ser uma ferramenta gratuita com layout amigável.

3) Informações gerais:

O SRV deve atender os usuários com o mesmo padrão de qualidade em que
atendem os usuários do SR presencial. Deste modo, esta proposta estipula que os
atendentes:

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a) comprometam-se a fornecer uma ajuda eficaz;
b) demonstrem respeito e cortesia em seu atendimento;
c) respeitem os princípios da liberdade intelectual;
d) respondam as perguntas dos usuários o mais rápido possível;
e) respeitem as leis de direitos autorais ao fornecer documentos;
f) respondam a todas as perguntas;

4) Recomendações relativas à conteúdo:

O SRV é informativo. Portanto, deve fornecer alguma informação relevante à
quem procura, seja a informação exata ou onde encontrar a informação. Desta
forma, considera-se importante atentar-se para:

a) a capacitação relativa às fontes de informações capazes de responder as
perguntas dos usuários;
b) ao objetivo, não julgando a questão ou a natureza da questão;
c) a entrevista técnica, devendo ser neutra para a percepção da questão real;
d) uma resposta bem estruturada, que inclua introdução, corpo e conclusão,
como exemplo:
- introdução: obrigado(a) por usufruir de nosso serviço. Em que podemos
ajudá-lo(a)?
- corpo: além do que mencionou, você encontrará mais em: ______
- espero que tenhamos respondido às suas dúvidas. Para maiores
informações, entre em contato novamente.
e) citar as fontes das informações;
f) evitar uso de siglas, abreviações e jargões;
g) recomendar outros recursos para a obtenção de informações.

5) Recomendações relativas à bate-papo

As recomendações para as seções de bate-papo devem servir de subsídio
para que o bibliotecário de referência se apóie em todos os momentos de
comunicação síncrona. Para tanto, tal proposta espera que a política contenha:
a) diálogo com início imediatamente à solicitação do usuário;

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b) identificação do atendente no início da comunicação;
c) utilização de tempo suficiente para atender objetivamente as questões do
usuário, sem exceder-se;
d) conexão a cada 45 segundos, caso solicite um momento de resposta ao
usuário, para certificar-se que usuário não se desconectou;
e) utilização de ortografia adequada para a comunicação voa chat.
É importante ressaltar que o gerente do centro de informação deve atentar-se
para as diretrizes institucionais e utilizá-las para a elaboração destes serviços.

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Com a análise dos serviços prestados pela Biblioteca F.E. identifica-se os
serviços prestados em ambiente 2.0, os quais demonstram que a unidade em
questão está acompanhando as evoluções tecnológicas e inserindo seus serviços
neste ambiente em prol do seu público alvo, os quais interagem-se e comunicam-se
na maior parte do tempo por meio de redes sociais.
Deste modo, torna-se claro a necessidade da implantação do Serviço de
Referência Virtual, visto que seria mais uma atividade presencial que a Biblioteca
F.E. colocaria à disposição de seus usuários remotos, que cada vez mais tornam-se
participativos do ensino à distância.
Este estudo pretende, portanto, após todos os apontamentos elencados,
estimular a implementação do Serviço de Referencial Virtual, de modo que ao
atendimento seja realizado em tempo real e com a qualidade Unesp de atendimento.
Para tanto, coloca-se como sugestão a comunicação síncrona através do chat
do Google e a criação de uma política de atendimento baseada em recomendações
e diretrizes internacionais, as quais garantem a confiabilidade e a qualidade dos
serviços de bibliotecas do mundo todo.
Espera-se, deste modo, que a Biblioteca F.E. e outras bibliotecas à quem
possa servir tal estudo, elaborem uma política condizentes com a missão e visão da
instituição a qual sirvam, utilizando da comunicação síncrona, que permitirá um
contato maior com o usuário e consequentemente um questionamento minucioso, e
prezar sempre pela qualidade de atendimento à seus usuários.

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SERVIÇO TÉCNICO DE BIBLIOTECA E DOCUMENTAÇÃO. Blog da Biblioteca
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ANEXO A - Blog da Biblioteca F.E.
Figura 2 - Layout do Blog da Biblioteca F. E.

Fonte: SERVIÇO TÉCNICO DE BIBLIOTECA E DOCUMENTAÇÃO (2013)

ANEXO B - Redes Sociais da Biblioteca F.E.
Figura 3 - Perfil da Biblioteca F.E. no Facebook

Fonte: BIBLIOTE FE (2011a)

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Figura 4 - Perfil da Biblioteca F.E. no Twitter

Fonte: BIBLIOTECA FE (2011e)

ANEXO C - Redes Sociais: armazenadores de arquivos da Biblioteca F.E.
Figura 5 - Canal da Biblioteca F.E. no Youtube

Fonte: BIBLIOTECA FE (2011d)

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Figura 6 - Estante da Biblioteca F.E. no Issuu

Fonte: BIBLIOTECA (2011c)

Figura 7 - Galeria da Biblioteca F.E. no Flickr

Fonte: BIBLIOTECA FE (2011e)

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                <text>CBBD - Edição: 25 - Ano: 2013 (Florianópolis/SC)</text>
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                <text>Biblioteconomia, Documentação, Ciência da Informação</text>
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                <text>7-10 de Julho de 2013</text>
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    <name>Event</name>
    <description>A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration.</description>
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      <name>Dublin Core</name>
      <description>The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.</description>
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          <name>Title</name>
          <description>A name given to the resource</description>
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              <text>Serviço de Referência Virtual: uma proposta de comunicação síncrona e de  política de atendimento para a Biblioteca da Faculdade de Engenharia de Ilha  Solteira - UNESP</text>
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              <text>João Josué Barbosa</text>
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              <text>Sandra Maria Clemente de Souza</text>
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          <name>Coverage</name>
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          <name>Date</name>
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          <name>Subject</name>
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              <text>Temática I: Tecnologias de informação e comunicação – um passo a frente - Trabalho científico</text>
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              <text>Este estudo objetivou a implantação do Serviço de Referência Virtual na Biblioteca da Unesp de Ilha Solteira por meio de uma proposta de comunicação via chat e elaboração de uma política de atendimento. Utilizou-se de revisão de literaturas especializadas e das recomendações para Serviços de Referência Digital da IFLA e Diretrizes para o Desempenho Comportamental de Provedores de Serviços de Referência e Informação da ALA. Espera-se que os levantamentos apontados sirvam de base para que a biblioteca em estudo programe o serviço proposto bem como elabore a sua política de atendimento para este serviço, a fim de atender a todos os usuários, independente de sua localização geográfica, com a mesma qualidade oferecida em seus serviços presenciais.</text>
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