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Política de gestão de estoques de informação: uma proposta para
atualização de conteúdo
Elisa Cristina Delfini Corrêa (UDESC) - elisacorrea61@gmail.com
Resumo:
Apresenta um roteiro atualizado de itens considerados essenciais para a elaboração da política
de gestão de estoques de informação, com base em estudos na literatura da área e pesquisas
realizadas em diferentes políticas disponíveis em páginas web de bibliotecas. A partir de um
referencial teórico que discute a ênfase gerencial das atividades voltadas à formação e
desenvolvimento de coleções e do papel do bibliotecário enquanto gestor de acervos, a
proposta traz como diferencial a inclusão dos itens: estudo de comunidade, participação e
papel da biblioteca em programas cooperativos, biblioteca 2.0 e repositórios digitais,
conservação e restauração.
Palavras-chave: Política de Gestão de Estoques de Informação.
Formação e Desenvolvimento de Coleções
Bibliotecário-gestor.
Área temática: Temática I: Tecnologias de informação e comunicação – um passo a frente
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�XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documento e Ciência da Informação –
Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013
Política de gestão de estoques de informação:
uma proposta para atualização de conteúdo
Resumo:
Apresenta um roteiro atualizado de itens considerados essenciais para a
elaboração da política de gestão de estoques de informação, com base em
estudos na literatura da área e pesquisas realizadas em diferentes políticas
disponíveis em páginas web de bibliotecas. A partir de um referencial teórico
que discute a ênfase gerencial das atividades voltadas à formação e
desenvolvimento de coleções e do papel do bibliotecário enquanto gestor de
acervos, a proposta traz como diferencial a inclusão dos itens: estudo de
comunidade, participação e papel da biblioteca em programas cooperativos,
biblioteca 2.0 e repositórios digitais, conservação e restauração.
Palavras-chave: Política de Gestão de Estoques de Informação. Bibliotecáriogestor. Formação e Desenvolvimento de Coleções.
Área Temática: Temática I: Tecnologias de informação e comunicação – um
passo a frente
1 INTRODUÇÃO
A Gestão de Estoques de Informação (GEI) corresponde à atividade de
Formação e Desenvolvimento de Coleções. Possui, no entanto, uma ênfase
ainda mais evidente no caráter administrativo atribuído às tarefas de
gerenciamento dos acervos de bibliotecas, que pressupõem atividades de
planejamento, acompanhamento e avaliação. Estas, por sua vez, implicam na
necessidade de definição e aplicação de critérios pré-definidos para cada etapa
dos processos de seleção, aquisição, avaliação e preservação dos estoques de
informação.
Gerenciar estoques de informação implica também na elaboração de
planos de metas e objetivos de desenvolvimento e expansão do acervo,
levando em consideração tanto os objetivos da instituição mantenedora da
unidade de informação (U.I.), a missão da biblioteca quanto a demandas reais
e potenciais de sua clientela.
Para tal, a GEI pressupõe também a presença de um gestor: um
bibliotecário que atue de forma a coordenar os processos de maneira a garantir
sua execução com a maior eficácia possível. Esse bibliotecário-gestor de
estoques de informação deve desenvolver habilidades e competências
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administrativas a fim de munir-se de conhecimentos de conteúdos como:
modelos organizacionais, planejamento e tomada de decisões (HOLANDA,
NASCIMENTO, 2010, passim). Estes conhecimentos o tornarão hábil para o
gerenciamento de acervos “coerentes”, parafraseando Vergueiro (1993)
possibilitando assim a circulação dos estoques de informação e atingindo as
metas e objetivos da biblioteca em relação à satisfação das demandas de sua
clientela.
Um dos principais instrumentos dos quais o bibliotecário-gestor deve
lançar mão para gerenciar seu estoque de informação é a política de GEI, ou
de Formação e Desenvolvimento de Coleções como é mais conhecida. O
planejamento através da política de estoques de informação é uma das
principais atividades desse gestor já que a coleção de uma biblioteca é,
segundo Weitzel (2006, p.8), “projetada para um determinado objetivo ou fim
social”.
Nesse sentido, é imprescindível gerenciar o estoque de informação de
maneira a torná-lo dinâmico e coerente a fim de que a própria Unidade de
Informação possa atingir sua meta ou fim social, o que segundo a autora, não é
possível sem a “elaboração de instrumento que defina a política para
desenvolvimento de coleções, pois estas devem estar orientadas para
indivíduos, grupos sociais e sociedade de um modo geral, conforme o caso”
(Idem).
Durante as décadas de 1990 e 2000, a comunidade bibliotecária parece
ter absorvido a idéia da importância do documento na gestão das U.I e mais
especificamente de seus acervos, sendo hoje bastante comum encontrar um
grande número de políticas disponíveis na Internet, boa parte delas referente a
bibliotecas universitárias. Este fato é bastante significativo, pois representa a
presença de uma geração de bibliotecários-gestores em atuação no mercado
de trabalho, preocupada em refletir sobre seus acervos de forma planejada.
No entanto, apesar da existência desse número significativo de políticas
disponíveis na rede internet, percebe-se que esses documentos ainda utilizam
atualmente o mesmo modelo de 20 anos passados, apesar de todas as
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transformações pelas quais passaram tanto as bibliotecas quanto os acervos
propriamente ditos.
Diante dessa constatação, o presente artigo é resultado de muitas
reflexões, advindas de estudos comparativos entre a literatura específica da
área e diferentes Políticas de GEI disponíveis na rede Internet. É resultado
também de participação em palestras e eventos sobre a temática, sempre ricos
em informação especializada advinda da experiência de outros profissionais
em atuação em diferentes lugares do Brasil e do mundo.
O conjunto dessas experiências acabou por criar um elenco de itens
considerados essenciais para a formulação de um documento mais atual, que
contemple a maioria dos aspectos relacionados à gestão dos estoques de
informação em todas as suas etapas no contexto contemporâneo de estoques
de informação em bibliotecas híbridas.
Dessa forma, o presente artigo apresenta a reunião desses itens como
proposta de um roteiro de itens de conteúdo para a elaboração de uma política
mais completa, que poderá ser bastante útil para subsidiar o trabalho de
bibliotecários gestores de estoques em suas Unidades de Informação.
2 REFERENCIAL TEÓRICO
A política de GEI é um documento de suma importância para que todo o
processo seja bem sucedido. Ao final da década de 1980, Vergueiro já
afirmava seu caráter essencial, ao menos para garantir um “mínimo de
continuidade ao processo e correções de rota, quando necessárias” (1989,
p.23). No entanto, por reconhecer o papel extremamente fundamental da
política, o autor dedica um capítulo inteiramente ao assunto em sua obra
“Desenvolvimento de Coleções”, um clássico da área até os dias de hoje.
Os propósitos e as vantagens da criação de uma política de GEI são
vastamente conhecidos pelos bibliotecários de forma geral e podem ser aqui
resumidamente apresentados apenas a titulo de introdução conceitual
(VERGUEIRO, 1989, p. 24-28):
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Parâmetros gerais da coleção e critérios para seu desenvolvimento;
Guia racional para alocação de recursos;
Nortear o trabalho bibliotecário voltado aos estoques de informação;
Tornar público o relacionamento entre a coleção, a instituição e a
clientela;
Subsidiar tomada de decisão em todas as etapas;
Deixar claro quem são os atores envolvidos nos processos de GEI;
Oferecer argumentos para negociação em todas as instâncias.
Em linhas gerais, o documento de política de GEI oferece aos bibliotecários
um roteiro que permite visualizar o panorama que permeia todas as atividades
que envolvem os acervos físicos e digitais de uma unidade de informação,
dando-lhes os subsídios necessários para tomada de decisão em cada uma
das etapas. Além disso, o documento pode também garantir a continuidade dos
serviços planejados, independente da presença da equipe que o elaborou.
Weitzel (2006, p. 18) também faz algumas considerações sobre a
importância deste documento, afirmando que:
É um instrumento importante para desencadear o
processo de formação e crescimento de coleções [...]
Essa política deve expressar o interesse comum da
instituição que a mantém e da comunidade a que serve.
[...] Dessa forma, a política de desenvolvimento de
coleções é um instrumento necessário para garantir a
consistência
e
permanência
do
processo
de
desenvolvimento de coleções em uma biblioteca.
Sua construção deve ser democrática, envolvendo não apenas o
bibliotecário-gestor, como também todo o staff da biblioteca e representantes
de sua instituição mantenedora. Nesse sentido, Silveira, Costa e Silva (2012,
p.2) ressaltam que “a construção coletiva de um documento dessa natureza
pode proporcionar à instituição o estabelecimento de diretrizes pautadas em
decisões coletivas, além de propiciar aos colaboradores o sentimento de
valorização nos processos decisórios da instituição à qual pertencem.”
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Também devem participar do processo, representantes da comunidade
de utilizadores da U.I.: o público-alvo para o qual o acervo é especialmente
formado e desenvolvido. Essa participação é prevista desde a década de 1970,
no amplamente conhecido modelo de Desenvolvimento de Coleções elaborado
por G.Edward Evans, que já apontava para uma efetiva presença da
comunidade na maior parte das etapas do processo que envolve a gestão das
coleções1.
Vergueiro também indica essa participação da comunidade na
elaboração da política, quando afirma que “o ideal é que tal documento surja
como resultado da negociação entre o bibliotecário, responsável pelo
desenvolvimento da coleção, e aqueles a quem a mesma se destina” (1989,
p.26)
Como mais uma característica importante a ser destacada, ressalta-se
que este documento também deve ser público e estar à disposição para a
consulta de todos os interessados, pois nele estão detalhados os elementos
que serviram de base para as decisões tomadas em relação ao acervo na U.I.
e que, portanto, são essenciais para o esclarecimento de dúvidas ou
reclamações
que
porventura
possam
surgir
a
respeito
dos
critérios
estabelecidos.
3 METODOLOGIA
A proposta de Política de GEI apresentada neste trabalho é resultado da
análise comparativa entre textos dedicados à temática “Formação e
Desenvolvimento de Coleções” e diferentes políticas disponíveis através de
páginas web de bibliotecas públicas, especializadas e universitárias.
Os autores utilizados como referencial teórico foram: Vergueiro (1989), Weitzel
(2006), Sthrel (2012) e Lozano (2012). A partir destas leituras, foram elencados
1
EVANS, E.G. Developing libraries collections. Littleton: Libraries Unlimited, 1979. XXV Congresso
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todos os pontos sugeridos pelos autores como necessários para a elaboração
do documento em questão.
A partir dessa listagem, foi realizada uma análise compartiva com vinte
Políticas de GEI de diferentes tipos de bibliotecas. Deste total, no entanto, as
políticas de Bibliotecas Universitárias representam a maioria com um total de
quinze documentos disponíveis. As demais referem-se a bibliotecas de órgãos
públicos ou bibliotecas públicas estaduais.
O elenco de itens resultante da análise apresenta o panorama de tópicos
existentes nos documentos que estão contemplados na literatura que serviu
como referencial teórico. O produto final desta pesquisa encontra-se a seguir.
4 PROPOSTA PARA UM MODELO DE POLÍTICA DE GEI
Tendo em vista que que a política de Gestão de Estoques de Informação
é um documento de caráter administrativo que norteia as decisões e o trabalho
bibliotecário em relação ao acervo de uma unidade de informação, deve ser
elaborado de maneira a dar cobertura a todas as etapas do processo de
formação e desenvolvimento da coleção de uma U.I.
Deve também ser redigido de forma clara e didática, para um fácil
entendimento de todos os interessados. Portanto, o modelo sugerido possui
elementos pré-textuais, textuais e pós-textuais. Os elementos textuais
correspondem ao conteúdo da política que depende dos objetivos específicos e
da missão de cada biblioteca em cada contexto. Os detalhamentos, portanto,
deverão ser incluídos de acordo com os critérios estabelecidos pelas
comissões em cada U.I.
Outra observação preliminar que se faz importante é o diferencial que
esta proposta apresenta: a inclusão de itens que normalmente não se
encontram nas políticas de desenvolvimento de coleções disponíveis na
internet. São eles:
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Estudo
de
Comunidade
enquanto
base
para
descrição
da
clientela/público-alvo: a literatura da área é bastante enfática quanto à
necessidade
do
estudo
de
comunidade
enquanto
fundamento
do
desenvolvimento de coleções2. No contexto da GEI, esse estudo equivale a
uma “pesquisa de mercado” para a oferta de produtos e serviços de
informação, pois descreve a clientela da U.I. e suas demandas. Por isso é
fundamental que se conheça sua existência e que seja identificado o perfil de
sua comunidade a partir desse estudo detalhado;
Participação e papel da biblioteca em programas cooperativos: Os tempos
atuais são colaborativos e atuar em rede é fundamental. As bibliotecas,
especialmente as públicas e universitárias podem e devem participar de
sistemas de cooperação nacionais e internacionais com base em seus acervos.
Essa atuação deve ser planejada também na política, descrevendo os critérios
e as formas de cooperação, a disponibilização (ou não) de recursos, indicando
a relação custo/benefício dessa participação (STHREL, 2010);
Biblioteca 2.0 e Repositórios Digitais: Embora pudessem estar incluídos no
item acervo como formatos eletrônicos, merecem destaque estes documentos,
pois
necessitam
planejamentos
específicos
com
desenvolvimento
de
estratégias que exigem contratos com provedores, consórcios, licenças e
acordos diferenciados (que envolvem dentre outras questões, assuntos
concernentes a direitos autoriais) dentro de um novo cenário para as
bibliotecas na atualidade. Além disso, grandes bibliotecas (especialmente as
universitárias) podem ultrapassar o papel de mediadoras no uso desses
materiais, sendo também apoiadoras em projetos de criação de materiais de
conteúdo eletrônico em parceria com pesquisadores (ex. Biblioteca da
Universidade Harvard, EUA3).
2
Ver FIGUEIREDO, Nice M. de. Estudos de uso e usuários da informação. Brasília: IBICT, 1994 e
VERGUEIRO, W. Desenvolvimento de coleções. São Paulo: Polis, 1989 XXV Congresso Brasileiro de
Biblioteconomia, Documento e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013
3
http://www.theverge.com/2012/4/23/2969913/harvard-library-advisory-council-journal-open-access
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Conservação e Restauração: Apesar de ser uma atividade essencial na
gestão de acervos que, inclusive, costuma estar presente muitas vezes de
forma emergencial na maioria das U.I.s, a conservação e restauração dos
estoques de informação não é um item encontrado com frequência nas
políticas de GEI disponíveis na web. Incluí-lo na política significa pensá-lo,
planejá-lo de forma estratégica e preventiva, estendendo ao máximo a vida útil
de cada documento pertencente ao estoque da instituição, esteja ele em seu
formato físico ou eletrônico.
Um último item a ser considerado em uma política de GEI refere-se à
garantia de acesso livre e democrático a seu acervo que a U.I. reserva a seus
interagentes. A presença do item Censura no documento deve deixar claro o
compromisso da U.I. em garantir que a comissão responsável por essa etapa
seja atenta em equilibrar interesses na formação e no desenvolvimento de uma
coleção que contemple pluralidade de pensamento e diversidade cultural.
Além disso, deve também garantir à sua clientela a livre escolha e amplo
acesso ao seu acervo, segundo a natureza e objetivos de cada instituição.
Apesar de não ser item obrigatório na Política, pode ser incluído como
subseção da etapa de seleção, conferindo credibilidade na transparência dos
processos que envolvem a gestão de estoques de informação.
É importante frisar que a questão da censura é tratada pela literatura da
área sob três aspectos principais, segundo Vergueiro (1989, p.59): a censura
legal ou governamental, pressão individual ou de grupos e a autocensura. Em
momentos históricos distintos, ou dependendo de determinados sistemas de
governo, essas categorias de censura podem se apresentar com maior ou
menor força.
No entanto, merece atenção especial a “autocensura” que, segundo o
autor (VERGUEIRO, idem):
refere-se a uma questão inerente ao próprio profissional
bibliotecário que, sem o saber, realiza autopoliciamento
para evitar prováveis polêmicas; quando, no entanto, tal
policiamento é consciente e espontâneo, deixa de existir
autocensura para passar a existir a censura exercida pelo
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bibliotecário. Afinal, a linha a dividir a censura da seleção
do material é, às vezes, muito tênue [...].
Portanto, este item representa um importante papel em uma política de
gestão de estoques coerente, pois se propõe a garantir tanto à Instituição à
qual a U.I. está vinculada, quanto ao seu público-alvo e especialmente ao
bibliotecário-gestor, a manutenção de um serviço democrático e desvinculado
de eventuais interesses e restrições pessoais.
Os demais elementos seguem as etapas tradicionais dos processos de
Gestão de Estoques de Informação, ou seja: critérios de seleção (qualitativa e
quantitativa) e seus instrumentos auxiliares; políticas de aquisição (compra,
permuta, doação, intercâmbio) e as metodologias de avaliação (qualitativa,
quantitativa) indicando as decisões que seguem aos resultados obtidos
(desbastamento).
O documento também deve indicar a periodicidade com que a política
deve ser revisada. O processo de GEI é sempre dinâmico, assim como o é a
U.I. Com a rapidez característica impressa pelas tecnologias da informação na
sociedade contemporânea, essa necessidade se faz ainda mais premente
talvez ainda num espaço de tempo menor do que os dois anos geralmente
indicados nas políticas atuais.
Como
elementos
pós-textuais,
sugere-se
incluir
modelos
de
correspondências utilizados para a comunicação entre os diversos atores
envolvidos nos processos e ainda o termo de doação, essencial para a
transparência nessa negociação entre gestor/interagente na formação do
acervo através da participação direta da comunidade na etapa de aquisição.
Assim, segue em forma de tópicos enumerados a lista completa dos
itens considerados necessários para uma política de GEI:
1. Elementos pré-textuais (capa, folha de rosto, sumário)
2. Parte introdutória
2.1 Informações Institucionais (identificação, missão, objetivos)
2.2 Informações da U.I. (identificação, missão, objetivos)
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2.3 Definição, importância e objetivos da política
2.4 Estudo de comunidade enquanto base para tomada de decisões descrição da clientela
2.5 Participação e papel da biblioteca em programas cooperativos de GEI
(nacionais e internacionais)
3. Estoques de informação
3.1 Materiais que o compõem (conteúdo e formato)
3.2 Recursos financeiros disponíveis para sua formação e desenvolvimento
(orçamentos
institucionais
centralizados/descentralizados,
captação
de
recursos externos)
4. Desenvolvimento dos estoques de informação
4.1 Seleção
4.1.1
Responsabilidade
da
seleção
(atores,
princípios,
atribuições
e
competências)
4.1.2 Critérios por tipo de obra e de suporte físico
4.1.3 Instrumentos auxiliares (fontes para seleção)
4.1.4 Seleção qualitativa (critérios de qualidade)
4.1.5 Seleção quantitativa (número de títulos e exemplares por tipo de obra,
segundo parâmetros/recomendações oficiais ou demandas verificadas)
5 Aquisição
5.1 Prioridades (definidas segundo orçamentos e objetivos estabelecidos)
5.2 Formas de aquisição (compra, doação, permuta, intercambio)
5.3 Reposição de materiais (situações e formas previstas para reposição)
6. Avaliação
6.1 Metodologias
6.1.1 Qualitativas (métodos e responsáveis)
6.1.2 Quantitativas (métodos estatísticos)
6.2 Periodicidade (previsão de prazos para elaboração)
6.3 Desbastamento (remanejamento, descarte)
7. Biblioteca 2.0 e Repositório Institucional (políticas, critérios, responsáveis)
8. Conservação/Restauração (políticas, responsáveis)
9. Revisão da política (previsão)
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10.Elementos pós-textuais
10.1 Modelos de correspondências (documentos administrativos)
10.2 Formulário de doação
10.3 Referências bibliográficas
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Redigir um documento de política de gestão de estoques de informação
é um importante exercício de reflexão e democracia do qual nenhum
bibliotecário pode prescindir nos dias de hoje. A política de GEI não é um
documento a mais no universo documental de uma Unidade de Informação. Ele
representa o resultado de uma série de negociações entre uma equipe de
profissionais qualificados e a comunidade que interage com um rico material
informativo, selecionado e adquirido a partir de critérios específicos que é
colocado à disposição da maneira mais organizada e eficiente possível.
Portanto, os itens que compõem a política são também reflexo da
aplicação de técnicas de gestão, planejamento e avaliação que levaram em
consideração
inúmeros
aspectos
internos
e
externos
à
instituição,
intensamente estudados e discutidos até serem conduzidos de maneira a
sintetizar os pontos principais que norteiam o crescimento coerente da coleção,
condizentes com os objetivos da instituição que mantém a biblioteca e voltada
também às demandas de seu público-alvo.
Com o fim principal de ressaltar o caráter essencial dessas atividades no
contexto da gestão de uma Unidade de Informação, este artigo buscou retomar
o valor e a importância da política de GEI, sugerindo itens para sua atualização
diante do contexto das bibliotecas contemporâneas. Ainda como último aspecto
a ser mencionado, vale destacar que o verdadeiro valor do documento está não
apenas em sua elaboração, mas principalmente, na atenção que cada
bibliotecário-gestor deve ter em colocá-lo efetivamente em prática no cotidiano
de sua Unidade de Informação para torná-lo uma realidade concreta no dia-adia de sua atuação profissional.
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Referências
EVANS, E.G. Developing libraries collections. Littleton: Libraries Unlimited,
1979.
FIGUEIREDO, Nice M. de. Estudos de uso e usuários da informação.
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�
Dublin Core
The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.
Title
A name given to the resource
CBBD - Edição: 25 - Ano: 2013 (Florianópolis/SC)
Subject
The topic of the resource
Biblioteconomia, Documentação, Ciência da Informação
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
7-10 de Julho de 2013
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Florianópolis/SC
Event
A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration.
Dublin Core
The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.
Title
A name given to the resource
Política de gestão de estoques de informação: uma proposta para atualização de conteúdo
Creator
An entity primarily responsible for making the resource
Elisa Cristina Delfini Corrêa
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Florianópolis (Santa Catarina)
Publisher
An entity responsible for making the resource available
FEBAB
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2013
Subject
The topic of the resource
Temática I: Tecnologias de informação e comunicação – um passo a frente - Trabalho científico
Description
An account of the resource
Apresenta um roteiro atualizado de itens considerados essenciais para a elaboração da política de gestão de estoques de informação, com base em estudos na literatura da área e pesquisas realizadas em diferentes políticas disponíveis em páginas web de bibliotecas. A partir de um referencial teórico que discute a ênfase gerencial das atividades voltadas à formação e desenvolvimento de coleções e do papel do bibliotecário enquanto gestor de acervos, a proposta traz como diferencial a inclusão dos itens: estudo de comunidade, participação e papel da biblioteca em programas cooperativos, biblioteca 2.0 e repositórios digitais, conservação e restauração.
Language
A language of the resource
pt
cbbd2013