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Área digitalización de documentos en soporte papel: desde sus
inicios hasta el presente, y perspectivas a futuro
Natalia Rosarito Mendieta (BPM) - rosarito76@yahoo.com.ar
Erica Mogdans (BPM) - ericamog@yahoo.com.ar
Resumo:
El presente trabajo relata la experiencia de la biblioteca en la planificación, instalación y
puesta en funcionamiento del área digitalización de documentos en soporte papel. Se detallan
la política institucional fijada para la selección de los materiales, objetivos planteados
inicialmente, su transformación en
función de las necesidades detectadas, estándares y normas utilizadas, sobre todo para
cumplir con las normas establecidas para hacer preservación digital, el equipamiento y otros
factores que interfieren en las tareas diarias. Asimismo, se presentan las metas fijadas
institucionalmente, y que se prevé cumplirlas en el próximo quinquenio.
Palavras-chave: Digitalización. Bibliotecas Públicas. Documentos antiguos. Preservación
digital.
Área temática: Temática I: Tecnologias de informação e comunicação – um passo a frente
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�XXV Congreso Brasileño de Biblioteconomía, Documentación y Ciencia de la Información – Florianópolis,
SC, Brasil, 07 a 10 de julio de 2013
Área digitalización de documentos en soporte papel: desde sus inicios hasta el
presente, y perspectivas a futuro
Resumen: El presente trabajo relata la experiencia de la biblioteca en la
planificación, instalación y puesta en funcionamiento del área digitalización de
documentos en soporte papel. Se detallan la política institucional fijada para la
selección de los materiales, objetivos planteados inicialmente, su transformación en
función de las necesidades detectadas, estándares y normas utilizadas, sobre todo
para cumplir con las normas establecidas para hacer preservación digital, el
equipamiento y otros factores que interfieren en las tareas diarias. Asimismo, se
presentan las metas fijadas institucionalmente, y que se prevé cumplirlas
en el
próximo quinquenio.
Palabras
clave:
Digitalización.
Bibliotecas
Públicas.
Documentos
antiguos.
Preservación digital.
Area temática: Tecnologías de información y comunicación – un paso adelante
1 INTRODUCCIÓN.
En el año 2005, el gobierno provincial vio la necesidad de contar con un espacio
cultural, de gestión y diseminador de conocimiento, por lo que decide poner en
marcha una institución que responda a tales necesidades, compuesta por varios
espacios orientados a diferentes manifestaciones culturales y de conocimiento.
Entre ellas, se decide la instalación de una biblioteca pública, que siga los
manifiestos de la UNESCO1 y de la IFLA2 (1994), respecto a las mismas.
De esta manera, durante el proceso de planificación de la biblioteca como espacio
de difusión y aglutinamiento del conocimiento, pero principalmente como ente de
preservación de la memoria cultural, se decide hacer hincapié en la sensibilización
1
United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO).
Manifiesto de la UNESCO en favor de las Bibliotecas Públicas. Disponible en:
<http://www.unesco.org/webworld/libraries/manifestos/libraman_es.html> Acceso:
26 mar. 2013.
2
International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA).
IFLA/UNESCO Public Library Manifesto.1994. Disponible en:
<http://www.ifla.org/publications/iflaunesco-public-library-manifesto-1994> Acceso:
26 mar. 2013.
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SC, Brasil, 07 a 10 de julio de 2013
de los ciudadanos respecto al patrimonio cultural de nuestra región, especialmente
en lo que atañe a su historia.
Con esto en vista, se planificó el armado del área de digitalización de documentos
antiguos, en sus diferentes manifestaciones en soporte papel, es decir, libros,
manuscritos, fotografías, pinturas, mapas entre otros, que responda a los criterios
establecidos en la política institucional.
Se puede dividir el armado del área en varias etapas, en función de los avances se
sucedieron.
2 PRIMERA ETAPA: AÑOS 2005 A MAYO DEL 2008.
En primera instancia, en paralelo a la planificación e inicios de la construcción del
edificio, entre los años 2005 y principios del 2006 se investigó sobre los
equipamientos necesarios para dotar correctamente un área de digitalización,
conforme a lo que dictaban las normas internacionales, a las que la institución
buscaba adherir.
Siendo el segundo semestre del año 2006, luego de investigar la tecnología del
momento a la que era factible acceder desde este punto del continente, el cual se
encuentra alejado de los grandes centros tecnológicos que trabajan con materiales
que preservan la memoria cultural, se decide en primera instancia comprar un
escáner planetario, escala de grises, diseñado especialmente para libros antiguos,
que presenta la ventaja de preservar los documentos en formato libro, como también
permitiría escanear otros materiales de gran tamaño, como láminas, mapas u otros.
Se hace el pedido y en el mes de marzo del año 2008, se recibe el equipo.
Paralelamente, entre el año 2007 e inicios del 2008, se compraron otros escáneres
planos (de mesa), que serían utilizados para materiales pequeños, como los equipos
informáticos, software de edición de imágenes y otros que serían utilizados en el
Área. Asimismo, se seleccionó dos personas que por sus competencias y
habilidades, sobre todo de investigación y proactividad, organizarían y terminarían
de dar forma junto a las direcciones general y de documentación y archivo, el área
proyectada.
3 SEGUNDA ETAPA: JUNIO DEL 2008 A NOVIEMBRE DE 2010
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SC, Brasil, 07 a 10 de julio de 2013
Una vez recibido el escáner planetario, e instalados ya en el nuevo edificio de la
biblioteca, comienza la capacitación del personal para usar correctamente las
diferentes alternativas que presentaba el escáner planetario, y maximizar así su uso.
Asimismo, y luego de haber hecho un análisis pormenorizado y en consonancia con
la misión y visión institucional, se decide no sólo producir materiales digitalizados
para el acceso a los documentos, sino que se decide encarar otro desafío más, que
es el de lograr que los documentos digitalizados respondan a criterios de
preservación digital, es decir “mantener la capacidad de visualizar, recuperar y
utilizar colecciones digitales frente a las infraestructuras y elementos
tecnológicos y de organización que cambian con mucha rapidez” 3, lo que
requiere adherirnos a un nuevo modelo que permita garantizar el acceso
permanente a los objetos digitales generados.
En función de ello, se inician las primeras digitalizaciones donde se almacenan los
archivos generados en formato TIF, sin ningún tipo de compresión o posterior
tratamiento, que son resguardados celosamente para evitar su deterioro tanto en el
soporte que los contiene (servidores, DVD, CD), como de las cadenas de bits que
los componen.
Recién desde tales archivos se realizan las demás copias derivadas que serán
editadas con programas de edición de imágenes y transformadas a los formatos
requeridos para la lectura amena, como ser JPG, PDF u otros que se requieran.
Al ser nueva, la biblioteca posee pocos materiales que respondan al proyecto y
anhelo de preservar la memoria de la región, pero en un su afán por conformar un
fondo bibliográfico digital que responda a dicha temática, se firma en noviembre del
año 2008, el primer convenio para digitalizar los fondos en formato libro de una
biblioteca especializada en historia de la región inserta en un contexto universitario,
y se inician las tareas en el mes de diciembre del mismo año.
En el año 2009, se presenta la oportunidad de asistir a unas jornadas de
capacitación en otra provincia, con un especialista de renombre dedicado a la
digitalización de fondos destinados a instituciones culturales, que significó reafirmar
que el camino elegido por la biblioteca era el correcto, y a su vez permitió reajustar
3
Biblioteca de la Universidad de Cornell. Tutorial de Digitalización de Imágenes.
Capítulo 8. Preservación digital. Disponible en:
<http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorialspanish/preservation/preservation-01.html> Acceso: 26 de marzo de 2013
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ciertas tareas en el Área, y transmitir dicho aprendizaje a los otros integrantes del
Área, que para ese momento ya sumaban tres personas.
A fines del año 2009, se convoca a la población y otras instituciones que
salvaguardan la historia provincial, como museos, bibliotecas populares o centros de
documentación a que cedan en préstamo fotografías antiguas en soporte papel para
ser digitalizadas, haciendo hincapié especial en la historia de los inmigrantes que
colonizaron estas tierras, y los cambios que produjeron en los inicios del siglo XX,
con un resultado altamente satisfactorio, y que permitió no sólo iniciar lo que
actualmente se conoce en la web institucional como “Fototeca Digital”, sino también
realizar exposiciones diversas tanto dentro de la institución como fuera de ella, en
programas de extensión cultural.
Durante el año 2010, se firma otro convenio con una biblioteca del interior de la
provincia, para digitalizar una parte de sus fondos considerados como tesoro para
ellos y que luego de ser evaluados, coincidieron con la política de selección de
materiales a digitalizar.
A fin de dicho año, por intermedio de otro convenio firmado con una sociedad de
escritores a nivel nacional, se digitalizan manuscritos de autores y personalidades de
renombre en la escena cultural y política no sólo regional, sino también nacional.
Se incorpora personal nuevo, otros cambian de sector, con toda la reestructuración
que implica en un área de estas características, que va desde la concientización en
la misión y visión general institucional, objetivos y metas del área en particular, y
capacitación y entrenamiento en las buenas prácticas de captura digital de
imágenes.
4 TERCERA ETAPA: AÑO 2011 HASTA LA ACTUALIDAD.
Durante este período, se firman seis convenios más para digitalizar materiales
diversos, libros, manuscritos, mapas, fotos, que siguen acrecentando el fondo
digitalizado de la biblioteca.
A su vez, se renuevan los equipos informáticos, aunque no el escáner planetario por
inconvenientes en la importación del equipamiento apropiado, y los costos que
actualmente tienen, y se pone en línea la fototeca, la colección especial compuesta
por manuscritos, y se trabaja codo a codo con el área técnica-informática de la
institución mayor a la que pertenece la biblioteca, como con otros sectores de la
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misma, a fines de lograr coordinar los esfuerzos tanto para poder poner los
materiales en línea.
Se tiene previsto poner los materiales en línea, permitiendo la descarga de aquellos
que ya no están protegidos por derecho de autor, y que por lo tanto pueden circular
libremente para fines educativos, culturales o de investigación.
5 POLÍTICAS DE SELECCIÓN DEL MATERIAL
El material que conforma la colección digital de la biblioteca responden a uno o más
de los siguientes criterios, el cual es sólo enumerativo y no taxativo:
a- deben versar sobre la historia de la provincia y la región, desde sus orígenes
hasta la actualidad
b- no deben estar protegidos por derechos de autor, o en caso contrario, se
debe contar con el permiso/licencia firmado del autor o descendientes, según
lo estipulan la legislación local
c- deben ser ediciones agotadas, especiales o que por su temática revistan un
valor especial para la memoria colectiva de la región
d- que por sus características formales (encuadernación – en el caso de libros –
fotografías, ilustraciones, u otros), revistan valor especial para la memoria
colectiva.
Este criterio es de constante actualización y revisión por parte de las autoridades de
la biblioteca, para poder atender a las necesidades que van surgiendo con el correr
del tiempo.
7
ANEXO: ESQUEMA DE LA DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS EN
FORMATO LIBRO
La siguiente es una ilustración esquemática de las diversas tareas que se
desarrollan en el área digitalización de la biblioteca.
Si bien la misma se refiere a documentos en formato soporte libros, las reglas en
cuanto a calidad mínima de escaneo, resguardo en servidores, copias de respaldo y
otros, también se aplican a otro tipo de materiales, como fotografías, mapas, diarios
antiguos, etcétera.
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DOCUMENTO
ORIGINAL
PROPIEDAD DE
TERCEROS
EVALUACION
DEL ESTADO
FÍSICO
FIRMA DE
CONVENIO
AREA
ENCUADERNACIÓN
DETECCION
PROBLEMA
PROPIEDAD
BIBLIOTECA
BUEN
ESTADO
AREA
DIGITALIZACIÓN
DECISIONES TÉCNICAS:
-qué escáner; calibrado
-resolución
- contraste/brillo
-forma (simple/doble)
CAPTURA
DIGITAL
(ESCANEO)
ARCHIVO DE
PRESERVACION (NO
PARA ACCESO)
ARCHIVOS
MASTER (TIF300dpi)
COPIAS A DVD (3);
SERVIDOR
CONVERSIÓN
A JPG
1 DVD: SALA
EDICIÓN (1):
-eliminar dedos
-enderezar.
- recortar
sobrantes
COPIAS A DVD (3);
SERVIDOR
EDICIÓN (2)
- Armado PDF:
- Asignación de
Marcadores
COPIAS A DVD (3);
SERVIDOR
PUBLICACION EN
WEB
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BIBLIOGRAFÍA
BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD DE CORNELL. Tutorial de Digitalización de
Imágenes. Biblioteca de la Universidad de Cornell. Departamento de Investigación.
2000 – 2003. Disponible en:
< http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial-spanish/contents.html> Acceso:
26 de marzo de 2013
CONFERENCIA GENERAL. 32ª REUNIÓN. PARIS 2003. Proyecto de carta para la
preservación del patrimonio cultural. París: UNESCO, 2003. Disponible en:
<http://unesdoc.unesco.org/images/0013/001311/131178s.pdf>
Acceso:
26
mar.
2013
GOULD, S. (comp.); EBDON, R. (rev.); VARLAMOFF, M. (dir.). Estudio
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UAP and International Lending, 1999.
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en:
<http://www.ifla.org/publications/iflaunesco-public-library-manifesto-1994>
Acceso: 26 mar. 2013.
INTERNATIONAL
INSTITUTIONS
FEDERATION
(IFLA).
Directrices
OF
para
LIBRARY
proyectos
colecciones y fondos de dominio público,
ASSOCIATIONS
de
digitalización
AND
de
en particular para aquellos
custodiados en bibliotecas y archivos. La Haya : IFLA, 2002. Disponible en:
<http://archive.ifla.org/VII/s19/pubs/digit-guide-es.pdf> Acceso: 26 mar. 2013
UNITED NATIONS EDUCATIONAL, SCIENTIFIC AND CULTURAL ORGANIZATION
(UNESCO). Manifiesto de la UNESCO en favor de las Bibliotecas Públicas.
Disponible en:
<http://www.unesco.org/webworld/libraries/manifestos/libraman_es.html> Acceso: 26
mar. 2013.
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�
Dublin Core
The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.
Title
A name given to the resource
CBBD - Edição: 25 - Ano: 2013 (Florianópolis/SC)
Subject
The topic of the resource
Biblioteconomia, Documentação, Ciência da Informação
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
7-10 de Julho de 2013
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Florianópolis/SC
Event
A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration.
Dublin Core
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Title
A name given to the resource
Área digitalización de documentos en soporte papel: desde sus inicios hasta el presente, y perspectivas a futuro
Creator
An entity primarily responsible for making the resource
Natalia Rosarito Mendieta
Erica Mogdans
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Florianópolis (Santa Catarina)
Publisher
An entity responsible for making the resource available
FEBAB
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2013
Description
An account of the resource
El presente trabajo relata la experiencia de la biblioteca en la planificación, instalación y puesta en funcionamiento del área digitalización de documentos en soporte papel. Se detallan la política institucional fijada para la selección de los materiales, objetivos planteados inicialmente, su transformación enfunción de las necesidades detectadas, estándares y normas utilizadas, sobre todo para cumplir con las normas establecidas para hacer preservación digital, el equipamiento y otros factores que interfieren en las tareas diarias. Asimismo, se presentan las metas fijadas institucionalmente, y que se prevé cumplirlas en el próximo quinquenio.
Language
A language of the resource
pt
cbbd2013