http://repositorio.febab.org.br/files/original/8/2112/392-401-3-PB.pdf 4d73ddf1da3f702c49504bb98fe0f07b PDF Text Text XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 REPOSITÓRIO DIGITAL: DSPACE COMO UMA FERRAMENTA DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO EM ESCRITÓRIOS DE ADVOCACIA Daniele Cristina Gonçalves Brene Pires Mestranda do PPGCI – ECA/USP Universidade de São Paulo - USP Av. Prof. Lúcio Martins Rodrigues, 443 – São Paulo - Brasil danielebrene@gmail.com José Fernando Modesto da Silva Docente do PPGCI – ECA/USP Universidade de São Paulo - USP Av. Prof. Lúcio Martins Rodrigues, 443 – São Paulo - Brasil fmodesto@usp.br RESUMO Escritórios de advocacia precisam criar estruturas gerenciais que tratem a informação estrategicamente. A gestão da informação apresenta-se como ferramenta para essa finalidade. Objetiva-se refletir sobre a sua aplicação em escritórios de advocacia por meio da construção de repositórios digitais e seu impacto na geração do conhecimento organizacional. Para isso, desenvolveu-se um estudo descritivo baseado em revisão de literatura. Conclui-se, preliminarmente, que os repositórios institucionais estruturam os ciclos e fluxos informacionais e que podem colaborar para construção de conhecimento e competências organizacionais nestas organizações. Considera-se o Dspace como um repositório digital pertinente para a gestão da informação em ambiente jurídico. Palavras-chave: Gestão da Informação. Repositório digital. Escritório de advocacia. Dspace. ABSTRACT Law firms need to create management structures that address the information strategically. The information management is presented as a tool for this purpose. It aims to think about their application in law firms by building digital repositories and their impact on the construction of organizational knowledge. This work is characterized as a descriptive study based on literature review. It is concluded preliminarily that institutional repositories structured informational cycles and flows which can contribute to building knowledge and organizational competences in these organizations. It is considered that DSpace is a relevant digital repository for information management in law firms. Keywords: Information management. Digital repository. Law firm. Dspace. 5402 �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 1 INTRODUÇÃO Inicia-se essa reflexão a partir de uma das premissas mais difundidas no meio acadêmico atualmente. A mudança de uma sociedade de estrutura industrial para uma que, para alguns, é definida como Sociedade Pós-Industrial e, para outros, como Sociedade da Informação e do Conhecimento. Intenta-se responder algumas questões a respeito dos impactos dessas transformações no ambiente jurídico, mais especificamente, sobre os escritórios de advocacia. As indagações que norteiam o desenvolvimento desse raciocínio são: os escritórios de advocacia sofreram ou sofrem alguma influência com essas transformações? O advogado pode ser entendido como um trabalhador do conhecimento? Como os bibliotecários podem atuar nesse cenário em transformação? Compreender tal panorama permitirá aprofundar a análise dos efeitos da gestão da informação jurídica sob a geração de competências essenciais. Objetivase entender se as técnicas e as ferramentas da gestão da informação podem colaborar para o surgimento de novas competências organizacionais por meio da utilização de repositórios institucionais. Este trabalho caracteriza-se como um estudo descritivo baseado em revisão de literatura. Está em fase inicial e, portanto, não esgota o estudo sobre a gestão da informação e seus impactos nas organizações. Ainda que preliminarmente, abre caminho para examinar a validade das seguintes hipóteses iniciais: i) a gestão da informação colabora para o surgimento de novas competências organizacionais em ambientes empresariais, agregando valor aos serviços prestados; e ii) os repositórios institucionais apresentam-se como ferramentas para a colaboração, transformando-se em um recurso para a construção do conhecimento organizacional. A escolha do escritório de advocacia decorre de suas características, que o concebem enquanto uma organização do conhecimento, nos moldes definidos por Choo (2003). 5403 �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 2 CAMINHOS DA CONSTRUÇÃO DA NOVA SOCIEDADE O capitalismo é o cenário ideológico de todas as revoluções. Considera-se que as maiores transformações, que culminaram na construção da sociedade da informação e do conhecimento, estão relacionadas aos resultados trazidos pelos novos sentidos apreendidos pelo homem em seus processos de produção de bens e capital. O homem constrói a sua realidade a partir de seu relacionamento com o ambiente (BERGER; LUCKMANN, 2001) e, a partir da sua relação com os novos modos de geração de riqueza ao longo dos últimos 100 (cem) anos, ele foi capaz de compreender que o conhecimento é a sua principal fonte de sobrevivência. Para atingir tal ponto, no entanto, é necessário compreender a evolução histórica que justifica o conhecimento como estrutura do modo de vida humano. Peter Drucker (2001) destaca as três principais revoluções que culminaram no reconhecimento do conhecimento como o principal recurso da sociedade e das organizações contemporâneas: a i) revolução industrial, ii) da produção e iii) da administração. Essa última apresenta o conhecimento como instrumento de trabalho e traz uma revalorização das pessoas. O conhecimento não é mais um mero recurso utilizado nas empresas, mas o principal deles. Isso formaliza uma nova estrutura social, econômica e política. Como destaca Gonçalves (2010, p. 6) [...] O conhecimento apresenta-se como ferramenta estratégica para o crescimento e para o desenvolvimento das nações. Enquanto que no fordismo, a concentração e especialização do trabalho representaram uma mudança de paradigmas organizacionais, nesta nova era, o conhecimento e a gestão da informação representam valores estratégicos para o sucesso econômico em qualquer setor produtivo. Esse discurso possui um significado importante para os escritórios de advocacia. Nessas organizações empresariais, todo o trabalho desenvolvido está baseado em informação e conhecimento. É, portanto, uma organização que existe em função desse recurso ou daquilo que as pessoas, no caso os advogados, são capazes de fazer com ele. 5404 �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 Algumas peculiaridades interferem na estrutura organizacional e administrativa dos escritórios jurídicos. Segundo Selem e Bertozzi (2005), a advocacia precisa desenvolver um novo modo de pensar e de mensurar os resultados auferidos. Novos comportamentos precisam ser criados nesses espaços, em especial, aqueles relacionados aos advogados, enquanto trabalhadores do conhecimento. 2.1 A organização baseada em conhecimento Se existe o trabalhador do conhecimento, deve haver um lugar onde ele possa ser capaz de exercer suas atividades. Esse lugar é a organização onde ou para a qual ele presta seus serviços. As organizações deixaram de ser vistas apenas como espaços de produção de bens de consumo materiais, e passaram a ser reconhecidas como ambientes de produção de conhecimentos de valor ou inovação agregada, inseridos na prestação de serviços ou fornecimento de produtos. Assim, a organização do conhecimento pode ser definida como aquela que: [...] possui informações e conhecimentos que a tornam bem-informada e capaz de percepção e discernimento. Suas ações baseiam-se numa compreensão correta de seu ambiente e de suas necessidades, e são alavancadas pelas fontes de informação disponíveis e pela competência de seus membros. A organização do conhecimento possui informações e conhecimentos que lhe conferem uma especial vantagem, permitindo-lhe agir com inteligência, criatividade e, ocasionalmente, esperteza. [...]. (CHOO, 2003, p. 31). As organizações baseadas em conhecimento sustentam-se diretamente pela produção, distribuição e uso da informação e do conhecimento. Decorrem de uma estrutura econômica que está, no mesmo sentido, baseada nestes recursos. Nesses ambientes, a distribuição e o uso da informação são tão importantes quando o 5405 �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 processo de criação de conhecimento, pois a sua circulação e processamento são a força motriz para a geração de novos conteúdos (AMORIM, 2013)1. Valentim (2008) afirma que, nessas empresas “Os fazeres organizacionais são alicerçados por informação, conhecimento e tecnologias de informação e comunicação (TICs), cuja imbricação tem transformado os ambientes organizacionais significativamente”. Esses ambientes são inundados de informações estruturadas e não estruturadas cujo fluxo precisa ser controlado para gerar benefícios. Organizações do conhecimento, portanto, são aquelas que possuem a capacidade de controlar seus fluxos informacionais, direcionando a informação para o lugar e pessoa certa. Nesse sentido, um dos principais instrumentos para a administração de uma organização do conhecimento é a gestão informacional. Por meio dela, é possível a tomada de decisão correta. Como afirma Choo (2003, p. 17) “No coração da organização do conhecimento está a administração dos processos de informação, que constituem a base para criar significado, construir conhecimento e tomar decisões”. Ao explorar os principais aspectos que descrevem uma organização do conhecimento, concebe-se que os escritórios de advocacia possuem todas as características inerentes a esse modelo de estrutura organizacional. 3 ESCRITÓRIOS DE ADVOCACIA COMO ORGANIZAÇÃO DO CONHECIMENTO O escritório de advocacia pode ser definido como empresa que processa, aplica e transfere informação e conhecimento, apoiando a busca de soluções às necessidades apresentadas por seus clientes. A essência de seu trabalho é transformar uma informação, geralmente de acesso público, em um recurso que possa trazer solução adequada ao caso em julgamento. O conhecimento acumulado 1 AMORIM, W. Economia baseada em conhecimento. 2013. Aula da disciplina Gestão do conhecimento do Programa de Pós-Graduação da Faculdade de Economia e Administração, ministrada em abril de 2013. 5406 �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 nestas organizações envolve recursos tecnológicos, conteúdo informacional e interações entre pessoas (FULIN, 2006). Portanto, escritórios de advocacia são naturalmente repositórios de informação e de conhecimento. São espaços de processamento informacional (PIRES; LOPES; VALLS, 2013). Os escritórios enfrentam um momento peculiar de transição do velho modo de estruturação de bancas jurídicas para um novo modelo. Passam a ser entendidos como grandes empresas e, para sobreviver à competitividade do setor, iniciam a incorporação de modelos gerenciais (SELEM; BERTOZZI, 2005). Pires, Lopes e Valls (2013), identificaram as principais mudanças que ocorrem na estruturação das bancas brasileiras e as resumiram no quadro exposto a seguir: Quadro 1 – Escritórios de advocacia: análise das tendências, perfis e características necessárias para profissionalização do negócio. (continua) TENDÊNCIA Acordos, alianças e fusões Aumento da concorrência Administração profissional Chief Executive Officer (CEO) Gestão de pessoas / Gestão por competências ESCRITÓRIO DE ADVOCACIA CARACTERÍSTICA PERFIL Sucesso nos negócios - Estabelece concorrência com grandes escritórios. Crescimento - Pró-atividade - Inteligência competitiva - Planejamento estratégico Empresa de prestação de - Perfil empresarial serviços Não identificado - Seleção de pessoas; - Plano de carreira; -Avaliação de desempenho; - Planos de remuneração; - Benefícios agregados; Aproveitamento de conhecimento e habilidade de pessoas; - Retenção de talentos; - Realocação de talentos; - Ação de motivação; - Formação de equipes; - Qualidade de vida dos funcionários; - Desligamento de pessoas. 5407 �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 Quadro 1 – Escritórios de advocacia: análise das tendências, perfis e características necessárias para profissionalização do negócio. (conclusão) Novos modelos de gestão - Chief Executive (CEO) - Chief Knowledge (CIO) o Officer Officer Identificação precisa do perfil de clientes para adequação de atendimento de suas expectativas Novo período permeado pela visão estratégica Cliente é organização centro Sociedade com sócios de diferentes áreas Departamento de áreas Atendimento cuja visão genérica X específica. Não identificado Certificação ISO 9001 Pró-atividade Foco no cliente Marketing jurídico Investimento em carreira de profissionais Controle do conhecimento produzido Imagem do escritório Gestão de pessoas da Visão estratégica é Gestão do conhecimento e da informação Marketing jurídico Inovação Conhecimento do mercado Conselhos executivos / Não identificado Consultivo Fonte: Pires; Lopes; Valls, 2013. - Conhecimento / Informação / Inteligência / Planejamento - Pessoas - Recursos materiais e financeiros - Atendimento personalizado dos clientes - Identificação de novos nichos - Planejamento de recursos - Planos de ação - Planos de meta - Escritórios full service -Informação e conhecimento - Recursos humanos - Gestão financeira - Gestão da qualidade - Marketing - Sistema de gestão da qualidade - Análise do mercado para verificar nichos e antecipar ações estratégicas Capital intelectual como maior ativo da empresa - Atualização constante - Vantagem competitiva - Arquitetura arrojada, bem definida e que transmita a filosofia de atendimento e trabalho do escritório - Presença na mídia - Criatividade Administração participativa A verificação do Quadro 1 permite considerar que as principais mudanças estão relacionadas a adoção de ferramentas gerenciais para a profissionalização da gestão dos escritórios jurídicos. Há uma preocupação em relação a estratégia do negócio e, por isso, novas reflexões surgem em relação ao conhecimento, pessoas e tecnologias. Chama-se a atenção para a percepção da necessidade do controle do conhecimento produzido. No quadro, as características relacionadas com essa tendência são: a utilização de ferramentas de gestão do conhecimento e gestão da 5408 �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 informação, que tem suas aplicações justificadas pela vantagem competitiva que proporcionam. O conhecimento é reconhecido como o coração do escritório jurídico, como lê-se: [...] o conhecimento é o bem maior em um escritório de advocacia. A soma do capital intelectual de cada um dos seus membros é infinitamente mais valiosa do que a soma de seus bens ativos. Todavia, para sobreviver em momentos de alta competição e atingir a longevidade, é preciso fazer esse conhecimento circular. O compartilhamento do conhecimento individual dos membros do escritório agregará um valor absoluto às atividades realizadas e às soluções oferecidas aos clientes (SELEM; BERTOZZI, 2005, p. 80). Diante disso, umas das principais ações em um escritório de advocacia deve ser a gestão de fluxos informacionais que estimulem a geração de bases consistentes de conhecimento. Isso permitirá que o capital intelectual seja institucionalizado por meio do conhecimento organizacional. 4 GESTÃO DA INFORMAÇÃO EM ESCRITÓRIOS DE ADVOCACIA Os escritórios jurídicos passam a ser percebidos como uma empresa criadora de conhecimento (NONAKA; TAKEUCHI, 1998). Por isso, precisam capacitar-se para criar estruturas e ferramentas que possibilitem a gestão dos processos de uso da informação. Segundo Choo (2003, p. 50), é importante que os três processos de usos estratégicos da informação (criação de significado, a construção de conhecimento e a tomada de decisão) sejam geridos em um ciclo contínuo de aprendizagem. Esse processo é denominado de ciclo do conhecimento. Nesse contexto, a gestão da informação apresenta-se como uma ferramenta fundamental “[...] porque propicia a melhora dos fluxos informacionais, agregando dinamicidade, valor e controle, através de métodos, técnicas, procedimentos e ferramentas de gestão que dinamizam o desempenho da organização, mas sempre com o foco nas pessoas que participam do processo” (MORAES; FADEL, 2008, p. 28). 5409 �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 A gestão da informação surge na década de 1970, e ganha posterior impulso, juntamente com a teoria da gestão do conhecimento, como uma das possíveis respostas aos novos desafios organizacionais. “A GRI [Gestão de Recursos informacionais], que teve Forest Woody Horton Jr. como um de seus principais precursores (SAVIC, 1992), diz respeito aos processos gerenciais voltados para a identificação, aquisição e uso da informação para o alcance de objetivos e metas organizacionais” (BARBOSA; SEPÚLVEDA; COSTA, 2009, p. 14). Souza; Dias e Nassif (2011, p. 59) reforçam que a gestão da informação é uma teoria que “[...] envolve os estudos e as práticas gerenciais que permitem a construção, a disseminação e o uso da informação. Esse processo engloba a gestão de recursos informacionais e de conteúdos, de tecnologias da informação e das pessoas envolvidas nesses sub-processos”. Neste trabalho, adota-se a definição de gestão da informação dada por Detlor (2010, p. 103, tradução nossa), que diz: O que é gestão da informação (GI)? Gestão da informação é o gerenciamento de todos os processos e sistemas que criam, adquirem, organizam, armazenam, distribuem e usam a informação. O seu objetivo é ajudar pessoas e organizações a acessarem, processarem e usarem a informação de forma eficiente e eficaz. Assim, as organizações operam mais competitivamente e estrategicamente, e ajudam as pessoas a realizarem suas tarefas e a se tornarem mais informadas. [...]. Gestão da informação é vista como um controle sobre todo o ciclo informacional. Mas, uma questão importante pode ser levantada. O que é necessário fazer para que se elaborem estruturas adequadas para que a gestão da informação seja capaz de controlar todo o ciclo informacional? Anteriormente, discutiu-se que uma organização do conhecimento é aquela que consegue gerenciar o ciclo de conhecimento que possui. Para que isso seja possível, é necessário compreender três processos fundamentais que ocorrem em relação a informação, e que são i) necessidade de informação, ii) busca de informação e iii) uso da informação. Além disso, é importante considerar o ambiente de processamento da informação, com seus impactos da necessidade cognitiva e reações emocionais, e o 5410 �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 ambiente do uso da informação em suas dimensões situacionais. Essa proposta é conhecida como estrutura teórica de busca e uso da informação. É a partir da análise e compreensão desses aspectos que será possível estabelecer uma política mais adequada para a definição de fluxos informacionais. Informação para quem? Quando? Em que contexto? Das respostas encontradas para essas perguntas será possível definir como a informação será estruturada e sistematizada, de forma que sejam estabelecidos fluxos formais para o seu gerenciamento (VALENTIM, 2008). A função central da gestão da informação é proporcionar à empresa uma estrutura informacional definida, bem como, o seu planejamento e execução. É um modelo gerencial que se preocupa com estes problemas. Em escritórios de advocacia, segundo Barreto (2002), as informações estarão registradas em pelo menos três principais fontes: a) produção jurídica: documentos gerados internamente; b) produção intelectual: documentação de caráter opinativo, pareceres, teses, artigos entre outros; c) produção externa: documentos externos gerados por doutrinadores do Direito, juízes em julgamento de casos (Doutrina, legislação e jurisprudência). Além dessas, Platt (1997) e Jorges (2006) relacionam outras fontes onde a informação pode ser encontrada, tais como: banco de dados, diretório de contatos, calendário de eventos, newsletter, informação de clientes, memorandos, cartas de opinião, resumos, relações interpessoais, conversas, reuniões, palestras, seminários, reuniões técnicas periódicas e documentação. A gestão da informação pode ser iniciada em escritórios considerando esses recursos, mas é importante que também seja observada a relação entre a necessidade, busca e uso da informação, como proposto por Choo (2003). Assim, o resultado a gestão da informação será potencializado. Outro aspecto fundamental é tecnologia da informação, cuja utilização adequada permite o controle otimizado do ciclo informacional. 5411 �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 5 REPOSITÓRIOS INSTITUCIONAIS Para que seja possível o alcance de estratégias de gestão da informação, importa que outros dois conceitos estejam presentes: o uso das tecnologias da informação e de comunicação (TICs) e a formação de redes de colaboração. Temse, como desafio, a criação de um ambiente propício a colaboração por meio da disponibilização de uma plataforma de conhecimento adequada à necessidade de informação. Nesse ambiente, uma plataforma de colaboração pode ser representada pelos repositórios digitais, que são sistemas de informação dedicados ao armazenamento, preservação, divulgação e acesso à produção intelectual. Esses sistemas caracterizam-se por assegurar acesso transparente, suporte a ampla tipologia de documentos, multidisciplinariedade, autoarquivamento, preservação e gerenciamento digital. Por isso, pode ser um instrumento de estímulo à colaboração e ao intercâmbio de informações entre uma comunidade organizacional (MÁRDERO ARELLANO, s.d.). Os repositórios podem ser percebidos como redes de transformação e centro de cálculos, cuja função principal é estruturar os ciclos informacionais para a geração de novos conhecimentos (LATOUR, 2008). Representa, portanto, uma ferramenta para a gestão da informação e para a manutenção da vantagem competitiva, pois: A vantagem competitiva das organizações está sustentada pela renovação permitida pela complementação do ciclo da informação e conhecimento, que é representado pela criação, reprodução, cumprimento do objetivo, estoque informacional (repositórios de conhecimento atualizados), nova necessidade e renovação que apoiam os objetivos estratégicos. (ROSSETTI et al., 2008). Sua concepção está relacionada às iniciativas de acesso aberto (open access) e software livre. Podem ser temáticos ou institucionais. No primeiro caso, serão dedicados ao gerenciamento de conteúdos de um determinado tema. No 5412 �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 segundo, serão voltados para a sistematização e controle da coleção de uma instituição. São amplamente utilizados em instituições acadêmicas. Foram pensados e estruturados para gerenciar a informação, objetivando otimizar a comunicação científica. Podem ser definidos como: “[...] sistemas de informação que armazenam, preservam, divulgam e dão acesso à produção intelectual de comunidades universitárias” (IBICT, 2013.). Apresentam duas questões estratégicas importantes, que são: a) aumento da visibilidade da produção científica da instituição, servindo como um indicador para mensuração de sua qualidade; b) reforma do sistema de comunicação científica ao expandir as possibilidades de acesso aos resultados científicos. Devolvem ao meio acadêmico o controle sobre as suas publicações. Os repositórios suportam diferentes tipos de conteúdos e formatos de documentos e permitem a gestão e disseminação do conhecimento de uma determinada comunidade. Devem ser pensados como um recurso tecnológico que suporta o conceito de gestão documental, como explicam Viana; Márdero Arellano; Shintaku (s.d.) “Os repositórios institucionais podem ser pensados como parte de uma ação dentro da gestão documental, que inclui sua criação, tratamento, transmissão e acesso”. Desta forma, entende-se que os repositórios institucionais podem ser uma ferramenta para a publicação e disseminação de conteúdos produzidos organizacionalmente, independente de sua característica acadêmica. Acredita-se que, por ser uma ferramenta que permite gerenciar todas as etapas do ciclo informacional e documental, os repositórios digitais podem ser usados para proporcionar o acesso e a preservação de documentos gerados digitalmente em escritórios de advocacia. Podem ser importantes ferramentas para bibliotecas jurídicas porque, ao utilizá-los, os documentos digitais são descritos, 5413 �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 indexados, classificados por coleção, preservados e disponibilizados para recuperação (LITLLE, 2011, p. 65-66). Ao adotar os sistemas de repositórios, as bibliotecas caminham para uma outra forma de tratamento da informação digital, permitindo uma maior divulgação dos documentos gerados institucionalmente. Nesta iniciativa, o bibliotecário é fundamental, em especial, na escolha do sistema utilizado, na definição da estrutura e das políticas de gestão das comunidades e coleções envolvidas. Segundo Litlle (2011, p. 66) algumas perguntas devem ser consideradas: a) quem são os usuários e quais as requisições do sistema? b) quem é o público-alvo? c) qual o nível de dificuldade da instalação, manutenção e uso do sistema? d) que tipos de arquivos serão gerenciados? e) qual a expectativa de uso que se tem em relação ao repositório? A escolha do sistema ideal para a gestão das informações é fundamental e estratégica, até para uso eficiente da mesma. Uma má escolha pode inviabilizar o processo desejado. Outra preocupação é a ampla divulgação do sistema, pois, por possuir uma natureza de autopublicação, o crescimento desse banco de dados será sustentado pelos próprios usuários. Por ser um veiculo de autopublicação por natureza, os arquivos/repositórios abertos solicitam, apenas, uma promoção institucional para seu uso. As instituições reconhecem os materiais arquivados e os valorizam, estabelecendo as ligações entre a informação que precisam e aquela que desejam disponibilizar abertamente. (VIANA; MÁRDERO ARELLANO; SHINTAKU, s.d.) Tendo essas premissas como orientação para a escolha do sistema, acreditase que o software Dspace seja um modelo adequado à construção de um repositório digital em bibliotecas jurídica. 5414 �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 6 DSPACE EM ESCRITÓRIOS DE ADVOCACIA O Dspace é uma das iniciativas de repositórios com maior aceitação internacional. É um software livre, customizável de acordo com as características requeridas pela organização. Pode ser definido como: [...] uma plataforma que permite a captura de itens em qualquer formato – texto, vídeo, áudio e dados. E os distribui pela internet. Ele indexa os conteúdos e, por isso, os usuários podem pesquisar e recuperar as informações. Ele preserva os conteúdos digitais. Ele permite uma forma de gestão de materiais e publicações de pesquisa em um repositório de estrutura profissional para dar a eles maior visibilidade e acessibilidade a qualquer tempo. Dspace é geralmente utilizado como um repositório. Ele possui três papéis principais: 1) facilitar a captura e inserção de materiais, incluindo os metadados; 2) facilitar o acesso aos materiais por meio de listas e pesquisas; 3) facilitar a preservação digital ao longo do tempo. (DURASPACE, 2013). Embora o software seja utilizado por instituições acadêmicas e de pesquisa, o seu uso não é restrito a esses ambientes. No sítio do Dspace, é apresentado como uma opção de escolha para universidades, organizações não governamentais (ONGs) e organizações comerciais que desejam construir bibliotecas digitais (DSPACE, 2013). O software é resultado de uma parceira entre Hewlett Packard (HP) e Massachusetts Institute of Technology (MIT). O seu desenvolvimento teve por objetivo permitir a gestão dos artigos publicados anualmente pelos acadêmicos da Universidade (DURASPACE, 2013). Desde então, o sistema é mantido atualizado pela Duraspace Federation e está em sua versão 3.1. Modesto (2005) comenta que o DSpace é um sistema configurável, com um complexo sistema de submissão que permite controlar o acesso e a inserção de conteúdos digitais. A estrutura do Dspace permite a organização das informações em comunidades e coleções e, por isso, a estrutura organizacional pode ser refletida na 5415 �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 arquitetura informacional do sistema (BLATTMANN; WEBER, 2008), o que pode facilitar a recuperação de informação e a interação dos usuários. No ambiente do serviço de informação, o programa tem sido usado como um repositório de dados de pesquisas, registros diversos, coleções de conteúdos digitais e material didático. Outra aplicação está no aspecto da preservação dos conteúdos digitais. O DSpace foi concebido também para esta finalidade, aceitando uma variedade de formatos (texto, imagem, vídeo e áudio) o que possibilita custodiar conteúdos diversos, tais como: livros, artigos, relatórios técnicos, documentos de trabalho, textos de conferências, dissertações e teses eletrônicas, dados (estatísticos, geoespaciais, entre outros.), programas de computador, modelos e simulações visuais, etc. O programa especifica regras de utilização e de formatos digitais suportados. Permite adotar procedimentos que garantam a segurança dos conteúdos armazenados. Entre os procedimentos encontra-se a realização de cópias de segurança e de migração de um suporte obsoleto para outro mais atual. Além disso, para cada item inserido no sistema é atribuído um identificador único que assegura a recuperação na ocorrência de mudança dos dados. O Dspace ocupa-se com todos os processos da gestão informacional. Requisitos relacionados a colaboração, gestão e validação de conteúdos, e preservação digital estão integrados a sua estrutura. Quando repositórios institucionais como o Dspace são construídos em uma comunidade, abre-se a possibilidade para que seus membros possam colaborar com a gestão dos conteúdos gerados interna e externamente, o que agrega valor às informações processadas pela organização. Neste sentido, acredita-se ser o sistema uma ferramenta de gestão da informação aplicável em escritórios de advocacia, de forma que os conteúdos produzidos e/ou capturados sejam gerenciados, facilitando a recuperação e acesso à informação geradora de inovação nesses ambientes. O Dspace tem sido utilizado em muitas iniciativas no Brasil. Dentre elas, mencionamos três na esfera do Poder Judiciário: 5416 �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 a) Biblioteca Digital Jurídica (BDJUR)2 que é mantida pelo Superior Tribunal de Justiça (STJ) e Consórcio BDJUR, uma rede de bibliotecas digitais dos Órgãos do Poder Judiciário; b) Biblioteca Digital do Tribunal Regional do Trabalho da Primeira Região (BDTRT Rio)3 mantida pela Secretaria de Gestão do Conhecimento deste Órgão. c) Biblioteca Digital do Tribunal Regional do Trabalho da Terceira Região (BDTRT MG)4, cujo projeto integra o planejamento estratégico deste Tribunal. A disponibilização está prevista para este ano. Assim, a opção pela utilização do Dspace em escritórios deve observar os requisitos e necessidades desses ambientes. Além disso, requer um cuidadoso planejamento de implantação. Os requisitos tecnológicos não impedem a sua instalação, já que a configuração do servidor não exige investimento significativo. No entanto, é necessário conhecimento do sistema operacional Linux e da estrutura do Dspace para sua customização, configuração de layout, dos metadados e formulários de submissão. A criação de comunidades e coleções é simples. Existem empresas que são certificadas pelo Duraspace para a prestação desses serviços. No Brasil, Provider IT Neki Tecnologies possui essa certificação.5 Há, também, a possibilidade de contratação de profissionais com esse tipo de competência. Desta forma, em relação a implantação do Dspace, embora o sistema seja aberto e gratuito, devem ser considerados os custos para sua instalação, customização e cursos de capacitação para sua operacionalização. Importa considerar os impactos que o sistema causará na cultura organizacional do escritório, em especial, em relação a sua utilização e às formas de estímulo para a colaboração dos advogados no depósito de informações relevantes. Por ser um aspecto relevante, sugere-se o desenvolvimento de 2 Disponível em http://bdjur.stj.jus.br. Disponível em http://bd1.trt1.jus.br/xmlui. 4 Informações disponíveis em https://trt3.jus.br/gestaoestrategica/download/carteira_projeto/14_e.pdf. 5 http://www.provider-nt.com.br/ 5417 3 �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 treinamentos e programas de conscientização sobre a importância da cooperação e da colaboração na construção do conhecimento coletivo e da competência organizacional. 7 CONSIDERAÇÕES FINAIS Os escritórios de advocacia são diretamente impactados pelas transformações que ocorrem na Sociedade da Informação. Pelas características que essas transformações impõe à estrutura corporativa, tem-se o escritório jurídico como uma empresa criadora de conhecimento (NONAKA, TAKEUCHI, 1998; CHOO, 2003). Enquanto organização de conhecimento, os escritórios precisam ser capazes de criar estruturas e ferramentas que possibilitem gerir os processos de uso da informação. Para isso, torna-se crucial mapear e identificar as suas necessidades de informação (CHOO, 2003). Considerando todos os aspectos abordados, compreende-se os advogados como trabalhadores do conhecimento (DRUCKER, 2001). A construção de um repositório institucional em escritório jurídico deve embasar-se na compreensão conceitual da gestão da informação e de seus processos. Também deve observar a relação entre a necessidade, busca e uso da informação. Assim, o resultado da gestão será potencializado. O uso adequado da tecnologia da informação permite o controle otimizado do ciclo informacional. O repositório pode ser percebido como uma rede de transformação cuja função principal é estruturar os ciclos informacionais para a geração de novos conhecimentos. O Dspace apresenta-se como uma opção de repositório para a gestão da informação em escritórios de advocacia, porque possui em sua estrutura todos os processos relacionados ao ciclo de fluxos de informação, que possibilita a criação de um espaço para o compartilhamento e construção do conhecimento. Por meio do seu uso é possível selecionar, adquirir (de depósitos feitos pelos usuários), 5418 �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 organizar, armazenar e distribuir a informação produzida pelo escritório em função de sua atuação. Entretanto, mesmo antes da escolha de uma plataforma de tecnologia para hospedar o repositório institucional, bibliotecas ou outras organizações dentro de uma instituição devem considerar cuidadosamente seu modelo de serviço, políticas e plano de negócios para o sistema. Executá-lo, até mesmo com o DSpace que é um software livre e de código aberto, requer recursos e planejamento cuidadoso para implantação e operacionalização. Por fim, como os bibliotecários podem atuar nesse cenário em transformação? Entende-se que a gestão da informação abre um espaço profícuo de atuação deste profissional, que tem em seus domínios teóricos e práticos a possibilidade de estruturar um espaço para a colaboração da construção do conhecimento e competência organizacionais em escritórios de advocacia. REFERÊNCIAS BARBOSA, R.R.; SEPÚLVIDA, M.I.M.; COSTA, M.U.P. da. Gestão da informação e do conhecimento na era do compartilhamento e da colaboração. Inf. & Soc.Est., João Pessoa, v.19, n.2, p. 13-24, maio/ago. 2009. BARRETO, A.R. Projeto de gestão do conhecimento e gestão eletrônica de documentos em jurídico de empresas. In: Infoimagem. 2002. São Paulo. Disponível em:<http://www.collecta.com.br/img/conteudo/conteudo_48_CONTEUDO_37_INFOI MAGEM_DEPJURIDICO.PDF>. Acesso em: 13 abr. 2012. BLATTMANN, U.; WEBER, C. Dspace como repositório digital na organização. Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianópolis, v.13, n.2, p.467485, jul./dez., 2008. BERGER, P.L., LUCKMANN, T. A construção social da realidade. Petropolis: Vozes, 2001. CHOO, C. W. A organização do conhecimento: como as organizações usam a informação para criar significado, construir conhecimento e tomar decisões. 3. ed. São Paulo: Senac, 2003. 5419 �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 DETLOR, B. Information management. International Journal of Information Management, n. 30, p. 103–108, 2010. DSPACE. About Dspace: introduction. 2013. Disponível em: < http://www.dspace.org/introducing>. Acesso em: 11 abr. 2013. DRUCKER, P. F. O melhor de Peter Drucker: o homem. São Paulo: Nobel, 2001. DURASPACE. About Dspace. 2013. Disponível em:< http://www.duraspace.org/about_dspace>. Acesso em: 11 abr. 2013. FULLIN, C. B. Perspectivas futuras para a demanda de profissionais da informação e a organização da informação jurídica nos escritórios de advocacia de Campinas. Revista Digital de Biblioteconomia e Ciência da Informação, Campinas, v.3, n.2, p.31-42, jan./jun. 2006. GONÇALVES, C. L. D.; SCUDELER, M.A. As perspectivas da advocacia na nova economia. Revista Idea, v. 2., n. 1, p. 1 – 15, jul./dez. 2010. INSTITUTO BRASILEIRO DE INFORMAÇÃO EM CIÊNCIA E TECNOLOGIA. 2013. Dspace: glossário. Disponível em: < http://dspace.ibict.br/index.php?option=com_content&task=view&id=43&Itemid=77>. Acesso em: 10 abr. 2013. JORGES, C.M. Uma visão construtivista da gestão do conhecimento e os escritórios de advocacia. 2006. In. International Business Communications. São Paulo, 2006. LATOUR, B. Redes que a razão desconhece: laboratórios, bibliotecas, coleções. In: BARATIN, Marc; JACOB, Christian (Orgs.) O poder das Bibliotecas: a memória dos livros no Ocidente. Rio de Janeiro: UFRJ, 2000, p. 21-44. LITTLE, G. Solutions in Search of Problems? The Challenges and Opportunities of Institutional Repositories. The Journal of Academic Librarianship, v. 38, n. 1, p. 65 – 67, jan. 2012. MÁRDERO ARELLANO, Miguel Ángel. Repositórios institucionais Dspace. Disponível em: <http://dspace.ibict.br/dmdocuments/Repositorios_Institucionais_DSpace.pdf>. Acesso em: 29 out. 2012. MODESTO, F. DSpace na biblioteca para ampliar os serviços de informação. Info home, Dezembro/2005. Disponível em: http://www.ofaj.com.br/colunas_conteudo.php?cod=238. Acesso em: 17 abr. 2013. 5420 �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 MORAES, Cássia Regina Bassan de; FADEL, Rosângela. Triangulação metodológica para o estudo da gestão da informação e do conhecimento em organizações. In: VALENTIM, Marta Lígia Pomim (Org.). Gestão da informação e do conhecimento no âmbito da Ciência da Informação. São Paulo: Polis, 2008. NONAKA, I.; TAKEUCHI, H. Criação de conhecimento na empresa : como as empresas japonesas geram a dinâmica da inovação . 16. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 1997. 358 p. PLATT, N. Knowledge management: can it exist in a law office? Part 1. 1997. Disponível em:< http://www.llrx.com/features/km.htm>. Acesso em: 15 mar. 2012. PIRES, D.C.G.B.; LOPES, J. VALLS, V. Gestão do conhecimento em escritórios de advocacia: sua aplicação enquanto ferramenta para a vantagem competitiva. No prelo. ROSSETTI, A.; PACHECO, A.P.R.; SALLES, B.; GARCIA, M.; SANTOS, N. A organização baseada em conhecimento: novas estruturas, estratégias e redes de relacionamento. Ciência da Informação, Brasília, v. 37, n. 1, p. 61-72, jan./abr. 2008. SELEM, L.; BERTOZZI, R. A reinvenção da advocacia. Rio de Janeiro: Forense, 2005. SOUZA, E. D. de; DIAS, E. J. W.; NASSIF, M. E. Informação e do conhecimento na Ciência da Informação: perpectivas teóricas e práticas organizacionais. Inf. & Soc.:Est., João Pessoa, v.21, n.1, p. 55-70, jan./abr. 2011. VALENTIM, M. L. P. Gestão da informação e gestão do conhecimento em ambientes organizacionais: conceitos e compreensões. Tendências da Pesquisa Brasileira em Ciência da Informação, Brasília, v.1, n.1, p.1-16, 2008a. Disponível em:< http://inseer.ibict.br/ancib/index.php/tpbci/article/view/3/14>. Acesso em: 10 jul. 2012. VIANA, C. L. M.; MÁRDERO ARELLANO, M. A.; SHINTAKU, M. Repositórios institucionais em Ciência e Tecnologia: uma experiência de customização do Dspace. [s.d.]. Disponível em:< http://eprints.rclis.org/7168/1/viana358.pdf>. Acesso em: 10 abr. 2013. 5421 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource CBBD - Edição: 25 - Ano: 2013 (Florianópolis/SC) Subject The topic of the resource Biblioteconomia, Documentação, Ciência da Informação Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 7-10 de Julho de 2013 Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Florianópolis/SC Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Repositório digital: dspace como uma ferramenta de gestão da informação em escritórios de advocacia Creator An entity primarily responsible for making the resource Daniele Cristina Gonçalves Brene José Fernando Modesto da Silva Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Florianópolis (Santa Catarina) Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2013 Description An account of the resource Escritórios de advocacia precisam criar estruturas gerenciais que tratem a informação estrategicamente. A gestão da informação apresenta-se como ferramenta para essa finalidade. Objetiva-se refletir sobre a sua aplicação em escritórios de advocacia por meio da construção de repositórios digitais e seu impacto na geração do conhecimento organizacional. Para isso, desenvolveu-se um estudo descritivo baseado em revisão de literatura. Conclui-se, preliminarmente, que os repositórios institucionais estruturam os ciclos e fluxos informacionais e que podem colaborar para construção de conhecimento e competências organizacionais nestas organizações. Considera-se o Dspace como um repositório digital pertinente para a gestão da informação em ambiente jurídico. Language A language of the resource pt cbbd2013