http://repositorio.febab.org.br/files/original/20/1965/cbbd1979_doc28.pdf 552bca6907a4c24944829b73feedac39 PDF Text Text 342 CDÜ CDU CDD 025.4.05:025.17:778.14.072 029.5 CONTROLE DE VOCABüLArIO VOCABULÄRIO NA INDEXAÇÃO DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS MARIZA DE CASTRO MARTAü MARTAU (CRB-10/144) Diretora da Divisão de Documentaçao/CI, da Superintendência ção/Cl, do Desenvolvimento da Região Sul - SÜDESÜL. SUDESUL. HELEN BEATRIZ FROTA ROZADOS (CRB-10/368) Bibliotecária da Divisão de Documentação/CI, da Superintendêncuoentação/CI, cia do Desenvolvimento da Região Sul - SÜDESÜL. SUDESUL. RESUMO Apresenta-se uma experiência na adoção de um vocabulário controlado ã linguagem livre até atê então empregada na indexação de recortes de jornais e artigos de periódicos microfilmados. 1 - INTRODUÇÃO Com este trabalho pretendemos apresentar uma experiência que está sendo realizada na SUDESUL, com' a indexação de documentos microfiImados. Trata-se de uma experiência concreta, atê até agora bem suce- cm Digitalizado gentilmente por: ii 12 13 14 �343 dida, que se pretende divulgar, pensando em ser útil a outros profissionais ligados, tanto ã documentação, como ã microfilmagem. 0 Sistema de Indexação de Documentos se subdivide em duas partes: 1) Subsistema de indexação de recortes de jornais e, 2) Subsistema de indexação de artigos de periódicos. Os dois subsistemas integram o serviço de divulgação da Divisão de Documentação e foram implantados no final de 1974, com a finalidade de atender ãs necessidades de atualização dos técnico s . nicos. 0 grande volume de documentos gerados e incorporados aos acervos dos setores, forçou a adoção de um sistema de microfilmagem. Para a agilização agilizaçao da recuperação das informações criou-se um sistema de indexação por palavras-chave, conjugando-se, assim, as técnicas de microfilmagem, indexação e processamento de dados. A aplicação de um controle no vocabulário empregado na recuperação se fez necessária pelo volume crescente e a diversidade de termos. termos . A linguagem natural empregada no processo de recuperação deu lugar a uma linguagem controlada, onde houve o cuidado com a padronizaçao dos termos, através de uma indexaçao temática estudada, normalizada e uniforme, procurando, com isto, que houvesse uma coincidência entre a linguagem de indexação indexaçao e a linguagem de busca. 2-0 SERVIÇO DE DIVULGAÇÃO DE NOTICIAS NOTiCIAS 2.1 - Estrutura A Divisão de Documentação mantém um serviço de divulgação de noticias notícias jornalísticas, como uma de suas atividades rotineiras oferecidas aos técnicos da SUDESUL. Visa responder responder, de mamap . . ~ necessidades de atualizaçao ~ dos técnicos -.'-tí neira dinâmica, dinamica, ãs as atualização 'ee Digitalizado gentilmente gentil mente por: �344 sistematizar a tarefa de análise de assuntos, maximizando a utilização dos documentos. 0 serviço se constitui na manutenção de um fluxo regular de informações relevantes aos técnicos, de acordo com os seus interesses e necessidades, tendo em vista, principalmente, a distância física de alguns setores e a interdisciplinaridade dos projetos desenvolvidos. ÉÊ de competência do setor a seleção, montagem, divulgação, preparação para microfilmagem e indexação das notícias noticias contidas nos principais jornais da região, complementadas por jornais de são Paulo e Rio de Janeiro. 2.2 - Seleção e Montagem são selecionados recortes sobre 72 grandes assuntos, arrolados em uma lista alfabética, com codificação scqtlencial. seqUencial. Os termos, até então usados para a descrição de assuntos, foram escolhidos da formulação das consultas e dos contatos diários e diretos com os usuários. A partir de janeiro de 1979, passou-se a adotar um vocabulário controlado, tanto para a indexação de recortes, como para artigos de periódicos, e que será detalhadamente descrito mais adiante. *« Os recortes são montados em folhas pré-carimbadas na parte inferior ã direita. Do carimbo constam dados que identificam o jornal, espaço para a data da notícia noticia e para o assunto não esclarecido na manchete. vistahsneEsta montagem obedece tamanho limite, tendo em vista hs necessidades da microfilmagem. 2.3 - Divulgação Após a etapa de seleção e montagem, as notícias noticias gadas, seletivamente, de maneira a atingir, não só sõ a técnicos envolvidos em tarefas com objetivos objetivo s comuns. comuns, cm Digitalizado gentilmente por: são divulgrupos de mas também 4^ 11 12 13 1 14 �345 ãs as necessidades individuais, segundo um utn esquema de prioridades e o "cadastro de interesses e interessados". Até março de 1979, era feito um perfil dos usuários muito simples, porém porem constantemente atualizado, de maneira a acompanhar os seus interesses no desenvolvimento de suas funções. A partir de abril do mesmo ano, foi implantado um novo sistema de conhecimento das necessidades dos usuários, através de um estudo individualizado dos perfis. Estabelece-se, e se controla rigorosamente, a escala de prioridades dentro de cada assunto, tendo em vista as funções e tarefas dos setores onde os técnicos estão lotados. Quando os documentos retornam ao setor, são arquivados em arquivos convencionais, em pastas suspensas ordenadas pelos assuntos e obedecendo internamente uma ordem cronológica das notícias. ticias. 3-0 SISTEMA DE MICROFILMAGEM A coleta de noticias resulta em uma média mensal de 1.200 recortes, já expurgadas as noticias duplas ou de interesse temporário. Isto representa um volume assustador, no que se refere ás condições de armazenamento. Pensando numa solução urgente para reduzir o espaço ocupado e agilizar a recuperação das informações microfilmadas, foi estudado, esquematizado e implantado um sistema de microfilmagem. Foi levado em consideração que o tempo típico de acesso em microfilme é de 30 a 60 segundos, desde que tenham sido planejadas e executadas indexação e codificação adequadas ãs características da documentação e ã solicitação dos usuários. 3.1 - Uso e Aproveitamento dos Documentos SUA IMPORTÂNCIA Todo o documento é gerado tendo em vista a pessoa ou o se- cm Digitalizado gentilmente por: %^Sys,e. CpercacUracnto 12 13 14 �346 tor interessado. interes sado. 0 recorte de jornal poderá conter uma notícia importante, mas se não houver cadastro de interesse registrado. registrado, se lecionado. não será selecionado. 0 grande valor deste arquivo ar quivo está fundamentado no fato de ser excelente fonte para pesquisas pes quisas retrospectivas. Por exemplo: dentro dos assuntos "adminis "administração tração federal, estadual ou municipal" áé possível se traçar perfil pe rfil do desenvolvimento do pensamento político de seus admin administradores, istradores, durante determinado periodo ou gestão, pelas notic ias e pronunciamentos publicados. ríodo notícias Trata-se de uma pesquisa muito importante para os cargos diretivos do órgão. VOLUME VOLÜME DA DOCUMENTAÇÃO Em 1975, quando foram microfilmadas as notícias noticias coletadas desde fins de 1974, já existiam 14.000 arquivadas. Até dezembro de 1978, foram microfilmados 60.000 documentos. São coletadas aproximadamente 18.000 notícias noticias anualmente. Destas são expurgadas todas de interesse temporário e todas classificadas em mais de um assunto. Estas circulam com cópia para os assuntos diferentes, porém são arquivados somente os originais. ACESSO E FREQüENCIA FREQUEnCIA DE CONSULTAS Considerando o arquivo ar quivo como instrumento de informação, pode-se classificar o pr presente esente caso como um arquivo dinâmico.Isto é, os documentos são cconstantemente onstantemente consultados e, por isso, devem ser de fácil acesso. acess o . A documentação arquivada ar quivada e microfilmada é sempre considerada corrente, pois mesmo me smo aquela tida como histórica, pode retornar ao ciclo de utilização, uti lização, por uma necessidade qualquer. E elevado o índice Indic e de consulta de notícias noticias atuais, quanto o índice das pesquisas pe squisas retrospectivas. tanto A forma de acesso é um parâmetro muito importante na ava1iação liação dos resultados. pois está diretamente relacionada aá ra- Digitalizado gentilmente por: ty 11 12 12 13 13 14 14 �347 pidez na recuperação da informação. No acesso ao documento está estã o ponto alto de um programa de microfilmagem. 0 microfilme é usado fundamentalmente para propiciar técnicas capazes de substituir em eficiência, a recuperação da informação no seu formato original. Sao dois os arquivos: um formado por recortes de jornais, dos últimos 6 meses, arquivados por assuntos e, internamente, em ordem cronológica. cronologica. 0 acesso é direto; outro arquivo estã está constituído pelas jaquetas ou microfichas em filme diazo ordenadas alfabeticamente por assuntos. 0 acesso pode ser direto, mas usualmente é feito indiretamente com a utilização do índice KWIC . 3.2 - Preparação da Documentação PREPARO A documentação a ser microfilmada é toda preparada pelo pró prio setor. Como os recortes já ja sao montados nos tamanhos limites tipulados para a microfilmagem, a preparação consiste nas guintes etapas: esse- - Seleção e expurgo de noticias notícias de atualidade temporária; - Divisão por assunto; - Contagem; - Elaboraçao de lista de assuntos com as respectivas quantidades de recortes; - Relação das jaquetas incompletas. Sao, então, enviadas ao biró birô que realiza ooprocessarnento processamento da microfilmagem, mi crofiImagem, os recortes agrupados por assunto e já ordenados cronologicamente e o conjunto de jaquetas. cm Digitalizado gentilmente por: Sc a n stem CpercacUracnto 11 12 13 14 �348 CODIFICAÇÃO A utilização de flashes foi a codificação adotada por recer a mais simples e indicada para o caso. Ela s5 é valida válida nos rolos do arquivo de segurança, que ventualmente são usados para a copiagem de noticias. pa- e- MICROFILMAGEM Os documentos são microfilmados em birô especializado, como jã já foi dito anteriormente, nos períodos semestrais. Foi adotada a jaqueta por ser a microforma que melhor se presta para constantes inserções e ao método de indexação a ser utilizado. Quando voltam do birô os documentos são detalhadamente revisados e os serviços são conferidos com as especificações fornecidas. As jaquetas com problemas retornam ao birô para as devidas correções. 4 - INDEXAÇÃO Passa-se ã fase de indexação indexaçao dos recortes microfilmados que, após o processamento dos dados pelo computador, dará origem ao índice KWIC. A indexação se constitui num ponto fundamental nas técnicas de organização de arquivos de documentação. Complementada pela codificação, compoe o método global de recuperação de informações microfilmadas. 4.1 - Indexação Pré-coordenada e PÔs-coordenada PÕs-coordenada A preocupação inicial e primordial na implantação do vocabulário controlado foi a determinação do uso da pré-coordenac;aípré-coordenação Digitalizado gentilmente por: Sc a n stem C*ereaclaro«nto �1 .349 349 ou da p5s-coordenação. põs-coordenação. Na indexação pré-coordenada os termos representam conceitos simples e sao combinados no momento de sua preparação, ou seja, os termos sao elaborados com o objetivo de identificar itens específicos. As expressões compostas, que expressam assuntos compostos, são previamente combinados, estando inseridas nos vocabulários controlados. Na indexaçao pós-coordenada põs-coordenada os termos são combinados correlacionados no momento da pesquisa, para a recuperação informação. Prevendo-se o uso de uma recuperação"on-line" recuperação "on-line" num próximo, optou-se pela pós-coordenação, proximo, põs-coordenação, que oferece; oferece: a) ou da futuro diminuição sensível da quantidade de termos indexados; b) maior trabalho na recuperação. A adoçao de uma indexação põs-coordenada pós-coordenada não exclui o uso paralelo da pré-coordenação, pre-coordenação, principalmente quando o significado dos descritores simples, pós-coordenados, põs-coordenados, óé diferente de seu significado no descritor composto, ou ainda, quando pode resultar em dois descritores diferentes, ambíguos. A pos-coordenaçao pos-coordenação éS usada quando a combinação de termos sim pies nao leva ã ambigUidade por representar sempre o mesmo conceito . não-descritor 4.2 - Descritor e nao-descritor Passaremos a tratar por descritor e nao-descritor não-descritor os termos indexados autorizados ou não nao autorizados. Víò cfL-cio ^ Vzi H e um termo selecionado, empregado para representar sem ambigUidade, os conceitos. 0 descritor Sé o elemento de uma linguagem documentária que pode ser usado, independente do texto, para armazenagem e recuperação dos conceitos que ele contém. Por descritor se entende também que são termos cm 1 Digitalizado gentilmente por: autorizados 11 12 13 14 �350 que o indexador atribui a um utn documento, para descrever seu conteúdo temático. Não díi dzi CAãtOAe.i C-fL-ito são termos não autorizados que compreendem sinônimos ou quase-sinônimos e formas diferentes das palavras. são conhecidos também como termos de entrada. 4.3 - Principais Regras de Indexação Exporemos, resumidamente, algumas das principais regras de indexação, baseadas quase totalmente no SPINES Thesaurus e que servem de base para o trabalho do setor. 4.3.1 - Substantivo Os descritores são usados, sempre que possível, na forma substantiva, ou no gerúndio; a forma verbal deve ser evitada bem como a adjetiva. Emprega-se o substantivo adjetivado quando, na pSs-coordepós-coordenação, os decritores reunidos resultam em conceitos diferentes. 4.3.2 - Adjetivos Há certo número de casos em que o emprego do adjetivo ou Ha de outras formas não substantivas, são necessárias. Uma vez que os adjetivos podem ser pré-coordenados com substantivos e terem entrada como descritores compostos, a decisão de admitir adjetivos isolados deverá ser ditada por considerações de praticabilidade e flexibilidade. Recomenda-se a pré-coordenação sempre que um adjetivo aparecer com muita freqllência freqUência associado a outro termo particular. 4.3.3 - Número Para determinar o número do descritor toraa-se toma-se sempre o termo como e usado na linguagem natural. por base, Procura-se empregar no singular os termos indicativos de: cm Digitalizado gentilmente por: %^Sys,e. CpercacUracnto 12 13 14 �351 - materiais; -materiais; - propriedades especificas; - nomes próprios e disciplinas. Usa-se o plural sempre que o termo for conhecido mais dessa forma ou que, quando usado em ambas as formas, tenha sentido diferente em cada uma delas. 4.3.4 - Homógrafos Os termos homógrafos - vocabulário com a mesma grafia, mas com significados diferentes - devem ser diferenciados pela adjetivação_. Quando tal procedimento não é possível, os parênteses jetivaçãoj são utiLiz_ados incluindo-se, então, palavras de diferenciação. 4.3.5 - Abreviaturas e Siglas As abreviaturas somente deverão ser usadas quando os seus respectivos significados estiverem bem definidos entre o grupo de usuários específicos e também internacionalmente, devendo existir vantagens de ordem prática na sua adoção. Caso contrário, el s devem ser evitadas. el-s As siglas que formam um termo devem ser aceitas como descritor, quando bem conhecidas dentro da especialidade, bem como aquelas que são familiares aos usuários do sistema. 4.3.6 - Algarismos Os elementos numéricos de um termo indexador sãa são sempre indicados em algarimos arábicos, quer se trate de números romanos ou ordinais. 4.3.7 - Terminologia Cientifica É dada preferência a adoção do termo usual em lugar do ter mo cientifico. 4.3.8 - Ortografia Adota-se a ortografia mais comumente aceita e fazem-se re- Digitalizado gentilmente por: Sc a n stem Sy st em GereacUracnt» Ciereoclannita II 12 13 14 �352 missivas das diferentes versões indicando sua súa sinonímia. sinonimia. 4.3.9 - Tradução Muitos termos técnicos correntes foram formados pela tradução de palavras de outras línguas, mas, as vezes, um termo de língua estrangeira moderna ou um termo grego ou latino éi incorporado ao vocabulário especializado de um determinado assunto. Quando o termo estrangeiro e sua tradução admitida coexistem com o mesmo significado, deverão ser Incluídos incluídos no vocabulário, sendo um deles o descritor e o outro um não-descritor, fazendo-se remissivas para indicar a sinonímia. 4.4 - Descritor X Kwic A primeira etapa de implantação de um vocabulário controlado usando-se descritores ao invés de palavras-chave, iniciou-se com o preenchimento dos boletins de implantação, a partir dos novos recortes de jornais ou artigos de periódicos indexados, segundo a nova metodologia indexada. Numa segunda etapa retomaremos a documentação já alimentada para as devidas normalizações. 0 controle de uso dos decritores e não-descritores, feito através do estudo e autorização de termos, está a cargo de uma equipe técnica. Os termos são levantados pelos técnicos responsáveis pela indexação do documento e submetido ã apreciação da equipe, que por sua vez, autoriza ou não autoriza seu uso. Cada termo é transcrito em ficha própria, onde, além do termo,haverá suas remissivas, observações, definições, etc. Os termos indexadores usados para o índice Kwic serão os mesmos usados na indexação dos livros e publicações oficiais da Divisão de Documentação. Pretende-se cora com isto, uma linguagem éúnica de recuperação da informação, já que visa atender o mesmo usuário. cm 2 3 Digitalizado 4 gentilmente por: sj.-, System Ciereaclaro«nto ♦ 11 �353 índ-ice Kwic de Recortes de Jornais 4.4.1 - Descritor e o ín>i-ice Sempr e que possiv^l Sempre possível se.farã,a se fará a modificação necessária, necessária no próprio titulo,da titulo da que possa ser determinado o descritor no.prSprio cia jornalística, jornal ística, mas quando tal fato não ocorre, quer seja ficação necessária descaracterizaria o titulo, que a modi modificação título, o olocado entre barras. critor é colocado c para not^ pordes- comum,Sé o.aparecimento 0 cas casoo mais comum 0 aparecimento de sinônimos.^Neste sinônimos. Neste caescritor autorizado,está titulo da notícia, ,basta so, se o ddescritor autorizado está no título basta marcá-lo;; caso contrário áé usado o descritor autorizado marcã-lo autorizado, entre barras. . ■ , ' ^ i f■ . ^ - p 0 uso do singular e plural, bem como o problema problana dehomografos dehomografos^ não oferecem maiores dificuldades, principalmente no segundo canao so, pois um titulo título de noticia notícia dificilmente ié compostode composto de uma sso palavra e um homôgrafo, uma frase não deixa margem a dúvidas duvidas quanto a seu significado. ' ~ \0 0 mesmo ocorre com as outras normas, tendo sofrido algumas adaptações, sempre que necessário e sendo estudados constantemente os casos isolados. isolados . 4.5 - Manutenção»e 4.5Manutenção e Atualização do Vocabulário Controlado •^o i Para.atualização Para atualização e manutenção do vocabulário contro controlado lado fazemos verificações periódicas sobre: a) Análise de freqUência de utilização dos descritores; b) Análise da existência de descritores que sao, na verdade, sinonimos; sinónimos; c) Eliminação de descritores nuncft nuncQ utilizados por serem redundante s ; dundantes; T ^ d) Eliminação e/ou substituição dos descritores que se tor■ ' '' . naram ultrapassados; .‘ !■ ■A ,. wi J.í> , í o ■ '■ e) Subdivisão de descritores que reúnem grande quantidade, de documentos, isto ê, é, aumento aumento,de,especificidade de especificidade dos termos de indexação. cm Digitalizado gentilmente por: Sc a n stem C.ereaclaro«nto 11 12 13 14 �354 For outro lado, a seleção de novos descritores Por descricores decorre da necessidade de inclusão no sistema, de conceitos novos, que devam ser analisados conforme as normas usadas para a escolha inicial de termos indexadores. 5-0 SUBSISTEMA SÜBSISTEMA DE INDEXAÇÃO DE ARTIGOS DE PERIÖDICOS PERIODICOS 0 crescente^e crescente e assustador volume da produção cultural divulgada em periódicos, sobrecarregou as'dependências as dependências disponíveis da Divisão de Documentação. A redução na utilização do espaço só foi conseguida com a adoção da microfilmagem das coleções de periódicos. 0 processo adotado propiciou dois outros importantes benefícios: a complementação das coleções, lisualJsualmente com falhas, e a indexação^dos indexação dos artigos de maior interesse. PREPARAÇÃO PARA MICROFILMAGEM 0 preparo da documentação eé executado pelo pessoal do setor e consiste das seguintes etapas: - Seleção dos títulos (obedecendo critérios pré-estabelec^ dos) ; - Complementação das coleções, através de empréstimo entre bibliotecas; - Seleção e indicação dos artigos a serem indexados; ~- Elaboração de lista contendo o número do último rolo da coleção, em caso de atualizações. 0 material é enviado ao biró com todas as possíveis. especificações CODIFICAÇÃO A microforma microforms escolhida foi o rolo com o flash como codificação. Antecedendo cada artigo selecionado como significativo na recuperação, é colocado um flash numerado para a identificação do código de endereçamento. cm 1 Digitalizado gentilmente por: ^ I Sc a n stem lll|lll II 12 13 14 �355 É esta fase a mais importante na preparação, pois depende deste detalhe (o flash numerado é colocado na posição exata) o sucesso do sistema. INDEXAÇÃO A fase de indexação obedece a mesma rotina adotada para a indexaçao de recortes. Varia somente quanto ao codigo de ender eçamento. 6 - CONCLUSÃO Esta experiência, até certo ponto, jã jâ implantada com suce^ suces^ so, está sendo divulgada para fins de intercâmbio técnico, com outros centros de documentação ou bibliotecas, principalmente, aquelas participantes da Rede Sul de Ihformaçao Informação Documentária. ABSTRACT S - A successful experience on use of vocabulary control for indexing microfilmed newspaper clippings and periodical articles. artides. 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Title A name given to the resource CBBD - Edição: 10 - Ano: 1979 (Curitiba/PR) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1979 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Curitiriba (Paraná) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Controle de vocabulário na indexação de documentos microfilmados Creator An entity primarily responsible for making the resource Martau, Mariza de Castro Rozado, Helen Beatriz Frota Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Curitiba Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB & Associação Bibliotecária do Paraná Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1979 Type The nature or genre of the resource Evento Subject The topic of the resource Vocabulários Controlados Indexação (biblioteconomia) Microfilmes Description An account of the resource Apresenta-se uma experiência na adoção de um vocabulário controlado à linguagem livre até então empregada na indexação de recortes de jornais e artigos de periódicos microfilmados. Language A language of the resource pt