http://repositorio.febab.org.br/files/original/20/1961/cbbd1979_doc24.pdf 026d007a03c44bf0ded5e8f39314447d PDF Text Text r 294 CDD CDU CDÜ 029.7 026:681.3 UM SISTEMA AÜTOMSTICO ÜM AUTOMÁTICO DE RECÜPERAÇSo RECUPERAÇSo DE INFORMAÇÕES EM BIBLIOTECA OLGA MARIA DA COSTA Bibliotecária LÜCiLIA conter lucIlia CONTER Bibliotecária ADEMIR DA MATA Analista de Suporte RESUMO 0O trabalho versa sobre o sistema desenvolvido pela para automação do Setor de Documentação e Biblioteca. CELEPAR Utilizan- do recursos computacionais, o sistema, alem de servir como ins- trumento de disseminação de informações daquele Setor, permite a recuperação rápida via terminal de video vídeo das informações do ace£ vo. As maiores dificuldades encontradas foram basicamente a de- terminação dos métodos de classificação, a composição de uma lis^ ta de descritores e a preparação do material, já que não nao existia nada previamente definido. Com o auxílio auxilio de analistas de sistema, as bibliotecárias solucionaram os problemas referentes a processamento de dados e telecomunicações, visto que o sistema utiliza recursos de teleprocessamento. cm Digitalizado gentilmente por: ^AScan jÊft ^ 11 12 13 14 �295 1. APRESENTAÇÃO , ' , A finalidade da apresentaçao deste trabalho no 109 , Congresso Brasileiro de Biblioteconomia e Documentação, Documentação,;éé relatar aa' experiência da Companhia de Processamento•de Processamento de Dados do Paraná Parana - CELEPAR, na utilização do computador para a recuperação das informações do Setor de Documentação e.Biblioteca e Biblioteca - SEDOC, a título titulo de encorajar a troca de idéias entre Instituições Instituições.que que estejam tri- lhando este caminho. T: Pretende-se mostrar a interaçao interação entre a biblioteca e o -compucomputador, apresentando as facilidades, problemas e dificuldades encontradas no decorrer da implantaçao do sistema computadorizado. 2. INTRODUÇÃO " 0 £ A evolução da tecnologia e o atual emprego de modernos veículos de comunicação, acarretam um acúmulo acumulo de informações sobre os mais diversos assuntos. A biblioteca deverá sempre estar prepa- rada para disseminar as informações de seu acervo, facilitando a resolução de problemas, esclarecimento de assuntos,^ assuntos, realizaçao de pesquisas, atualização e aperfeiçoamento de seus usuários. Com a utilização de recursos manuais, a disseminação de infor^ mações torna-se lenta e trabalhosa, surgindo como solução mais viável a utilização do computador. A CELEPAR, dispondo de recursos próprios de processamento de dados, optou pela utilização do computador na recuperação das in formações do acervo do SEDOC. Uma vez que a recuperação das informações se caracteriza como uma atividade que exige um tempo de resposta muito baixo e cm Digitalizado gentilmente por: ty ♦ 11 12 12 que 13 13 14 14 �296 o próprio usuário ée quem recebe a resposta final, analisou-*se os métodos de aplicação do computador na área, e com base nos sultados desta pesquisa, chegou-se ã á conclusão de que a opção remelhor seria a utilização de um sistema on-line.* Ao contrário dos sistemas convencionais computadorizados, nos quais o tempo de resposta através de recursos de listagens e/ou microfichas torna-se quase tão convencional quanto ao método catálogos manuais, um sistema on-line proporciona uma automática de pesquisa baseada nos recursos de banco de dados, contendo as informações atualizadas do acervo, num tempo considerado desprezível e numa forma altamente compreensível. 3. 0 SETOR DE DOCUMENTAÇÃO E BIBLIOTECA 0 SEDOC tem existência relativamente recente no organograma da empresa. Anteriormente, apresentava-se apenas como um depósito de livros, onde o material estava disposto nas estantes sem acompanhar um sistema qualquer de classificação. Para a recuperação de qualquer informação do acervo, era cessário uma busca exaustiva nas estantes, incluindo a ne- pesquisa detalhada sobre o conteúdo de todo o material, acarretando uma grande demora para passar ãs mãos dos usuários as informações S£ s£ licitadas. o * Um sistema que utiliza recursos de telecomunicações entre computador e terminais instalado instaladoss distantes do centro onde as informações são processadas. Est Estas as informações são recuperadas e transmitidas para cUsuário o usuário so solicitante licitante através de linhas de transmissão e terminais (vídeos ou impressoras). Digitalizado gentilmente por: 12 13 14 �297 Após uma reestruturação, ficou estabelecido para este órgão, nao so a guarda e controle do acervo, mento e implementação de rotinas e procedimentos visando utilização racional do uma acervo e sua constante ampliaçao, a qualidade da documentação em um dos mas também o desenvolvi- pois e sua fácil recuperação, constitu- patrimônios mais importantes nas empresas. 4. PREPARAÇÃO DO MATERIAL Para que um sistema automático de recuperação venha a funci£ nar a contento, requer um planejamento adequado. É definir os métodos pelos quais o sistema deve ser desenvolvido e, deve-se ainda, analisar necessário analisado e cuidadosamente os ins- trumentos a serem utilizados na preparação do material, sempre levando em consideração, o tipo de acervo, usuário e recursos recursos, de maquina disponíveis. Tendo em vista que o acervo da biblioteca ainda não preparado para atender com rapidez as solicitações dos rios, e sendo este o primeiro passo para a automaçao, se a coleta e análise dos estava usuá- iniciou- recursos disponíveis para a sua pre- paração . paração. em processamento Tratando-se de biblioteca especializada ém de dados, onde o assunto principal está sujeito a modificações e evoluções constantes, deparou-se para encontrar materiais com uma série de dificuldades dificuldades' que estivessem atualizados, ou por sua natureza de organização, permitissem atualizaçao e que, ex- pansão . Digitalizado gentilmente por: ♦ 12 13 14 �298 4.1 CLASSIFICAÇÃO A principio planejou-se utilizar uma classificação para acervo, pois embora seja uma biblioteca especializada, todo existem publicações que abordam outros assuntos. Entretanto, isto não foi possível. Apõs Após o estudo de duas classificações gerais, che- gou-se ã conclusão que estas eram falhas na parte de processamen processame^ to de dados, desaconselhando-se a sua utilização. A Classificação Decimal de Dewey (C.D-.D.), (C.D.D.), primeiramente tudada, ée organizada satisfatoriamente na maioria de suas ses, mas na parte de processamento de dados estã esclas- desatualizada e incompleta, podendo apenas ser utilizada por bibliotecas onde este não eã o principal assunto. Tentou-se expandi-la, porém não foi possível, pois sua estrutura seria totalmente modificada. A Classificação Decimal Universal (C.D.U.), também estudada, mostrou-se inadequada para a classificação do acervo, pois é vo^ tada para a mãquina máquina (hardware), sendo incompleta para a parte dos programas (software). Eliminando Elimin ando a possibilidade de d e se vir a adotar uma única classificação para todo o acervo, pensou-se sificaçao p ensou-se em utilizar duas classificações: uma específica especifica para o material sobre processamento de dados e a C.D.D. para as demais publicações. Fassou-se Passou-se então para a fase de coleta e analise ddas especificas. as classificações específicas. Através de correspondências com entidades nacionais e estrangeiras especializadas, tomou-se conhecimento das classificações: Automation Classification Code, Categoríes Categories of the Computer Sciences Classification Classifícation System for Computer Reviews - ACM e a classificação usada pelo Control Computer Abstracts. cm Digitalizado gentilmente por: 4^ II 12 13 14 �299 Após a analise análise detalhada sobre o conteúdo destas classifica- ções, adotou-se a da ACM que se ajusta perfeitamente ao'tipo ao tipo de acervo, agrupando os assuntos sem chegar a nível de. de detalhe, nem os generalizando demais. Para facilitar sua utilização, estada^ sificação foi traduzida e expandida, sem alterar o esquema sificaçao ori- ginal . ginal. Partindo da premissa que seria adotada a C.D.D. para o restaii restan te do acervo, e para que a classificação da ACM não ficasse em desarmonia, achou-se conveniente empregar os quatro primeiros -a^, al^ garismos referentes a processamento de dados da C.D.D. seguido dos números da ACM. (001.6), ^ 4.2 ;/ DESCRITORES Estabelecida a classificação que seria mais apropriada, iniciou-se o^^estudo oNestudo dos descritores, para a recuperação dos assun- tos . Empregando recursos mecânicos e, sendo uma biblioteca especia^ especi^ lizada, seria desaconselhãvel decidir-se pela utilização de listas gerais de descritores.Sendo des critores.Sendo assim, passou-se diretamente a escolha das listas específicas de descritores em procesamento de dados. 0 fato de não encontrar nenhuma lista especializada de descr^ tores em língua portuguesa, levou ã decisão de se utilizar:o utilizar o NCC Thesaurus of Computing lerms. Terms. Tratando-se de língua estrangeirai estrangeiraj ele requeria uma tradução. Entretanto, recorrendo a dicionários técnicos inglés-portugues existentes, notou-se que esta traduçao seria impraticável, devido ã pequena incidência na apresentaçao . : ' i39 dos termos. Digitalizado gentilmente por: JÇs? 1 12 1 13 14 �300 Mesmo estando a par das dificuldades que seriam encontradas com o trabalho de elaboraçã-o de uma lista de descritores, que exige não.sõ não sõ mão-de~obra mão-de-obra especializada em Biblioteconomia, mas também em Computação, iniciou-se iniciou~se a compilação dos dados necessários para sua preparação. Primeiramente, foram tomados como base os dicionários e glosFrimeiramente, sários existentes, selecionando entre os termos traduzidos, aque^ aqu£ les mais significativos. Como em todos dicionários ocorrem sinônimos, o segundo trabalho foi o de locnlizá-los e o de o termo que seria usado, fazendo remissiva escolher para os demais. Apôs selecionadas todas as expressões que deveriam fazer parte da lista de descritores, estas foram convertidas em arquivos magnéticos * legíveis por computador e foi elaborado um programa para que todas as expressões digitadas fossem "rodadas", isto é, cada palavra da frase apareceria na primeira posição. Exemplo. análise de sistemas e sistema, análise de ~ ^ Este trabalho foi feito a fim de tornar mais fácil a verifier verifica çãó da incidência da mesma palavra nas diversas expressões que compunham a lista, facilitando o agrupamento e padronizaçao dos termos. Uma vez escolhida a expressão que seria utilizada, a outra foi eliminada, ocorrendo da mesma forma para as demais expre£ expre^ sões. * Um arquivo de marcas magnéticas que pode ser lido pelos dispositivos de um computador. Pode ser discos especiais, fitas ma^ néticas ou células de dados. cm Digitalizado gentilmente por: Kjíaux/iü/' 12 13 14 �301 Na área de processamento de dados, alguns termos sao mais conhecidos em inglês, outros não nao tem tradução, traduçao, portanto, o traba- lho seguinte foi de incluir estes termos, e no caso de haver na lista a tradução correspondente, foi feita a remissiva para o termo em ingles inglês.. Após este trabalho foi possível emitir a lista definitiva de descriotores sujeita a modificações, conforme a necessidade - e iniciou-se a preparação do material da biblioteca, utilizando es^ e£^ ta lista de 3.548 termos. Para que as bibliotecárias tivessem uma visão geral dos assun^ assun tos abordados no material da biblioteca, e dos recursos mecâni- cos que iriam utilizar, compareceram a dois cursos ministrados na própria CELEPAR: Introdução ao Processamento de Dados e um cur- so de treinamento com terminais de vídeo. Apesar do conhecimento adquirido nos cursos, a maior dificuldade encontrada foi com a determinação exata do assunto das blicações, por ser este um trabalho que requer um pu- conhecimento profundo do assunto. Tratando-se de publicações altamente especializadas, primeir^ primeira^ mente foi fox necessário a colaboraçao colaboração do pessoal técnico, os quais através da circulação de periódicos, ou mesmo em consultas infor^ infojr mais, determinaram as palavras-chave das publicações, deixando para as bibliotecárias o trabalho de converte-las para descritores. Ã medida que foram fazendo a triagem dessas palavras-chave, as bibliotecárias se familiarizaram com a terminologia terminologia.empregaemprega- da, passando a absorver, gradativamente a totalidade deste encar^ go. go- Digitalizado gentilmente por: Sc a n stem CiercacUnicnto 11 12 13 14 �302 5. VlSÂO VISÃO GERAL DO SISTEMA Finda a fase de levantamento das necessidades básicas do tema, toda a atenção foi voltada para o planejamento de forma que num contexto evolutivo se atendesse sis- definitivo, gradativamente as áreas mais críticas. criticas. Por sua própria natureza de eespecialização, specializaçao, o material mais im manuaiss técnicos enviados pela Internaportante do acervo são os manuai tional Business Machines - IBM. Como este material se caracteriza como a principal fonte de pesqui pesquisa sa científica e operacional, deuse prioridade para a sua recuperação. recuper ação. Em seguida, passou-se para o desenvolvimento da fase que vi visa sa atender, numa amplitude operacional mais abrangente, a área rreferente pjs eferente ao acervo de livros e p£ riódicos. Basicamente o princípio de funcionamento dos sistemas é o mesmo, pois foi desenvolvido visando minimizar os procedimentos operacionais, não deixando transparecer uma idéia de sub-sis sub-sistemas,on temas, oii de a dinâmica operacional torna-se prejudicada. Este sistema utiliza recursos de teleprocessamento * leçal, loçal, ou seja, usa um programa que controla uma rede de terminais ** a^ as_ sociado a uma série de programas desenvolvidos pela própria CELE- Num sentido amplo, significa a utilização do processamento ele^ trónico de dados, associados aos recursos de telecomunicação. trônico ** ÉÊ um dispositivo que permite transferir/receber informações j cessadas num computador ã localidades distantes do mesmo, atr at vés de linhas telefônicas, micro-ondas ou satélites artifici ais . ais. cm 2 3 Digitalizado gentilmente por: ii 12 13 • I» Io ilolo * 14 �303 PAR, que atende as solicitações dos usuários provindas dos ter- minais de toda a rede. 5.1 PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS 0 usuário que estiver interessado em informações do SEDOC, d^ rige-se primeiramente a um dos terminais instalados nos diversos locais da CELEPAR e, depois de atender aos protocolos normais de entrada no sistema, está esta apto para iniciar uma pesquisa. Como o sistema eé conversational, conversacionai, o usuário terá sempre no vívlo deo telas auto-explicativas, que o orientarão na pesquisa. *3 0 usuário transfere então ao terminal, o argumento de pesquisa, que pode ser autor, título titulo ou descritor*, e ao pressionar tecla "enter", o sistema pesquisará o banco de dados e a listará no video vídeo todos os registros associados ao argumento. Os recursos de auto-recuperaçao do sistema garantem ao usuá- rio a continuidade do processo, mesmo incorra êle, ele, num erro de operação; neste caso, uma tela auto-exp1icativa auto-explicativa mostra-lhe a natureza do erro cometido e instruções de como continuar. Uma vez terminada a pesquisa, o usuário anota a codificação do material desejado e dirige-se ao SEDOC, onde á atendido rapidamente . * A lista de descritores encontra-se ã disposição do usuário lado de cada terminal. Digitalizado gentilmente por: Sc a n stem O' CpercacUracnto 11 12 13 ao 14 �304 5.2 PROCEDIMENTOS ESPEClPICOS ESPECÍFICOS PARA MANUAIS IBM A recuperação das informações contidas nos manuais IBM difere dos outros materiais, apenas em um aspecto. Tratando-se Xt atando-se de manuais técnicos, onde os títulos refletem exatamente exatamen te o conteúdo da obra e levando em conta que a IBM padroniza os termos utilizados, limitou-se a recuperar os assuntos pelas prõpr próprias t^ ias palavras dos tí^ tulos, pois achou-se desnecessário a inclusão de novos termos (descriores). Ê necessário também salientar que os manuai manuaiss chegam até a bi- blioteca já jã classificados, num sistema próprio da IBM, o qual con tém uma divisão de 100 assuntos (grupo) e um código c ódigo de identifica ção. 6. PERSPECTIVAS FUTURAS Como jã já foi mencionado, encontram-se operacionais as rotinas de recuperação das informações do acervo que poderão inclusive, ser demonstradas no 109 Congresso Brasileiro de Biblioteconomia e Documentação, através de terminais. Obviamente, as aplicações que o computador possibilita em uma biblioteca, são limitadas apenas pelos recursos disponíveis. Em princípio, é possível automatizar todas as rotinas manuais, sendo este o objetivo. Na.realidade, o planejamento para o futuro é bas_ tante flexível, possibilitando ajustes em função dos resultados observados. A próxima etapa do sistema é viabilizar e implantar o controle do acervo em suas múltiplas facetas. Além dos recursos para quisa, o sistema dispoe> dispõe> em fase de implantaçao, implantação, de varias várias cm Digitalizado gentilmente por: ty ♦ 11 12 pesroti- 13 14 �305 nas de apoio aã administração adminis traçao de bibliotecas como-; como-: - Controle de empréstimos, - Controle e manutenção dos arquivos, - Recuperação de informações através de relatórios, - Recuperação de informações por codificação. Numa terceira etapa e intenção desenvolver as rotinas: - Controle da circulação de periódicos, - Controle de assinaturas, - Elaboraçao de resumos, - Perfil do usuário, - Divulgação de novas aquisições. 7. CONCLUSÃO Uma das mais importantes funções de uma biblioteca especializada, e sem sombra de duvidas, a disseminação rapida rápida das informa^ inform^ çoes de seu acervo, visando manter seus usuários informados de todos os acontecimentos no seu campo. No entanto, sempre nos deparamos com uma série de problemas de ordem manual ou ou'intelectuintelectual que normalmente interferem no ê^xito d'xito de um planejamento desta natureza. Tendo em vista que o volume de informações a serem pr£ cessadas é grande e complexo, novas técnicas são exigidas para a dinamizaçao dos processos envolvidos. Neste ponto, aparece o com putador como a alternativa mais viável dada sua grande capacidade de manipulaçao de dados em tempo altamente reduzido. A utilização do computador nas rotinas de uma biblioteca torna-se nos dias de hoje, um imperativo inevitável, mas em tempo algum vai dispensar a presença do bibliotecário. Deve-se levar Digitalizado gentilmente por: Sc a n stem GereocUracnt» �306 em consideração que a metodologia científica de um sistema dinâmico de recuperação de informações de uma biblioteca, irã sempre nascer do poder criativo e do senso de organizaçãoe planejamento e da capacidade de indexação e controle dos processos, que cara£ terizam o profissional. ABSTRACT The Work work meets over a CELEPAR system developed increazing the procedures of its Setor de Documentação e Biblioteca. Computer resources had been used as a tool of library storage affair in- formation spread. This system allow user to retrieve quickly by screem terminals terminais most of all information Information in the library. basic problemas have been found in the system design in Some several areas like in the determination of an efficient method of sorting in the composition of a specific keywork list and the data colle£ tion, because there was almost lalmos^t nothing already designed about them before. A set of system analists kept over aboút about system design, problem programs, data Processing processing concepts and teleprocessing resources resources.. cm 2 3 Digitalizado gentilmente por: ^ ... ^ II 12 13 14 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource CBBD - Edição: 10 - Ano: 1979 (Curitiba/PR) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1979 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Curitiriba (Paraná) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Um sistema automático de recuperação de informações em biblioteca Creator An entity primarily responsible for making the resource Costa, Olga Maria da Conter, Lucíla Mata, Ademir da Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Curitiba Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB & Associação Bibliotecária do Paraná Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1979 Type The nature or genre of the resource Evento Subject The topic of the resource Arquivamento e Recuperação da Informação (automação) Description An account of the resource O trabalho versa sobre o sistema desenvolvido pela CELEPAR para automação do Setor de Documentação e Biblioteca. Utilizando recursos computacionais, o sistema, além de servir como instrumento de disseminação de informações daquele Setor, permite a recuperação rápida via terminal de vídeo das informações do acervo. As maiores dificuldades encontradas foram basicamente a determinação dos métodos de classificação, a composição de uma lista de descritores e a preparação do material, já que não existia nada previamente definido. Com o auxílio de analistas de sistema, as bibliotecárias solucionaram os problemas referentes a processamento de dados e telecomunicações, visto que o sistema utiliza recursos de teleprocessamento. Language A language of the resource pt