http://repositorio.febab.org.br/files/original/19/1486/Trab14400217520150331_000000.pdf dd61d2ef8b11c1991714b1cf85301818 PDF Text Text XVI Congresso Brasileiro de Biblioteconomia e Documentação 22 a 24 de julho de 2015 UMA PROPOSTA PARA O AUTOARQUIVAMENTO DE DISSERTAÇÕES E TESES NO REPOSITÓRIO INSTITUCIONAL UNESP Autores Fabrício Silva Assumpção - fabricio@reitoria.unesp.br Juliano Benedito Ferreira - julianoferreira@reitoria.unesp.br Ana Paula Grisoto - grisotoana@reitoria.unesp.br Flávia Maria Bastos - fmbastos@reitoria.unesp.br Silvana Aparecida Borsetti Gregorio Vidotti - vidotti@reitoria.unesp.br Universidade Estadual Paulista (UNESP) Introdução Para atender a Portaria nº 13, de 15/02/2006, da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES), que institui a divulgação digital das dissertações e teses defendidas nos programas de pós-graduação reconhecidos, a Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho” (UNESP) tornou obrigatória em 2006 a entrega de uma cópia digital de cada trabalho defendido em seus programas de pós-graduação para inclusão na C@tedra, a biblioteca digital de teses e dissertações da UNESP. Com a implantação do Repositório Institucional UNESP (http://repositorio.unesp.br) em 2013, a Universidade atentou para a oportunidade de, por meio do autoarquivamento, redefinir o fluxo de trabalho para a disponibilização online das dissertações e teses. Assim, este relato de experiência tem por objetivo apresentar o fluxo de trabalho definido para o autoarquivamento das dissertações e teses no Repositório Institucional UNESP. Fluxo de trabalho atual para a disponibilização das dissertações e teses Atualmente, a disponibilização online das dissertações e teses defendidas na UNESP ocorre da seguinte forma: Após a defesa, o aluno realiza as alterações necessárias em seu trabalho e entrega a versão final nos formatos impresso e digital (em CD ou DVD) na Seção Técnica de Pós-Graduação (STPG). O prazo para a entrega e a quantidade de exemplares são definidos por cada programa de pós-graduação. O aluno entrega �também uma autorização para a disponibilização online de seu trabalho. Na autorização, ele opta pela disponibilização imediata do conteúdo integral ou parcial e, caso tenha optado pelo conteúdo parcial, indica a data a partir da qual o conteúdo integral poderá ser disponibilizado. Não há um prazo limite para a disponibilização do conteúdo integral. A STPG realiza os procedimentos internos necessários à homologação do título de mestre ou doutor e encaminha o exemplar impresso, o CD ou DVD e a autorização para a biblioteca da unidade universitária. A biblioteca cataloga o trabalho no sistema de bibliotecas, inclui o exemplar impresso em seu acervo e encaminha o CD ou DVD e a autorização para a Coordenadoria Geral de Bibliotecas (CGB). A CGB verifica a autorização, armazena no servidor uma cópia digital do trabalho e inclui no registro MARC 21 um link para o arquivo armazenado. Nos casos em que o aluno optou pela disponibilização imediata apenas do conteúdo parcial, são armazenadas duas cópias do trabalho: uma com o conteúdo integral e outra com o conteúdo parcial. O link incluído no registro MARC 21 direciona para o arquivo com o conteúdo parcial. Após a data escolhida pelo aluno, o link é modificado, passando a apontar para o arquivo com o conteúdo integral. Fluxo de trabalho com o autoarquivamento das dissertações e teses Com o autoarquivamento, a disponibilização online dos trabalhos ocorrerá da seguinte forma: Após a defesa, o aluno prepara a versão final de seu trabalho nos formatos impresso e digital e acessa o Repositório com o endereço de e-mail e a senha utilizados por ele no acesso ao sistema da pós-graduação. O aluno inicia a submissão preenchendo os dados sobre seu trabalho. Em seguida, escolhe a versão do trabalho deseja disponibilizar online imediatamente: conteúdo integral ou parcial. Caso tenha optado pelo conteúdo parcial, o aluno deve escolher quando ocorrerá a disponibilização do conteúdo integral. Para isso, são apresentadas as opções: 6, 12, 18 ou 24 meses após a defesa. O aluno envia o arquivo digital com o conteúdo integral de seu trabalho, concede a licença para a disponibilização online e conclui a submissão. Os responsáveis pelas dissertações e teses na CGB recebem automaticamente uma notificação por e-mail. A partir daí, é necessário que verifiquem os dados e o arquivo enviados pelo aluno, façam as correções necessárias e aceitem ou rejeitem a submissão. Se o aluno optou pela disponibilização imediata do conteúdo parcial, o arquivo enviado será mantido em acesso restrito até a data escolhida (6, 12, 18 ou 24 meses após defesa) por meio da funcionalidade “Embargo” do DSpace, e uma cópia do arquivo com o conteúdo parcial será incluída no Repositório para acesso imediato. �O aluno recebe um e-mail informando sobre o aceite, deve imprimir e entregar o e-mail na STPG junto do exemplar impresso do trabalho. A quantidade de exemplares impressos fica a critério de cada programa de pós-graduação. A STPG realiza os trâmites necessários à homologação do título e envia o exemplar impresso para a biblioteca. Periodicamente, os registros criados no Repositório são convertidos em registros MARC 21 e incluídos no sistema de bibliotecas como “registros provisórios”. A biblioteca, ao receber o exemplar, completa o registro provisório e inclui o exemplar impresso em seu acervo. Para o novo fluxo de trabalho serão definidos os seguintes prazos: o aluno terá até 60 dias após a defesa para realizar o autoarquivamento e entregar a versão impressa e o aceite na STPG; a CGB deverá concluir a verificação e o aceite/rejeição da submissão em até 10 dias úteis; e a STPG deverá encaminhar o exemplar impresso para a biblioteca em até 10 dias úteis após a homologação. Considerações finais Os principais fatores que levaram à necessidade de redefinir o fluxo de trabalho atual e propor o autoarquivamento são: a demora na disponibilização online dos trabalhos; a dificuldade da CGB em corrigir os erros identificados (autorizações preenchidas indevidamente, arquivos digitais incorretos, etc.); a falta de um prazo limite para a disponibilização do conteúdo integral; e a falta de padronização dos procedimentos realizados na Universidade. Com o autoarquivamento, espera-se que os problemas identificados no fluxo de trabalho atual, principalmente a demora na disponibilização dos trabalhos, sejam minimizados no âmbito da UNESP. Além disso, entende-se que o autoarquivamento permitirá uma melhor racionalização dos recursos humanos disponíveis nas bibliotecas e na CGB. A viabilidade do autoarquivamento foi averiguada pela Equipe Técnica do Repositório e pela CGB. Foram realizadas reuniões com as bibliotecas e as STPGs, de modo que puderam ser incorporadas sugestões ao fluxo de trabalho e feitas as devidas correções. No momento, a proposta do autoarquivamento está em análise pela Pró-Reitoria de Pós-Graduação. Se aprovado, o autoarquivamento das dissertações e teses entrará em vigor 90 dias após a publicação da resolução que o regulamentará. Palavras-chave: institucional. Autoarquivamento. Dissertações e teses. Repositório � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource CBBD - Edição: 26 - Ano: 2015 (São Paulo/SP) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2015 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant São Paulo/SP Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Uma proposta para o autoarquivamento de dissertações e teses no repositório institucional UNESP Creator An entity primarily responsible for making the resource Assumpção, Fabrício Silva Ferreira, Juliano Benedito Grisoto, Ana Paula Bastos, Flávia Maria Vidotti, Silvana Aparecida Borsetti Gregório Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant São Paulo (São Paulo) Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2015 Type The nature or genre of the resource Evento Subject The topic of the resource Dissertação Arquivamento e Recuperação da informação Biblioteca Universitária Description An account of the resource Para atender a Portaria nº 13, de 15/02/2006, da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES), que institui a divulgação digital das dissertações e teses defendidas nos programas de pós-graduação reconhecidos, a Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho” (UNESP) tornou obrigatória em 2006 a entrega de uma cópia digital de cada trabalho defendido em seus programas de pós-graduação para inclusão na C@tedra, a biblioteca digital de teses e dissertações da UNESP. Language A language of the resource pt cbbd2015