http://repositorio.febab.org.br/files/original/18/1126/cbbd1977_doc62.pdf b9bd461d6e22eefdca11bc5f3dd7c0e9 PDF Text Text ARQUIVOS EM SISTEMAS NACIONAIS DE INFORMAÇÃO NILZA TEIXEIRA SOARES Diretora da Coordenação de Arquivos da Câmara dos Deputados Brasília, DF. Brasil RESUMO Enfatiza o valor dos arquivos como importante fator no planejamento e desenvolvimento dos países. Enumera as funções dos serviços de arquivos que, além de memória rhemória nacional, têm importante papel a desempenhar no sistema nacional de informações. Identifica as atividades de documentação como exercidas sobre dois grandes acervos — o de biblioteca e o de arquivo. Caracteriza o arquivo como acervo oficial, — documentos produzidos e recebidos no desempenho de atividades regimentais — e reserva à área de biblioteca o acervo de documentos adquiridos por compra, doação e permuta. Examina a nova função do arquivista, — a de administrar documentos e enumera suas implicações na qualidade dos arquivos de custódia permanente. Menciona a não integração dos arquivos nos serviços de documentação como uma anomalia. Ao falar dos serviços de documentação de órgãos ministeriais, criados nas décadas de 40 e 50, invoca a estrutura básica que se lhes atribuía, bem como a dos atuais, e examina os exemplos do Centro de Documentação da Câmara dos Deputados e do Ministério das Comunicações. Analisa o primeiro projeto de Sistema Nacional de Arquivo do Brasil, bem como, o atual, em fase de estudo, elaborado pela Secretaria de Planejamento do Ministério da Justiça. Enfatiza a necessidade do arquivista participar dos programas de processamento de dados e outros com vistas à integração de informação e documentos. 93 ^Scan Digitalizado gentilmente por: lÊÊf^ LI 12 13 14 �0. INTRODUÇÃO Neste painel, que versa sobre o tema central deste Congresso, — Integração dos Sistemas de Informação no Desenvolvimento Nacional — cabe-me falar sobre Arquivos em sistemas nacionais de informação. Tentarei, quanto possível, evitar digressões teóricas. Farei, ao contrário, uma abordagem prática, voltada para a realidade brasileira. Ao mesmo tempo que vemos os órgãos ministeriais do nosso país, empenhados em desenvolver sistemas de informação, por processos tradicionais e sobretudo pelo processamento eletrônico de dados, verificamos contudo, que dissociam inteiramente os arquivos desse mecanismo de informação. Ficam os arquivos das entidades governamentais reduzidos a meros depósitos. Custodiam-se os processos e demais documentos arquivísticos, porém não são os mesmos inseridos no estudo e na dinâmica da problemática da informação oficial. Algumas das causas desse esquecimento, quando da montagem dos sistemas de informação, são por nós identificadas nesta comunicação. Os arquivos constituem fonte de informação oficial e não há como admitir que não sejam os mesmos parte do sistema de informação de um país. A falta de um planejamento integrado do sistema documental e de informações torna o processo de recuperação de dados e documentos difícil, senão impossível. A simples guarda de documentos não permite o controle das informações neles contidas. Métodos e técnicas que a ciência dos Arquivos equaciona devem ser aplicados à documentação oficial. Os arquivistas têm um papel a exercer. 1. FUNÇÃO DOS ARQUIVOS Tradicionalmente a idéia de arquivo está ligada à pesquisa histórica, à cultura, quando não "à poeira e traçaria", no dizer do próprio Ruy Barbosa, ao prever o destino de parecer emitido em projeto de lei sobre educação. Há que se considerar os arquivos não só como memória, depositários que são de um passado histórico, embora essa já fosse' fosse uma razão suficiente para justificar maior atenção e destaque no panorama governamental para essas fontes. Os arquivos têm também importante papel a desempenhar no desenvolvimento nacional, quer científico, tecnológico, industrial, agronômico, geológico ou outros. Jean-Jacques Valette, ex-diretor do Serviço de Arquivo e de Documentação de Madagascar e Conservador da Cidade Interministerial dos Arquivos da França, elaborou trabalho em convênio com a UNESCO sobre o papel dos arquivos e do pré-arquivo na administração pública e na política de planejamento em países em desenvolvimento. Arrola uma série de exemplos em que enfatiza o aspecto econômico da utilização dos arquivos, quando da formulação de novos projetos, ou da retomada de outros que não se concluíram no passado. Com o apoio em experiências anteriores, podem os responsáveis pelo planejamento proceder a uma análise das razões que levaram ao insucesso ou ao desvio dos objetivos finais de determinados projetos’. projetos*. 94 Digitalizado gentilmente por: �Todos os OS centros de pesquisa pura ou aplicada acumulam determinada massa de experiência que seria, segundo Valette, criminoso não utilizar. A conservação de documentos relativos a experiências anteriores, ainda que frustradas, evita desperdício de tempo, esforços e verbas. ; Menciona Valette vários empreendimentos relativos a recursos hídricos (bacias fluviais, canais, terra irrigada, etc), iniciados em Madagascar e abandonados por motivos financeiros ou técnicos. Quando mais recentemente desejou o governo daquele país retomar os projetos, verificou-se considerável economia de tempo e verbas nos casos em que os engenheiros puderam contar com os dossiês de arquivo. Aponta o prejuízo causado pelo fato de não haverem sido recolhidos ao Arquivo, por exemplo, os dados relativos a estiagem e precipitação pluvial, fenômenos que demandaram longo período de observação para serem reconstituídos. As somas despendidas em razão da não conservação dos dossiês ultrapassam em muito às que ocorreríam, ocorreriam, se fossem os mesmos conservados^. Os arquivos têm um importante papel a exercer no planejamento e desenvolvimento dos países. Pesquisas sobre matérias-primas, mão-de-obra, meios de transporte, custo de produção etc., se processam a partir de fatores anteriormente registrados. Valette invoca, ainda, o exemplo do Serviço de Arquivo e Documentação de Madagascar que, informado previamente dos problemas que seriam focalizados, facilitava o acesso às equipes encarregadas, tornando as pesquisas menos onerosas e mais rápidas, pois podiam passar de imediato a etapas posteriores. Não há dúvidas, pois, de que, em matéria de desenvolvimento nacional, os arquivosconstituem precioso patrimônio a ser preservado e utilizado. Oferecem os arquivos valor de pesquisa não apenas histórica. A guarda de cada dossiê constitui medida válida e representa uma diminuta parcela da quantia que seria necessária aplicar para refazê-la. Em benefício da própria economia do país é de toda a conveniência que se disponha de um eficiente sistema de arquivos e que possam os responsáveis pelo governo contar com os mesmos, como subsídio quanto a realizações e tentativas passadas, no sentido não só de evitar que se repitam pesquisas já levadas a efeito, mas, também, de permitir que se continue do ponto em que se parou em tentativas anteriores. Afirmaríamos que a falta de hábito de recorrer aos arquivos, fazendo-se tábua rasa do que se passou anteriormente, deve-se ao fato de não se contar com eficientes serviços de arquivo. Cabe, pois, à falta de profissionais habilitados que se responsabilizem por esse acervo e que respondam pela documentação de caráter oficial, colocando-a a serviço do governo. 2. DOCUMENTOS E AROUlVOS ARQUIVOS Os documentos são a base em que se fixam materialmente as informações relativas a atos e fatos. Muitas são as formas de que lança mão o administrador moderno para fazer circular as informações. A transposição das informações primárias para outros suportes é um recurso de que se vale hoje o administrador, para maior funcionalidade nas operações, tanto nos meios burocráticos como científicos. Encontra o homem moderno, como instrumentos de agilização dos sistemas, os processos de computação e microfilmagem. 95 Digitalizado gentilmente por: m �Reportamo-nos aos Arquivos como sendo conjunto de documentos produzidos ou recebidos pelos órgãos no exercício de suas funções. Cabe, pois, aos Arquivos, ou melhor, àqueles que estão à frente dos comandos arquivísticos, a responsabilidade do planejamento, coordenação e controle de todo o processo documental, seja ele represeiptado, represeptado, na forma de papel, fita, disco magnético, filme, microfilme ou microficha, ou qualquer outro meio. Os documentos, durante o seu ciclo de vida, segundo a teoria das três idades, percorrem três fases: fases; 1. ^) corrente, ativa, dinâmica ou administrativa; ®) 2. ^) semi-corrente, semi-ativa ou intermediária; e 3. ^) de custódia permanente ou histórica. Os serviços de arquivo, modernamente, se dividem em duas funções básicas e distintas, porém integradas: 1. Administração de documentos 2. Administração de arquivos A administração de arquivos diz respeito a acervo de valor permanente já recolhido a arquivo de custódia. A falta de uma política de arquivos correntes dificulta as tarefas peculiares da fase de custódia — arranjo, descrição e uso. Vêem-se os arquivos históricos sobrecarregados com enorme massa de papéis sem nenhum valor. Vemos surgir as novas funções do arquivista que se traduzem em administrar documentos. Os arquivos devem ser considerados desde a sua criação. Providências em cadeia asseguram maior eficiência e melhores resultados para as sucessivas funções dos arquivos. Implica em acompanhar todo o ciclo vital dos documentos, produzidos no desempenho das respectivas funções. A era que estamos vivendo, lançada em 1949, nos Estados Unidos, pela Comissão Hoover, que fez um diagnóstico dos arquivos nos órgãos federais, oferece aos arquivos condições de se tornarem, realmente, úteis instrumentos da ação governamental e favorece a fase de custódia permanente. As funções do arquivista moderno se ampliaram e não se limitam ao simples e passivo recolhimento dos documentos em desuso. A administração de documentos — expressão consagrada pela Associação Latino Americana de Arquivos — que gostaríamos de insistir em chamar "administração de arquivos correntes", determina a natureza do trabalho dos arquivistas nos arquivos modernos. Devem os arquivistas reconhecer que tudo que os órgãos da administração fazem ou deixam de fazer, na fase ativa dos documentos, afeta direta ou indiretamente a qualidade dos serviços de arquivo. O interesse do arquivista em relação aos documentos nessa fase e, é, pois, legítimo e até essencial, no dizer do Prof. Frank Evans. 0 8.° Congresso Internacional de Arquivos do Conselho Internacional de Arquivos, do qual se pode encontrar um relatório no órgão oficial da Associação de Arquivistas Brasileiros, — Arquivo & Administração, dedicou uma de suas quatro sessões plenárias à integração das fases correntes e intermediária à de custódia permanente^. 96 Digitalizado gentilmente por: �A administração de documentos é um instrumento de eficiência administrativa. Permite que se conheçam os documentos produzidos nos vários órgãos, que se possa utilizar essa documentação de maneira pronta e eficiente, que se recuperem as informações desejadas, e que, em épocas oportunas, segundo critérios sistemáticos, se eliminem os que careçam de valor, reservando aos arquivos de custódia apenas aqueles cuja hipótese de uso de interesse o justifiquem. Reduz-se a massa documental, determinando-se que séries e conjuntos devam ser conservados, em caráter permanente, devido ao valor que apresentam como fonte de pesquisa científica, histórica e institucional ou como fonte probatória de direitos. Através de assistência técnica o arquivista passa a conhecer a rotina documental, o conteúdo informativo dos documentos produzidos e pode sugerir métodos de classificação que venham a facilitar não só o uso dos documentos correntes, como também as transferências para arquivos intermediários. A falta de uma organização adequada aplicada aos arquivos correntes redunda em desperdício de tempo e de recursos humanos, equipamentos e espaço, sempre insuficientes. Verifica-se uma desordem crescente com prejuízo para o próprio órgão e para o público. A falta de organização desvirtua a finalidade do arquivo que aos poucos cai no descrédito geral e os interessados não se animam a recorrer a esse serviço. A falta de organização dos arquivos e a dificuldade de se encontrar os documentos procurados, levam ao conceito negativo da burocracia administrativa existente e ainda concorrem para o mau hábito que se verifica de não se recorrer a precedentes, ainda que não por indiferença em relação ao passado. A administração de documentos abrange o pré-arquivo, que é a administração de documentos em fase intermediária, em que são os mesmos recolhidos a depósitos intermediários e armazenados a baixo custo. Para estes se transferem os documentos dispensados pelos órgãos da administração, de uso pouco frequente, porém ainda não inteiramente dispensáveis. Os documentos aguardam o decurso de prazos para serem encaminhados aos arquivos públicos ou eliminados, sempre de acordo com planos de destinação global. 3. CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO Faz-se necessário que se distinga nos centros de documentação a existência de dois acervos: o da Biblioteca e o do Arquivo. acervos; Com muita propriedade, já se afirmou que "uma universidade é uma biblioteca cercada de salas de aula". Eu ousaria afirmar que um centro de documentação é "uma biblioteca e um arquivo cercados de serviços e usuários"; um centro de documentação se constitui de atividades documentárias exercidas sobre dois acervos: o biblioteconômico biblioteconõmico e o arquivístico. A documentação e a informatologia (ciência da informação) surgiram da bibliografia instrumento insuficiente para atender ao elevado número de publicações que, por sua vez, secundou a biblioteconomia, conforme a genealogia estabelecida pelo nosso colega Edson Nery da Fonseca**. Fonseca^. Somos de opinião que, embora a metologia arquivística obedeça a princípios próprios e inconfundíveis, as técnicas de documentação e informação 97 Digitalizado gentilmente por: �são também aplicáveis ao acervo de arquivo. Porém, há que se responsabilizar o arquivista pelas informações de caráter oficial e os bibliotecários pelas demais. "Científica ou administrativa a documentação se aplica a todos os documentos, "Cientffica inclusive os de arquivo, sobre os quais as funções e as técnicas arquivísticas e documentárias podem e freqüentemente devem ser aplicadas simultaneamente", sustenta Henri Charnier, autor de um dos três trabalhos de base do Congresso Nacional de Arquivo da França, em 1974, que teve por tema: Les archives et Ia documentation^. Nessa comunicação a função dos arquivos e bibliotecas — furVção função memória — foi confrontada com a função da documentação — associação de idéias. 0 O arquivo se prende à origem do documento e a documentação à utilização da informação. É de se notar que os serviços de documentação criados nos órgãos da administração pública federal do Brasil, nas décadas de 40 e 50 limitaram suas atividades, em geral, a: 1) Referência legislativa (matéria divulgada em Diários Oficiais), 2) Biblioteca e 3) Publicações. Os arquivos, com todas as suas implicações com atos oficiais e respectivos documentos, não foram integrados naqueles serviços. Nos últimos anos, vemos surgir os centros de documentação e informação, sob os mais variados nomes e estruturas, mais completos e sofisticados, porém persiste a mesma anomalia. Embora existam memórias ou "arquivos" no processo da computação, recurso utilizado com freqüência, os arquivos dos órgãos estão igualmente divorciados da atividade de informar, no seu mais amplo sentido. Continuam os mesmos minimizados, sem qualquer compromisso com a informação oficial, salvo no que se refere a processos tramitados, informações próprias de serviços de protocolo. Estão os arquivos, via de regra, inseridos no Departamento de Administração, subordinados às Divisões de Comunicações, ao nível das de protocolo e expedição; em situação paralela, a de transportes, material, zeladoria e outras atividades gerais. Os órgãos de documentação, por outro lado, são, em geral, subordinados à Secretaria Geral e passaram a contar com serviços de processamento de dados e também com serviços estatísticos, além dos usuais, já mencionados. Mais do que nunca se torna necessária a integração desses serviços com os de arquivos, pois tanto a estatística quanto a eletrônica podem concorrer para a meta da arquivística moderna: o máximo de informações no menor volume de documentos. À tese que se distingam dois acervos documentais básicos segue-se a da necessidade de que haja uma efetiva responsabilidade dos vários órgãos quanto a informações geradas no desempenho de suas funções e que nas estruturas desses órgãos, seja o Arquivo a autoridade no assunto. Ao usuário, ao cientista, o comum das vezes não interessa saber qual a origem da informação ou documento. A informação científica não admite qualquer limite ou fronteira geográfica. Contudo, para efeito de sistema de informações, torna-se necessário que se caracterizem e se limitem os acervos e a procedência dos dados. No sistema nacional de informações, o registro da ação estatal e oficial deve ocupar lugar próprio e inconfundível. De não menor importância é o acesso a informações bibliográficas, periódicos e demais documentos do mundo intelectual, inclusive de outros países. Feita esta colocação, é preciso que não haja rivalidade entre bibliotecas e arquivos. Cada um tem seu campo e ambos se completam. 98 Digitalizado gentilmente por: �De há muito, segundo a teoria arquivística francesa, o acervo de arquivos deixou de se compor apenas de manuscritos e expedientes datilografados. As publicações oficiais se tornaram uma importante parcela da produção documental dos órgãos públicos. Os documentos publicados em letra de forma são, via de regra, de grande importância. Embora as publicações oficiais venham, por tradição, sendo incorporadas aos acervos das bibliotecas dos órgãos editores, havendo dificuldade em se romper esse hábito, é necessário que se reconheça nessas publicações peças de arquivo, pois são produzidas pela administração no desempenho de suas atividades^. atividades*. Por razões de ordem prática é conveniente que a biblioteca do órgão disponha, de imediato, das publicações para empréstimo e consulta. Contudo, é de se recomendar que o Arquivo dos órgãos recebam, em exemplares únicos, esses documentos, de forma a constituir o seu arquivo bibliográfico, como o organizado pela Biblioteca da Fundação Getúlio Vargas ou a biblioteca administrativa, ou os arquivos impressos, a exemplo dos franceses. Esse acervo bibliográfico, utilizado no atendimento de consultas da parte de funcionários e de particulares, com o passar dos anos, se constituiu em peças históricas, de consulta menos freqüente, mas valiosas, inclusive para maior inteligência das demais peças de Arquivo. O recolhimento dos fundos ao Arquivo Nacional deve ser integrado por esses documentos. A diferença básica na constituição do acervo de um arquivo e de uma biblioteca talvez reforce o nosso ponto de vista. Para estabelecer a diferença diriamos que arquivo é um todo orgânico e, como tal, é algo estruturado, ao passo que a biblioteca é uma coleção de peças independentes não relacionadas entre si. O arquivo se forma de maneira espontânea. Os documentos que se acumulam, fluem no desempenho das atividades cometidas aos órgãos e são o espelho dessas atividades. O acervo de livros, periódicos e demais documentos de uma biblioteca, por outro lado, se forma de maneira mais ou menos arbitrária e casual, por compra, doação ou permuta, embora obedecendo a eventual planejamento quanto à aquisição e especialização. Preocupa-se o Governo atual em prover os diversos setores envolvidos, no processo científico e tecnológico dos recursos da informática. A seleção das espécies documentais que deverão garantir o processo informativo, básico à evolução das ciências e das técnicas, e mesmo para o planejamento e controle a longo prazo, parece-nos difícil, se a informação não obtiver o tratamento que só a técnica e a ciência dos Arquivos podem assegurar. A simples adoção de sistemas computadorizados, sem o trabalho de base em relação à documentação oficial, parece-nos inócua e prejudicial se considerarmos o acúmulo de informações que isto pode representar com o passar dos anos. O diagnóstico das espécies representativas do desempenho das atividades específicas será imprescindível, como ponto de partida, a qualquer processo de administração de documentos. Por outro lado, os bancos de dados alicerçados em documentos caracterizados como de arquivos muito podem contribuir para a redução da massa documental produzida, sem ocorrer o risco de se perderem informações. É sabido que a maioria dos documentos detém mero valor informativo, carecendo de valor de pesquisa no sentido mais amplo do termo. Isto significa que os dados contidos nos documentos podem ser reduzidos a gg 99 Digitalizado gentilmente por: �números e quadros estatísticos. Devem, pois, os arquivistas ver no processamento de dados e nos recursos da estatística excelentes meios para a redução da massa documental, sem prejuízo da informação. André Chauleur, Conservador-Chefe dos Arquivos da Região Centro da França, no trabalho de base que apresentou ao Congresso de Arquivos anteriormente mencionado, afirma que "de fato a documentação precisa dos arquivos que devem dar maior relevo à conservação dos documentos menos atuais". Assegura ainda que a "introdução da informática, que acarreta a normalização das indexações, com a possibilidade de estabelecimento de 'pontes' entre os thesauri documentais e os planos de classificação de arquivos, tenderá a impor uma colaboração entre arquivos e documentação".^ documentação".’ Consideremos a teoria arquivística de que documentos, cujo conteúdo informativo determine sua guarda, só deverão ser preservados, quando o seu valor se prender apenas a essa característica, e nenhuma outra fonte possuir essa informação de maneira mais compacta e completa (teoria da unicidade e forma). Os documentos — fonte lançados em computador e os documentos de saída (relatórios), por exemplo, constituem suportes de informação condensada que, comparados à documentação básica, poderão possibilitar a eliminação destas, decorridos os prazos prescricionais, fixados no direito positivo, ou decorridas as necessidades de uso para fins operacionais ou administrativos. Uma análise de conjunto, que permita o diagnóstico seguro das fontes com as quais pode contar o pesquisador e mesmo o administrador, deve englobar todos os recursos da documentação de forma a que não se vejam esses usuários envolvidos em colossal massa de informações multiplicadas e descoordenadas, de difícil recuperação. Gostaríamos de invocar agora, o exemplo do Centro de Documentação e Informação da Câmara dos Deputados (CEDI), criado em dezembro de 1971®. 1971^. Compõem-no as Coordenações de Arquivo, de Biblioteca, de Publicações, de Estudos Legislativos, além de uma Seção de Informática e um Serviço Técnico Auxiliar. Cometeu-se, contudo, salvo melhor juízo, um equívoco, ao atribuir as atividades de documentação sobre documentos oficiais, isto é, sobre documentos caracterizados como de arquivo, a uma seção situada fora da estrutura da Coordenação de Arquivo, isto é, na Coordenação de Estudos Legislativos. A essa Seção, a de Documentação Parlamentar, compete a indexação do Diário do Congresso Nacional, documento fundamental do Arquivo da Câmara. Incumbe ainda àquela unidade, entre outras atribuições, a de realizar pesquisas sobre atividades parlamentares, pesquisas sempre iniciadas e limitadas às fontes impressas oficiais, mas por vezes concluídas no Arquivo, em documentos inéditos. Conta ainda a Coordenação de Estudos Legislativos com uma unidade que indexa as proposições legislativas, iniciando os registros pelas ocorrências de Plenário ou das Comissões e completando-os através de análise do Diário do Congresso Nacional. Esta Seção fornece elementos de atualização, inclusive, ao centro de processamento de dados do Senado Federal — PRODASEN — Sistema de Informações do Congresso. Fossem essas seções subordinadas à Coordenação de Arquivo, teria a Câmara um Arquivo ideal, integrado por atividades de documentação e responsável pelo sistema de informações oficiais, paralelo à Biblioteca, responsável pelas informações contidas em publicações estranhas à Câmara, adquiridas por compra, doação ou permuta. 100 Digitalizado gentilmente por: �0 trabalho parlamentar constitui excelente exemplo de necessário uso dos arquivos. Para se propor determinado projeto, para se discutir determinado assunto, deve-se recorrer ao que já foi anteriormente versado. Já expusemos, em trabalho elaborado em 1971, nosso ponto de vista quanto à conveniência de que haja condições de se suprir o parlamentar com informações relativas aos temas de seu interesse, no sentido de alicerçar as novas contribuições no patrimônio acumulado no Arquivo. Que um novo projeto de lei seja precedido de informações analisadas como ponto de partida’. A Resolução n.° 20/71, da Câmara dos Deputados, preconiza a organização sistêmica de diversas atividades, inclusive a de arquivo. A implantação desse tipo de organização, sem ferir a hierarquia funcional, reforçará a posição do Arquivo como órgão central e o habilitará a maior entrosamento com os diversos setores da Casa, quer executem ou não atividades documentárias. Conta a Coordenação de Arquivo com uma Seção de Avaliação e Recolhimento que vem se ocupando principalmente do levantamento da produção documental com vistas à avaliação para efeito de elaboração do Plano de Destinação de Documentos. Esse instrumento virá assegurar a preservação dos arquivos, reduzindo seu volume pela eliminação criteriosa e sistemática. Na verdade a organização sistêmica se torna essencial quanto a arquivos, pois os setores de origem devem opinar quanto ao valor dos documentos para fins correntes, administrativos, funcionais e outros. Ao arquivo cabe opinar quanto ao valor dos documentos para fins de pesquisa e informação não correntes. Mencionaríamos, como segundo exemplo de arquivo integrado em sistema de informações, o Ministério das Comunicações, que pretende organizar um "Centro de Documentação, Informação e Biblioteca". Tivemos oportunidade de colaborar, na parte relativa a arquivo, no projeto submetido recentemente à apreciação do Senhor Ministro. Constitui recomendação do referido projeto: que o Arquivo seja parte integrante do Centro de Documentação, como unidade paralela à Biblioteca, esta responsável pelo acervo estranho ao Ministério e aquele pelo acervo oficial; que o arquivo não seja um órgão passivo, mero receptor de documentos mas, ao contrário, tenha suas funções ampliadas como órgão central e responsável por todas as atividades pertinentes à documentação e informação oficial daquele Ministério. Propusemos que o Arquivo se ocupe da assistência técnica, acompanhamento e racionalização de toda a atividade documental das unidades do Ministério, no desempenho de suas respectivas funções, inclusive quanto ao Protocolo-Geral, no caso, subordinado ao Departamento de Administração. Propusemos ainda, que o arquivo possa usufruir dos registros e controles elaborados durante a fase ativa dos documentos; que o arquivo seja mantido em área nobre do Ministério, oferecendo-se, no entanto, depósito de arquivamento intermediário, em área mais remota e de menor custo para a massa documental a ser avaliada, eliminável em até 80%. Quanto à estrutura, no contexto da sistemática adotada para o Centro, propusemos a criação do Serviço de Arquivo e Administração de Documentos, integrado por unidades de Administração de Documentos e Arquivo Geral. D 101 Digitalizado gentilmente por: LI 12 13 14 �4. SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVO A Reunião Regional de Especialistas para o Desenvolvimento dos Arquivos Nacionais da América Latina, promovida pela UNESCO, em Bogotá, 1976, atendendo aos objetivos de uma ação nacional e internacional relativa a Sistemas Nacionais de Informações (NATIS), aprovados na Conferência Intergovernamental sobre Planejamento de Estruturas Nacionais em Matéria de Documentação, Bibliotecas e Arquivos, realizada em Paris, 1974, afirmou em seu relatório final que não será possível programar um sistema nacional de informações sem que se estruture e coloque em funcionamento um sistema nacional de arquivos^ °. Via de regra, os governos latino-americanos "preocupados com o problema do desenvolvimento econômico e cultural, não reconhecem a ajuda considerável que os sistemas nacionais de arquivos podem oferecer a seus esforços para estabelecer planos de desenvolvimento da administração e utilizar ao máximo os recursos humanos e materiais país"*'. do país"''. No Brasil deve-se a primeira tentativa de se criar um Sistema Nacional de Arquivos ao Professor José Honório Rodrigues, diretor do Arquivo Nacional, no período de 1958 a 1964. 0 anteprojeto de lei submetido ao então Ministro da Justiça, Dr. Alfredo Nasser, O criava o Conselho Nacional de Arquivos que estabeleceria a polírica do Sistema; e ao Arquivo Nacional caberia supervisionar o seu funcionamento. Abrangeria os documentos dos Três Poderes; Poderes: Executivo, Legislativo e Judiciário. Através de convênios atingiria os arquivos estaduais e municipais. Criava um Fundo Nacional de Arquivos e cogitava da formação de arquivistas, pois previa a criação da Escola Nacional de Arquivística. Na Mensagem de 1977 ao Congresso Nacional incluiu o Presidente da República item relativo à criação do Sistema Nacional de Arquivo, atribuindo ao Arquivo Nacional a condição de órgão central. Esse sistema também veio mencionado no 2.° PND (Plano Nacional de Desenvolvimento). Elaborou a Secretaria de Planejamento do Ministério da Justiça a minuta do Sistema Nacional de Arquivo (SINAR), que se encontra em fase de apreciação no próprio Arquivo Nacional' Nacional* ^. O Governo, consciente da necessidade de integração das fases documentais, desde sua formação até a utilização final para fins de pesquisa, preocupa-se em reunir essas atividades numa organização sistêmica que garanta a orientação técnica aos responsáveis pela produção documental, para, ao fim, poder o Arquivo Nacional contar com instrumentos seguros de controle das informações que irão servir de base, à reconstituição dos fatos, a historiadores, planejadores, sociólogos, e demais especialistas. O atual projeto é pouco ambicioso. A ser instituído por decreto deverá abranger, em princípio, apenas os documentos da administração Federal Direta e Indireta. Poderão, no entanto, integrá-lo os arquivos dos demais Poderes, além dos dos Estados, dos Municípios, etc., através de convênios. Já representa um passo muito significativo, embora não atribua ao Arquivo a responsabilidade pelas informações oficiais. Pretende o SINAR, constituir infra-estrutura preliminar ao Sistema Nacional de Informação. 102 Digitalizado gentilmente por: �0 mencionado Sistema Nacional de Arquivo tem sua finalidade assim definida: "avaliar e classificar os documentos de uso corrente é preservar os de interesse histórico e cultural para a Nação". Será o mesmo integrado por dois subsistemas: o de Arquivo Corrente e o de Arquivo Intermediário e Permanente. O Subsistema de Arquivo Corrente compreende os documentos de 1idade 0 1.® idade e inclui a racionalização, controle e guarda dos arquivos de uso corrente de maneira ordenada e obedecendo a critérios de classificação que retratem a dinâmica de órgão a que pertencem e aos quais está afeto. O Subsistema de Arquivos Intermediários e Permanentes incumbe ao Arquivo Na0 cional e compreende o recolhimento, guarda temporária e preservação de documentos, após criteriosa avaliação. O 0 Arquivo Nacional será o órgão central e uma Comissão Nacional de Arquivos constituirá órgão deliberativo do sistema. É de se notar que o SINAR, na fase de elaboração da minuta, foi submetido à apreciação de especialistas no assunto e da Associação de Arquivistas Brasileiros. Verifica-se também a existência de um Subsistema de Comunicações Administrativas do Sistema de Administração-Geral (SISG), preconizado pelo Decreto 75.657/75, cujo órgão central é o DASP' ^. Embora criado há dois anos só há dois meses passou a ser cogitado. A integração desse Subsistema com o Sistema Nacional de Arquivos constitui a grande esperança do arquivista brasileiro. Que a documentação na fase ativa receba tratamento que garanta a recuperação das informações é o que se espera. E isto só será possCvel possível através de uma atuação da autoridade arquivi'stica arquivística desde a fase de formação dos arquivos. Embora tenhamos, neste trabalho, apenas examinado o problema dos arquivos oficiais — pedra fundamental do processo de informações para o desenvolvimento, significativa parcela dõ do projetado Sistema Nacional de Informações, não se poderá prescindir dos arquivos de origem privada, sobretudo os de caráter econômico, como os das grandes empresas. Países há, como a França e outros que os recolhem aos arquivos públicos convencidos do seu valor para história da evolução de serviços e da economia dos países. 5. CONCLUSÃO: Como conclusão gostaria de colocar aqui uma mensagem de conscientização de que os arquivos de que são fonte primária da informação oficial e que se faz necessária a integração desses nas atividades de documentação e informação. Pierre Gérard coloca o futuro dos arquivos nos seguintes termos; "É seguindo uma política clara, nítida e precisa que os arquivos poderão se inserir no mundo documental, que corre o risco, se os arquivos não tomarem a necessária precaução, de se constituir definitivamente fora dos mesmos"' . Alinho uma série de considerações que enfeixam as idéias desenvolvidas ao longo desta comunicação; comunicação: 1. Que se reconheça que os serviços de documentação se apoiam em dois grandes acervos — o de arquivo e o de biblioteca; 103 Digitalizado gentilmente por: �2. Que os arquivistas se responsabilizem ou participem das atividades tfpicas típicas de documentação — registrar, analisar, indexar, e outras que se desenvolvam em serviços paralelos aos dos bibliotecários, aqueles responsáveis pelo acervo oficial e estes pelo acervo não oficial; 3. Que tal política habilite os arquivos a atender, satisfatoriamente, nos respectivos órgãos, e a proceder a transferência de informações de forma a integrar o sistema nacional de arquivos, parcela do sistema nacional de informações; 4. Que se administrem os documentos de maneira racional, em benefício dos próprios órgãos e de terceiros, de forma a favorecer a qualidade dos futuros arquivos, tornando-os acessíveis ao uso; 5. Que os arquivistas procedam ao levantamento da produção documental dos órgãos, de forma a conhecer os seus recursos informativos e a determinar-lhes o valor e o prazo de vida; 6. Que se conheçam, em cada órgão, as rotinas documentais desenvolvidas no desempenho das respectivas atividades; 7. Que na administração de documentos ativos, que também é tarefa do arquivista, se incluam a participação na elaboração de formulários, o controle da emissão de atos oficiais e de relatórios; 8. Que os arquivistas participem dos programas de microfilmagem; 9. Que os arquivistas participem dos projetos de processamento de dados, garantia de integração de informações e documentos; 10. Que os arquivistas opinem quanto ao programa editorial dos órgãos a que servem e apontem as publicações que se fazem necessárias para a difusão de documentos oficiais e respectivos dados, face as necessidades de seus serviços e as solicitações formuladas; 11. Que se renove o conceito de arquivo e que seja o mesmo reconhecido como útil instrumento de administração e de pesquisa; e 12. Que o Arquivo Nacional tenha sua infra-estrutura, recursos humanos e instalações ampliados de forma a poder assumir a responsabilidade pela documentação oficial, garantir a preservação dos documentos úteis, de valor permanente, e a funcionar como verdadeira central de informações oficiais. Assim como um sistema de arquivos de âmbito nacional, estadual ou municipal prevê a autoridade máxima em arquivos — autoridade central que deva participar do processo de documentação e arquivo dos vários órgãos, na fase corrente ou intermediária, sendo-lhe reservado o direito de inspeção e assistência técnica — proponho que este Congresso formule recomendação no sentido de que os órgãos públicos instituam os respectivos sistemas de arquivo e designem a autoridade nas respectivas áreas para acompanhar e participar de todo o ciclo de vida dos documentos produzidos e recebidos — arquivos em potencial. É necessário garantir continuidade nas operações entre os arquivos dos órgãos e o arquivo público, pois ambos se ocupam dos mesmos documentos em diferentes estágios do seu ciclo de vida. 104 Digitalizado gentilmente por: 12 13 14 �Para finalizar eu diria que os sistemas de arquivo ao nível dos órgãos governamentais, integrados ao sistema de arquivo nacional, como órgãos setoriais, constituirão expressiva contribuição ao sistema nacional de informações. O importante é não haver superposição de áreas, evitando-se a duplicação de serviços. O somatório dessas parcelas representará expressiva parcela da contribuição do Brasil para o mundo científico e cultural no plano internacional. 6. BIBLIOGRAFIA CITADA: 1. VALETTE, Jean-Jacques. O pape! dos arquivos na administração e na política de Planificação nos países em desenvolvimento. Rio de Janeiro, Arquivo Nacional, Pianificação 1973, 1973,63p. 63p. 2. Idem, supra cit, p.34. 3. CONGRESSO Internacional de Arquivos, 8.° Washington, 1973. A revolução do pré-arquivo. In !n arquivo & administração. Rio de Janeiro, n.3, dez. 1976, p.10-11. 4. FONSECA, Edson Nery. Informatologia. In Enciclopédia Mirador Internacional. Rio de Janeiro, São Paulo, Encyclopaedia Britannica do Brasil Publicações Ltda., 1975.v.11,p.6114. 1975. v.11,p.6114. 5. CHARNIER, Henri. Definition de Ia la documentation. Ingazettedesarchives. In gazette des archives. Paris, n.° l.a trim. 1975, p.16. 88, 1.® 6. GÉRAUDEL, P. Les archives imprimées. In association des Archivistes Français. Manuel d'archivistique. Paris, 1970, p.502-506. p. 502-506. 7. CHAULEUR, Andrée. Les archives et Ia la documentation au niveau des administrations centrales. In Gazette des Archives. Paris, n.°88, 1.® trim. 1975, p.27. 8. BRASIL, Congresso. Câmara dos Deputados. Resolução 20, de 30.11.1971. Dispõe sobre a organização administrativa da Câmara dos Deputados e determina outras providências: In Diário do Congresso Nacional, Seç. I, 1.12.1971, Supl. 9. SOARES, Nilza Teixeira. Produção documental na Câmara dos Deputados. Centrode Centro de Documentação e Informação. Do processo legislativo: ciclo de conferência sobre a prática legislativa. Brasília, 1972, p.485-569. 10. REUNION Regional de Expertos para o Desarrollo de los Arquivos Nacionales em America Latina, Bogotá, 1976. Informe final. Bogotá, UNESCO, 1976. 27 p. 11. Idem, supra cit, p.7. 12. BRASIL. Ministério da Justiça. Secretaria de Planejamento. Minuta do Sistema Nacional de Arquivo. Brasília, 1977. 7 p. mimeõgrafo. mimeógrafo. 13. BRASIL-Leis, decretos, etc. Decreto n.° 75.657, de 25.04.1975, In Diário Oficial, Seç. I, pt.l, 25.04.1975, p.4.849. 14. GÉRARD, Pierre. Les archives et Ia documentation au niveau des administrations départementales. !n Gazette des Archives, Paris, n.° 88, 1.® trim., 1975. p.35. 105 Digitalizado gentilmente por: � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource CBBD - Edição: 09 - Ano: 1977 (Porto Alegre/RS) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Description An account of the resource Inclui também os anais da V Jornada Sul-Rio-Grandense de Biblioteconomia e Documentação Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1977 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Porto Alegre/RS Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Arquivos em sistemas nacionais de informação Creator An entity primarily responsible for making the resource Soares, Nilza Teixeira Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Porto Alegre (Rio Grande do Sul) Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1977 Type The nature or genre of the resource Evento Subject The topic of the resource Arquivos Sistemas de informação Description An account of the resource Enfatiza o valor dos arquivos como importante fator no planejamento e desenvolvimento dos países. Enumera as funções dos serviços de arquivos que, além de memória nacional, têm importante papel a desempenhar no sistema nacional de informações. Identifica as atividades de documentação como exercidas sobre dois grandes acervos — o de biblioteca e o de arquivo. Caracteriza o arquivo como acervo oficial, — documentos produzidos e recebidos no desempenho de atividades regimentais — e reserva à área de biblioteca o acervo de documentos adquiridos por compra, doação e permuta. Examina a nova função do arquivista, — a de administrar documentos e enumera suas implicações na qualidade dos arquivos de custódia permanente. Menciona a não integração dos arquivos nos serviços de documentação como uma anomalia. Ao falar dos serviços de documentação de órgãos ministeriais, criados nas décadas de 40 e 50, invoca a estrutura básica que se lhes atribuía, bem como a dos atuais, e examina os exemplos do Centro de Documentação da Câmara dos Deputados e do Ministério das Comunicações. Analisa o primeiro projeto de Sistema Nacional de Arquivo do Brasil, bem como, o atual, em fase de estudo, elaborado pela Secretaria de Planejamento do Ministério da Justiça. Enfatiza a necessidade do arquivista participar dos programas de processamento de dados e outros com vistas à integração de informação e documentos. Language A language of the resource pt