http://repositorio.febab.org.br/files/original/18/1113/cbbd1977_doc49.pdf 6468e7d62cfa764635a1def4d79e82ee PDF Text Text CDU 353.075.7(816.5)(094.98):778.14.072.001.1 PLANO PARA IMPLANTAÇÃO IMPLANTAÇAO DE UM SISTEMA DE MICROFILMAGEM PARECERES DA CONSULTORIA-GERAL DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL VERÔNICA MARIA SANTOS DA ROSA VERONICA Estudante da Faculdade de Biblioteconomia e Comunicação — UFRGS RESUMO Planejamento para a aplicação da Microfilmagem como um Sistema de Arquivamento e Controle de documentos jurfdico-administrativos jurídico-administrativos do Estado do Rio Grande do Sul. INTRODUÇÃO A microfilmagem, surgindo da necessidade de segurança e como solução para problemas de espaço e acesso à documentação rara e única, já não pode ser considerada, simplesmente, uma umã nova técnica reprográfica. Em primeiro lugar já não é nova, pois as primeiras manifestações datam de 1800. Em segundo lugar, uma grande evolução tecnológica a fez ultrapassar a simples condição de elemento inerente aos sistemas de tratamento de documentos. A microfilmagem, hoje, pode ser empregada como um eficiente Sistema de Armazenagem e Recuperação de Informações. A Consultoria-Geral do Estado do Rio Grande do Sul (CGE) tem como uma de suas atribuições a de centralizar o Sistema Sistema.de de Assistência Jurídica do Estado, objetivando questões jurídicas de interesse da estabelecer orientação uniforme no tratamento de questões, Administração Estadual direta e indireta. Esta orientação é feita através de Pareceres. Estes são elaborados e relatados por Consultores Jurídicos, integrantes do Quadro da Consultoria-Geral do Estado. Os Pareceres são sãodatilografados datilografados com cópias carbono em papel seda, sendo que apenas uma deve, obrigatoriamente, ser conservada como patrimônio do Órgão. A Equipe de Documentação e Divulgação da CGE, responsável pela Biblioteca, recebe e armazena essas cópias. O original acompanha o processo que lhe deu origem. Os advogados da Consultoria-Geral procuram os trabalhos já realizados’, realizados, a fim de manter uniformidade na orientação jurídica a que se propõem. Assim como elementos de outros Órgãos Estaduais, vêm à Biblioteca para saber da emissão de algum Parecer sobre questões de seu interesse. 609 cm Digitalizado gentilmente por: 11 12 13 14 �Revela-se, portanto, cada vez mais importante a conservação da coleção completa dos Pareceres, de forma organizada, através de um Sistema de Arquivamento adequado, que permita um acesso rápido e seguro às informações. Observando-se o tipo de material colecionado, o sistema empregado no tratamento das informações e dados relativos a sua utilização, supõe-se que seja perfeitamente correto o0 emprego da Microfilmagem como Sistema de Arquivamento e Controle dos Pareceres da Consultoria-Geral do Estado do Rio Grande do Sul. Os pareceres são colecionados em volumes posteriormente encadernados. Estes crescem em número de dez (10) a cada ano. Tendo-se em mente que um metro de estante comporta, em média, quarenta (40) volumes, está claro que o espaço físico ocupado com a coleção tende a tornar-se incomodamente grande. Além disso, a fragilidade do papel seda das cópias, em que estão escritos os Pareceres, o manuseio constante a que estão sujeitas, diariamente, demonstram a pouca segurança quanto a conservação integral das informações. Este trabalho trabalfio pode ser considerado como uma sugestão de mudanças que se farão necessárias num futuro próximo. 1 - ANÁLISE DO SISTEMA ATUAL 1.1 — Localização A coleção de Pareceres, emitidos pela Consultoria-Geral do Estado do Rio Grande do Sul, é armazenada na Seção de Referência da Biblioteca. Essa localização se justifica pela acessiblidade oferecida ao usuário, bem como a conveniência de estar próxima ao catálogo onde está indexada. 1.2 — Pessoal A Biblioteca conta com seis elementos, três bibliotecárias, duas bacharelandas e uma auxiliar, membros da Equipe de Documentação e Divulgação da CGE. Dentre eles dois têm o encargo de examinar e catalogar cada novo Parecer. A circulação e o empréstimo, entretanto, são tarefas de toda a Equipe. 1.3 — Material e Equipamento A documentação ocupa atualmente 2,80m (dois metros e oitenta centímetros) de estantes. Para assegurar um eficiente controle das informações armazenadas, a Equipe mantém o "Catálogo de Pareceres". Através dele é possível localizar cada Parecer pelo assunto, por seu número ou nome do relator. Trata-se, portanto, de um catálogo dividido e está arquivado num fichário de madeira de vinte (20) gavetas. A elaboração do fichário compreende a confecção de uma ficha principal, onde a entrada é feita pelo número do Parecer, indicando a ementa, a data, a seção da CGE a que pertence o seu relator. Essa é desdobrada, dando origem às secundárias de assunto e de relator. 1.4 — Arquivamento Quando somam cerca de vinte e cinco (25) novos Pareceres, as cópias são encadernadas em ordem numérica crescente, constituindo um volume. Cada volume traz na lombada os números extremos da coleção de Pareceres que reúne, a sigla da Seção de 610 Digitalizado gentilmente por: 12 13 14 �origem e o ano ou anos que abrange. Esses dados vão determinar a sua a sua ordenação cronologica e numérica crescente nas estantes. cronológica ■ 1.5 — Recuperação Localizar um Parecer pelo Sistema Atual de Arquivamento, compreende alguns n.« determinados, 7 que saoP«'° Sistema Atual osdedados Arquivamento, compreende alguns passos seguidos conforme que o usuário tem sobre aquilo que busca. Normalmente e feita consulta ao catálogo de assuntos (o que é mais comum), comum) ou ao numérico; numérico, ou ainda ao de relatores. Logo a seguir procura-se o volume nas estantes,' estantes,’ observando os dados contidos nas lombadas. Por fim é preciso encontrar o Parecer dentro o volume. Esta ultima fase da recuperação é a que provoca maiores preocupações. Esse tipo de copia cópia em papel seda, não tem condições de resistir ao manuseio constante a que esta sujeito. É preciso folhear o volume para localizar um Parecer. Logo é um risco que envolve erivolve nao só o documento consultado, mas todos os outros vinte e quatro. malrnente, pelo fato de estarem encadernados juntos, a perda de um volume significa a inairnente, perda de vinte e cinco documentos. 1.6 — Reprodução Como há ha interesse do leitor em obter cópia de determinado documento, documento essa é ootida por maquina Xerox. ODtida ÉE importante observar que a referida máquina se encontra no (5.°) quinto andar do predio (isto e, seis andares abaixo da Biblioteca). O leitor deve fazer o empréstimo do volume desejado no (12.°) decimo décimo segundo andar e dirigir-se ao local citado. Nota-se que isto significa perda de tempo para o leitor e afastamento desnecessário dos outros vinte e quatro (24) Pareceres da Biblioteca, impedindo, portanto, o seu uso simultâneo por outros leitores. 2 - PLANO PARA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE MICROFILMAGEM 2.1 — Objetivos 2.1.1 — Redução do espaço físico Uma vez que em um arquivo de jaquetas* jaquetas*há há condições de armazenar muito mais Pareceres, em menor espaço que o ocupado atualmente. 2.1.2 — Preservação dos documentos O microfilme, na forma de jaquetas, oferece melhores condições de resistência ao manuseio constante. Além disso, através do rolo de segurança*será possível a conservação da coleção completa, com a reposição de fotogramas* caso ocorra perda ou danificação de uma jaqueta ou parte dela. 2.1.3 — Rapidez no acesso a informação A recuperação da informação significa apenas; apenas: localizar a jaqueta; colocar no aparelho leitor; focalizar os fotogramas que contêm o Parecer procurado; extrair cópia, isto tudo em tempo muito reduzido. *Glossário 611 cm Digitalizado 4 gentilmente por: �2.2 — Parâmetros Serão microfilmados, de início, todos os Pareceres emitidos até o momento. A atualização será feita periodicamente, levando-se em conta o volume de novos Pareceres, as necessidades do serviço e a disponibilidade de verbas. 2.3 — Área envolvida A princípio cada Seção da Consultoria-Geral do Estado emitia Pareceres com numeração própria, acompanhada da sigla de cada uma. A partir de 1970, foi determinado que todos os Pareceres seriam ordenados sob a mesma sigla (CGE), numa só sequência numérica contínua. seqüência Assim, a microfilmagem deverá envolver os Pareceres das diversas Seções, quando separadas, e a atual ordenação, sob os seguinte títulos: — Pareceres do Consultor Geral (1965-1970) — Pareceres do Gabinete de Assessoramento Jurídico (GAJ) (1965-1970) — Pareceres da Divisão de Assitência Jurídica (DAJ) (1965-1970) - Pareceres da Unidade de Serviços Especiais (USE) (1970-1971) — — Pareceres da Unidade de Assistência Jurídica (UAJ) (1970) — Pareceres da Consultoria-Geral do Estado (CGE) (1970 — Z4 — Preparação dos documentos 2.4 Os Pareceres que datam de 1965 até 1970 serão processados separadamente, sob o título referente à Seção onde foram elaborados. Os emitidos a partir de 1970 que receberam numeração única, sob a sigla CGE, vão determinar novo arranjo no momento da microfilmagem. A fase de preparação dos documentos constituirá, neste caso, tarefa relativamente fácil. Os Pareceres já se encontram na ordem numérica desejada (ordem numérica crescente). Serão examinados folha por folha e estas, restauradas, quando rasgadas; alisados os amassados ou enrugamento do papel. Observando-se que as coleções fiquem completas. - Preparação de Indicadores, Títulos e Termos de Abertura e Encerramento 2.5 — Todo o processo de microfilmagem, que realizar-se-á por equipe especializada, deverá ser acompanhado, dedicando-se muito cuidado ao texto da Imagem de Abertura e da Imagem de Encerramento. Esse texto deverá ser um perfeito resumo do conteúdo do filme, indicando a posição dos documentos, esclarecendo se a seqüência filmada é continuação de outra ou se deverá ter continuação noutro rolo. Caso necessário será possível remicrofilmar documentos, exigindo-se, porém o uso de Termo de Correção. A Imagem de Abertura, Imagem de Encerramento e o Termo de Correção serão elaborados conforme a Lei 5.433 de 8 de maio de 1968. Para uma perfeita identificação e codificação do filme preparar-se-ão cartões com números dos "flashes" (exemplo do anexo II); cartões zebrados (anexo III); 111); cartões de títulos (exemplo do anexo IV e V); cartões de datas (exemplo anexo VI). Cartões de títulos serão confeccionados para cada uma das siglas enumeradas no item 2.3. Já os cartões de datas, feitos uma só vez, servirão para indicar a documentação de todas as Seções. 612 Digitalizado gentílmente por: gentilmente �r 2.6 — Microformas Como ^o o material se apresenta em dimensão padronizada (tamanho ofício), as microformas escolhidas para serem empregadas no Sistema foram: o rolo de 16mm para o arquivo de segurança (obrigatório) e jaquetas para o arquivo de referência e circulação. Cada filme deverá comportar, aproximadamente, duzentos (200) Pareceres, com uma media de duas mil e quatrocentas páginas (2400). Cada uma das cinco (5) trilhas das jaquetas, para Moi (12) fotogramas, totalizando sessenta (60).jaquetas, Portanto,para em ^ fotogramas, totalizando sessenta (60). Portanto, em sete (7) Pareceres em cada jaqueta. filme de 16mm, comporta doze filme depoderão 16mm,ser comporta doze média, armazenados média, poderão ser armazenados Para a atual coleção de três mil, quatrocentos e oitenta e um Pareceres (3481) serão precisos dezessete (17) rolos e quatrocentas e oitenta e oito (488) jaquetas. Temos notícia de que um novo tipo de microficha* microfiche* será lançado em breve no mercado brasileiro comportando duzentos (200) fotogramas. É uma alternativa interessante de ser examinada quando da implantação do sistema, não deixando de levar-se em conta a capacidade dos aparelhos leitores, sua disponibilidade no mercado e principal mente os modelos que já estiverem instalados no Órgão. principalmente 2.7 — Arquivamento O Método Simplex*de microfilmagem apresenta-se mais adequado, já que um filme deverá ser cortado para insersão em jaquetas, sendo importante a posição centralizada dos fotogramas no filme. 2.8 — Codificação A codificação do filme será feita por indicadores visuais, "flashes"* numerados, combinados com cartões zebrados, separando Ano e Seção. Para a montagem das jaquetas serão eliminadas as Imagens de Abertura e Encerramento, os zebrados e os flashes, pois a identificação de cada uma será feita na sua margem superior, onde se registrarão os dados identificadores dos Pareceres nela contidos: ano, sigla da Seção e números extremos. 2.9 — Microfilmadora Considerando que os Pareceres encontram-se em volumes encadernados e não ser conveniente desmembrá-los, a microfilmadora usada deverá ser a planetária* planetária*. 2.10 — Processamento O processamento far-se-á através de "contrato de serviços", desenvolvido no recinto da Biblioteca, com assistência da Bibliotecária. A hipótese de instalação de um laboratório de microfilmagem foi afastada, visto que um grande volume de trabalho só se verificará no início do processamento. *Glossário 613 Digitalizado gentilmente por: �2.11 — Indexação A princípio serão utilizados os índices já elaborados pela Biblioteca, que permitem o acesso aos Pareceres por assunto, relator e número de Parecer; trata-se do "Catálogo Catálogo de Pareceres", que traz a ementa de cada um deles. As jaquetas serão arquivadas por Seções da CGE, com subdivisões para Ano e dentro delas pela ordem seqüêncial dos números dos Pareceres. Essas indicações estarão colocadas na parte superior de cada jaqueta, conforme já foi explicado. Já no rolo de segurança, e recuperação da informação ficará garantida pela indicação do número do flash, acrescido às fichas do atual Catálogo de Pareceres. Observando-se o crescente aumento da massa documental é viável a hipótese da utilização do computador para a elaboração dos índices, sob a forma de listagens. 2.12 — Recuperação da Informação A consulta e cópia serão obtidas através do aparelho leitor-copiador a ser adquirido. O leitor pode ser único, isto é, o de microfilme em rolo, com adaptação para a leitura de jaquetas. O leitor-copiador tira cópias ampliadas ao custo de uma cópia xerox comum. 2.13 — Custo O custo deverá ser calculado incluindo o preço dos rolos de microfilmes e das jaquetas montadas, ambos processados e revisados, o que ficará determinado na contratação de serviços. A preparação dos documentos será feita pelo pessoal da Biblioteca, fator esse que reduzirá o custo, ao mesmo tempo que assegurará o atendimento objetivo dos interesses da Equipe de Documentação e Divulgação da CGE. Deve-se ainda incluir ao custo total, inicial, a aquisição do aparelho leitor-copiador. 2.14 — Fluxo Operacional (ver fluxograma, anexo I) 3 - IMPLANTAÇÃO Esse trabalho, em ocasião oportuna, será encaminhado aos setores competentes da CGE, para análise e exame com vistas a uma possível aplicação. Nesse momento será importante considerar o item recuperação. Como já foi dito, atualmente, para a recuperação da informação, usa-se o Catálogo de Pareceres, sendo ideal a utilização do computador para a confecção desses índices. Em anexo apresenta-se um modelo de Boletim de Implantação (Anexo VII) que poderá oferecer listagens com cinco (5) entradas. 1. Por número de Parecer; 2. Por seção da CGE que deu origem ao Parecer; 3. Por nome do Consultor-relator; 4. Por descritores; 5. Cronológico (dia, mês, ano) 614 Digitalizado gentilmente por: �A atualização das listagens far-se-á cumulativamente, curnulativamente, após a microfilmagem de um razoável grupo de novos Pareceres. Como, basicamente, a ordenação das jaquetas será, por ordem seqüêncial numérica, o elo de ligação com as listagens será o número do Parecer. O boletim incluirá, também, o número do flash, permitindo o acesso ao rolo de segurança. Será importante manter um Fichário de Controle de Nomes e de Descritores, para Sera evitar entradas duplas. CONCLUSÃO Em nossos dias, cada vez mais é a microfilmagem que surge como resposta óbvia para as muitas situações relativas ao armazenamento e o controle da massa crescente de informações. O microfilme não deve mais ser visto, somente, como um meio de reproduzir documentos ou então de guardá-los "secretamente". Um Sistema de Microfilmagem pode oferecer indiscutíveis vantagens sobre outras formas de tratar a informação. Isto, entretanto, desde que sua aplicação seja bem planejada e só empregada depois de estudos detalhados e ao evidenciar-se onde e quando a Microfilmagem deve ser usada. Não é preciso deixar para mais tarde. É importante o fator previsão e o aproveitamento dessa nova técnica nas Bibliotecas e Serviços de Documentação. GLOSSÁRIO 1. Flashes — espaços em branco no filme. Quer significar o efeito de deslumbramento produzido ante os olhos por um "flash" fotográfico. Tem a função específica de chamar a atenção de quem procura localizar um documento num microfilme especifica para indicadores que vão informá-lo sobre sua posição. 2. Fotograma — área do filme que foi sensiblizada. Pode corresponder a um documento, a parte de um documento ou a mais de um documento. 3. Jaquetas — microforma transparente, com uma ou mais aberturas ou espécies de bolsas, próprias para acondicionar o microfilme em tiras. 4. Método Simptex Simplex — método de microfilmagem pelo qual o fotograma ocupa quase a largura do filme e os documentos são microfilmados um após o outro. 5. Microfiche Microficha — filme no formato de ficha, contendo várias imagens. Usado principalmente para micropublicações de jornais e revistas. 6. MicrofUmadora Microfiimadora Planetária — câmara onde tanto o filme como o documento ficam parados no momento da exposição. Consiste, primariamente, em uma mesa, um conjunto de lâmpadas, uma unidade filmadora montada numa coluna vertical e um sistema de controle contrõle elétrico. 0 O trabalho de posicionar o documento, mover a unidade filmadora, ajustar o campo e o grau de redução, ajustar a intensidade da luz, operar o filme e remover o documento da mesa é geralmente feito manualmente. 7. Microforma — termo genérico para qualquer forma, tanto em filme como em papel, que contenha microimagens. (jaquetas, cartões-janela, cassetes, microfichas). microfiches). 615 Digitalizado gentilmente por: ¥ 12 13 14 �. 8. Rolo de Segurança — cópia exata do microfilme colocado a disposição do usuário, guardada em rolo, em lugar seguro, diferente daquele onde se encontra coleção de referência e circulação. É exigida por lei. Possibilita a reposição de documentos perdidos ou danificados. SUMMARY Plan showing the use of microfilm as a system of archivement and control of juridical and administrative administrativa documentation of RS State. BIBLIOGRAFIA ANDRADE E SILVA, Antonio Paulo de - Teoria do Projeto Técnico de Microfilmagem. São Paulo, 1974. 17p. VI Congresso Internacional do Microfilme, São Paulo, de 07 a 10 de outubro de 1974. ANDRADE E SI LVA, Antonio Paulo de; THUT, Marcelo da Costa e Silva; NAKAMURA, Shin-Ya — Microfilme — Tecnologia e aplicações. São Paulo, Associação Brasileira do Microfilme, 1972. 211p. BRASIL, Leis e Decretos, etc. . . Decreto n.° 64.398 - 24 abr. 1969. Regulamenta a Lei n.° 5.433 de 8 de maio de 1968 que dispõe sobre a microfilmagem de documentos e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, 28 abr. 1969. p.3588-97. da' BRASIL, Universidade Federal do Rio Grande do Sul. Departamento de Biblioteconomia e Documentação — - Notas de aula da Disciplina de Reprodução de Documentos. Porto Alegre, 2.° semestre letivo de 1976. Não paginada. LASSO DE LA VEGA, Javier - La reproduccion de documentos. In: In; Manual de documentación. Barcelona, Labor, 1969. p.408-31. NAKAMURA, Shin-Ya - Curso de informação. Arquivo e Microfilmagem. Porto Alegre, Centrocópias-Duplicações e microfilme, 1974. 70p. OLIVEIRA, Laura Corrêa - Catálogo de Pareceres da Consultoria-Geral do Estado do R.G.S. Porto Alegre, lOp. mimeog. II Jornada Sul-Riograndense de Bibioteconomia e Documentação, Porto Alegre, de 24 a 30 de maio de 1970. PRADO, Heloisa de Almeida - Microfilme a Serviço dos Arquivos. In: A Técnica de Arquivar. São Paulo, Polígono, 1970. cap. 28, p. p.149-51. 149-51. 616 cm Digitalizado 4 gentilmente por: ♦ 12 13 14 �FLOXOGRAMA FLI/XOGRAMA ANEXO I 617 Digitalizado gentilmente por: I Sc a n ^^System,4^ 11 12 13 14 �ANEXO II FLASH NM 618 Digitalizado gentilmente por: </ �ANEXO III 619 cm Digitalizado gentilmente por: gentílmente Sc a n System stem Cereulaninito Ciercacla mento �ANEXO IV CONSULTORIA- -GERAL-RS PARECERES cm 2 3 Digitalizado 4 gentilmente por: 12 13 14 �n ANEXO V UAJ 621 2 3 Digitalizado 4 gentilmente por: </ pIÍ/ 11 12 13 14 �ANEXO VI 1965 622 Digitalizado gentilmente por: </ �ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL CONSULTORla-GERAL DO ESTADO CONSULTORia-GERAL EQUIPE DE DOCUmENTAÇÃO DOCUniENTAÇÃO E DIVULGAÇRo EQUIFE DIVULGAÇSo BQLETini DE ImPLANTACÄO BOLETin imPLAMTAÇÃO INDEXAÇÃO DE BICROflLmE niCROFILIilE ANEXO VII 623 cm 2 3 Digitalizado 4 gentilmente por: Sea n stem Cre reads nKnta 11 12 13 14 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource CBBD - Edição: 09 - Ano: 1977 (Porto Alegre/RS) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Description An account of the resource Inclui também os anais da V Jornada Sul-Rio-Grandense de Biblioteconomia e Documentação Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1977 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Porto Alegre/RS Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Plano para implantação de um sistema de microfilmagem: pareceres da consultoria geral do estado do Rio Grande do Sul Creator An entity primarily responsible for making the resource Rosa, Veronica Maria Santos da Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Porto Alegre (Rio Grande do Sul) Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1977 Type The nature or genre of the resource Evento Subject The topic of the resource Microfilmes Arquivos Documentação Jurídica Description An account of the resource Planejamento para a aplicação da Microfilmagem como um Sistema de Arquivamento e Controle de documentos jurídico-administrativos do Estado do Rio Grande do Sul. Language A language of the resource pt