http://repositorio.febab.org.br/files/original/18/1111/cbbd1977_doc47.pdf 967886c7e1c31d097c1e1a5dae7f9008 PDF Text Text CDU 025.17:612.82:778.14.072 PROJETO PARA O USO DA MICROFILMAGEM DE UM ARQUIVO DE TRAÇADOS ELETROENCEFALOGRÁFICOS REGINA IARA lARA M. DOS SANTOS Bacharel em Biblioteconomia. ELAINE OLINDA GRINGS CLÁUDIA RIZZO Estudantes do Curso de Biblioteconomia e Documentação da Faculdade de Biblioteconomia e Comunicação da Universidade Federal do Rio Grande do Sul; 7.° e 6.° Semestre, respectivamente. RESUMO A aplicação da microfilmagem num arquivo de traçados encefalográficos, sua organização anterior ao processo e sua manutenção após o estudo são explicados tendo em vista a racionalização do arquivo médico. 1. INTRODUÇÃO Este projeto visa atender as necessidades imediatas de obtenção de maior espaço e facilidade de recuperação de informação em um arquivo de traçados eletroencefalográficos. O serviço, composto por uma equipe de médicos e técnicos, foi criado há mais de 20 anos e é depositário de todos os traçados feitos desde então por todos os pacientes dos médicos deste serviço e de convênios com diversas instituições. 2 - SITUAÇÃO DO ARQUIVO 2.1 — Localização O arquivo se constitui de armários embutidos colocados no corredor que dá acesso às salas de exames. 2.2 — Atribuições O arquivo se destina à preservação dos eletroencefalogramas para futuras pesquisas e comparações. 585 Digitalizado gentilmente por: �2.3 — Pessoal Todo pessoal, desde secretárias até médicos, medicos, têm acesso ao arquivo quando se fizer necessário, quer seja para recuperação, quer seja para armazenamento de informação. 2.4 — Material O material a ser microfilmado consiste em folhas de 20cm de largura e comprimento variável que representam os registros encefalográficos dos pacientes; estes registros têm, em média, 8 folhas. 2.5 — Equipamento Consiste em armários embutidos para o armazenamento dos traçados, gravador (para o registro oral dos médicos, das interpretações dos eletroencefalogramas) e máquina de escrever para posterior datilografia das interpretações. 2.6 — Funcionamento As atividades, neste setor, se desenvolvem basicamente em duas etapas: a) realização do exame, sua identificação e seleção do material a ser armazenado; b) armazenamento vertical do documento por ordem numérica e sem nenhuma identificação visível e sem nenhuma previsão de espaço para inserção dos, aproximadamente, 60 traçados diários de pacientes novos e reincidentes. 3 - PROJETO 3.1 4-L Objetivos O projeto proposto objetiva: — reduzir o espaço ocupado pelos documentos em sua forma original, visto que o volume deles já é bastante considerável (remonta a mais de 20 anos); — a segurança e integridade dos documentos, dada a necessidade de arquivá-los indefinidamente; — a recuperação da informação microfilmada, através de fichas individuais dos pacientes; — a conservação dos documentos, evitando sua perda ou destruição; — a economia de tempo na recuperação da informação. 3.2 — Parâmetros Dado o sistema de armazenamento (ordem numérica), serão microfilmados inicialmente 5.000 traçados, num cálculo aproximado de 40.000 fotogramas, em 16 rolos. Após seu recebimento serão enviados, sucessivamente, novos lotes. Os lotes não poderão ser muito volumosos, pois os traçados são necessários no local. 3.3 — Seleção e Preparo do Material Os documentos a serem microfilmados não necessitarão de uma seleção, pois os mesmos, para serem arquivados, já sofreram os cortes necessários, préviamente 586 cm 2 3 Digitalizado 4 gentilmente por: 11 12 12 13 13 14 14 �estabelecidos. A única preocupação, então, será a de preparar os documentos nas condições exigidas para que se obtenha bons fotogramas. Dado o volume do material a ser microfilmado e a necessidade do retorno rápido da informação, o birò contratado para os serviços de microfilmagem fará também a preparação. Futuramente, após a seleção prévia feita pelo médico, o processo de preparo do material será feito pelo pessoal que já possui esta atribuição dentro da equipe, conhecedor, então, de todos os cuidados necessários para a execução do trabalho de microfilmagem. 3.4 — Microforma e Arquivamento Será utilizada a jaqueta para consulta e, no arquivo de segurança ficarão os rolos. Escolheu-se como microforma mais adequada a jaqueta, pela possibilidade de atualizações, pois o mesmo paciente necessita de constante comparação entre diferentes traçados. Periodicamente as jaquetas, uma vez completas, serão duplicadas e transformadas em microfichas, mais resistentes ao constante manuseio. O microfilme a ser usado é o de 16mm e o método adotado será o simplex, por ser o mais adequado. Será usada uma redução de 20 a 27 vezes, numa microfilmadora rotativa. 3.5 — Codificação e Indexação O rolo de segurança será codificado através de flashes zebrados, seguidos de outro numerado. A identificação será feita pela etiqueta, nas caixas dos rolos, contendo seu número e correspondência numérica dos flashes. Esta localização será feita através da indexação que utilizará fichas especiais. Nas jaquetas serão apostos, no cabeçalho, o número do paciente, seu nome, traçados contidos e o número da jaqueta, no canto superior direito. 3.6 — Processamerito Processamento e Custo Para o processamento serão contratados serviços de terceiros, através da abertura de concorrência. O custo dos documentos a serem microfilmados será calculado obedecendo ao seguinte esquema: — cálculo do número de documentos a serem microfilmados; — cálculo do número de fotogramas, contidos num rolo e numa jaqueta; — cálculo do número de rolos e jaquetas a serem produzidos (aproximadamente); — cálculo total para rolos, jaquetas (unitária) e mão-de-obra. Serão adquiridas três leitoras simples de jaquetas ou microfichas, e uma leitora-copiadora que possibilite de ler tanto jaquetas como rolos, para tiragem de cópias quando necessário. 3.7 — Recuperação da Informação A recuperação será feita através da consulta às fichas alfabéticas dos pacientes, com os seguintes dados: nome do paciente, seu número, número do rolo, flash, data do exame, número da jaqueta e trilha, para posteriormente ir-se à jaqueta que contém os exames individualizados por ordem numérica, (ver figura 1). A ficha alfabética do paciente é composta dos seguinte elementos: — número do paciente com seu respectivo número de entrada no serviço, número este que será o mesmo para o(s) exame(s); 587 Digitalizado gentilmente por: �— número do rolo de segurança e número do flash dentro do rolo; — número da jaqueta composto pelo número do paciente, ponto decimal e número da jaqueta propriamente; — letra correspondente à trilha dentro da jaqueta; — data de realização do exame que é de grande valia para o médico para futuras pesquisas e localização mais rápida; — e número do exame que, quando mais de um, é acrescido de uma letra de A a Z. N.O; N.°: Paciente: Paciente; Rolo Flash N.° Jaqueta Trilha Data N.° do exame Fig. 1 3.8 — Armazenamento Os cuidados que o microfilme requer tornam obrigatório o uso de arquivos de aço para seu acondicionamento. Assim, haverá um arquivo resistente a fogo, para o arquivo de segurança, e tantos arquivos quantos forem necessários para as jaquetas e/ou microfichas microfiches e o fichário de registro das informações para recuperação dos documentos. 4 - CONCLUSÃO Verificada a situação atual do arquivo do serviço médico, estudou-se a viabilidade da implantação da técnica de microfilmagem, técnica esta que vai bem de encontro ás às necessidades do serviço. Microfilmados todos os 200.000 documentos lá depositados, ter-se-á o que se espera; espera: redução do espaço ocupado, agilização do processo de recuperação e armazenamento mais racional, tudo por um custo acessível. ABSTRACT Microfilming appiication application at on EEG records file, its organization before the process and its mantainance after the study are explained in view of the medical medicai file racional ization. racionalization. 588 Digitalizado gentilmente por; por: 12 13 14 �BIBLIOGRAFIA ANDRADE e SILVA, A.P. de; THUT, M. da C. e S.; SHIN, Ya N. Microfilme tecnologia e aplicações. [São Paulo] Associação Brasileira de Microfilme [1972] 211p. ilust. Must. BALDINI, Italo. E! archivo en Ia empresa moderna; tratado practico de organización y funcionamiento de sus servidos. servicios. 4.ed. Barcelona, Editorial Hispano Europea, 1970. (Biblioteca de direccion, organizacion y administracion de empresas. Técnicas administrativas). CONTINOLO, Giuseppe. Como organizar o arquivo; guia prático para a classificação de documentos e fichas e para organização de serviços de arquivo. Lisboa, Ed. EcL Portico [s.d.] 291p. ilust. Must. (Coleção Direção de Empresas, 30). KNUTH, Rhoda. 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Title A name given to the resource CBBD - Edição: 09 - Ano: 1977 (Porto Alegre/RS) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Description An account of the resource Inclui também os anais da V Jornada Sul-Rio-Grandense de Biblioteconomia e Documentação Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1977 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Porto Alegre/RS Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Projeto para o uso da microfilmagem de um arquivo de traçados eletroencefalográficos Creator An entity primarily responsible for making the resource Santos, Regina Iara M. dos Grings, Elaine Olinda Rizzo, Claudia Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Porto Alegre (Rio Grande do Sul) Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1977 Type The nature or genre of the resource Evento Subject The topic of the resource Aquivos Microfilmes Description An account of the resource A aplicação da microfilmagem num arquivo de traçados encefalográficos, sua organização anterior ao processo e sua manutenção após o estudo são explicados tendo em vista a racionalização do arquivo médico. Language A language of the resource pt